Лекция 2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Государственная система документационного обесепчения управления (ГСДОУ)
Поделись
1. Общие понятия
Создание единой государственной системы делопроизводства (далее — ЕГСД) было вызвано усложнением государственной организации и необходимостью структурирования потоков поступающей информации. За последние десятилетия количество информации в мире удваивается каждые три года. С появлением компьютеров начался новый этап в развитии общества — информационный. В большинстве стран, также как и в России, развитию информатики придается приоритетное значение в государственных программах, принимаются меры по организации информации и документации в различных отраслях народного хозяйства. Такой системой по упорядочению управленческой документации является ЕГСД.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) в России в ее современном варианте начинает формироваться в 1970 — 1987 гг. с целью создания единого порядка работы с управленческой информацией и приведения документации всех российских предприятий к единой унифицированной форме.
ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, общественных организациях.
Основная цель ЕГСД – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств, ускорение сбора, обработки, анализа, информации, совершенствование работы аппарата управления.
Под документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается создание документированной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
По определению ГОСТ 16487-83., единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами. ЕГСД включает в себя:
· правила по составлению организационно-распорядительной документации;
· правила по организации документооборота на предприятиях;
· документы, регламентирующие делопроизводственные операции и деятельность участников делопроизводственного процесса.
Но если говорить о ЕГСД как о системе, то нельзя воспринимать ее только как совокупность документов. Как всякая система, ЕГСД должна состоять из отдельных функциональных частей (элементов системы), связанных между собой и превращающих беспорядочную совокупность элементов в единую структуру, подчиненную заданной цели. Важными функциональными частями этой системы являются и государственные органы, ответственные за ее организацию (ГОССТАНДАРТ, ГОССТРОЙ), архивные учреждения во главе с РОСАРХИВом, органы статистики во главе с ГОСКОМСТАТом, органы контроля, научные учреждения (ВНИИДАД), учебные учреждения, международные организации (например, советы по стандартизации ИСО), государственные органы, ответственные за информатизацию, за разрешение информационных споров. Получить более полное представление об органах государственного управления РФ можно из анализа Общероссийского классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
ЕГСД построена на принципах централизации, стандартизации и унификации.
Создание и внедрение единой государственной системы делопроизводства
Помимо названных в работе по документационному обеспечению может быть использован еще ряд приложений:
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;
Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.
Они могут служить основой для разработки таких документов в конкретной организации.
Формы описей дел, акта о
выделении к уничтожению
Во второй части курсовой работы можно подвести следующие итоги:
Выход в свет ЕГСД положил начало новому
этапу совершенствования делопроизводства
в нашей стране. Впервые появился общегосударственный
документ, вобравший в себя основные правила
работы с документами на всех этапах их
создания и обработки.
Было введено единообразие
в организацию делопроизводства на всех
уровнях государственного управления,
поднята культура документационного обслуживания,
созданы возможности для механизации,
а затем и автоматизации делопроизводственных
операций. Работники делопроизводственной
сферы получили четкую методику работы
с документами на всех этапах обработки
документации в учреждении.
В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства» В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники,
Авторы ЕГСД обобщили
передовой опыт своего времени и
предложили оптимальную технологию
выполнения управленческих операций и
их документирования.
ЕГСД носила комплексный
характер, т.е. включала не только вопросы
делопроизводства, но и рекомендации по научной организации
труда служащих, структуре делопроизводственных
служб и их техническому оснащению. Реализация
ее положений повысила общую культуру
управления и качество принимаемых решений,
позволила оптимизировать структуру и
штатную численность управленческого
аппарата.
Подводя итоги второй части курсовой работы, мы понимаем, что период 1960-1970-х гг. относится к периоду значительных изменений в сфере делопроизводства, необходимости ее совершенствования. Что и привело к созданию ЕГСД.
При желании совершенствования той или иной системы, встает острый вопрос о разработке, создании необходимой для этого литературы, на основе которой и будет работать та или иная система. В 1960-1970-х гг. существовала острая необходимость в разработке такой литературы.
В решения проблем по разработке литературы можно отметить:
«Сборник законодательных
актов по делопроизводству» (1917-1970)” (М.
В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная база литературы по делопроизводству, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем.
Заключение
На основе проведенного анализа общегосударственных нормативно-методических документов и различной литературы по вопросам организации делопроизводства подведем основные итоги.
В нашей стране 1960-1970-е года относятся к периоду стандартизации и унификации документов.
Это было время создания
Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД),
активное участие в разработке которой
принимало Главное Архивное управление.
Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный
научно-исследовательский институт документоведения
и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те
годы появились первые специальные теоретические
работы, посвящённые выяснению объекта
документоведения и его задач.
Основная идея ЕГСД — это
всесторонняя комплексная унификация,
установление рационального единообразия форм и
методов работы с документами на всех
уровнях управления и на всех стадиях
жизненного цикла самих документов — их
подготовка, оформление, хранение. Именно
методами унификации решались в тот период
задачи сокращения форм и видов документов,
используемых для документирования типовых
управленческих ситуаций. Результат этой
работы вошел в проект «Основные положения ЕГСД»,
как список видов документов издаваемых
различными органами государственной
власти и управления. Нормативное закрепление
видов документов, используемых в управленческой
практике положило начало значительной
работе по классификации документов, которая
развернулась в 1970-е годы.
Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему.
Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве.
Таким образом, опыт развития
документоведения, накопленный в
период 1960-х -1970-х годов, демонстрирует
перспективность применения методов унификации
и стандартизации документов не только
для совершенствования самих документов,
но и для технологии работы с ними, их оперативного
и архивного хранения.
Изменения, в общественно-политической сфере, естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Изменение методов управления и необходимости в разработке новой литературы по вопросам делопроизводства.
Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный “взрыв документальной активности общества” в 1960-1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн. в год.
Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач.
Таким образом, рубеж 1960-1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.
Начало системного подхода
в документоведческих исследованиях
во многом было связано с появлением фундаментальных
работ Г.
Г. Воробьёва, прежде всего его
книги “Документ: информационный
анализ” (М., 1973). В дальнейшем в рамках
этого подхода появились многочисленные
публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова,
М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой,
М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон,
Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов.
Итог научным исследованиям в области
документоведения 1960-х – первой половины
1980-х гг. был подведён в докторской диссертации
А.Н. Соковой (1986).
Реализация ее положений
повысила общую культуру управления
и качество принимаемых решений,
позволила оптимизировать структуру
и штатную численность
Особо актуальной являлась проблема нового документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов.
Для решения этой проблемы существовала необходимость в периодической разработке новой литературы, включающую в себя усовершенствовавшую информацию по вопросам делопроизводства.
К счастью, в настоящее
время, в Российской Федерации существует достаточно
обширная база литературы по вопросам
делопроизводства, которая постоянно
обновляется.
Литература
1. ГОСТ 6.10.1-80 «Унифицированне системы документации, используемые в АСУ. Основные положения»
2. Секрктарское дело: Учебное пособие для проф.-техн. Учебн. Заведений. Мн.: РИПО, 1999
3. «Архивы и делопроизводство»
научно-практический
4. Давыдова Э.М., Левчик П.А., Рыбаков А.Е.,
Терехов А.С. Альбом форм организационно-
Федеральное бюджетное общеобразовательное учреждение высшего профессионального образования
Самарский государственный университет
Выпускающая кафедра «Документоведение»
Создание и внедрение
единой государственной системы делопроизводства
Контрольная работа
по организации технологии ДОУ
Выполнила:
студентка IV курса
специальности «Документоведение и ДОУ»
Иванова Дарья Валерьевна
Сызрань 2012
Управление записями
Государственный департамент ведет записи, касающиеся:
- Разработка и осуществление внешней политики США
- Управление и деятельность Государственного департамента и представительств США за рубежом
- Заявления от граждан США на получение паспорта США
- Запросы на получение визы от неграждан для въезда в США
- Консульская помощь, оказываемая гражданам США за границей
- Действующие и бывшие сотрудники Государственного департамента
Как правило, постоянные записи 25 лет и старше, паспорта до 1925 г.
и визовые записи до 1940 г. являются собственностью
Национальное управление архивов и документации (NARA)
Для получения дополнительной информации об организации и ответственности Государственного департамента см. Организация отдела.
Управление Департамента государственных архивов
В соответствии с Федеральным законом о архивах и отраженным в 5 FAM 400, Департамент должен создавать и хранить записи, содержащие адекватную и надлежащую документацию об организации, функциях, политике, решениях, процедурах и основных операциях или операциях Департамента и посольств США. Консульства и миссии за границей.
Записи Государственного департамента организованы в три основных серии файлов:
- Центральный файл внешней политики — содержит все телеграммы, отправленные или полученные Государственным департаментом, а также избранные внутренние меморандумы, письменную корреспонденцию, дипломатические ноты, запросы Конгресса, протоколы переговоров и документы из других агентств.
- Почтовые файлы — записи посольств, консульств и других дипломатических миссий США за рубежом.
- Файлы лотов — наборы записей, созданные офисами Государственного департамента.
Графики размещения записей
Графики утилизации документов документируют основные серии документов (включая электронные документы), относящиеся к деятельности каждого офиса, определяют временные и постоянные документы и содержат обязательные инструкции по хранению и уничтожению (изъятию из обращения или уничтожению) каждого ряда документов на основе их временных или постоянный статус. Все графики размещения документов утверждаются Архивариусом США, Национальным управлением архивов и документации. (НАРА)
Посмотреть графики размещения записей »
Жизнь документа
Узнайте больше об этапах, через которые проходят документы Государственного департамента, прежде чем они будут уничтожены или переданы в NARA.
Расписания записей, общие для всех государственных учреждений, см. Общие расписания записей NARA.
Узнайте о жизненном цикле документа »
Департамент крупных информационных систем штата
Административно-бюджетное управление определяет основные информационные системы как информационную систему, которая требует особого внимания со стороны руководства из-за ее важности для миссии агентства; его высокие затраты на разработку, эксплуатацию или техническое обслуживание; или его значительная роль в управлении программами агентства, финансами, имуществом или другими ресурсами.
Основные информационные системы »
Политика и процедуры управления записями
Для получения дополнительной информации о политике и процедурах ведения документации Государственного департамента, пожалуйста, обратитесь к нашему Руководству по иностранным делам,
5 ФАМ 400
, и наш Справочник по иностранным делам,
5 ФАГ 4.
Дополнительную информацию о политике Государственного департамента в отношении засекречивания, рассекречивания и защиты информации см. в нашем Руководстве по иностранным делам, 12 ФАМ 500.
Отчеты по управлению записями
Федеральное управление архивами
График хранения записей США по штатам | Новости законодательства
График хранения записей США по штатам | Новости законодательства — Crown Records Management USA перейти к содержанию17 сентября 2020 г.
Современные правила и рекомендации по хранению документов во многих различных отраслях за последние несколько лет стали гораздо более строгими. С учетом того, как быстро развиваются технологии, наличие четкой стратегии управления записями гарантирует, что ваш бизнес или организация будут соответствовать требованиям.
У вашего бизнеса может возникнуть множество вопросов, связанных с хранением, организацией и, в конечном итоге, уничтожением документов и файлов.
Как вы будете управлять своими бумажными и электронными записями вместо государственных и федеральных стандартов хранения документов? Как долго наш отдел должен хранить наши документы? Какие документы мы можем уничтожить? Как мы уничтожаем документы, соблюдая при этом требования штата и федерального законодательства?
Имейте в виду, что существует множество федеральных, государственных и местных законов, которые требуют от вас хранить документы в течение различных периодов времени, от нескольких месяцев до постоянного хранения. Деловые записи должны храниться в надежном и безопасном месте, но при этом должны быть легко доступны для их сотрудников. Удаленное управление документами — это больше, чем просто хранение документов, это также комплексное решение для управления записями, которое управляет бизнес-информацией с момента ее создания на протяжении всего жизненного цикла документа и до возможного уничтожения.
Ниже мы составили графики хранения документации по штатам для муниципалитетов, специальных округов и государственных учреждений, советов и комиссий, а также общие законы о ведении документации работодателем, чтобы помочь вашему бизнесу соответствовать требованиям.
- Алабама Графики хранения записей
- Департамент архивов и истории Алабамы
- Графики хранения документов штата Алабама
- Законы штата Алабама о ведении делопроизводства
- Аляска Графики хранения записей
- Государственный архив Аляски
- Графики хранения документов штата Аляска
- Законы Аляски о ведении документации работодателем
- Аризона Графики хранения записей
- Библиотека штата Аризона, архивы и публичные записи
- Графики хранения документов в Аризоне
- Аризона Законы о ведении документации работодателем
- Arkansas Графики хранения записей
- Департамент финансов и администрации штата Арканзас
- Графики хранения документов штата Арканзас
- Законы Арканзаса о ведении делопроизводства работодателем
- Калифорния Графики хранения записей
- Архив штата Калифорния
- Графики хранения документов штата Калифорния
- Законы штата Калифорния о ведении делопроизводства
- Колорадо Графики хранения записей
- Архив штата Колорадо
- Графики хранения документов штата Колорадо
- Законы штата Колорадо о ведении делопроизводства
- Коннектикут Графики хранения записей
- Архив штата Коннектикут
- Графики хранения документов штата Коннектикут
- Законы штата Коннектикут о ведении делопроизводства
- Делавэр Графики хранения записей
- Государственный архив Делавэра
- Графики хранения документов штата Делавэр
- Законы штата Делавэр о ведении делопроизводства
- Флорида Графики хранения записей
- Отделение библиотечных и информационных служб Флориды
- Графики хранения документов во Флориде
- Законы Флориды о ведении делопроизводства работодателем
- Грузия Графики хранения записей
- Архив Грузии
- Графики хранения документов в Грузии
- Законы штата Джорджия о ведении делопроизводства
- Hawaii Графики хранения записей
- Департамент бухгалтерского учета и общего обслуживания Гавайев
- Графики хранения документов на Гавайях
- Гавайские законы о ведении документации работодателем
- Айдахо Графики хранения записей
- Историческое общество штата Айдахо
- Графики хранения документов штата Айдахо
- Законы штата Айдахо о ведении делопроизводства
- Иллинойс Графики хранения записей
- Архив штата Иллинойс
- Графики хранения документов штата Иллинойс
- Законы штата Иллинойс о ведении делопроизводства
- Индиана Графики хранения записей
- Управление архивов и документации Индианы
- Графики хранения документов штата Индиана
- Законы штата Индиана о ведении делопроизводства
- Iowa Графики хранения записей
- Историческое общество штата Айова
- Графики хранения документов штата Айова
- Законы штата Айова о ведении документации работодателя
- Канзас Графики хранения записей
- Историческое общество Канзаса
- Канзасские графики хранения документов
- Законы штата Канзас о ведении делопроизводства
- Кентукки Графики хранения записей
- Департамент библиотек и архивов Кентукки
- Графики хранения документов штата Кентукки
- Законы штата Кентукки о ведении делопроизводства
- Луизиана Графики хранения записей
- Государственный архив Луизианы
- Графики хранения документов штата Луизиана
- Законы Луизианы о ведении документации работодателем
- Мэн Графики хранения записей
- Государственный архив штата Мэн
- Графики хранения документов штата Мэн
- Законы штата Мэн о ведении учета работодателем
- Мэриленд Графики хранения записей
- Архив штата Мэриленд
- Графики хранения документов штата Мэриленд
- Законы Мэриленда о ведении учета работодателем
- Массачусетт Графики хранения записей
- Массачусетский государственный архив
- Графики хранения документов штата Массачусетс
- Законы штата Массачусетс о ведении делопроизводства
- Мичиган Графики хранения записей
- Департамент технологии, управления и бюджета штата Мичиган
- Графики хранения документов штата Мичиган
- Закон штата Мичиган о ведении делопроизводства
- Minnesota Графики хранения записей
- Историческое общество Миннесоты
- Графики хранения документов штата Миннесота
- Законы штата Миннесота о ведении делопроизводства
- Миссисипи Графики хранения записей
- Департамент архивов и истории штата Миссисипи
- Графики хранения документов штата Миссисипи
- Законы штата Миссисипи о ведении документации работодателем
- Миссури Графики хранения записей
- Управление документации Миссури
- Графики хранения документов штата Миссури
- Законы штата Миссури о ведении делопроизводства
- Монтана Графики хранения записей
- Отдел записей и управления информацией штата Монтана
- Графики хранения документов штата Монтана
- Законы Монтаны о ведении делопроизводства работодателем
- Небраска Графики хранения записей
- Небраска Records Management Division
- Графики хранения документов штата Небраска
- Законы штата Небраска о ведении документации работодателя
- Невада Графики хранения записей
- Государственная библиотека штата Невада, архивы и публичные записи
- Графики хранения документов штата Невада
- Законы штата Невада о ведении делопроизводства
- Нью-Гэмпшир Графики хранения записей
- Муниципальный архив Нью-Гэмпшира
- Графики хранения документов штата Нью-Гэмпшир
- Законы штата Нью-Гемпшир о ведении документации работодателя
- Нью-Джерси Графики хранения записей
- Комитет по архивам штата Нью-Джерси
- Графики хранения документов штата Нью-Джерси
- Законы штата Нью-Джерси о ведении делопроизводства
- Нью-Мексико Графики хранения записей
- Комиссия государственных архивов Нью-Мексико
- Графики хранения документов штата Нью-Мексико
- Законы штата Нью-Мексико о ведении делопроизводства
- Нью-Йорк Графики хранения записей
- Архив штата Нью-Йорк
- Графики хранения документов в Нью-Йорке
- Законы штата Нью-Йорк о ведении документации работодателя
- Северная Каролина Графики хранения записей
- Государственный архив Северной Каролины
- Графики хранения документов в Северной Каролине
- Законы Северной Каролины о ведении делопроизводства работодателем
- Северная Дакота Графики хранения записей
- Департамент информационных технологий Северной Дакоты
- Графики хранения документов в Северной Дакоте
- Законы штата Северная Дакота о ведении делопроизводства работодателем
- Огайо Графики хранения записей
- Департамент административных служб штата Огайо
- Графики хранения документов штата Огайо
- Законы Огайо о ведении делопроизводства работодателем
- Оклахома Графики хранения записей
- Комиссия по архивам и документации Оклахомы
- Графики хранения документов штата Оклахома
- Законы штата Оклахома о ведении делопроизводства
- Орегон Графики хранения записей
- База данных административных правил штата Орегон
- Графики хранения документов штата Орегон
- Законы штата Орегон о ведении документации работодателем
- Pennsylvania Графики хранения записей
- Административное управление Пенсильвании
- Пенсильванские графики хранения документов
- Законы штата Пенсильвания о ведении делопроизводства
- Род-Айленд Графики хранения записей
- Управление государственных архивов и государственных архивов Род-Айленда
- Графики хранения документов Род-Айленда
- Законы Род-Айленда о ведении документации работодателем
- Южная Каролина Графики хранения записей
- Департамент архивов и истории Южной Каролины
- Графики хранения документов в Южной Каролине
- Законы Южной Каролины о ведении делопроизводства работодателем
- Южная Дакота Графики хранения записей
- Административное бюро Южной Дакоты
- Графики хранения документов в Южной Дакоте
- Законы Южной Дакоты о ведении делопроизводства работодателем
- Теннесси Графики хранения записей
- Отдел делопроизводства штата Теннесси
- Графики хранения документов штата Теннесси
- Законы Теннесси о ведении делопроизводства работодателем
- Техас Графики хранения записей
- Комиссия государственной библиотеки и архивов Техаса
- Графики хранения документов штата Техас
- Законы штата Техас о ведении делопроизводства
- Юта Графики хранения записей
- Отдел архивов и документации штата Юта
- Графики хранения документов штата Юта
- Законы штата Юта о ведении делопроизводства
- Вермонт Графики хранения записей
- Управление архивов и документации штата Вермонт
- Графики хранения документов штата Вермонт
- Законы штата Вермонт о ведении делопроизводства
- Вирджиния Графики хранения записей
- Библиотека Вирджинии
- Графики хранения документов штата Вирджиния
- Законы штата Вирджиния о ведении делопроизводства
- Вашингтон Графики хранения записей
- Архивы штата Вашингтон
- Вашингтонские графики хранения документов
- Закон штата Вашингтон о ведении делопроизводства работодателем
- Западная Вирджиния Графики хранения записей
- Совет по управлению и сохранению документации Западной Вирджинии
- Графики хранения документов в Западной Вирджинии
- Законы Западной Вирджинии о ведении делопроизводства работодателем
- Wisconsin Графики хранения записей
- Государственные архивы штата Висконсин
- Графики хранения документов работодателем штата Висконсин
- Законы штата Висконсин о ведении делопроизводства
- Вайоминг Графики хранения записей
- Государственный архив Вайоминга
- Графики хранения документов штата Вайоминг
- Законы штата Вайоминг о ведении документации работодателя
Полная уверенность и немедленный доступ
Мы предоставляем удобную услугу для хранения и управления бумажными документами, файлами и ящиками в соответствии с вашей собственной методологией и системами.