Действия с файлами
В ELMA365 вы работаете с файлами привычным и удобным способом. Вы можете упорядочивать файлы по папкам, переименовывать, перемещать их в корзину, создавать на них ссылки, добавлять в избранное. Для каждого файла вы можете настроить определенные права доступа, добавлять новые версии и сравнивать одну версию с другой.
Открыть список действий
Список доступных действий с файлами открывается двумя способами:
- В списке файлов. Нажмите на значок три точки справа от названия файла.
- Со страницы превью файла. Нажмите на название файла, в открывшемся окне, в правом верхнем углу нажмите на значок три точки.
Доступные действия
Доступны следующие действия с файлами:
- Управление доступом — определите, кто из ваших коллег сможет просматривать, редактировать или удалять файл.
Подробнее о том, как настраивать доступ можно почитать в статье «Права доступа к файлам и папкам». - Переместить — измените расположение файла, выбрав этот пункт меню и указав новую папку.
- Переименовать — отредактируйте название файла.
- Создать ссылку — ссылки помогают систематизировать информацию и быстро находить нужные файлы. Выберите этот пункт меню и укажите, в какой папке вы хотите разметить ссылку на данный файл.
- Сравнить с файлом — вы можете загрузить файл с компьютера, чтобы сравнить с ним текущую версию файла в разделе.
- Сравнить с версией — если вы добавили несколько версий файла, вы можете сравнить одну версию с другой.
- Добавить в избранное — чтобы не тратить время на поиск важных файлов добавьте их в папку Избранное.
- Подписаться — подписчики получают уведомления о новых сообщениях в ассоциированной ленте файла. Обратите внимание, что если сообщение содержит @упоминание, то только упомянутый пользователь, получит уведомление. Подписчики не информируются об этой переписке.
- Добавить версию — загрузите новую версию файла на диск.
- Создать копию — вы можете создать копию файла и выбрать папку, в которой она будет храниться. Копия получает те же права, что и исходный файл.
- Удалить — ненужные файлы можно переместить в корзину. Удалить содержимое корзины с диска может только администратор. До того, как это произойдет, файлы, хранящиеся в корзине можно восстановить.
Подробнее о том, как настраивать доступ можно почитать в статье «Права доступа к файлам и папкам».
Подписчики не информируются об этой переписке.Управление версиями и сравнение версий файла
В ELMA365 поддерживается версионность файлов. Вы можете добавлять новые версии, сравнивать одну версию с другой и восстанавливать предыдущие при внесении нежелательных изменений. Последняя добавленная версия файла отмечается как текущая.
начало внимание
Обратите внимание, опция сравнения версий доступна только для файлов формата .doc и .docx.
конец внимание
Чтобы добавить новую версию, на верхней панели страницы превью нажмите на значок и загрузите файл.
Для просмотра информации о всех версиях файла откройте боковую панель страницы, нажав на значок .
Вы можете загрузить версию на компьютер, нажав на её название в списке.
При необходимости можно вернуться к предыдущей версии и восстановить её. Для этого нажмите на ссылку Все версии. В открывшемся окне нажмите Сделать текущей напротив названия нужной версии.
Сравнить версии файла
Если вы добавили файл формата .doc и .docx, вам будет доступна опция сравнения версий.
- Сравнение текущей версии с предыдущей или с файлом, загруженным с компьютера.
На боковой панели страницы с превью нажмите на ссылку Сравнить и выберите опцию С файлом или С версией.
Загрузите файл такого же формата с компьютера или выберите из списка одну из предыдущих версий и нажмите Сравнить.
- Сравнение любых двух версий.
На боковой панели с превью нажмите на ссылку Все версии.
Напротив названия файла нажмите значок и выберите номер версии, с которой хотите его сравнить.
Результат сравнения отобразится в отдельном окне. Внесенные изменения будут подсвечены. Чтобы посмотреть подробную информацию, нажмите на отличающийся фрагмент текста.
Если вы подключили Microsoft Office 365 или настроили интеграцию с OnlyOffice, вы сможете отредактировать результат сравнения, а затем создать новую версию, нажав кнопку Добавить версию.
Измененный файл станет текущей версией и будет отображаться в общем списке версий.
Отправить файл на ознакомление/согласование
Вы можете отправить файл на ознакомление или согласование другим пользователям. Например, вам нужно, чтобы сотрудники просмотрели инструкции и внутренние распоряжения или руководитель утвердил техническое задание или презентацию.
Отправить файл можно сразу нескольким коллегам. Каждый из них получит задачу рассмотреть или согласовать документ.
На странице файла автоматически сформируется лист ознакомления или согласования, на котором отобразятся резолюции всех пользователей.
Обратите внимание: на ознакомление или согласование отправляется определённая версия файла. Если кто-то из сотрудников добавит новую версию до того, как задача была выполнена, процесс прервётся. Все участники получат оповещение об этом, а в листе ознакомления или согласования отобразится статус Отменено.
После выполнения задачи всеми сотрудниками можно добавить версию файла и отправить её снова.
Ознакомление
Чтобы отправить файл на ознакомление, в верхней части страницы нажмите и в открывшемся окне заполните поля.
- Получатели — вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы и выберите пользователей из списка или начните вводить имя в поле поиска.
- Назначить задачу и сформировать лист ознакомления — выбранные пользователи получат новую задачу ознакомления во Входящие, а на панели справа от файла появится раздел Лист ознакомления. По умолчанию эта опция включена. Если вы снимете флажок, выбранные пользователи получат в #ленту оповещение, содержащее ссылку на файл. При этом лист ознакомления не сформируется.
- Ознакомиться до — вы можете задать срок ознакомления, указав дату и время. Если срок установлен, в календаре исполнителя появится запланированное событие.
- Комментарий — укажите дополнительную информацию к файлу или задаче.
По умолчанию эта опция включена. Если вы снимете флажок, выбранные пользователи получат в #ленту оповещение, содержащее ссылку на файл. При этом лист ознакомления не сформируется.Далее нажмите кнопку Отправить.
Справа от файла в разделе Лист ознакомления отображаются исполнители, которые получили задачу просмотреть файл. Вопросительный знак рядом с именем пользователя означает, что сотрудник ещё не выполнил задачу.
Вы можете загрузить лист себе на компьютер в формате .xlsx, нажав на значок рядом с названием раздела.
Согласование
Нажмите на значок рядом с кнопкой Отправить и выберите опцию Отправить на согласование.
Укажите, к какому числу документ должен быть рассмотрен, и выберите согласующих.
Вы можете отправить файл как одному коллеге, так и нескольким. В первом случае просто выберите имя из выпадающего списка и нажмите Отправить.
Если документ будут рассматривать несколько человек, необходимо задать логику согласования.
- Выберите тип согласования:
- Параллельное — файл отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие*. Выберите эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения.
- Последовательное — система отправит файл на рассмотрение сначала одному сотруднику, а после того как он примет решение — другому. Процесс согласования не двинется дальше, пока первый сотрудник не утвердит или не отклонит файл.
начало внимание
Сотрудники получают файл на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнялось поле Согласующие*.
конец внимание
- Определите поведение системы при первом отказе:
- Прерывать — после того как кто-то не согласует файл, процесс будет прерван, а на документе/элементе приложения появится резолюция Отказано.
- Продолжать — даже если кто-то из сотрудников не согласует файл, процесс продолжится, но будет вынесена резолюция Отказано.
- После настройки логики согласования нажмите на кнопку Отправить.
Всем сотрудникам, указанным как согласующие, будет поставлена задача рассмотрения файла. Если в настройках профиля пользователя включена опция Согласовать через email, сотрудник также получит оповещение о новой задаче на привязанную к его аккаунту электронную почту. В письме он сможет ознакомиться с файлом и вынести резолюцию, не переходя в интерфейс ELMA365.
