Электронные таблицы — это что такое? Электронные таблицы и их назначение
Наверняка каждый пользователь, работающий с офисным пакетом от корпорации Microsoft, сталкивался с программами, которые в качестве сохраняемого документа используют электронные таблицы. Это вид прикладных программ (вернее, документов, создаваемых с их помощью), простейший пример – MS Excel. Давайте посмотрим, для чего нужны такие документы, как с ними правильно работать.
Электронные таблицы: это что?
Если исходить из общепринятого понятия электронных таблиц, считается, что это файлы, создаваемые с определенной рабочей областью, в которой можно производить достаточно сложные вычисления (вплоть до решения тензорных уравнений), исследовать функции, строить графики и диаграммы, в конце концов, калькулировать валютные единицы на основе заданного или постоянно меняющегося курса и проч.
Впрочем, как уже понятно, электронные таблицы – это листы. В них необходимо вводить какие-то данные, выполнять последующее редактирование, вычисление значений на их основе и создание отчетов в виде тех же презентаций.
Электронные таблицы: какие бывают?
На самом деле форматов таблиц сегодня существует столько, что рядовой юзер об этом даже не догадывается. Естественно, первое, что приходит на ум, это действительно MS Office Excel.
Но вот беда – не все пользователи, сталкивающиеся со стандартным офисным пакетом, знают, что практически такой же формат данных позволяет создавать не менее популярная программа MS Access.
В отличие от стандартного «Эксела», это приложение поддерживает создание универсальных баз данных на основе SQL, и интегрировать их можно не только в саму компьютерную систему, но и в интернет-ресурсы или сайты, создаваемые при помощи языка любого уровня сложности. Впрочем, и в Excel имеется такая поддержка, не говоря уже о том, что во всех офисных приложениях есть возможность создания тех же универсальных скриптов на основе Visual Basic или Java.
Электронные таблицы – это не только средство отображения структурированных данных, но еще и мощнейший инструмент отслеживания вычислений в аналогичных документах в режиме обновления (при открытии).
Предназначение электронных таблиц
Теперь рассмотрим сами документы, представляющие собой электронные таблицы. Это какие программы их могут создавать? Да все те, которые относятся к стандартным офисным пакетам. Не только, кстати, Excel, но и утилиты из набора Open Office или Lotus Pro.
Теперь посмотрим на электронные таблицы и их назначение чуть подробнее. Кроме того, что говорилось выше, таблицы могут предполагать даже строгий финансовый или аудиторский учет, а также ведение статистики.
Но вот о чем большинство пользователей не знает, так это о том, что в том же офисном приложении Excel, используя надстройки и апплеты поддерживаемых языков программирования, можно создавать даже примитивные игрушки. Вспомните хотя бы ту же «змейку». В программах такого типа такая игра создается за считанные минуты.
И это еще далеко не все возможности, которые имеют электронные таблицы. Программы, название которых может отличаться (что совершенно естественно), по сути, подразделяются на несколько основных типов.
Тут следует различать чисто математические программы, позволяющие производить алгебраические или геометрические вычисления, и приложения, предполагающие создание и взаимодействие с SQL-серверами и базами данных, а также те приложения, которые могут в собственной среде создавать исполняемые апплеты на основе встроенных языковых средств.
В этом смысле, конечно, можно сказать, что электронные таблицы – это прикладные программы, однако их скорее можно отнести не к исполняемым файлам, а к тому типу, который принято называть, скажем, динамическими библиотеками, которые сами по себе не запускаются, но имеют внутренний исполняемый код. Суть не в этом.
Тип вводимых данных
Вот теперь посмотрим еще с одной стороны на то, что собой представляют электронные таблицы. Какие бывают программы для их создания, тоже немного понятно. Сейчас нужно сказать несколько слов о вводимых и подлежащих обработке данных. Рассмотрим их на примере стандартного приложения Excel, тем более что в большинстве своем практически все приложения, позволяющие работать с электронными таблицами, имеют схожие форматы.
Если кликнуть правой кнопкой на активной ячейке (или выбрать соответствующую команду формата данных из меню), можно увидеть, что тип вводимых данных может быть достаточно разнообразным.
Общий формат используется только для того, чтобы программа определяла, что именно вводится (текст, числа, проценты и т. д.). Числовой формат более интересен. Здесь можно задавать даже экспотенциальные данные с необходимым количеством знаков после запятой и разделителем. Текстовый формат, соответственно, предполагает распознавание даже чисел или формул именно в ракурсе текста. Проценты, даты и т. д. распознаются при задании необходимого формата.
Но и это еще далеко не все, на что способны электронные таблицы. Какие бывают средства для обработки вводимых данных еще? Это нетрудно понять, если посмотреть на основную строку формул. Именно этот элемент выполняет одну из самых важных функций. Наверное, каждый замечал, что она обозначена названием fx. И именно в этом поле вводятся вычислительные формулы.
Их формат может быть самым разным.
Кстати сказать, не все пользователи четко себе представляют тип вводимых формул. Дело в том, что они могут достаточно сильно отличаться от стандартного вида. Конечно, при выделении ячеек можно использовать, например, стандартное действие вроде «=A1+B1» для суммы, специальную кнопку автоматического суммирования или «=A1*B1» для произведения, но для диапазона того же суммирования лучше вводить формулу без выделения ячеек. При этом стоит обратить внимание, что электронные таблицы – это программа, поддерживающая так называемую мультиязычность. Иными словами, нет абсолютно никакой разницы, будет ли введена формула «=СУММ(A1:A10)» или «=SUM(A1:A10)». Естественно, без кавычек.
Другие более сложные формулы имеют собственный формат, особенно когда дело касается перекрестных вычислений, связанных данных на разных листах или даже находящихся в разных документах.
Средства структурирования и редактирования
Теперь еще один взгляд на электронные таблицы.
Какие бывают средства обработки данных? Все просто. Простейшим средством можно назвать создание фильтров, по которым может производиться сортировка, упорядочивание или поиск.
В том же «Экселе» можно применить автоматическое создание фильтра на выделенном диапазоне без задания условий сортировки. Если требуется применение сложной фильтрации, тут придется вводить условия либо для общего случая, либо для ячеек, содержащих данные определенного типа с применением условий вроде «и/или/не» и т. д. То есть фильтрация может производиться несколькими способами, например, при условии, что ячейка содержит такие-то и такие данные, содержит такие-то или такие-то данные, не содержит их вообще и т. д. Условий поиска можно задавать сколько угодно.
Простейшие примеры создания электронных таблиц на основе Excel
Что касается создания документов этого типа, тут все просто. К примеру, когда производится первый пуск программы после установки, приложение предлагает создать документ на основе собственного шаблона или пустую таблицу.
В зависимости от того, что нужно пользователю, и выбирается соответствующий тип.
Собственно, после ввода любых данных можно использовать весь инструментарий пакетов, например, строить диаграммы на основе выделенных диапазонов. Заметьте, для любого действия в программах такого уровня предполагается наличие так называемого мастера, с помощью которого создание объекта становится делом пары секунд.
Что касается приложения Access, оно, как и большинство подобных программ, больше ориентировано на работу с базами данных, а не на математические операции. С его помощью можно создавать достаточно большие массивы с фильтрацией или перекрестной обработкой, причем с поддержкой встроенных языковых апплетов и серверов SQL.
При всем этом такие электронные таблицы – это, скорее, средство учета информации, ее структуризации и даже ведения статистики. Немногие знают, что данное приложение ничем не уступает той же системе «1C», а в чем-то даже превосходит ее.
Пакет программ «1С»
«1C» — достаточно мощная система, имеющая в своем распоряжении множество уникальных инструментов.
Во-первых, сам пакет подразделяется на несколько основных частей по типу учитываемых данных.
Так, например, в нем представлены разделы: «1C:Предприятие» «1C:Бухгалтерия», «1C:Склад» и т. д. То есть для каждого конкретного случая предусмотрен свой модуль. Да что говорить, при помощи данного приложения можно запросто выписать счет-фактуру с последующим резервированием товара в автоматическом режиме или возвращением его на учет, если отгрузка не была произведена вовремя. И это только самый простой пример.
Система поиска
Если говорить о поисковых возможностях любых программных продуктов такого направления, они могут осуществляться несколькими способами.
Для всех офисных приложений стандартным средством является применение сочетания Ctrl + F (для поиска определенного содержимого на активной странице). Однако такой метод не подходит для связанных листов и файлов.
В случае задания нескольких условий лучше применять специальные фильтры, которые имеются в любом приложении такого типа, но лучше использовать написание макросов на Visual Basic, что значительно упрощает процедуру поиска и фильтрации.
При этом можно даже задавать ссылки на файлы или разделы табличных данных, которые в них хранятся.
Поддержка SQL
SQL, если кто не знает, является уникальным языком программирования, который изначально разрабатывался как средство для работы именно с базами данных.
Что самое интересное: на сегодняшний день считается, что это единственное средство, способное связать базы данных и прикладное ПО. Иными словами, текст языка является независимым для любого типа СУБД, а программист, создающий базу на его основе, волен выбирать: редактировать или добавлять только те данные, которые ему действительно нужны.
И в этом плане многие электронные таблицы – это именно то решение, которое способно поддерживать этот язык, вне зависимости от природы самого программного продукта, с помощью которого они создавались.
Применение на практике
Ну а что касается практической точки зрения на все типы электронных таблиц, тут далеко ходить не нужно. Те же налоговые службы по всему миру используют для учета именно такие структуры.
Не везде они, правда, доведены до совершенства, тем не менее, электронные средства учета все больше и больше завоевывают мир.
Быть может, на постсоветском пространстве эти технологии пока еще и не получили широкого применения, однако даже если обратить внимание на системы электронного декларирования доходов, становится ясно, что именно за такими нововведениями будущее. Да что говорить? Сегодня совершенно просто можно заказать билеты на самолет или поезд через Интернет. А ведь это та же база данных, которая реагирует на заказ, вносит изменения в количество оставшихся мест и т. д. Да и выглядит любая программа такого типа именно как таблица с разницей разве что в интерфейсе (визуальном оформлении для удобства пользователя).
Вместо послесловия
Конечно же, это далеко не все, что можно сказать по поводу электронных таблиц. Здесь приведена лишь малая часть того, на что действительно способны такие программы, да еще с поддержкой встроенных или внешних средств, которые просто неимоверно увеличивают возможности любого программного пакета.
Но, наверное, каждый пользователь уже принципиально понял, что же это такое и для чего все это нужно.
Табличные редакторы — Информационные технологии (учебное пособие)
Прикладные программы > Табличные редакторы
|
е. в строках и графах;
— возведение в степень 12 лучших программ для работы с электронными таблицами, которые стоит попробовать в 2022 году
- Microsoft Excel
- Номера Apple
- Google Таблицы
- Квип
- EtherCalc
- Листы Зохо
- ЛибреОфис
- Apache OpenOffice Calc
- Smartsheet
- Воздушный стол
- Стекби
- SeaTable
Хотя существует несколько программных решений для работы с электронными таблицами, которые предлагают больше, чем традиционные электронные таблицы, такие как Jotform Tables, программное обеспечение для работы с электронными таблицами по-прежнему незаменимо для многих предприятий.
От создания отчетов и составления бюджета до прославленного списка дел, электронные таблицы обладают гибкостью, чтобы удовлетворить почти все ваши потребности.
Подходящее программное обеспечение для работы с электронными таблицами может не только помочь вам просеять тысячи наборов данных, но и помочь вам в постановке и достижении целей.
Независимо от того, ищете ли вы бесплатный инструмент для поддержания порядка или ищете сливки цифровой культуры, мы собрали 12 лучших вариантов программного обеспечения для работы с электронными таблицами, которые в настоящее время представлены на рынке.
1. Microsoft Excel
Представленный в 1987 году, Excel стал программным обеспечением для работы с электронными таблицами по умолчанию. Став ключевым компонентом пакета Microsoft Office в 1995 году, Excel постоянно расширяет границы возможностей лучшего программного обеспечения для работы с электронными таблицами.
На сегодняшний день Excel может похвастаться максимальным количеством ячеек в 17 179 869 184 и предлагает больше функций и возможностей, чем любое другое программное обеспечение для работы с электронными таблицами, доступное на рынке.
Хотя интерфейс Excel достаточно прост, чтобы им могли пользоваться даже учащиеся начальной школы, в программе также были впервые применены передовые фильтры для просеивания массивных наборов данных. Добавьте возможность настройки панели быстрого доступа для закрепления наиболее часто используемых функций и возможность удобной совместной работы с другими пользователями, и вы поймете, почему Excel по-прежнему так популярен.
Вы можете приобрести Excel в рамках подписки на Office365 по цене от 69,99 долларов США в год или отдельно в виде одной лицензии за 149,99 долларов США. Однако, если вы хотите сотрудничать с другими пользователями в Excel, вам потребуется подписка на Office365.
2. Apple Numbers
Если вы являетесь клиентом Apple, скорее всего, вы знакомы с Numbers, главным образом потому, что он бесплатно предустановлен на вашем Mac. Ключевым фактором, который делает Numbers одним из лучших вариантов программного обеспечения для работы с электронными таблицами, является его чистый современный интерфейс.
В отличие от Excel, Numbers загружается как бесконечный пустой холст, который позволяет размещать таблицы в любом месте, в том числе рядом друг с другом.
В Numbers есть шаблоны, которые помогут вам быстро выполнять стандартные задачи. То, чего ему не хватает в функциях, таких как анализ данных и возможность управления большими наборами данных, компенсируется простотой использования и синхронизацией между устройствами.
Кроме того, Numbers бесплатна для всех, у кого есть Mac.
3. Google Sheets
Google Sheets — это бесплатная альтернатива Excel и Numbers. Для начала работы с Sheets требуется только учетная запись Google (которая у вас уже есть, если вы используете Gmail). Таблицы предлагают совместную работу в режиме реального времени, комментирование и историю версий, чтобы точно отслеживать весь прогресс между участниками.
Таблицы Google можно немедленно синхронизировать с приложениями G Suite, такими как Google Analytics и Google Data Studio.
Он также может заполнить электронную таблицу данными, извлеченными из Google Forms. Если вы используете Jotform, вы можете использовать интеграцию с Google Sheets для той же функциональности.
В дополнение к функциям совместной работы Google Таблицы также оснащены множеством традиционных математических и логических функций. Более того, он доступен в Интернете, на системах Android и iOS, что делает его одним из самых легкодоступных вариантов программного обеспечения.
Google Таблицы и все их функции бесплатны для хранения до 15 ГБ.
4. Quip
Quip — это уникальный инструмент повышения производительности, который объединяет электронные таблицы, документы и командный чат в одном приложении. Основанный в 2012 году и позже приобретенный Salesforce в 2016 году, этот инструмент отличается гибкостью и настройкой, которые больше всего полюбились Salesforce. Например, вы можете переключаться между макетом документа и электронной таблицы во время работы.
Quip также может похвастаться более чем 400 встроенными функциями и предлагает сочетания клавиш для большинства пунктов меню, например, Shift-Пробел для выбора строки и Ctrl-Пробел для выбора столбца.
Кроме того, как и в Excel, создать график или диаграмму так же просто, как выбрать диапазон данных и нажать кнопку (в данном случае 9).0069 Вставка и Таблица ).
Цены начинаются от 10 долларов США на пользователя в месяц за такие функции, как неограниченное количество документов, электронных таблиц и слайдов, а также возможность совместной работы с помощью встроенного чата.
5. EtherCalc
Если вы ищете что-то менее громоздкое, чем традиционное программное обеспечение для работы с электронными таблицами, EtherCalc может вам подойти.
Подобно Google Sheets, EtherCalc — это бесплатное веб-приложение. Однако для его использования даже не требуется учетная запись. Просто зайдите на сайт EtherCalc и нажмите Создайте электронную таблицу в верхнем левом углу. Сайт создает новый уникальный URL-адрес для каждого листа, который затем можно копировать, вставлять и публиковать.
Единственным недостатком этого программного обеспечения является то, что оно было создано в 2006 году.
Пользовательский интерфейс немного устарел и не имеет некоторых функций. Тем не менее, легкий доступ к EtherCalc и возможности быстрого обмена делают его одним из лучших вариантов бесплатного программного обеспечения для работы с электронными таблицами.
6. Zoho Sheets
Подобно Google Sheets, Zoho Sheets — еще одна облачная программа для работы с электронными таблицами.
Но Zoho намного превосходит Google Sheets с точки зрения возможностей, предлагая на сегодняшний день более 350 доступных функций. Некоторые дополнительные функции включают сводные таблицы, условное форматирование и проверку данных. Вы даже можете включать данные из внешних источников одним нажатием кнопки. Zoho Sheets также поддерживает 23 разных языка.
Zoho предлагает ограниченный бесплатный план для групп до 25 пользователей с 5 ГБ хранилища на каждого пользователя. Платные планы начинаются с 4 долларов США на пользователя в месяц со 100 ГБ хранилища на пользователя.
7. LibreOffice
Если вы ищете бесплатную альтернативу Excel, которая работает на вашем компьютере, а не через Интернет, LibreOffice — хороший вариант.
Хотя в LibreOffice отсутствуют возможности для совместной работы, управление большими наборами данных делает его идеальным выбором для тех, кто обрабатывает огромные объемы информации с ограниченным бюджетом.
Пользовательский интерфейс устарел и местами громоздок, но LibreOffice имеет около 300 функций, в том числе инструмент DataPilot, который позволяет агрегировать необработанные данные и повторно использовать их в электронных таблицах.
Кроме того, это бесплатно.
8. Apache OpenOffice Calc
Первоначально выпущенный в 2001 году, OpenOffice Calc был разработан, чтобы стать альтернативой Microsoft Excel с открытым исходным кодом. Он был подарен Apache в 2011 году, и недавно компания предприняла попытку модернизировать свое программное обеспечение.
Некоторые ключевые функции включают диспетчер сценариев и формулы на естественном языке. Это бесплатное программное обеспечение совместимо с платформами Windows, Mac и Linux.
Pro-Tip
Зарегистрируйте бесплатную учетную запись Jotform , чтобы создавать мощные онлайн-формы за считанные минуты — без необходимости кодирования.
9. Smartsheet
Если управление проектами и совместная работа в команде являются двумя вашими целями, вы не ошибетесь, выбрав Smartsheet.
С помощью одного инструмента можно настроить существующий шаблон управления проектом для создания временных шкал и диаграмм Ганта. Вы также можете отслеживать статус определенных задач с помощью представления Канбан, а также использовать инструменты «Оповещения и действия», чтобы подтолкнуть члена команды к утверждению или редактированию элемента.
Благодаря полной интеграции с другими приложениями для повышения производительности, такими как Google Suite, Dropbox, Slack и OneDrive, а также совместной работе с внешними пользователями, такими как клиенты или инвесторы, Smartsheet является надежной альтернативой электронным таблицам.
Цена начинается с 14 долларов США в месяц для индивидуального использования и составляет 25 долларов США на пользователя в месяц для коммерческого использования.
10. Airtable
В комплекте с шаблонами и учебными пособиями Airtable похож на Google Sheets на стероидах.
Эта современная, хорошо продуманная платформа предназначена для повышения производительности, предлагая функции и шаблоны, включающие в себя трекер проектов, календарь контента, планирование продукта и систему CRM для продаж.
Airtable обладает всеми функциями, которые вы ожидаете от решения для работы с электронными таблицами, такими как возможность создавать сводные таблицы и графики, использовать формулы и суммировать значения, а также множество функций управления проектами и совместной работы.
Хотя доступен бесплатный план, цены на бизнес-пакеты начинаются с 10 долларов США на пользователя в месяц.
Независимо от того, ищете ли вы бесплатный вариант или современное программное обеспечение для работы с электронными таблицами с расширенными функциями совместной работы, эти инструменты помогут вам работать эффективнее и повысить производительность.
11. Stackby
Stackby — это инструмент для совместной работы с электронными таблицами и базами данных, который позволяет создавать рабочие процессы для конкретных нужд.
Он сочетает в себе практичность интерфейса электронной таблицы с полнотой базы данных на настраиваемой платформе.
Вам не нужно уметь программировать, чтобы использовать Stackby. Он автоматизирует рабочие процессы с помощью сторонних сервисов, таких как YouTube, Google, Mailchimp и Facebook. Stackby так же прост в использовании, как и электронная таблица, но делает больше, чем электронная таблица.
Электронные таблицы иногда бывают скучными, но с помощью Stackby вы можете визуализировать и систематизировать свои данные на красивой информационной панели.
Благодаря своей функциональности и большому количеству API-интеграций Stackby экономит время пользователей. Более 2000 команд по всему миру управляют своими данными с помощью Stackby. Лучше всего от одного до 500 пользователей.
12. SeaTabley
SeaTable — это онлайновая база данных с улучшенным интерфейсом электронных таблиц. В отличие от Excel, вам не обязательно использовать только один тип данных.
В дополнение к стандартным типам данных, таким как текст, числа и даты, SeaTable позволяет загружать изображения и файлы.
Несмотря на то, что SeaTable выглядит как электронная таблица, он представляет собой гибкое решение, объединяющее всю вашу информацию в единую базу данных. Применяя различные функции фильтрации и сортировки, вы можете создавать несколько представлений для различных нужд группировки.
SeaTable — это инструмент для совместной работы в режиме реального времени, который позволяет разным командам работать над одной и той же электронной таблицей. С SeaTable каждая команда может получить доступ именно к тем данным, которые ей нужны.
Эта статья была первоначально опубликована 16 января 2020 г. и обновлена 6 декабря 2022 г.
Какая программа для работы с электронными таблицами самая лучшая?
Почти каждый бизнес использует электронные таблицы в своей повседневной деятельности.
Тем не менее, программное обеспечение для работы с электронными таблицами развилось далеко за пределы простого файла Excel. Доступно больше вариантов программного обеспечения для работы с электронными таблицами, чем когда-либо, и эти программы можно использовать не только для отслеживания финансов и данных.
После того, как вы изучите все различные способы использования электронных таблиц, вы сможете использовать эти программы для всего: от отслеживания проектов до создания визуальных презентаций данных. Вот как найти лучшее программное обеспечение для работы с электронными таблицами для нужд вашего бизнеса и как максимально эффективно использовать выбранную вами программу.
Что делает программа для работы с электронными таблицами?
Программное обеспечение для работы с электронными таблицами используется для хранения, организации и анализа данных. В большинстве случаев вводятся числовые данные, хотя электронные таблицы также могут хранить адреса и контактную информацию.
Электронные таблицы автоматически рассчитывают данные на основе формул или функций, которые вы создаете и изменяете для них. Например, допустим, вы используете электронную таблицу, чтобы отслеживать, сколько денег вы используете из бюджета. Вы можете настроить электронную таблицу таким образом, чтобы каждый раз, когда вы вводите элемент, который вы приобрели из бюджета, программа вычитала стоимость из общего бюджета. Если бюджет начинается с 5000 долларов, а вы покупаете продукт за 400 долларов, вы вводите продукт и его стоимость в электронную таблицу, и она автоматически выполняет расчет, показывая оставшийся бюджет в размере 4600 долларов.
Данные в электронных таблицах представлены в отдельных ячейках. Эти ячейки организованы в вертикальные ряды и горизонтальные столбцы. Их размер можно изменить, чтобы вы могли визуально видеть все свои данные. Большинство программ для работы с электронными таблицами позволяют создавать визуализацию данных для вашей информации. Тип визуальных элементов зависит от используемого вами программного обеспечения; однако наиболее распространенными являются диаграммы и графики.
Особенности программного обеспечения для работы с электронными таблицами
Когда большинство людей думают о электронных таблицах, они думают о вводе данных и простых вычислениях. Но современное программное обеспечение для работы с электронными таблицами — это больше, чем финансовый инструмент. Эти приложения служат надежным способом сбора, систематизации и анализа важных бизнес-данных. Несмотря на то, что все продукты разные, большинство из них в стандартной комплектации имеют следующие функции:
Строки и столбцы
Вся ваша информация аккуратно организована в одном легко читаемом месте с помощью системы сетки строк и столбцов электронной таблицы.
Формулы и функции
Электронная таблица позволяет создавать уникальные формулы, которые позволяют лучше понять данные. Многие из этих функций можно легко использовать и отображать либо путем создания собственной формулы или функции, либо с помощью одного из предустановленных параметров программного обеспечения.
Это экономит ваше время и делает ваши данные более доступными, чтобы вы могли использовать их для обоснования своих решений.
В электронной таблице функции оценивают значения, а формулы используются для выражения связи между двумя или более ячейками в этой электронной таблице с использованием знака равенства. Наиболее часто используемые формулы включают основные арифметические операции, такие как сложение, вычитание и умножение. Часто используемые функции включают сумму, среднее значение, количество, а также функции минимума и максимума. Существуют более продвинутые функции, которые помогают вам манипулировать переменными, большими наборами данных и количеством времени.
Фильтрация и визуализация данных
Вы можете создавать таблицы, выпадающие списки, фильтры и другие инструменты для организации информации в электронной таблице. Большинство программ для работы с электронными таблицами также поставляются со встроенными инструментами для визуальной демонстрации ваших данных, включая гистограммы, графики и круговые диаграммы в различных стилях и цветах.
Пользовательское форматирование
С помощью нескольких простых щелчков вы можете применять различное форматирование для разделения информации, создавать заголовки, объединять ячейки в более крупные поля и иным образом настраивать внешний вид электронной таблицы. Вы также можете использовать функции условного форматирования, чтобы изменить цвет ячейки или стиль текста, когда определенная информация присутствует или отсутствует. Это может помочь вам быстро следить за конкретной информацией, вместо того, чтобы прочесывать каждую ячейку, чтобы найти то, что вам нужно.
Для чего можно использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами?
Хотя электронные таблицы возникли в мире финансов, современное программное обеспечение не только позволяет отслеживать ваш бюджет. Он может выполнять множество задач, которые при правильном использовании сэкономят ваше время и деньги. Это может позволить сотрудникам работать более эффективно, улучшая рабочий процесс для вас и вашей команды.
Вот некоторые общие функции, которые электронные таблицы могут выполнять для бизнеса:
Бухгалтерский учет
Электронные таблицы могут отслеживать простые числовые данные, такие как ваш бюджет, но вы также можете использовать их для внедрения целых систем учета. Вы можете использовать электронную таблицу для отслеживания счетов, которые вы отправляете клиентам, и счетов, которые вы получаете от поставщиков. Вы также можете использовать их для отслеживания заработной платы сотрудников, включая сверхурочные, оплачиваемый отпуск и отпуск по болезни. [Статья по теме: Лучшее программное обеспечение для учета и создания счетов на 2022 год]
Аналитика
Используя данные, которые вы вводите в свою электронную таблицу, вы можете организовывать и анализировать их различными способами. Вы можете предсказать, как ваша компания будет масштабироваться на основе текущих данных, или создать модели с различными переменными, чтобы увидеть разные результаты.
С помощью этой аналитической функции вы можете принимать обоснованные решения для своей компании, основанные на данных.
Презентации
Данные часто могут быть сложными и труднообъяснимыми. С таким количеством различных переменных и чисел нелегко делиться своими выводами и информацией в устной форме. Используя электронные таблицы и их графические возможности, вы можете легко отображать и объяснять большие и сложные объемы данных в удобном визуальном формате, который идеально подходит для презентаций, целевых страниц и многого другого.
Управление проектами
Если вы используете облачный инструмент, вы можете использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами в качестве централизованного места для совместной работы сотрудников над проектами и отслеживания прогресса. Используя условное форматирование и списки проверки данных, электронные таблицы можно настроить для визуального представления статуса проекта и того, кто над какими задачами работает.
Популярные приложения для работы с электронными таблицами
При выборе программного обеспечения для работы с электронными таблицами на ум могут прийти одна или две программы. Однако многие различные типы приложений для работы с электронными таблицами предлагают различные преимущества в зависимости от пользователя.
Вот несколько самых популярных программ для работы с электронными таблицами и причины, по которым их любят владельцы бизнеса:
1. Microsoft Excel
Microsoft Excel, представленный в конце 1980-х годов, является одним из самых популярных и известных программ для работы с электронными таблицами. программы. Его часто считают золотым стандартом электронных таблиц, и он предлагает множество функций, от базовых математических формул до более сложных решений автоматизации и программирования с помощью макросов Visual Basic для приложений (VBA). Excel доступен как настольное программное обеспечение или веб-приложение для лицензированных пользователей Microsoft Office.
«Я чаще всего использую Microsoft Excel из-за его универсальности и широкой пользовательской базы», — сказал Майкл Сена, основатель Excel Consultancy Senacea. «Веб-приложение Excel также может пригодиться, позволяя встраивать электронные таблицы на веб-сайт. Это может быть чудом для создания онлайн-калькуляторов».
2. Таблицы Google
Программное обеспечение Google для работы с электронными таблицами является встроенной функцией каждой бесплатной личной и деловой учетной записи Gmail. Как часть Google Workspace, Google Таблицы интегрируются с другими программами, такими как Google Analytics, Google Data Studio и Google Forms, что упрощает импорт и экспорт данных из вашей электронной таблицы. Многие владельцы бизнеса предпочитают Google Sheets из-за его облачного и веб-доступа «отовсюду», а также знакомого интерфейса и функций, которые отражают Microsoft Excel.
«Хотя у Excel есть облачная платформа, это сложно, если устройство не работает с официальной лицензией Microsoft Office», — сказал Стивен Лайт, совладелец и директор по маркетингу Nolah Mattress.
«Google Таблицы не требуют загрузки, и к ним легко получить доступ, просто введя URL-адрес сайта Sheets.google.com».
3. Airtable
Airtable может работать как простая электронная таблица, но этот надежный инструмент также можно переключить на календарь, канбан, форму или представление галереи, чтобы помочь пользователям мгновенно визуализировать одни и те же данные по-разному. Его настраиваемый пользовательский интерфейс также позволяет создавать отношения между наборами данных в каждой «базе» или таблице и может быть интегрирован с внешними службами для создания мощного инструмента управления бизнесом.
«Airtable предоставляет возможность создавать автоматические процедуры», — сказал Энди Колоджи, владелец The House Guys. «Например, пользователи могут создать форму в Airtable, опубликовать ее в Facebook и автоматически вернуть все ответы из формы в Airtable, а затем создать отношения на основе этих данных».
4. Apache OpenOffice
Apache OpenOffice предлагает базовое приложение для работы с электронными таблицами с бесплатным набором инструментов для повышения производительности с открытым исходным кодом.
Он поддерживает несколько форматов файлов, в том числе форматы Visio, Corel Draw и Microsoft Publisher, а файлы ODS совместимы для загрузки в Google Таблицы.
«Открытый исходный код [программное обеспечение, такое как OpenOffice] — отличный вариант, поскольку он ничего не стоит и за ним стоит сообщество разработчиков, которое постоянно помогает улучшать функциональность и удобство использования программного обеспечения», — сказал Джонатан Келли, менеджер по поисковой оптимизации в 1stonthelist. .ком. «[Он также] предлагает множество надстроек / плагинов, чтобы сделать производительность программного обеспечения еще более оптимизированной».
5. Handsontable
На первый взгляд эта сетка данных JavaScript выглядит и ощущается как Microsoft Excel. Тем не менее, Handsontable имеет десятки функций настройки с помощью полезных плагинов. Технически подкованные пользователи могут редактировать исходный код в соответствии со своими потребностями.
«[С Handsontable] я могу работать с большими объемами данных, не беспокоясь о замедлении работы или других проблемах с производительностью», — сказал Джеймс Суррей, основатель и главный редактор Review Home Warranties.
«Как человек, у которого есть много данных для анализа и сортировки, все эти важные функции делают мои ежедневные задания более простыми».
6. Sheetgo
Этот инструмент автоматизации без кода позволяет вам и вашей команде собирать, управлять и обмениваться данными, а также создавать собственные рабочие процессы в знакомом формате электронной таблицы. С помощью Sheetgo вы можете создавать удаленные соединения с другими пользователями Sheetgo и передавать файлы, в том числе хранящиеся в папках Google Диска.
«Возможность переноса листов Excel позволяет легко обмениваться файлами с моими сотрудниками, которые в настоящее время работают удаленно», — сказал Business.com Майкл Кипнесс, основатель Wizard Race and Sports. «Я могу передавать целые листы или только отдельные столбцы, строки или определенные цвета ячеек. Простота обмена гарантирует, что я и мои сотрудники просматриваем одни и те же листы».
7. Smartsheet
Если вы используете электронные таблицы для данных проекта, а не чисел, Smartsheet — отличный вариант.
Его простой пользовательский интерфейс позволяет вам и вашей команде управлять проектами и создавать отчеты в одном месте. Smartsheet также включает в себя удобную функцию формы, которую можно раздавать клиентам, сотрудникам и другим деловым контактам, которая вводит данные в вашу таблицу.
«Мы используем [Smartsheet] для метрик и выводим все на информационные панели, что очень помогает, потому что мы можем отслеживать, какое количество и тип транзакций происходит с каждым клиентом», — сказала Вики Браун, генеральный директор Idomeneo Enterprises Inc. «Мы также широко используйте приложение для адаптации новых сотрудников и клиентов».
8. Zoho Sheet
Zoho Sheet — еще одно бесплатное веб-приложение для работы с электронными таблицами с множеством функций. Доступно более 350 функций, включая возможность создания пользовательских функций в ваших электронных таблицах с минимальным кодированием.
«Мы в основном используем [Zoho Sheet] из-за того, насколько мощными являются инструменты для совместной работы», — сказал Рекс Фрейбергер, генеральный директор Gadget Review.
«Я обнаружил, что он гораздо менее тормозит, чем Google Таблицы. Также есть чат в реальном времени и возможность сохранять прошлые изменения на случай, если что-то нужно будет обсудить».
Как выбрать лучшее программное обеспечение для работы с электронными таблицами
Когда вы будете готовы выбрать программное обеспечение для работы с электронными таблицами для своей компании, вам следует учесть несколько конкретных факторов.
- Стоимость: Если вашей компании не нужно выполнять много сложных анализов данных, для вашей компании должно быть достаточно бесплатного программного обеспечения для работы с электронными таблицами. Тем не менее, стоит изучить платный вариант с большей функциональностью, если вы ищете более надежные функции.
- Простота использования: Программное обеспечение для работы с электронными таблицами обеспечивает эффективность только в том случае, если вы знаете, как его использовать.
Все эти приложения требуют обучения, но как только вы познакомитесь с основами, ими будет легко пользоваться. Многие варианты программного обеспечения для работы с электронными таблицами имеют понятные базовые интерфейсы, облегчающие их изучение любым пользователем.
Все эти приложения требуют обучения, но как только вы познакомитесь с основами, ими будет легко пользоваться. Многие варианты программного обеспечения для работы с электронными таблицами имеют понятные базовые интерфейсы, облегчающие их изучение любым пользователем.- Функциональность: При выборе программного обеспечения учитывайте, как ваша команда будет его использовать. Такие функции, как визуализация и доступность между приложениями, обеспечат вам более оптимизированный рабочий процесс, если они вам понадобятся.
- Интеграция и совместимость:
