Разное

Должностная инструкция секретарь референт: Секретарь-референт | Библиотека HR

Содержание

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретарь-референт — сотрудник, необходимый практически любой компании. Именно секретарь-референт организует труд директора, ведет телефонные переговоры, регулирует поток посетителей, составляет проекты документов. Кроме того, он выполняет и контрольные функции — следит за тем, чтобы поручения руководства выполнялись точно и своевременно. Представляем вам должностную инструкцию этого специалиста.

Образец

ЗАО «Нерон» Закрытое акционерное общество «Нерон»

 
 
                                                                Утверждаю
19.05.2005  N 13                                     Генеральный директор
                                                 (должность руководителя)
                                           Игнатов       О.Ю. Игнатов
                                          --------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     г.  Москва                                      20.05.2005
     секретаря-референта                         -----------------
                                                     (дата)

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению менеджера по персоналу.

1.4. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— уставом организации;

— положениями о подразделениях организации;

— приказами (распоряжениями) руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.6. Секретарь-референт должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности;

— фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;

— государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

— положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;

— организацию труда руководителей;

— машинопись;

— правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;

— основы этики и эстетики, правила делового общения;

— основы трудового законодательства;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности.

1.6. Секретарь-референт должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;

— пользоваться средствами связи и организационной техникой;

— работать на компьютере в операционной среде Windows;

— пользоваться Интернетом и электронной почтой;

— вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т.д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

2.1. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

— информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;

— документирование деятельности совещательных органов организации;

— организационное обеспечение деятельности руководства;

— ведение кадровой документации и кадрового учета*(1).

3.1. Секретарь-референт обязан:

— принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;

— контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;

— контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;

— обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;

— вести прием посетителей;

— по указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;

— вести кадровое делопроизводство*(2), а именно:

а) оформлять приказы по личному составу;

б) вести личные карточки формы Т-2;

в) вести трудовые книжки работников;

г) оформлять трудовые договоры и изменения к ним;

д) оформлять командировочные документы;

е) заполнять листки нетрудоспособности;

ж) вести табель учета рабочего времени;

з) выдавать справки о трудовом стаже и зарплате;

— выполнять машинописные и копировально-множительные работы;

— проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

— выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать у руководителей подразделений необходимые материалы, а также объяснения о том, почему задания и поручения руководства не были выполнены в срок.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать документы по управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения о том, как можно улучшить документационное обеспечение деятельности организации и усовершенствовать методы управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Ненадлежащее качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.

5.2. Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов.

5.3. Разглашение сведений, имеющих гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 31 марта 2005 г. N 18.

 
     Начальник отдела кадров               Петренко   А.А. Петренко
 ---------------------------------------- ---------- ---------------------
 (руководитель структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи)
 
     19.05.2005
 
     Юрисконсульт                         Ивантеева    О. Л. Ивантеева
                                         ---------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     19.05.2005
 
     С настоящей инструкцией ознакомлена.
     Один экземпляр получила на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте
 
                                          Терехова    А.Д. Терехова
                                         ---------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     20.05.2005
 
     М.П.
 
     Оборот последнего листа
 
     В  данной  должностной  инструкции  пронумеровано,    прошнуровано и
заверено печатью шесть листов.
 
     Генеральный директор                   Игнатов      О.Ю. Игнатов
                                           ----------   ---------------
     20. 05.2005

«Кадровое дело», N 5, май 2005 г.

 
-------------------------------------------------------------------------

*(1) Функцию по ведению кадрового делопроизводства можно возложить на секретаря, если в организации нет специалиста по кадрам.

*(2) Если на секретаря-референта возложена функция по ведению кадрового делопроизводства.

Должностная инструкция секретаря-референта (образец заполнения): бланк, образец 2022

Открытое акционерное                        Утверждаю
общество "Ромашка"                          Генеральный директор
ОАО "Ромашка"                               (должность руководителя)
Белов       Е.Ю. Белов
---------   --------------
(подпись)    (расшифровка
подписи)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.06.2012   15                             01.06.2012
---------- N -------                        ----------
(дата)     (номер)                          (дата)

1. Общие положения.

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря-референта.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора.

1.3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.

1.4. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— локальными нормативными актами организации;

— приказами и распоряжениями руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности, должен владеть вопросами:

— текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

— знания структуры организации, распределения функциональных обязанностей между подразделениями и работниками.

1.6 Секретарь-референт должен знать:

— требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

— правила организации управленческого труда;

— требования к оформлению машинописных работ;

— правила русской орфографии и пунктуации;

— основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

— правила охраны труда, техники безопасности.

1.7. Секретарь-референт должен уметь:

— составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

— наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

— работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

— организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

— вести прием посетителей;

— организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

— владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Должностные обязанности.

Секретарь-референт обязан:

2.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства акционерного общества, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

2.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности.

2.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству.

2.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящие документы.

2.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

2.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

2.7. В соответствии с резолюцией руководства передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

2.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов акционерного общества.

2.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности акционерного общества.

2.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам акционерного общества как по производственным, так и личным вопросам.

2.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

2.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

2.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

2.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

2.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

2.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности акционерного общества.

2.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

3. Права.

Секретарь-референт вправе:

3. 1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

3.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

3.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

3.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

3.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

3. 7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

3.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

3.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

3.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

3.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

4. Ответственность.

Секретарь-референт несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа, и сведений, составляющий коммерческую тайну организации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора от 25 марта 2012 г. N 85.

         Начальник отдела кадров             Гусева        Л.В. Гусева
----------------------------------------- ----------- ---------------------
(руководитель структурного подразделения)  (подпись)  (расшифровка подписи)
01.06.2012
----------
(дата)

С настоящей должностной инструкцией
ознакомлена. Один экземпляр получила
на руки и обязуюсь хранить                   Ликина        С.М. Ликина
на рабочем месте                          ----------- ---------------------
(подпись)  (расшифровка подписи)
01.06.2012
----------
(дата)

Юрисконсульт                          Киринов        Ф.
 
 С. Киринов
-----------------------                   ----------- ---------------------
(визы должностных лиц                     (подпись)  (расшифровка подписи)
юридической службы)
01.06.2012
----------
(дата)

Источник — «Экономико-правовой бюллетень», 2012, № 6

Секретарь-референт: обязанности, должностная инструкция

Секретарь-референт — это сфера деятельности, которая предполагает наличие большого количества требований, обязанностей и полномочий. Чтобы в рамках делопроизводства и других видов деятельности не возникало трудностей, на работу принимается такой кандидат, чья компетенция может обеспечить разработку новых решений для компании. Рассмотрим подробный образец должностной инструкции секретаря-референта, а также ее общие условия и преимущества.