После постановки задачи на правой панели страницы превью файла появится раздел Лист согласования. В нём вы увидите список людей, рассматривающих файл, и их резолюции. Пока сотрудник не примет решение, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.
По завершении процесса согласования файла на панели справа вы увидите окончательную резолюцию.
При необходимости лист согласования можно выгрузить в виде файла .
360014164452.html file-routes.html
Была ли статья полезной?
ДаНет
Выберите вариантРекомендации не помоглиТекст трудно понятьНет ответа на мой вопросСодержание статьи не соответствует заголовкуДругая причинаОперации с файлами и папками
Файлы и папки в операционной системе Windows представляют собой специальные объекты с набором определенных свойств, служащие для удобного структурирования информации в файловой системе компьютера.
Такое логическое разделение информации на жестком диске компьютера сильно облегчает человеку быстрый доступ к нужным в данный момент данным.
Подробнее ознакомиться, как устроен файл можно здесь, а про папки почитать тут. Новичку важно усвоить, что одни и те же действия в компьютере часто можно выполнить несколькими способами и это в полной мере относится к операциям с каталогами и файлами. Давайте разберемся, какие бывают операции с данными на жестком диске компьютера и способы их выполнения. Мы будем описывать работу в штатном Проводнике Windows при настройках по умолчанию.
Открыть файл или папку
Наверно самая частая операция с файлами и папками, в результате которой мы можем увидеть их содержимое. В случае папки мы видим содержащиеся в ней файлы и другие каталоги. Открывая файл, мы указываем операционной системе запустить программу, ассоциированную с данным типом файлов и открыть файл в ней. В результате на мониторе отобразится текст, хранящийся в текстовом файле или запуститься проигрывание фильма и так далее.
Достигнуть данного результата можно по-разному, в зависимости от настроек системы и используемых программ. Самый простой способ открыть файл или папку это сделать по ней двойной щелчок левой кнопкой мыши (ЛКМ), однако начинающим пользователям данное действие бывает сложно сделать. В таком случае можно щелкнуть по нужному объекту один раз ЛКМ, он выделится и нажать клавишу Enter или кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать в появившемся контекстном меню пункт «Открыть».
Вверху Проводника есть собственное меню позволяющее производить операции с объектами и настроить сам Проводник. Если вы не ведите меню, нажмите клавишу F10 на клавиатуре. Выделите объект щелчком ЛКМ и выберите в меню «Файл» ⇒ «Открыть».
Может возникнуть ситуация, когда Windows не знает с помощью какой программы нужно открыть данный файл или вы хотите открыть его в другой программе. Для этого нужно щелкнуть по файлу ПКМ и выбрать в контекстном меню пункт «Открыть с помощью» и указать нужную программу.
Операция переименования папок и файлов
Все объекты на жестком диске компьютера имеют свои имена уникальные внутри одного каталога. Имена можно менять произвольным образом любое количество раз, главное соблюдать требования файловой системы к ним. В случае ввода недопустимого имени компьютер выведет предупреждение об этом.
Для переименования необходимо выделить нужный объект одиночным щелчком ЛКМ чтобы он под светился цветом и после небольшой задержки произвести по нему еще один клик ЛКМ. Имя должно выделиться синим, теперь можно ввести на клавиатуре новое имя и щелкнуть ЛКМ на свободном месте в окне Проводника или нажать на клавиатуре клавишу Enter.
Альтернативный вариант переименования файлов и папок предполагает использование всплывающего контекстного меню Проводника. Щелкнете на объекте ПКМ и выберете пункт «Переименовать» дальнейшие действия как описано выше.
Последний способ переименовать объект задействует меню Проводника. Выделите нужный файл или папку щелчком ЛКМ и в меню Проводника выберите «Файл» ⇒ «Переименовать», а дальше все как в других способах.
Операция перемещения папок и файлов
Довольно распространённый тип операций с файлами и каталогами. Часто возникает необходимость переместить файлы или каталоги в другое место на жестком диске компьютера. Перемещая папку, следует помнить, что переместятся и все находящиеся в ней файлы и каталоги. В случае переноса файла следует учитывать, что если он требуется для работы какой-либо программы, она перестанет работать, так как будет искать его на старом месте. Перемещать можно множеством способов, давайте рассмотрим несколько.
Используя буфер обмена.
Выделить объект щелчком ЛКМ, чтобы он подсветился цветом. Дальше есть несколько вариантов, как можно поступить:
- щелкнуть по нему ПКМ и выбрать пункт «Вырезать»
- нажать комбинацию клавиш Ctrl+X
- нажать кнопку «Вырезать» на панели инструментов или в меню Проводника выбрать «Правка» ⇒ «Вырезать». В зависимости от версии операционной системы вид, расположение меню и наличие кнопок несколько различается.
В результате этих действий объект станет блеклым и поместится в буфер обмена операционной системы Windows. Теперь надо открыть папку на жестком диске, куда вы хотите переместить объект и выполнить одно из действий:
- щелкнуть на свободном месте ПКМ и выбрать пункт «Вставить»
- нажать комбинацию клавиш Ctrl+V
- нажать кнопку «Вставить» на панели инструментов или в меню Проводника выбрать «Правка» ⇒ «Вставить». В зависимости от версии операционной системы вид, расположение меню и наличие кнопок несколько различается.
Поздравляем, вы переместили ваш файл или папку в другое место. Тот же самый результат можно получить, если выделить объект и в меню Проводника выбрать «Правка» ⇒ «Переместить в папку» в открывшемся окне указать папку назначения и нажать «Переместить».
Используя перетаскивание.
Широко применяется в графических интерфейсах и буквально означает «тащи-и-бросай» или «drag-and-drop» по-английски.
Чтобы его осуществить, надо открыть окно Проводника Windows с объектами для перетаскивания и рядом еще одно окно Проводника, куда вы хотите переместить данные. Удобнее всего, когда видны оба окна одновременно.
Щелкаете ЛКМ по файлу или папке, держа указатель мыши над выделенным объектом, нажимаете и удерживаете ЛКМ и перемещаете указатель мыши в соседнее окно Проводника, куда вы хотите перетащить объект. Когда перетаскиваемый объект будет над папкой назначения, отпускаете ЛКМ. Единственное, необходимо следить по значку перетаскиваемого объекта, что система собирается сделать, переместить или скопировать перетаскиваемый объект. Удержание при перетаскивании клавиши Shift указывает компьютеру, что необходимо переместить объект.
Операции копирования файлов и папок
Полезно иметь копии важных файлов, на случай повреждения или утраты оригинала. Так же иногда нужно иметь несколько вариантов одного файла. Операция копирования производится точно так же, как и перемещение, но в меню выбирается пункт «Копировать» или комбинация клавиш Ctrl+C.
В результате в папке назначения окажется копия. Вставить копию можно в то же каталог, но под другим именем. В случае перетаскивания надо удерживать клавишу Ctrl.
Функциональные клавиши при перетаскивании.
Если вы будете осуществлять операцию перетаскивания с нажатой клавишей Alt, то будет создан ярлык на объект. Перетаскивая с помощью ПКМ вы сможете выбрать, что вы хотите сделать: копировать, переместить или создать ярлык.
Операция удаления папок и файлов
Операционная система Windows предоставляет несколько способов удалить ненужные больше данные. Можно выделить объект щелчком ЛКМ и нажать клавишу Delete (Del) и подтвердить действие, нажав в появившемся окне кнопку «Да» или клавишу Enter на клавиатуре.
Другой способ удаления задействует контекстное меню. Достаточно щелкнуть на объекте ПКМ и выбрать пункт «Удалить» и подтвердить свой намерения. Можно удалить данные через меню Проводника, достаточно выделить объект ЛКМ и в меню Проводника выбрать «Файл» ⇒ «Удалить» и сделать подтверждение.
Последний способ использует метод «drag-and-drop» для удаления файлов и папок. Щелкаете на объекте ЛКМ и удерживая ее тащите его на иконку «Корзины» расположенную на рабочем столе.
Следует помнить, что удаляя папку, вы удаляете все ее содержимое, включая под папки.
В результате удаления любым из перечисленных способов, при настройках системы по умолчанию, все удаленные данные оказываются в «Корзине». Это специальная выделенная область, на жестком диске компьютера, предназначенная для временного хранения удаленных данных перед их полным удалением из системы. Просмотреть ее содержимое можно открыв иконку «Корзина» на рабочем столе компьютера. Восстановить случайно удаленный файл или папку, можно найдя их в «Корзине», щелкнув по нему ПКМ и выбрав в контекстном меню «Восстановить». Настроить параметры работы «Корзины» можно щелкнув ПКМ по ее значку на рабочем столе и выбрав пункт «Свойства».
Так же недавние действия в Проводнике Windows можно отменить в меню «Правка» ⇒ «Отменить» или комбинация клавиш Ctrl+Z.
Если вы точно уверенны, что удаляемые объекты вам больше не нужны, можно удерживать клавишу Shift во время операции удаления, тогда объекты будут удалены окончательно и из корзины их восстановить не получится. Будьте осторожны с данным способом.
Мы рассмотрели стандартные операции, но иногда компьютер сообщает, что невозможно удалить файл или папку по разным причинам. Как быть в такой ситуации, подробно рассказано в этом уроке.
Групповые операции с файлами и папками
Для облегчения работы человека существует возможность производить открытие, перемещение, копирование и удаление сразу с группой объектов. Для этого необходимо указать системе нужные нам для операции объекты. Осуществляется выделение объектов точно так же, как мы выделяли одиночный объект, но с использование функциональных клавиш.
Выделение произвольной группы файлов и папок производится щелчком ЛКМ по нужным объектам с нажатой клавишей Ctrl. Выделенные объекты подсвечиваются цветом.
Для выделения расположенных подряд папок или файлов, сначала выделяется первый нужный объект щелчком ЛКМ и потом, удерживая клавишу Shift на клавиатуре, выделяется последний.
Выделить все в текущем каталоге можно в меню Проводника «Правка» ⇒ «Выделить все» или комбинация клавиш Ctrl+A.
Если необходимо выделить все кроме некоторых, то выделять все нужные с помощью Ctrl+C будет очень долго, гораздо быстрее пойти от противного, выделить ненужные объекты с помощью Ctrl+C и выбрать в меню пункт «Правка» ⇒ «Обратить выделение». Альтернативный вариант это выделить все объекты Ctrl+A и снять выделение, с ненужных объектов, щелкая по ним с нажатой клавишей Ctrl.
Еще один способ выделения с помощью перемещения мыши. Нужно нажать и удерживать ЛКМ на свободном месте и перемещать указатель. Появившаяся рамка показывает, какие объекты будут выделены, когда вы отпустите ЛКМ.
Отредактировать получившееся выделение можно удерживая клавишу Ctrl.
Снять выделение, сделанное любым способом можно щелкнув мышью на свободном месте. Дальнейшие операции над группой файлов и папок не отличаются от описанных ранее способов с одиночными объектами.
Операция создания папок и файлов
Создать папку очень просто, достаточно открыть Проводник в нужном месте жесткого диска, щелкнуть на свободном месте ПКМ и выбрать в появившемся контекстном меню пункт «Создать» ⇒ «Папку», ввести ее имя и нажать Enter или кликнуть по свободному месту.
С файлами ситуация немного другая. Обычно они создаются непосредственно в программе, которая с ними работает. Например, текстовый файл в программе «Блокнот», а рисунки в графическом редакторе Paint установленным в системе по умолчанию. Однако вы можете пойти другим путем и создать пустой файл некоторых типов, не запуская программу для работы с ними.
Щелкните ПКМ на свободном месте в Проводнике и выберите в контекстном меню «Создать» и нужный тип файла, например «Текстовый документ», введите на клавиатуре его имя и нажмите клавишу Enter.
Будет создан пустой файл, если его открыть, то запуститься программа для работы с этим типов файлов.
Такой способ может быть удобен, если вы находитесь в нужном каталоге, где вы хотите создать новый файл, так как будет быстрее, чем запустить саму программу, а потом в диалоге сохранения искать нужную директорию для сохранения.
Все то же самое можно сделать, используя меню Проводника, достаточно находясь в нужной директории и не имея выделенных объектов зайти в меню «Файл» ⇒ «Создать» и выбрать нужный тип документа, например папку или архив.
Мы рассмотрели основные операции с файлами и папками в Windows и их выполнение не должно для вас представлять трудностей, главное быть внимательным. Однако рекомендуем создать тестовую папку и потренироваться так сказать «на кошках».
Действия сборки для файлов — Visual Studio (Windows)
Обратная связь Редактировать
Твиттер LinkedIn Фейсбук Эл.
адрес
- Статья
- 2 минуты на чтение
Применяется к: Visual Studio Visual Studio для Mac Visual Studio Code
Все файлы в проекте Visual Studio имеют действие сборки. Действие сборки управляет тем, что происходит с файлом при компиляции проекта.
Примечание
Этот раздел относится к Visual Studio в Windows. Информацию о Visual Studio для Mac см. в разделе Действия сборки в Visual Studio для Mac.
Установка действия сборки
Чтобы задать действие сборки для файла, откройте свойства файла в окне Свойства , выбрав файл в Solution Explorer и нажав Alt + Enter . Или щелкните файл правой кнопкой мыши в обозревателе решений и выберите Свойства .
В 9Окно 0019 Properties в разделе Advanced используйте раскрывающийся список рядом с Build Action , чтобы задать действие сборки для файла.
Значения действия сборки
Некоторые из наиболее распространенных действий сборки для файлов проектов C# и Visual Basic:
| Действие сборки | Типы проектов | Описание |
|---|---|---|
| Дополнительные файлы | С#, Visual Basic | Не исходный текстовый файл, переданный компилятору C# или Visual Basic в качестве входных данных. Это действие сборки в основном используется для предоставления входных данных анализаторам, на которые ссылается проект, для проверки качества кода. Дополнительные сведения см. в разделе Использование дополнительных файлов. |
| Определение приложения | ВПФ | Файл, определяющий ваше приложение. При первом создании проекта это App.xaml . |
| CodeAnalysisDictionary | .NET | Пользовательский словарь слов, используемый Code Analysis для проверки орфографии. См. Как настроить словарь анализа кода | .
| Компиляция | любой | Файл передается компилятору как исходный файл. |
| Содержимое | .NET | Файл, помеченный как Content , можно получить как поток, вызвав Application.GetContentStream. Для проектов ASP.NET эти файлы включаются в состав сайта при его развертывании. |
| Данные проекта | ВПФ | Используется для файлов XAML ViewModel, чтобы разрешить просмотр пользовательских элементов управления во время разработки с фиктивными типами и образцами данных. |
| DesignDataWithDesignTimeCreateable | ВПФ | Аналогично DesignData , но с фактическими типами. |
| Встроенный ресурс | .NET | Файл передается компилятору как ресурс для внедрения в сборку. Вы можете вызвать System.Reflection.Assembly.GetManifestResourceStream, чтобы прочитать файл из сборки. |
| EntityDeploy | .NET | Для файлов Entity Framework (EF) .edmx, указывающих развертывание артефактов EF. |
| Подделки | .NET | Используется для платформы тестирования Microsoft Fakes. См. раздел Изолировать тестируемый код с помощью Microsoft Fakes | .
| Нет | любой | Файл никоим образом не является частью сборки. Это значение можно использовать, например, для файлов документации, таких как файлы «ReadMe». |
| Страница | ВПФ | Скомпилируйте файл XAML в двоичный файл .baml для более быстрой загрузки во время выполнения. |
| Ресурс | ВПФ | Указывает на встраивание файла в файл ресурсов манифеста сборки с расширением .g.resources . |
| Тень | .NET | Используется для файла .accessor, который содержит список имен файлов встроенных сборок, по одному в строке. Для каждой сборки в списке создайте общедоступные классы с именами ClassName_Accessor , которые точно такие же, как и оригиналы, но с открытыми методами вместо частных. Используется для модульного тестирования. |
| Начальный экран | ВПФ | Указывает файл изображения, который будет отображаться во время выполнения при запуске приложения. |
| XamlAppDef | Фонд рабочих процессов Windows | Указывает сборке встроить XAML-файл рабочего процесса в сборку со встроенным рабочим процессом. |
Примечание
Дополнительные действия сборки могут быть определены для конкретных типов проектов, поэтому список действий сборки зависит от типа проекта, и могут появиться значения, которых нет в этом списке.
См. также
- Параметры компилятора C#
- Параметры компилятора Visual Basic
- Действия сборки (Visual Studio для Mac)
Обратная связь
Отправить и просмотреть отзыв для
Этот продукт Эта страница
Просмотреть все отзывы о странице
Использование файлов действий для организации
Ваш стол настолько захламлен, что вы едва можете мыслить ясно, не говоря уже о том, чтобы найти немного свободного места для работы? Файлы действий могут быть ответом, который поможет вам содержать рабочий стол в чистоте и не отвлекаться, чтобы вы могли сосредоточиться на текущей задаче.
Ваш стол — самая важная часть вашего офиса. Это рабочее место, однако многие люди делают ошибку, используя стол в качестве места для хранения! Чтобы вы могли сосредоточиться на текущей задаче, стол должен быть чистым и свободным от отвлекающих факторов, таких как стопки бумаги, книги, заметки, счета и т.
д. Как вы можете управлять этими предметами, не теряя их, найти информацию вам нужно работать, и все еще иметь свободное рабочее пространство?
Файлы действий! Файлы действий — это просто временные дома, где документы живут до тех пор, пока они не будут окончательно подшиты или выброшены. Ваши файлы действий могут находиться в дальнем углу вашего рабочего стола, они могут быть в вашем ящике для файлов или в корзинах на комоде. Какой бы метод ни работал для вас, это нормально. Пометьте их в соответствии с тем, какие действия лучше всего подходят для вашей отрасли. (например: ПЕРЕЗВОНИТЬ, ОТПРАВИТЬ, ПРОЧИТАТЬ, ОТПРАВИТЬ ПО ПОЧТЕ, ОПЛАТИТЬ и т. д.) Четко пометьте свои файлы, чтобы вы всегда знали, что в них находится, и, что не менее важно, ярлыки будут напоминать вам, что в них нельзя помещать. .
Важным дополнением к вашим файлам действий является файл HOLDING. Это будет ключевой игрок в организации вашего офисного пространства, так как в нем будет храниться вся информация, требующая действий в будущем, а не немедленно.
Например, если вы получаете приглашение и планируете посетить семинар, который хотели бы посетить через несколько месяцев, как сохранить эту информацию, не потеряв ее или полностью забыв о мероприятии? Именно здесь вступает в игру «файл хранения».
Вы просто отмечаете в своем календаре дату, когда хотите принять меры, и то, что это будет за действие (например, 5 сентября, семинар по маркетингу в отеле Hilton), а затем ставите букву «Н» рядом с тем, что вы написали, что означает визуальный индикатор того, что информация, относящаяся к этому событию, находится в вашем файле хранения. Ключом к эффективному использованию файла Holding является то, что вы должны использовать его в сочетании с вашим календарем. Это двойная система: заметка в календаре напоминает вам о действии, которое вам нужно предпринять, а буква «Н» рядом с заметкой напоминает вам, где хранятся детали информации. Как только действие будет предпринято, удалите физическую информацию из файла хранения и либо сохраните ее, либо выбросьте.