Содержание

  • Общие сведения
    • Что принимается во внимание
    • Требования к кандидату
  • Функциональные особенности
    • Функциональные обязательства сотрудника
  • Права сотрудника
  • Ответственность

Общие сведения

Данный работник имеет отношение к категории специалистов. Его принимает на работу, а также осуществляет увольнение непосредственно генеральный директор фирмы. Основная задача данного сотрудника – проведение организационных и документационных мероприятий, направленных на улучшение деятельности производственного характера. Специалист, занимаемый данное место работы, находится в непосредственном подчинении у директора.

Задача секретаря -обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности фирмы

Что принимается во внимание

В рамках своей деятельности секретарь-референт должен ориентироваться на определенные данные, позволяющие ему совершенствовать работу и делать трудовой процесс в рамках предприятия наиболее эффективным.

Сюда входят такие моменты, как:

  • использование законодательных актов РФ;
  • применение в практической работе Устава фирмы;
  • наличие методических, практических и нормативных материалов;
  • использование настоящей инструкции, включающей спектр правомочий и обязательных действий сотрудника;
  • знание положений, связанных с описанием функциональных служб того или иного предприятия;
  • умение работать с приказами, направленными непосредственно от руководства.

Требования к кандидату

К должности данного плана допущены лица, которые соответствуют следующим  требованиям:

  • наличие обязательного высшего образования, а также среднего специального;
  • стаж работы в данной области должен составлять 1 год и более. В некоторых случаях возможно отсутствие прохождения опыта работы, но есть условие — обязательное прохождение курсов референтов.

Лицо, принимаемое на данную должность, должно владеть знаниями в определенном спектре вопросов:

  • знать все о перспективах дальнейшего развития деятельности компании в рамках ее финансового и хозяйственного состояния;
  • иметь навыки, связанные с организацией рабочего процесса и документооборота;
  • уметь налаживать процессы, имеющие отношение к управленческому труду;
  • использовать в работе средств и инструментария для упрощения рабочего процесса, уметь пользоваться ими;
  • уметь перевести важные документы;
  • соблюдать нормы и правила, а также применять знания в области охраны и безопасности.

Существуют образовательные курсы для получения квалификации секретаря-референта

Функциональные особенности

Рассматривая должностные обязанности секретаря-референта, можно выделить несколько функций, которые он выполняет:

  • обслуживание достоверными справками и требуемыми информационными данными на основании всех видов документации, фигурирующей на предприятии;
  • осуществление руководства методического характера, обеспечение контроля организации делопроизводственной деятельности в головном офисе и в филиалах;
  • обеспечение документооборота в рамках деятельности совещательных органов;
  • осуществление работ по созданию и оформлению кадровой документации, учета, особенно если на предприятии нет сотрудника в должности инспектора по работе с персоналом.

Функциональные обязательства сотрудника

  1. Осуществление подготовки документации, обеспечение общей хозяйственной деятельности фирмы.
  2. Организация рабочих процессов, имеющих отношение к документации фирмы: все документы должны создаваться и хранится на основании норм и правил.
  3. Оказание контроля в рамках подготовительных действий, а также правильности составления и согласования данных, которые впоследствии уйдут руководству для подписи.
  4. Обязательное контролирование исполнения документации, поручений руководящих должностей, принятие быстрых срочных мер по исполнению бумаг.
  5. Организация подготовительных работ, принимаемых по поводу доведения полномочий и поручений до исполнителей решения, проведение аналитических работ по оценке состояния докладов и справок, поступающих в документационный оборот фирмы.
  6. Осуществление оперативной связи с посторонними компаниями – коммерческими и государственными партнерами, физическими лицами, для решения текущих вопросов по телефону, факсу, лично.
  7. Ведение приема посетителей и первичная беседа с некоторыми из них.
  8. Осуществление работы, включающей оформление личных карт Т-2, дел, приказов и поручение, трудовых книг, заключаемых договорных контрактов, документов в области командирования, выдача табелей учета и справок о стаже, доходе.
  9. Выполнение работ, связанных с копированием и машинным созданием материалов с использованием прогрессивных средств вычислительной техники для ускорения прогресса.
  10. Проведение разбора бумаг для архивного хранения, утилизации и для непосредственного использования.

Обратите внимание: работа секретарем-референтом несет в себе множество обязательств, поэтому и требования к соискателям зачастую достаточно высоки. Следовательно, данную должность можно считать лицом компании.

Права сотрудника

Рассматривая вопрос о том, кто такой секретарь-референт и что он делает, можно отметить не только обязанности сотрудника, но и его права с полномочиями.

К правам секретаря-референта относятся:

  • выполнение поручений по запросам от служб, нужных для работы материалов, требование объяснений по поводу задержки выполняемых операций;
  • рассмотрение, оценка документов, последующая их отправка на исполнение специалистам;
  • предъявление требований, направленных на доработку документации, составление и оформление;
  • внесение в документационные сведения изменений, если они не противоречат общим правилам и находятся в компетенции сотрудника;
  • принятие управленческих позиций для создания новых методов и форм труда в рамках компетенции сотрудника;
  • предоставление руководству требований касательно создания условий для того, чтобы выполнялись служебные обязанности, а документы при этом – сохранились в рамках деятельности фирмы;
  • осуществление рабочих мероприятий с информацией конфиденциального характера;
  • осуществление взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями касательно вопросов проверки исполнения документации, а также в области подачи нужных информационных сведений.

Секретарь-референт имеет доступ к важнейшим документам предприятия и имеет право требовать материалы, необходимые для осуществления своей деятельности

Ответственность

Рассматривая сферу деятельности этого сотрудника, стоит упомянуть про его ответственность и о пунктах, которые в нее включены:

  • недостаточно хорошее качество документов, представленных для подписи руководителем;
  • халатное отношение к работе и ведению документационных данных, небрежность и недобросовестность при выполнении базовых трудовых обязательств;
  • отсутствие с его стороны ответственности за сохранность документов, разглашение сведений, которые имеют конфиденциальность, и так далее;
  • невыполнение или несвоевременное осуществление работ, связанных с должностными обязательствами сотрудника;
  • общее нарушение норм и правил данной инструкции.

Таким образом, к сотруднику, занятому в данной области, предъявляется немало требований, а также предусмотрено выполнение обязательств. За несоответствие нормам и правилам работы фирмы полагается штраф или ответственность другого плана.


Смотрите это видео на YouTube

Чем занимается помощник секретаря: Должностная инструкция, обязанности и ответственность

Помощник секретаря отвечает за выполнение административных и канцелярских обязанностей по поддержке повседневной деятельности различных отделов и управленческого персонала и обеспечению эффективности бизнес-функций. Помощники секретаря обычно помогают в деловом общении, отвечая на запросы и проблемы клиентов, связываясь с существующими клиентами, чтобы назначить встречи, приветствуя гостей в офисе и перенаправляя звонки в соответствующий отдел. Они также обрабатывают процедуры ввода данных, обновляют информацию о клиентах в базе данных, а также создают отчеты о деловых и финансовых операциях.

Потратьте несколько минут, чтобы создать или обновить свое резюме. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме. Затем выберите один из 10+ шаблонов резюме, чтобы создать резюме помощника секретаря.

Обязанности помощника секретаря

Вот примеры обязанностей из резюме настоящего помощника секретаря, представляющие типичные задачи, которые они могут выполнять на своих должностях.

  • Управление ежедневными административными операциями, включая телефонную связь, обработку рабочих заданий и поддержание организованной рабочей среды.
  • Помощь главному бухгалтеру в дополнительных работах и ​​обучение работе с QuickBooks.
  • Вычитка, редактирование и набор юридических документов, деловых писем, примечаний к делу.
  • Ведение бухгалтерского учета, ответы на телефонные звонки, выполнение поручений и выставление счетов с помощью Quickbooks.
  • Помощь в установлении контактов и информировании родителей будущих выпускников о программах для выпускников и пожертвованиях.
  • Служить первым контактным лицом для студентов, преподавателей и выпускников, звонящих или посещающих главный административный офис.
  • Создание и демонстрация презентаций PowerPoint по мере необходимости.
  • Обработка платежной ведомости с использованием ADP и больничной компьютеризированной системы.
  • Отвечать на телефонные звонки, способствовать общению между персоналом и членами собрания, отправлять рассылки и публиковать бюллетени
  • Использовать специальные знания медицинской терминологии и больничных, клиник или лабораторных процедур.
  • Выполнение этих действий в соответствии с установленными политиками и процедурами и с назначенными базами данных.
  • Подготовьте всю корреспонденцию Конгресса, проверьте данные по заработной плате и управлению финансами и внедрите бизнес-технологии через программу инициатив электронного правительства.
  • Сообщите о посещаемости родителям, школьным консультантам и учителю посещаемости.

Вакансии помощника секретаря, которые могут вам понравиться

  • Высокооплачиваемая работа помощника секретаря — от 302 тысяч долларов и выше0003

    Необходимый опыт не требуется

  • Неполный ассистент. Поиск работы без степени требуется

Нужно идеальное резюме помощника секретаря?

Наш конструктор резюме на основе искусственного интеллекта поможет вам составить привлекательное и релевантное резюме для работы, которую вы хотите.

Помощник секретаря Должностная инструкция

Когда дело доходит до понимания того, чем занимается помощник секретаря, у вас может возникнуть вопрос: «Должен ли я стать помощником секретаря?» Данные, включенные в этот раздел, могут помочь вам принять решение. По данным Бюро статистики труда, по сравнению с другими должностями помощники секретарей имеют темпы роста, описываемые как «снижение» на уровне -7% в период с 2018 по 2028 год. Фактически, количество вакансий помощника секретаря, которые, по прогнозам, откроются к 2028 году, составляет -276 700 человек.

Помощники секретаря в среднем составляют около 51,62 доллара в час, что составляет годовой оклад помощника секретаря 107 366 долларов. Кроме того, известно, что помощники секретарей зарабатывают от 38 000 до 302 000 долларов в год. Это означает, что самые высокооплачиваемые помощники секретарей зарабатывают на 79 000 долларов больше, чем самые низкооплачиваемые.

После того, как вы станете помощником секретаря, вам может быть любопытно узнать, какие еще есть возможности. Карьера не подходит всем. По этой причине мы нашли несколько других вакансий, которые могут вам понравиться. Некоторые вакансии, которые могут вас заинтересовать, включают помощника администратора на стойке регистрации, помощника администратора по операциям, помощника по административным услугам и помощника по административным вопросам.

Помощник секретаря Вакансии, которые могут вам понравиться

Создайте резюме профессионального помощника секретаря за считанные минуты. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме. Затем выберите один из 12+ шаблонов резюме, чтобы создать резюме помощника секретаря.

Шерил Хейс

Помощник секретаря

Tampa, FL

(280) 555-07229 292

. 0003

[email protected]

Skills

  • Computer System
  • Web Services
  • Bank Deposits
  • Community Services
  • Student Records
  • Communication
  • Computer Programs
  • Purchase Orders
  • Secretarial Support
  • Office Machines

Опыт работы

Помощник секретаря

2016 – настоящее время

Штат Флорида Тампа, Флорида

  • Созданы и поддерживаются жесткие файлы и электронные файлы для утвержденных поставщиков.
  • Обучение и контроль новых сотрудников по повседневным офисным процедурам.

Секретарь

2015–2016

Adecco Staffing, USATampa, FL

  • Отправка счетов и чеков по почте Ввод данных в программное обеспечение компании Файловая документация Письменное и устное общение Решать проблемы Отчет о посещаемости

Интернатура по коммуникациям

2014–2015

Планы медицинского обслуживания WellCare Тампа, Флорида

  • Разработка внешнего веб-контента, предназначенного для поставщиков, а также внутренних веб-ресурсов и активов, а также контроль за их работой.
  • Подготовлены все пресс-релизы (на английском и испанском языках) для всех газет по всей стране.
  • Повысьте узнаваемость в Интернете с помощью социальных сетей, таких как Twitter и Facebook.

Образование

Степень бакалавра Коммуникации

2011–2014

Университет Южной Флориды Тампа, Флорида

 

 

Edward Carpenter

Assistant Secretary

Contact Info

Chicago, IL

(950) 555-3453

[email protected]

Навыки

Канцелярские задачиРегулярная перепискаФедеральные агентстваЛичные делаОсобые событияТелефонные звонкиЮридические документыБаза данныхПовестки в судПерсональные компьютеры

Трудовой стаж

Помощник секретаря

2018 – настоящее время

Allstate

Чикаго, Иллинойс

  • Работал офисным помощником и занимался планированием встреч и продажей товаров для моей сферы деятельности.
  • Обработано входящая и исходящая почта, ответственный за банковские депозиты и мелкую кассу.
  • Помощь в проектах по обработке текстов, требующих большого объема электронных таблиц и презентаций.
  • Помощь адвокатам с административными функциями в эффективной обработке рабочего процесса юридической группы Global Business Communications Systems.

Помощник в офисе

2017–2018

Kelly Services

Индианаполис, Индиана

  • Выполнение различных административных задач.
  • Медицинская информация облачной больницы Сканирование карт пациентов в Chartmax Dating и классификация отсканированных медицинских карт через Chartmax.
  • При подаче использовалась система счисления; соблюдает политику компании в отношении конфиденциальности пациентов HIPPA.
  • Взаимодействие с поставщиками по вопросам заказа и инвентаризации канцелярских товаров.

Клерк-машинистка (неполный рабочий день)

2016–2017

United Dairy Farmers

Wilberforce, OH

  • Урегулирование проблем с заказами и сообщение о них Предусмотрено обучение временных или новых сотрудников Ведение точного учета проблем и связи
  • Поиск, отбор и ввод в окончательной форме различных статистических отчетов.

Образование

Степень бакалавра Секретарские и административные науки

2014 — 2017

Central State University

Wilberforce, OH

 

 

Grace Morgan

Assistant Secretary

Bloomington , IL

(230) 555-6293

[email protected]

Опыт работы

Помощник секретаря с 2018 г. по настоящее время

State Farm•Bloomington, IL

  • Работал с базой данных FEMA (Федеральное агентство по чрезвычайным ситуациям).
  • Создание и представление презентаций в формате PowerPoint для руководства Совхозбанка.
  • Прошел обучение и имеет опыт работы на аппарате телеметрии и медицинском хирургическом этаже.

Канцелярский помощник2013–2018

YMCA Большого Индианаполиса•Индианаполис, Индиана

  • Планирование и выполнение повседневных дел.
  • Координация поездок, ведение базы данных и обеспечение предоставления услуг премиум-класса клиентам.
  • Обновляйте информацию через Интернет, HPD, отдел обслуживания клиентов и отправляйте по факсу ежедневные жалобы о расследовании отказа.

Помощник воспитателя 2010–2013

YMCA Большого Индианаполиса • Индианаполис, Индиана

  • Наблюдал за поведением и прогрессом детей, информировал родителей в устной форме; уведомлен родители потенциальных поведенческих проблем.
  • Посещение конференций и тренингов по развитию ухода за детьми.
  • Преодоление коммуникативного и культурного разрыва между детьми из разных стран, которые практически не знали английского языка.
  • Сертифицированная няня Красного Креста (включая оказание первой помощи и сердечно-легочную реанимацию).

навыки

Планирование собраний Payrollcomputer Programschild Caredaily Наблюдения за отчетом. за несколько минут с помощью этого шаблона.

Навыки и личные качества помощника секретаря

Мы подсчитали, что 9% помощников секретаря умеют вести телефонные переговоры, планировать встречи и составлять финансовые отчеты. Они также известны своими мягкими навыками, такими как навыки межличностного общения, организационные навыки и навыки письма.

Мы разбили процент помощников секретарей, у которых эти навыки указаны в их резюме, здесь:

  • Телефонные звонки, 9% Информация.

  • Назначение встреч, 7%

    Удовлетворение потребностей посетителей, включая раздачу документов и назначение встреч.

  • Финансовые отчеты, 6%

    Подготовлены все внутренние финансовые отчеты, а также финансовые прогнозы и бюджетные прогнозы.

  • Заработная плата, 6%

    Подготовил всю корреспонденцию Конгресса, проверил данные о заработной плате и финансовом управлении и внедрил бизнес-технологии через программу инициатив электронного правительства.

  • Персональные компьютеры, 5%

    Управление офисной техникой, такой как копировальные аппараты и сканеры, факсы, голосовая почта и персональные компьютеры.

  • Офисные процедуры, 5%

    Помощь ведущему секретарю в общей офисной поддержке, ответ на телефонные звонки, поиск информации, работа с различным офисным оборудованием

Единственные навыки, которые мы нашли помощники секретарей, перечислены в их резюме. На самом деле, мы нашли целый список обязанностей помощника секретаря, в том числе:

  • Вероятно, самой важной чертой личности помощника секретаря являются навыки межличностного общения. В примере из резюме говорится о навыке: «Секретари и помощники по административным вопросам взаимодействуют с клиентами, заказчиками или персоналом». Кроме того, в других резюме указано, что помощники секретарей могут использовать навыки межличностного общения, чтобы «использовать эффективные, позитивные навыки межличностного общения и отвечать». на запросы и жалобы своевременно.»
  • Другим часто встречающимся навыком, позволяющим выполнять обязанности помощника секретаря, являются следующие: организационные навыки. Согласно резюме помощника секретаря, «секретари и помощники по административным вопросам хранят файлы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно». Посмотрите этот пример того, как помощники секретарей используют организационные навыки: «повышение организационных навыков за счет подачи заметок и координации телефонных звонков»
  • Помощники секретарей также известны своими навыками письма, которые могут иметь решающее значение, когда дело доходит до выполнения их обязанностей. Пример того, почему этот навык важен, показан в этом фрагменте, который мы нашли в резюме помощника секретаря: «Секретари и помощники по административным вопросам пишут записки и электронные письма при общении с менеджерами, сотрудниками и клиентами». Мы также нашли этот пример резюме, в котором подробно описано, как этот навык подвергается испытанию: «отвечать на почту — переписку (написание писем), телефонные звонки и т. д.»

    • См. полный список навыков помощника секретаря.

    Мы обнаружили, что 47,5% помощников секретарей имеют степень бакалавра. Кроме того, 8,4% получили степень магистра, прежде чем стать помощником секретаря. Хотя это правда, что большинство помощников секретарей имеют высшее образование, как правило, можно стать таковым, имея только среднее образование. На самом деле каждый шестой помощник секретаря не тратил дополнительные деньги на учебу в колледже.

    Те помощники секретарей, которые учатся в колледже, обычно получают степень в области бизнеса или психологии. Менее распространенные степени для помощников секретарей включают бухгалтерские степени или степени по английскому языку.

    Когда вы будете готовы стать помощником секретаря, вам может быть интересно, какие компании нанимают помощников секретаря. Согласно нашему исследованию с помощью резюме помощников секретарей, помощников секретарей в основном нанимают Auburn-Washburn USD 437, Elanco и HSBC Bank. Сейчас самое время подать заявку, так как в Auburn-Washburn USD 437 есть 2 вакансии помощников секретарей, 2 в Elanco и 2 в HSBC Bank.

    Так как зарплата важна для некоторых помощников секретарей, приятно отметить, что они получают самые высокие зарплаты в Elanco, Odyssey Re и Университете штата Вашингтон. Если бы вы внимательно посмотрели на Elanco, то обнаружили бы, что средняя зарплата помощника секретаря составляет 172 556 долларов. Тогда в Odyssey Re помощники секретарей получают среднюю зарплату $82,9.89, в то время как зарплата в Университете штата Вашингтон составляет 49 573 доллара.

    Подробнее о заработной плате помощника секретаря в США.

    Если вы получили степень в 100 лучших учебных заведениях США, возможно, вам стоит обратить внимание на Университет Бригама Янга, Университет Пердью и Университет Коннектикута. Эти три компании наняли значительное количество помощников секретарей из этих учреждений.

    Три компании, которые нанимают самых престижных помощников секретарей:

    • HSBC Bank2 Помощник секретарей. вакансии рядом с США

    • Начальный уровень Помощник секретаря Вакансии

      Практически не требуется опыта

    • Помощник секретаря на неполный рабочий день Вакансии

      Неполный рабочий день. Найм найм в настоящее время

    • Активное наем

      Помощник секретаря. Наш инструмент для создания резюме проведет вас через процесс создания выдающегося резюме архитектора.

      Что делают помощники администратора на стойке регистрации

      Помощник администратора на стойке регистрации отвечает за выполнение административных обязанностей по поддержке повседневных деловых функций и операций. Административные помощники на стойке регистрации помогают гостям, отвечают на их запросы и проблемы и направляют их к соответствующему персоналу для удовлетворения их потребностей. Они также следят за запасами в офисе, пишут заявки на покупку и распределяют почту по отделам. Помощники администратора на стойке регистрации просматривают деловые и финансовые транзакции для создания отчетов, обновления информации в базе данных компании и сортировки документов для справки.

      В этом разделе мы сравниваем среднюю годовую зарплату помощника секретаря с зарплатой административного помощника на стойке регистрации. Как правило, помощники администратора на стойке регистрации зарабатывают на 74 329 долларов меньше, чем помощники секретаря в год.

      Несмотря на то, что их заработная плата может различаться, у помощников секретарей и административных помощников на стойке регистрации есть одна общая черта — некоторые навыки, необходимые для каждого ремесла. В обеих карьерах сотрудники развивают такие навыки, как телефонные звонки, планирование встреч и начисление заработной платы.

      Что касается сходства, то на этом оно заканчивается, поскольку обязанности помощника секретаря требуют таких навыков, как «финансовые отчеты», «персональные компьютеры», «соответствующие стороны» и «федеральные агентства». В то время как помощник администратора на стойке регистрации имеет навыки «обслуживания клиентов», «ввода данных», «операций на стойке регистрации» и «регистрации». Так что, если вы ищете, что действительно разделяет эти две профессии, вы это нашли.

      В среднем помощники администратора на стойке регистрации имеют более низкий уровень образования, чем помощники секретаря. Административные помощники на стойке регистрации имеют на 5,5% меньше шансов получить степень магистра и на 2,1% меньше шансов получить докторскую степень.

      Каковы обязанности помощника операционного администратора?

      Помощник операционного администратора в первую очередь отвечает за выполнение вспомогательных задач при наблюдении за операциями в компании или организации. Как правило, их обязанности связаны с ответами на запросы на рабочем месте, ответами на звонки и вопросы клиентов, управлением графиками, организацией встреч и ведением точных записей обо всех транзакциях между сотрудниками, клиентами и поставщиками. Бывают также случаи, когда необходимо помогать старшим администраторам в организации их поездок и помогать персоналу в решении сложных вопросов. Кроме того, в качестве помощника важно соблюдать политику и правила компании.

      Далее у нас есть профессия помощника операционного администратора. Эта карьера приносит более низкую среднюю зарплату по сравнению с годовой зарплатой помощника секретаря. На самом деле, разница в зарплате помощников операционного администратора на 72 406 долларов ниже, чем годовая зарплата помощников секретарей.

      Сходство между двумя карьерами помощников секретарей и помощников администратора операций заключается в некоторых навыках, связанных с обеими ролями. Мы использовали резюме представителей обеих профессий и обнаружили, что обе используют такие навыки, как «телефонные звонки», «назначение встреч» и «финансовые отчеты».0003

      Помимо разницы в зарплате, есть и другие ключевые отличия, на которые стоит обратить внимание. Например, обязанности помощника секретаря, скорее всего, потребуют таких навыков, как «персональные компьютеры», «соответствующие стороны», «федеральные агентства» и «заседания совета директоров». Между тем, помощник администратора операций может иметь опыт в таких областях, как «обслуживание клиентов», «ввод данных», «процедуры» и «объект». Эти различия подчеркивают, насколько по-разному выглядит повседневная жизнь в каждой роли.

      Когда дело доходит до различий в образовании между двумя профессиями, помощники оперативного администратора, как правило, достигают того же уровня образования, что и помощники секретарей. Фактически, у них на 4,2% меньше шансов получить степень магистра и на 2,1% меньше шансов получить докторскую степень.

      Чем отличается помощник по административным вопросам

      Помощник по административным вопросам отвечает за административную поддержку организации, обеспечение бесперебойной работы и предоставление клиентам наилучших услуг. Помощники по административным службам обычно являются первым контактным лицом посетителей, отвечая на их запросы и проблемы, проверяя встречи и направляя их к соответствующему персоналу или отделу. Они также присутствуют на собраниях и конференциях, составляют протоколы, представляют документы и предлагают возможности для улучшения операционных функций и повышения прибыльности. Помощник по административным службам выполняет обработку данных, сортировку файлов, мониторинг офисных запасов и другие связанные задачи по мере необходимости.

      Третья профессия, которую мы рассмотрим, — помощник по административным вопросам. В среднем эти работники получают более низкую заработную плату, чем помощники секретарей. Фактически, они получают меньшую зарплату на 71 876 долларов в год.

      Просматривая резюме нескольких помощников секретарей и помощников по административным вопросам, мы обнаружили, что обе роли используют схожие навыки, такие как «телефонные звонки», «назначение встреч» и «финансовые отчеты». Но помимо этого карьеры выглядят очень по-разному.

      Некоторые важные ключевые различия между двумя карьерами заключаются в некоторых навыках, необходимых для выполнения обязанностей. Некоторые примеры из резюме помощника секретаря включают в себя такие навыки, как «персональные компьютеры», «прямые звонки», «соответствующие стороны» и «федеральные агентства», тогда как помощник по административным услугам может быть квалифицирован в «процедурах», «обслуживании клиентов», «данных». поступление» и «специальные проекты».

      Помощники по административным службам обычно учатся на том же уровне, что и помощники секретарей. Например, у них на 3,2% меньше шансов получить степень магистра и на 2,0% меньше шансов получить докторскую степень.

      Описание канцелярского/административного помощника

      Административный помощник, также известный как секретарь или офисный служащий, — это человек, который выполняет повседневные канцелярские и административные задачи. Помощники администратора выполняют множество задач, таких как ответы на телефонные звонки, систематизация файлов, поддержание контактов, планирование встреч и встреч и многое другое. Их задача может быть обширной, в зависимости от потребностей операций и высшего руководства. Они служат привратником компании, поэтому необходимы сильные устные и письменные коммуникативные навыки. Они также должны демонстрировать отличные организаторские способности и умение управлять временем, поскольку они являются ресурсом компании.

      Теперь мы рассмотрим канцелярских/административных помощников, которые обычно получают в среднем более низкую заработную плату по сравнению с годовой зарплатой помощника секретаря. На самом деле разница составляет около 76 383 долларов в год.

      Согласно резюме помощников секретарей и канцелярских/административных помощников, некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей на каждой должности, схожи. Эти навыки включают «телефонные звонки», «назначение встреч» и «финансовые отчеты».

      Несмотря на то, что несколько наборов навыков пересекаются, есть некоторые различия, которые важно отметить. Во-первых, помощнику секретаря могут больше пригодиться такие навыки, как «соответствующие стороны», «федеральные агентства», «собрания совета» и «студенческие записи». Между тем, некоторые канцелярские / административные помощники могут включать в свое резюме такие навыки, как «ввод данных», «обслуживание клиентов», «временные задания» и «точные сообщения».

      Как правило, канцелярские/административные помощники имеют более низкий уровень образования по сравнению с резюме помощников секретарей. Канцелярские/административные помощники имеют на 5,2% меньше шансов получить степень магистра и на 2,1% меньше шансов получить докторскую степень.

      Помощник секретаря Описание работы: Зарплата, обязанности и прочее

      Помощники секретаря — это профессионалы, работающие за кулисами и обеспечивающие бесперебойную работу организаций. Они оказывают административную поддержку руководителям своей организации и другим сотрудникам, решая широкий круг задач, которые эти люди были бы трудны или невозможны для выполнения самостоятельно.

      Помощники секретаря обычно выполняют канцелярские обязанности, такие как набор писем, ведение заметок во время совещаний, подача документов и ответы на телефонные звонки. Однако они также могут отвечать за более сложные задачи, такие как создание презентаций, обновление баз данных и обслуживание компьютерных систем.

      Обязанности помощника секретаря

      У помощника секретаря широкий круг обязанностей, который может включать:

      • Организация собраний путем бронирования помещений, составление расписания выступающих, ведение заметок во время собраний и подготовка протоколов собраний
      • Обработка входящей почты путем сканирования, хранение или измельчение материалов по мере необходимости
      • Ведение базы данных контактной информации отдельных лиц в компании или отрасли
      • Обработка платежей путем ввода данных в компьютерную систему или работы с кассовым аппаратом
      • Координация поездок путем бронирования мест в отелях или пунктах общественного питания, организации наземного транспорта, бронирования рейсов или чартерных рейсов, а также координации с другими сотрудниками, участвующими в поездке
      • Планирование офисной деятельности, такой как организация встреч, заказ расходных материалов, организация ремонта
      • Подготовка и ведение записей, таких как бухгалтерские книги или личные дела сотрудников
      • Набор писем и отчетов с использованием программного обеспечения для обработки текста или других компьютерных приложений
      • Организация и ведение записей в компьютерных базах данных с использованием программного обеспечения для управления базами данных

      Заработная плата помощника секретаря и перспективы

      Заработная плата помощника секретаря зависит от уровня их образования и опыта, размера компании и географического положения. Они также могут получить дополнительную компенсацию в виде премий.

      • Средняя годовая зарплата: 44 500 долларов США (21,39 долларов США в час)
      • Верхние 10% годовой зарплаты: 125 000 долларов (60,1 доллара в час)

      Ожидается, что в течение следующего десятилетия количество секретарей и помощников по административным вопросам снизится.

      Рост числа секретарей и помощников по административным вопросам замедлился, поскольку многие компании централизовали свои офисные вспомогательные функции, такие как управление персоналом или расчет заработной платы, что означает, что в этих областях требуется меньше работников. Кроме того, некоторые компании автоматизируют задачи, которые ранее выполняли секретари и помощники по административным вопросам, что снижает потребность в этих работниках.

      Помощник секретаря Требования к работе

      Помощник секретаря обычно должен иметь следующее:

      Образование: Большинству секретарей и помощников по административным вопросам требуется как минимум диплом средней школы или GED. Тем не менее, многие работодатели предпочитают кандидатов, имеющих степень младшего специалиста или бакалавра в области бизнеса, делопроизводства или смежных областях. Соответствующая курсовая работа включает коммерческое право, компьютерные навыки, бухгалтерский учет, экономику, набор текста и обработку текстов.

      Обучение и опыт: Помощники секретаря обычно проходят обучение на рабочем месте у своих новых работодателей. Это обучение может включать изучение политик и процедур компании, компьютерных программ и другого офисного оборудования.

      Сертификаты и лицензии: Сертификаты могут подтвердить квалификацию человека нынешним и потенциальным работодателям. Помощники секретаря могут получить сертификаты, чтобы получить более практические знания о своих обязанностях, проверить свои профессиональные навыки и продолжить карьеру.

      Навыки помощника секретаря

      Секретарям необходимы следующие навыки, чтобы добиться успеха:

      Организация: Организация — еще один важный навык помощника секретаря. Вы можете нести ответственность за ведение файлов, управление календарями и отслеживание корреспонденции. Способность оставаться организованным может помочь вам эффективно выполнять свои задачи и высвободить время вашего руководителя.

      Коммуникация: Коммуникация – это акт передачи информации в устной или письменной форме. В качестве помощника секретаря вам может потребоваться общаться с клиентами, коллегами и другими помощниками. Отличные коммуникативные навыки помогут вам четко и эффективно передавать информацию.

      Компьютерные навыки: Компьютерные навыки необходимы для того, чтобы быть эффективным секретарем. Вы должны иметь базовые знания о компьютерных программах, таких как Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Вы также должны быть знакомы с распространенными компьютерными программами, такими как электронная почта, интернет-браузеры и системы хранения файлов.

      Внимание к деталям: Внимание к деталям — это навык, который может помочь вам стать более эффективным помощником. Вы можете использовать этот навык, чтобы выполнять задачи быстрее и точнее. Например, если вы печатаете корреспонденцию для менеджера, вы можете обратить внимание на детали, чтобы убедиться, что вы не делаете орфографических или грамматических ошибок. Вы также можете уделять внимание деталям, чтобы систематизировать файлы и документы, что поможет вам быстрее находить информацию, когда она понадобится вашему руководителю.

      Решение проблем: В качестве помощника вам может быть поручено найти решение возникающих проблем. Ваша способность критически мыслить и решать проблемы может помочь вам стать эффективным помощником. Вас могут попросить найти решения проблем, влияющих на производительность компании или комфорт сотрудников.

      Рабочая среда помощника секретаря

      Помощник секретаря работает в различных условиях, включая корпоративные офисы, государственные учреждения и образовательные учреждения. Обычно они работают стандартную 40-часовую рабочую неделю, хотя иногда им приходится работать сверхурочно, чтобы завершить проект или уложиться в срок. Помощники секретаря обычно работают в хорошо освещенных, комфортабельных офисах. Им может потребоваться сидеть в течение длительного периода времени, поэтому у них должны быть стулья с хорошей поддержкой спины. Им также необходим доступ к компьютерам, принтерам и другому офисному оборудованию. Помощники секретаря обычно работают в тесном контакте с другими офисными сотрудниками, поэтому они должны хорошо ладить с другими и уметь работать в команде.

      Тенденции секретарских помощников

      Вот три тенденции, влияющие на работу секретарских помощников. Помощникам секретарей необходимо быть в курсе этих событий, чтобы поддерживать актуальность своих навыков и сохранять конкурентное преимущество на рабочем месте.

      Рост удаленной работы

      Тенденция удаленной работы быстро растет, поскольку все больше и больше людей предпочитают работать из дома. Это связано со многими преимуществами удаленной работы, такими как повышение производительности, снижение стресса и лучший баланс между работой и личной жизнью.

      По мере того, как все больше и больше компаний принимают политику удаленной работы, помощники секретарей должны иметь возможность эффективно управлять своим временем и общаться с коллегами, не находясь в одной комнате. Они также должны уметь пользоваться технологиями, чтобы оставаться на связи с остальной частью команды.

      Подробнее Использование технологий

      Использование технологий на рабочем месте становится все более распространенным явлением, поскольку все больше и больше предприятий ищут способы повышения эффективности и снижения затрат. Секретари и помощники по административным вопросам могут воспользоваться этой тенденцией, научившись использовать технологии для выполнения своей работы.

      Это включает в себя обучение использованию программного обеспечения, такого как текстовые процессоры, электронные таблицы и базы данных. Это также означает знакомство с новыми технологиями по мере их появления, чтобы вы могли использовать их преимущества в своей работе.

      Повышенное внимание к обслуживанию клиентов

      Предприятия уделяют больше внимания обслуживанию клиентов, чем когда-либо прежде. Это связано с тем, что клиенты теперь с большей вероятностью оставят негативные отзывы в Интернете, если считают, что с ними плохо обращались.

      Секретари и помощники по административным вопросам могут играть ключевую роль в обеспечении удовлетворенности клиентов. Обеспечивая отличное обслуживание клиентов, они могут помочь укрепить доверие между компанией и ее клиентами.

      Как стать помощником секретаря

      Карьера помощника секретаря может стать отличным способом войти в дверь делового мира. В качестве помощника секретаря у вас будет возможность узнать о различных отраслях и компаниях, а также развить навыки общения, организации и обслуживания клиентов.

      Чтобы начать карьеру помощника секретаря, важно создать прочную основу навыков. Это включает в себя хорошие навыки набора текста и письма, а также знание программ Microsoft Office. Вы также должны быть в состоянии эффективно общаться с людьми из всех слоев общества.

      Связанный: Как написать резюме помощника секретаря

      Перспективы продвижения

      При наличии опыта помощник секретаря может быть повышен до исполнительного секретаря или помощника по административным вопросам. Эти должности могут повлечь за собой большую ответственность, например, обработка корреспонденции, подготовка отчетов и контроль за другим канцелярским персоналом. Некоторые исполнительные секретари и помощники по административным вопросам несут ответственность за управление всем офисом. Обладая дополнительным опытом и подготовкой, помощник секретаря может стать секретарем по правовым вопросам, медицинским секретарем или судебным секретарем.

      Похожие вакансии

      • Административный помощник
      • Исполнительный помощник
      • Секретарь
      • Офис-менеджер
      • Офисный помощник
      • Клерк по вводу данных

      Карьера Секретарь или помощник по административным вопросам | Описание работы, зарплата и рост

      Секретари и помощники по административным вопросам выполняют обычные канцелярские и административные обязанности. Они систематизируют файлы, готовят документы, назначают встречи и поддерживают других сотрудников.

      Обязанности

      Секретари и помощники по административным вопросам обычно выполняют следующие обязанности:

      • Отвечают на телефонные звонки и принимают сообщения или переводят звонки
      • Планирование встреч и обновление календарей событий
      • Организация собраний сотрудников
      • Обработка входящей и исходящей почты и факсов
      • Подготовка служебных записок, счетов или других отчетов
      • Редактировать документы
      • Ведение баз данных и файловых систем, электронных или бумажных
      • Выполнение базовой бухгалтерии

      Секретари и помощники по административным вопросам выполняют различные канцелярские и административные обязанности, необходимые для эффективного управления организацией. Они используют компьютерное программное обеспечение для создания электронных таблиц; управлять базами данных; подготовка презентаций, отчетов и документов. Они также могут вести переговоры с поставщиками, покупать расходные материалы и управлять складскими помещениями или корпоративными библиотеками. Секретари и помощники по административным вопросам также используют видеоконференцсвязь, факс и другое офисное оборудование. Конкретные должностные обязанности зависят от опыта, должности и специальности.

      Ниже приведены примеры типов секретарей и помощников по административным вопросам: 

      Исполнительные секретари и помощники по административным вопросам  обеспечивают административную поддержку высокого уровня для офиса и высшего руководства организации. Они часто берут на себя более сложные обязанности, такие как просмотр входящих документов, проведение исследований и подготовка отчетов. Некоторые также контролируют канцелярский персонал.

      Юридические секретари  выполнять работу, требующую знания юридической терминологии и процедур. Они готовят юридические документы, такие как повестки, жалобы, ходатайства и повестки в суд под наблюдением адвоката или помощника юриста. Они также просматривают юридические журналы и помогают с юридическими исследованиями, например, проверяя цитаты и цитаты в юридических сводках.

      Медицинские секретари расшифровывают диктанты и готовят отчеты или статьи для врачей или ученых-медиков. Они также собирают простые истории болезни пациентов, организуют госпитализацию пациентов или обрабатывают страховые платежи. Медицинские секретари должны быть знакомы с медицинской терминологией и кодами, медицинскими записями и больничными или лабораторными процедурами.

      Секретари и помощники по административным вопросам, за исключением юридических, медицинских и исполнительных  формируют самую большую подкатегорию секретарей и помощников по административным вопросам. Они занимаются административной деятельностью офиса практически во всех секторах экономики, включая школы, правительство и частные корпорации. Например, секретари в школах часто несут ответственность за обработку большей части коммуникаций между родителями, учащимися, сообществом, учителями и школьной администрацией. Они назначают встречи, принимают посетителей и отслеживают записи студентов.

      Рабочая среда

      Секретари и помощники по административным вопросам в 2018 году занимали около 3,8 миллиона рабочих мест. Занятость по конкретным профессиям, которые составляют секретари и помощники по административным вопросам, распределялась следующим образом:

      Секретари и помощники по административным вопросам, кроме исполнительный                            2 382 500
      Ответственные секретари и помощники по административным вопросам 622 500
      Медицинские секретари 601 700
      Юридические секретари 180 100

      Крупнейшие работодатели секретарей и административных помощников:

      Здравоохранение и социальная помощь 23%
      Образовательные услуги; государственный, местный и частный 14
      Профессиональные, научные и технические услуги 12
      Правительство 8
      Религиозные, благотворительные, общественные, профессиональные и подобные организации                            6

      Секретари и помощники по административным вопросам работают почти во всех отраслях.

      Большинство секретарей и административных помощников работают в офисе. Некоторые помощники по административным вопросам могут работать дома в качестве 90 722 виртуальных помощников 9.0723 .

      Графики работы

      Большинство секретарей и административных помощников работают полный рабочий день.

      Образование и профессиональная подготовка

      Выпускники средних школ, имеющие опыт использования компьютерных приложений, таких как программы для обработки текстов и электронных таблиц, обычно подходят для должностей начального уровня. Хотя большинство секретарей изучают свою работу за несколько недель, многим юридическим и медицинским секретарям требуется дополнительная подготовка для изучения отраслевой терминологии. Исполнительным секретарям обычно требуется несколько лет соответствующего опыта работы.

      Образование

      Выпускники средних школ могут пройти курсы обработки текстов и делопроизводства в технических школах или колледжах. Некоторые агентства по временному трудоустройству также проводят обучение работе с программным обеспечением для обработки текстов, электронных таблиц и баз данных.

      Некоторые медицинские и юридические секретари изучают отраслевую терминологию и практику, посещая курсы, предлагаемые в местных колледжах или технических школах. На должности исполнительного секретаря работодатели все чаще предпочитают нанимать тех, кто прошел некоторые курсы в колледже или имеет степень бакалавра.

      Обучение

      Секретари и помощники по административным вопросам обычно приобретают свои навыки в ходе краткосрочного обучения на рабочем месте, которое обычно длится несколько недель. За это время они узнают об административных процедурах, в том числе о том, как подготовить документы. Обучение медицинских и юридических секретарей может длиться несколько месяцев, поскольку они изучают отраслевую терминологию и практику.

      Опыт работы по родственной профессии

      Исполнительные секретари могут набраться опыта, работая на административных должностях с менее сложными обязанностями, таких как секретари и главные офисные клерки.

      Личность и интересы

      Секретари и помощники по административным вопросам обычно проявляют интерес к областям убеждения и организации в соответствии со структурой Голландского кодекса. Область интересов убеждения указывает на сосредоточенность на влиянии, мотивации и продажах другим людям. Область интересов «Организация» указывает на сосредоточенность на работе с информацией и процессами, чтобы упорядочить вещи в упорядоченных системах.

      Если вы не уверены, есть ли у вас интерес к убеждению или организации, который может подойти для карьеры секретаря и помощника по административным вопросам, вы можете пройти профессиональный тест, чтобы оценить свои интересы.

      Секретари и помощники по административным вопросам также должны обладать следующими особыми качествами:

      Целостность. Секретари могут иметь доступ к секретной или личной информации, которую они должны хранить в тайне. Например, медицинские секретари собирают данные о пациентах, которые по закону должны храниться в тайне. Им следует доверять обработку этой информации, чтобы защитить конфиденциальность пациентов.

      Навыки межличностного общения. Секретари и помощники по административным вопросам часто взаимодействуют с клиентами, заказчиками или персоналом. Они должны эффективно общаться и быть вежливыми при взаимодействии с другими, чтобы создать позитивную рабочую среду и опыт работы с клиентами.

      Организаторские способности. Секретари и помощники по административным вопросам поддерживают порядок в файлах, папках и расписаниях, чтобы офис мог работать эффективно.

      Навыки письма. Секретари и помощники по административным вопросам часто пишут заметки и электронные письма при общении с менеджерами, сотрудниками и клиентами. Поэтому они должны иметь хорошую грамматику, обеспечивать точность и поддерживать профессиональный тон.

      Зарплата

      Средняя годовая заработная плата секретарей и помощников по административным вопросам в мае 2019 года составляла 39 850 долларов США. Средняя заработная плата — это заработная плата, при которой половина работающих по профессии зарабатывает больше этой суммы, а половина — меньше. Самые низкие 10 процентов заработали менее 25 720 долларов, а самые высокие 10 процентов заработали более 65 510 долларов.

      Средняя годовая заработная плата секретарей и помощников по административным вопросам в мае 2019 года была следующей:

      Секретари и помощники по административным вопросам 60 890 долларов
      Юридические секретари 47 300
      Секретари и помощники по административным вопросам, кроме юридических, медицинских и исполнительных                                       37 690
      Медицинские секретари 36 580

      В мае 2019 года средняя годовая заработная плата секретарей и административных помощников в ведущих отраслях, в которых они работали, была следующей:

      Профессиональные, научные и технические услуги 45 100 долларов США
      Правительство 43 900
      Образовательные услуги; государственный, местный и частный 40 450
      Религиозные, благотворительные, общественные, профессиональные и подобные организации                          40 300
      Здравоохранение и социальная помощь 37 240

      Большинство секретарей и административных помощников работают полный рабочий день.

      Перспективы работы

      Общая занятость секретарей и помощников по административным вопросам, по прогнозам, снизится на 7 процентов с 2018 по 2028 год. процентов с 2018 по 2028 год. Ожидается, что в некоторых организациях технологии позволят другим сотрудникам готовить свои собственные документы без помощи секретарей.

      По прогнозам, число медицинских секретарей вырастет на 16 процентов с 2018 по 2028 год, что намного быстрее, чем в среднем по всем профессиям. Наем медицинских секретарей будет зависеть от роста отрасли здравоохранения. Например, стареющим беби-бумерам потребуется больше медицинских услуг, поскольку они получат право на участие в программах социального обеспечения и Medicare. В результате этих эффектов потребуются медицинские секретари для выполнения административных задач, связанных с выставлением счетов и оформлением страховки.

      Прогнозируется, что занятость исполнительных секретарей и помощников по административным вопросам снизится на 20 процентов с 2018 по 2028 год. Это в основном связано с тем, что многие исполнительные секретари и помощники по административным вопросам могут поддерживать более одного менеджера в организации. Кроме того, многие менеджеры теперь выполняют работу, которую раньше выполняли их исполнительные секретари. Например, они часто сами печатают свою корреспонденцию или планируют свои поездки и встречи.

      Наем юридических секретарей, наименьшая профессия в этом профиле, по прогнозам, снизится на 21 процент с 2018 по 2028 год. В юридических фирмах помощники юристов и помощники юристов используют технологии, которые позволяют им выполнять работу, ранее выполняемую юридическими секретарями, например подготовку и подачи документов.

      Перспективы трудоустройства

      Ожидается, что большинство вакансий будет связано с необходимостью замены секретарей и помощников по административным вопросам, которые увольняются.

      Для получения дополнительной информации

      Для получения дополнительной информации о карьере в секретарской и административной работе посетите

      Международная ассоциация административных специалистов

      Для получения дополнительной информации о юридических секретарях и административных помощниках, посетите

      NALS

      Для получения дополнительной информации о виртуальных помощниках , посетите

      Международная ассоциация виртуальных помощников

      CareerOneStop

      Видео о карьере секретарей и помощников по административным вопросам можно посмотреть по телефону

      Исполнительные секретари и помощники по административным вопросам

       

      Откуда эта информация?

      Приведенная выше информация о карьере взята из Справочника по профессиональным перспективам Бюро статистики труда.

      Добавить комментарий

      Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *