Что такое автотекст: Что такое Автотекст в Word и как с ним работать. Вставка элементов автотекста с помощью панели инструментов колонтитулы Что такое автотекст

Функция Автотекст это очень удобный способ экономии времени при работе в программе Microsoft Word. Одним нажатием кнопки Вы можете вставить часто используемые фразы или имена в ваши документы. Например, Вы можете использовать автотекст, чтобы вставить приветствие, адрес или подпись в письмах. Узнайте, как начать работу с автотекстом в Word сейчас! Это очень просто!

Для использования Автотекста в Word 2007 и выше, нужно добавить его на панель быстрого доступа. Затем Вы легко сможете создавать и вставлять свои собственные элементы автотекста.

Добавление Автотекста на панель быстрого доступа

Для добавления функции автотекста на панель быстрого доступа следуйте инструкции ниже:

1. В меню Файл выберите «Параметры».

2. В открывшемся окне Параметры Word нажмите по вкладке «Панель быстрого доступа».

3. В поле «Выберите команды из» поставьте «Все команды», а в списке ниже кликните по «Автотекст» и нажмите кнопку «Добавить».

4. Нажмите «ОК». Теперь кнопка Автотекст появится на панели быстрого доступа:

Добавление текста в Автотекст

1. Выделите текст, который Вы хотите добавить. Это может быть несколько слов, абзацев, поля, графики, таблицы или другие объекты.

2. Нажмите кнопку Автотекст, а затем щелкните «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» или нажмите ALT+F3.

3. В открывшемся окне «Создание нового стандартного блока» в поле «Имя» введите имя для автотекста. Вы сможете использовать это имя для идентификации данного автотекста в списке или для ручного ввода автотекста, введя его имя (об этом Вы узнаете чуть позже).

4. Коллекция должна оставаться «Автотекст».

6. Поле Описание служит только напоминанием для Вас о содержании автотекста. Его можно не вводить.

8. В поле Параметры можно выбрать, как будет вставляться блок автотекста: вставлять только содержимое (так как оно было создано), вставлять в новый абзац и вставлять на новую страницу.

Вставка автотекста в документ

Установите курсор там, где должен быть вставлен автотекст. Есть два способа его вставки:

1. Вручную : Введите имя автотекста и нажмите F3. Также Word может Вам предложить нажать клавишу Ввод (Enter) для вставки.

2. Мышью : Нажмите кнопку Автотекст, кликните по нужной записи, чтобы ее вставить, или нажмите по записи правой кнопкой мыши и выберите, куда вы хотите ее вставить.

Редактирование и удаление записей автотекста

1. Редактирование . Для редактирования свойств автотекста, таких как имя, категория, описание, нажмите правой кнопкой мыши по записи автотекста выберите «Изменить свойства…». Чтобы изменить или переделать сам автотекст его нужно вставить, изменить, а затем сохранить его, так же как новую запись, но с таким же именем. И программа перезапишет старый автотекст на новый.

2. Удаление . Чтобы удалить запись автотекста, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Упорядочить и удалить…». У Вас откроется окно «Организатор стандартных блоков», в нем выделите нужную запись автотекста и нажмите кнопку «Удалить». Подтвердите удаление, затем нажмите «Закрыть», чтобы закончить.

При работе в Word в редактируемые текстовые документы нередко приходится вставлять «дежурные» фразы, адреса, наборы терминов, имена и тому подобные блоки текста. Вводить их каждый раз вручную — значит терять драгоценное время, вставлять из заранее подготовленного файла стандартными методом копировать/вставить — это уже лучше, но опять же нужно этот файл открыть, найти в нём нужный элемент, скопировать его, вернуться в Word и только потом вставить.

В общем, опять всё сводится к потере времени.

К счастью, в Word есть функция, позволяющая вставлять в документ блоки текста быстро и без лишних хлопот. Называется она Автотекст . Суть её работы заключается в следующем. Выделенные в Word фрагменты текста сохраняются в специальный файл Normal.dotm , служащий шаблоном, к которому в случае необходимости вставки текста обращается пользователь нажатием всего лишь одной кнопки. А теперь представим, что у вас есть некий текст и его нужно добавить в шаблон Автотекста.

Выделите в документе нужный участок текста, переключитесь на вкладку «Вставка» и в блоке «Текст» кликните по верхней средней иконке «Экспресс блоки» . В открывшемся меню выберите «Автотекст» -> «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» .

В появившемся диалоговом окошке «Создание нового текстового блока» присвойте ему (если хотите) подходящее имя и сохраните его нажатием «ok» . Прочие параметры менять не нужно.

Теперь вы можете вставлять сохранённый текст из «Автотекста» в документы в каком угодно месте, при этом исходное форматирование шаблона будет сохранено. А чтобы избавить себя от необходимости каждый раз переключаться на вкладку «Вид» и вызывать «Автотекст» , добавьте его на панель быстрого доступа Word для чего кликните по элементу меню «Автотекст» правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню соответствующую опцию.

Вполне вероятно, что со временем у вас накопится много текстовых заготовок и вы захотите удалить ненужные. Делается это также очень просто. Вызовите шаблон из «Автотекста» , кликните по ненужной более записи правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт «Упорядочение и удалить…» .

При этом откроется окно организатора стандартных блоков.

Нажмите в нём кнопку «Удалить» и запись будет удалена из файла-шаблона Normal. dotm .

MS Word обладает большим набором различных функций, которые способны облегчить работу пользователя в нем. И автозамена входит в это число. Она позволяет пользователю исправлять слова, написанные с ошибками. Если Вы печатаете быстро, используя десятипальцевый набор текста, автозамена поможет исправить слова, в которых перепутаны буквы. Кроме того, настроить ее можно таким образом, чтобы после набора определенных комбинаций букв или цифр в текст вставлялись специальные знаки или символы.

Теперь давайте подробно рассмотрим, как сделать автозамену в MS Word . Кликните по кнопочке «Файл» или по эмблеме ворда в левом верхнем углу и выберите из открывшегося меню «Параметры».

Появится следующее диалоговое окно. В нем откройте вкладку «Автозамена». Теперь поставьте галочку в поле «Заменять при вводе». Ниже, в строке «заменить», напишите нужное слово, а в строке «на», правильное слово, которое будет в документе.

Нажимаем на кнопку «Добавить» и ставим галочку в поле «Автоматически исправлять орфографические ошибки». Для сохранения настроек нажмите «ОК».

Как видите, в окне уже присутствуют различные слова и знаки, для которых также будет выполняться автозамена. Обычно там такие слова, в которых пользователь может допустить ошибку или перепутать порядок букв. Вы можете пополнить данный список самостоятельно.

Если Вам не нужны некоторые из предложенных вариантов, выделяйте их мышкой по очереди и нажимайте «Удалить».

Если Вы много печатаете, и в тексте часто повторяются одинаковые фразы или длинные слова, то настройте автозамену и для них. Для этого в поле «заменить» лучше писать такие комбинации букв и цифр, которые в языке не используются.

Например, после того, как я напечатаю «трм» и нажму пробел, в тексте появится словосочетание «теперь рассмотрим».

Сделать автозамену в Ворде можно и для специальных знаков. Например, Вы часто используете знак «S» в тексте. Открываем знакомое нам окно, и заполняем поля «заменить» и «на». Знак суммы я просто скопировала из текста документа. Обратите внимание, что в строке «форматированный текст» должен стоять маркер.

Теперь, когда я наберу «*сум» и нажму пробел, в текст автоматически будет вставлен знак S (вместо S должен быть знак суммы).

Если Вы скопировали большой фрагмент текста, а там стоят короткие тире, или не те кавычки – можно сделать замену слов или символов в Ворде .

Рассмотрим на примере короткого фрагмента. Здесь обычные тире нужно заменить длинными, и фамилию Рибина поменять на Рыбина.

Нажимам комбинацию клавиш Ctrl+H. Откроется окно «Найти и заменить». Перейдите на вкладку «Заменить». В поле «Найти» вводим неправильную фамилию, в поле «Заменить» – правильную. Нажимаем «Заменить все».

Теперь выполним замену для тире. Вместо короткого тире в документе могут стоять дефисы, которые используются в обычных словах – так-то. Их ведь заменять не нужно. Но в таких словах, не ставятся пробелы до дефиса и после него.

Кликаем по кнопочке «Больше», откроется окно дополнительных параметров. В поле «Найти» ставим курсив и нажимаем на пробел. Теперь нажимаем на кнопку «Специальный» и выбираем из списка «Короткое тире», оно отобразится символами. Снова жмем пробел.

В поле «Заменить на» делаем тоже самое, только в списке выбираем «Длинное тире». Нажимаем «Заменить все».

Текст после замены выглядит следующим образом.

На этом все. Настраиваете параметры автозамены в Ворд, или пользуйтесь заменой в Ворде. Поначалу будет непривычно, но со временем Вы привыкните, и работать с документами будет намного легче.

Как создать и использовать автотекст в Microsoft Word

Текстовые процессоры прошли долгий путь с начала 1980-х годов, когда Microsoft впервые выпустила Microsoft Word для MS-DOS. Его новаторская особенность заключалась в том, что он был разработан для использования с мышью. Сегодняшние версии Microsoft Word включают в себя функции, о которых пользователи даже не догадывались тогда, в том числе использование возможности AutoText Microsoft Word, чтобы создавать контент быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Если вы часто используете Word, скорее всего, вы часто используете фразы, блоки текста или изображения. Функции автозамены и автотекста Word созданы, чтобы помочь вам быстро вставлять эти повторяющиеся записи, экономя ваше время. Примерами могут быть добавление вашей подписи в конце письма или вставка шаблонных формулировок в такие документы, как контракты или запросы предложений.

Разница между автозаменой и автотекстом

В Microsoft Word функция автозамены позволяет создавать многократно используемые фрагменты текста – до 255 символов. Затем эти фрагменты будут доступны вам не только в Word, но и во всех ваших приложениях Office, например Перспективы и PowerPoint тоже.

С другой стороны, автотекст намного надежнее. Он предназначен для управления гораздо большими блоками текста. Записи автотекста, которые вы создаете, сохраняются с вашим шаблоном Word и нет доступны в других приложениях Office, которые вы используете. Как автозамена, так и автотекст доступны в настольной и онлайн-версиях Microsoft Word.

Как создать и использовать автозамену

Чтобы настроить и использовать запись автозамены, откройте документ с текстом, который нужно преобразовать в фрагмент многократного использования. В приведенном ниже примере мы настраиваем автозамену для вставки короткого блока текста при вводе -123.

1. Выберите до 255 символов текста, который вы хотите использовать повторно, набрав короткую серию символов.

2. Перейдите в Файл> Параметры> Проверка и нажмите кнопку Параметры автозамены.

3. Убедитесь, что установлен флажок Заменять текст при вводе.

4. Затем в разделе «Заменить» введите символы, которые вы хотите заменить блоком текста, выбранным на шаге 1. В этом случае мы используем символы -123. Текст, выбранный на шаге 1, появится в разделе “С помощью”.

5. Наконец, выберите «Добавить», затем «ОК», а затем снова «ОК».

Использование записи автозамены

Теперь, чтобы использовать запись автозамены, которую вы создали, выполнив описанные выше действия, просто введите -123 в свой документ Word, и эти символы будут заменены блоком текста, выбранным на шаге 1.

Как создать и использовать автотекст

Если вы хотите автоматически вставлять блоки текста длиной более 255 символов или содержащие изображения, используйте автотекст вместо автозамены.

Создание новой записи автотекста

Опять же, начните с открытия документа, в котором есть текст, который вы хотите преобразовать в фрагмент многократного использования.

1. Выделите блок текста, включая изображения, который вы хотите преобразовать в запись автотекста.

2. Нажмите Alt + F3. Откроется диалоговое окно Create New Building Block, в котором у вас будет несколько вариантов.
3. Заполните информацию, обязательно включив уникальное имя и описание.

4. Выберите ОК.

Использование записи автотекста Microsoft Word

Теперь, чтобы использовать только что созданную запись автотекста, выполните следующие действия.

1. Выберите вкладку Вставка на панели инструментов.
2. Выберите «Быстрые части», а затем «Автотекст».
3. Выберите нужную запись автотекста, и она будет вставлена ​​в ваш документ Word.

Использование записи автотекста через автозамену

Кроме того, вы можете вставить созданную вами запись автотекста, введя имя записи. Этот метод в основном использует функцию автозамены. Например, используя запись Автотекста выше, вы можете начать вводить «Использовать гибкие платформы», и вы увидите всплывающую подсказку, которая гласит: «(Нажмите ENTER, чтобы вставить)».

Когда вы нажимаете Enter, в ваш документ будет вставлен полный блок автотекста.

Если вы не видите всплывающую подсказку «(Нажмите ENTER, чтобы вставить)», вам необходимо включить «Показать предложения автозаполнения». Вы можете сделать это, выбрав «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» и установив флажок «Показать предложения автозаполнения».

Добавление записи автотекста на панель быстрого доступа

Если вы хотите сократить количество действий, которые необходимо предпринять для вставки автотекста Microsoft Word, вы можете добавить запись на панель быстрого доступа.

1. Щелкните стрелку раскрывающегося списка на панели инструментов быстрого доступа и выберите Дополнительные команды.

2. В раскрывающемся списке «Выбрать команды из» выберите «Все команды».

3. Найдите автотекст в списке слева и нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить его в список справа.

4. Выберите ОК.
5. Теперь вы увидите, что на панель быстрого доступа добавлена ​​кнопка автотекста.

6. Чтобы вставить запись автотекста, нажмите кнопку автотекста, а затем выберите запись автотекста, которую вы хотите вставить в документ.

Использование записи автотекста с помощью ярлыка

Другой способ вставить запись автотекста – создать сочетание клавиш.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте на ленте панели инструментов и выберите «Настроить ленту…».

2. Нажмите кнопку «Настроить» внизу диалогового окна.
3. В списке категорий слева выберите Building Blocks.
4. В списке строительных блоков справа выберите стандартный блок, для которого вы хотите создать сочетание клавиш.
5. Поместите курсор в поле «Нажать новую комбинацию клавиш» и введите нужную комбинацию клавиш. В приведенном ниже примере мы используем сочетание клавиш Alt + Ctrl + Shift + L.

6. Нажмите кнопку «Назначить».
7. Выберите «Закрыть», а затем «ОК».
8. Теперь, когда вы вернулись в свой документ Word, вы можете использовать только что созданное сочетание клавиш для вставки записи автотекста.

Будьте умнее и быстрее с помощью освоенных вами приемов

Даже если вы не особо разбираетесь в деталях, из приведенных выше советов будет казаться, что вы такие! Вы сэкономите время и сделаете меньше ошибок при создании документа Word, если воспользуетесь этими функциями. Если хотите, сделайте еще один шаг и создать несколько макросов в Word за любую серию действий, которые вы совершаете неоднократно.

Вставка автотекста. ArchiCAD 11

Читайте также

Вставка

Вставка Редко какой документ состоит только из текста – как правило, его сопровождают рисунки, фотографии, а в случае работы с онлайновым пакетом так и хочется вставить пару гиперссылок! Не нужно сопротивляться своим желаниям – ссылки вставляются в редактируемый

Вставка

Вставка Приступим к рассмотрению вкладки Вставка (рис. 1.47). Рис. 1.47. Вкладка Вставка Как вы все уже догадались, инструменты этой вкладки позволяют вставить что-нибудь в текст

Вкладка Вставка

Вкладка Вставка Итак, вкладка Вставка (рис.  3.28). Рис. 3.28. Вкладка Вставка На этой вкладке собрано все, что можно вставить в слайд.Используя команды кнопки Таблица, можно поместить на слайде как обычную таблицу, нарисовав ее прямо на слайде, так и таблицу Excel. Если вы освоили

Вставка блока

Вставка блока Команда INSERT осуществляет вставку в текущий чертеж предварительно определенных блоков или существующих файлов рисунков в качестве блока.Команда INSERT вызывается из падающего меню Insert ? Block… или щелчком на пиктограмме Insert на панели инструментов Draw. При этом

Вставка символов

Вставка символов При работе с текстом нам часто будет требоваться использовать какой-нибудь специальный символ. Причем это касается не только малоупотребимых символов, которые можно вызвать с помощью Таблицы символов, но и особых знаков, используемых программой Adobe

Вставка инструкций SQL в VBA-код

Вставка инструкций SQL в VBA-код Фрагменты кола, приведенные раньше в настоящей главе, должны были проиллюстрировать, как добавлять инструкции SQL в код, написанный на VBA. Здесь очень важно не забывать о том, что VBA обрабатывает инструкции SQL как текстовые строки, а не как часть

Вставка блока

Вставка блока Команда INSERT осуществляет вставку в текущий чертеж предварительно определенных блоков или существующих файлов рисунков в качестве блока.Команда insert вызывается из падающего меню Insert ? Block… или щелчком на пиктограмме Insert на панели инструментов Draw. При этом

Вставка блока

Вставка блока Команда INSERT осуществляет вставку в текущий чертеж предварительно определенных блоков или существующих файлов рисунков в качестве блока.Команда INSERT вызывается из падающего меню Insert ? Block… или щелчком на пиктограмме Insert на панели инструментов Draw. При этом

Вставка тишины

Вставка тишины Рассмотрим такую обработку звукового файла, как вставка фрагмента тишины, доступную с помощью процессора Insert Silence (Вставка тишины). Чтобы вставить в файл фрагмент тишины, необходимо выполнить следующие действия.1. Установите указатель текущей позиции в

Вставка изображений

Вставка изображений Инструментарий ArchiCAD, предназначенный для визуализации разрабатываемого проекта, не ограничивается рассмотренными механизмами автоматического или интерактивного создания видов. Часто в проект требуется поместить уже готовые изображения, причем

Настройка автотекста

Настройка автотекста Под автотекстом будем понимать вставку сохраненных под определенным именем фрагментов текста, формируемых автоматически программой ArchiCAD или заданных пользователем самостоятельно. Этот механизм, помимо автоматической вставки в нужные места

13.

13.7. Вставка картинок Для вставки картинок используется команда меню Вставка, Рисунок. Затем вы можете выбрать одну из команд:Картинки — позволяет выбрать картинку из галереи MS Office. Исследуйте эту галерею, в ней вы найдете много интересных рисунков, которые можно

Вставка

Вставка Вставка оглавленияТеперь, зная, как пронумеровать листы, неплохо бы научиться делать и оглавление[42]. Microsoft Word делает и это тоже, причем гораздо быстрее любого из людей. Для этого некоторые абзацы надо объявить заголовками с помощью окна с выпадающим списком Стиль

Вставка картинок

Вставка картинок В состав пакета Microsoft Office входит подборка картинок на разные темы. Чтобы использовать их для оформления документа, действуйте следующим образом.1. Нажмите кнопку Вставка ? Иллюстрации ? Клип. После этого в правой части окна Word появится область задач Клип.2.

Вставка символов

Вставка символов Если вы хотите напечатать знак, которого нет на клавиатуре (?, ?, ?, ?, €, ® и т. п.), открываете меню Вставка и выбираете Символ. Перед вами откроется окно, в котором выбираете необходимые символы и нажимаете кнопку Вставить.Теперь потренируйтесь в наборе

Как быстро вставить блоки текста в Microsoft Word с помощью автотекста

У всех нас есть несколько больших кусков текста, которые мы должны регулярно вводить — например, ваш адрес, длинные имена или фразы, или даже таблицы и изображения, которые вы часто используете. Функция автотекста в Word позволяет хранить эти фрагменты текста и быстро вставлять их с помощью нескольких нажатий клавиш, чтобы вы могли тратить меньше времени на набор текста.

Функция автотекста долгое время была частью Office, но теперь она входит в состав Quick Parts, которая была добавлена ​​в Office 2007. Помимо записей автотекста, функция Quick Parts позволяет вставлять свойства документа (например, заголовок и автора). ) и поля (например, даты и номера страниц). Быстрые части и элементы автотекста также известны как «Строительные блоки», а Word поставляется со многими стандартными строительными блоками. Вы также можете добавить столько пользовательских блоков, сколько захотите.

ПРИМЕЧАНИЕ. Ранее мы писали о том, как ссылаться на текст из других документов в Word, чтобы вы могли вставить повторно используемый контент в другие документы, которые будут автоматически обновляться. Уловка, обсуждаемая в этой статье, похожа на использование записи автотекста. Однако после того, как содержимое будет вставлено с использованием записи автотекста, это содержимое НЕ будет автоматически обновляться при изменении записи автотекста.

Существует другое программное обеспечение, такое как бесплатный PhraseExpress для Windows, которое выполняет аналогичную задачу для всей системы. Это замечательно, потому что он работает в любом приложении, не только в Word, но у AutoText есть несколько собственных преимуществ — а именно, у него больше параметров форматирования (особенно для Word), чем у PhraseExpress, и он доступен везде, где есть Word. Так что, если вам не разрешено устанавливать сторонние программы на ваш рабочий компьютер, например, вы все равно можете использовать автотекст.

СВЯЗАННЫЕ: Как ссылаться на текст из других документов в Microsoft Word

Вы можете хранить записи автотекста только в шаблонах , но не в самих документах. По умолчанию новые записи автотекста хранятся в шаблоне Normal.dotm. Это ограничивает доступность ваших записей автотекста только для вашего компьютера, если вы не поделитесь своим шаблоном Normal.dotm с другими машинами. Вы можете добавить записи автотекста в пользовательские шаблоны, но есть ограничения, которые мы обсудим позже в этой статье.

Как создать новую запись автотекста

Для начала создайте новый документ Word и введите содержимое (текст, изображения, таблицы и т. Д.), Которое вы хотите добавить в качестве элемента автотекста. Затем выделите содержимое и нажмите вкладку «Вставить».

СВЯЗАННЫЕ: Как отображать непечатные символы в Word

Если вы хотите, чтобы текст вашей записи автотекста был сохранен с форматированием абзаца для всех абзацев в записи, включая последний абзац, убедитесь, что отметка абзаца в конце последнего абзаца включена в ваш выбор. Метка абзаца хранит форматирование абзаца. Если вы не выбираете метку абзаца в конце абзаца, этот абзац принимает стиль абзаца окружающего текста при его вставке. Если вы не видите метки абзаца в конце каждого абзаца, вы можете выбрать их отображение в настройках . Любое форматирование символов, примененное к содержимому автотекста, автоматически сохраняется в записи автотекста.

В разделе «Текст» нажмите кнопку «Исследовать быстрые детали» и наведите курсор мыши на «Автотекст» в раскрывающемся меню. Затем выберите «Сохранить выделение в галерее автотекста» из подменю.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете заметить параметр «Сохранить выбор в галерее быстрых деталей», доступный непосредственно в меню «Быстрые детали». Этот параметр добавляет выделенный текст как запись «Быстрые детали», а не как «Автотекст». Записи «Быстрые детали» и «Автотекст» являются строительными блоками. Вы можете добавить запись таким способом, но мы обсудим добавление ее в качестве записи автотекста.

Откроется диалоговое окно «Создать новый строительный блок». Введите имя для записи автотекста в поле ввода «Имя».

Мы рекомендуем сделать имена ваших записей автотекста достаточно разными, поэтому вам нужно всего лишь ввести несколько символов имени, чтобы вставить каждую запись в документ. Если несколько записей автотекста имеют имена, которые очень похожи, вам придется набрать достаточно имени, чтобы Word знал, какую запись вы хотите вставить.

Вы также можете изменить категорию для этой записи. Раскрывающийся список «Категория» предоставляет параметр «Создать новую категорию», который позволяет добавить эту запись автотекста в пользовательскую категорию. Вы также можете изменить «Галерея», в которой создается запись.

В раскрывающемся списке «Параметры» можно указать способ вставки записи в документ. Если вы вставляете небольшой фрагмент текста, например, название компании, выберите «Вставить только содержимое», чтобы вставить содержимое записи, встроенное в курсор. Вы также можете вставить контент в виде отдельного абзаца или на отдельной странице (идеально подходит для создания стандартных титульных страниц).

Примите настройки по умолчанию для раскрывающегося списка «Сохранить в». Это сохранит запись автотекста в вашем обычном шаблоне.

СВЯЗАННЫЕ: Как получать уведомления, когда Word хочет сохранить изменения в шаблоне Normal

После настройки новой записи автотекста нажмите «ОК».

Когда вы закрываете последний документ Word, который вы открыли, в следующем диалоговом окне может отображаться вопрос о том, хотите ли вы сохранить изменения, внесенные в шаблон Normal.dotm, если вы включили опцию, которая будет предложена для сохранения шаблона Normal . Чтобы сохранить свою запись автотекста в шаблоне «Normal.dotm», нажмите «Сохранить».

Как вставить запись автотекста в документ

Теперь, когда мы создали новую запись автотекста, давайте вставим ее в документ. Создайте новый документ Word или откройте существующий. Снова нажмите вкладку «Вставить» и наведите курсор мыши на «Автотекст» в раскрывающемся меню. Вы заметите, что добавленная вами запись автотекста доступна непосредственно в подменю «Автотекст». Выберите его, чтобы вставить содержимое в эту запись.

Вы также можете вставить запись автотекста, просто начав вводить имя записи автотекста. Появится небольшое всплывающее окно с именем соответствующей записи автотекста и инструкциями, предлагающими нажать «Enter» для вставки. Нажмите «Ввод», чтобы вставить всю запись автотекста в ваш документ. Вы также можете нажать «F3».

Содержимое записи автотекста вставляется вместе с оригинальными переносами строк и форматированием.

Чтобы ускорить и упростить вставку записей автотекста, вы можете добавить кнопку «Автотекст» на панель быстрого доступа .

Как включить «Показать предложения автозаполнения»

Если вы не видите подсказку Автозаполнения при вводе имени записи автотекста, возможно, вам придется включить опцию «Показать предложения автозаполнения».

Чтобы включить «Показать предложения автозаполнения», откройте существующий документ Word или создайте новый и нажмите вкладку «Файл».

На экране за кулисами нажмите «Параметры» в списке параметров слева.

Нажмите «Дополнительно» в списке элементов в левой части диалогового окна «Параметры Word».

В разделе «Параметры редактирования» установите флажок «Показать предложения по автозаполнению», чтобы в нем был флажок.

Теперь вы сможете нажать «Enter» после ввода части имени записи автотекста, чтобы вставить ее.

Как редактировать содержимое существующей записи автотекста

Скажем, вы переехали в новый дом, и вам нужно изменить свой адрес в вашей записи автотекста. Это легко сделать. Просто введите нужную запись в новом документе Word, выберите ее, а затем получите доступ к подменю «Автотекст», как мы обсуждали ранее. Выберите опцию «Сохранить выделение в галерее автотекста» в подменю под любыми существующими записями автотекста.

Введите то же имя, что и существующая запись автотекста, в поле ввода «Имя» и нажмите «ОК».

Откроется диалоговое окно подтверждения. Нажмите «Да», чтобы заменить предыдущую запись автотекста новой.

Теперь вы можете вставить обновленную запись автотекста в любой новый или существующий документ Word, как вы делали это раньше.

ПРИМЕЧАНИЕ. Помните, что изменение записи автотекста НЕ приводит к изменению содержимого этой записи в любых существующих документах, в которые вы ее уже вставили. Пересмотренное содержание записи автотекста используется только при вставке записи в любое время после ее изменения.

Как редактировать свойства существующей записи автотекста

Помимо редактирования содержимого записи автотекста, вы также можете изменить свойства записи, такие как шаблон, в котором она хранится, категория и т. Д.

Для этого создайте новый документ Word или откройте существующий. Перейдите на вкладку «Вставка», а затем нажмите кнопку «Просмотр быстрых деталей» в разделе «Текст». Выберите «Building Blocks Organizer» в раскрывающемся меню.

Откроется диалоговое окно «Организатор строительных блоков». Отобразится список всех «строительных блоков» с указанием «имени» каждого из них и того, в каких «галереях», «категориях» и «шаблонах» они находятся. Они перечислены в алфавитном порядке в соответствии с «галереей». Наша новая запись «Адрес» указана вверху, потому что она находится в галерее «Автотекст». Нажмите на запись, чтобы выбрать ее. Предварительный просмотр записи отображается в правой части диалогового окна.

После выбора записи «Адрес» нажмите «Редактировать свойства» под списком «Строительные блоки».

Отображается то же диалоговое окно, что и при создании записи автотекста; однако теперь он называется «Изменить строительный блок». Мы собираемся изменить «Option» на «Вставить содержимое в свой собственный абзац», чтобы адрес всегда вставлялся, начиная с отдельной строки, даже если курсор находится в конце другой строки. Нажмите «ОК» после внесения изменений.

Снова появится диалоговое окно подтверждения, подтверждающее, что вы хотите заменить запись автотекста на исправленную. Нажмите «Да».

Как удалить запись автотекста

Если вы обнаружите, что вам больше не нужна запись автотекста, вы можете удалить ее из набора строительных блоков. Чтобы удалить запись автотекста, откройте диалоговое окно «Организатор строительных блоков», как описано в последнем разделе. Выберите запись автотекста, которую вы хотите удалить, и нажмите «Удалить» под списком «Строительные блоки».

Появится диалоговое окно подтверждения с вопросом, действительно ли вы хотите удалить выбранный строительный блок, в данном случае запись автотекста. Нажмите «Да», чтобы удалить запись. Вы вернетесь в диалоговое окно «Организатор строительных блоков». Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть его и вернуться к документу.

Автотекст имеет одну причуду при использовании пользовательского шаблона . Мы протестировали добавление записей автотекста в пользовательский шаблон, но когда мы создали новый документ на основе этого шаблона, запись автотекста была недоступна. Однако, когда мы создали новый документ на основе шаблона Normal и затем прикрепили пользовательский шаблон к этому документу , была доступна запись автотекста. Поэтому, если вы хотите сохранить записи автотекста в своем собственном пользовательском шаблоне, обязательно прикрепите шаблон к документам после их создания, иначе ваши записи автотекста будут недоступны. Если вы обнаружите иное, пожалуйста, сообщите нам об этом в комментариях.

Более старые версии Word (2003 и более ранние) позволяли копировать записи автотекста из одного шаблона в другой. Однако в Word 2007 эта функциональность была удалена.

Как включить, отключить или добавить текст в Microsoft Word AutoText

Если вы предпочитаете отключить функцию автотекста, ее можно отключить. Если вы хотите включить автотекст, его можно включить в любой момент. Microsoft Word также позволяет создавать собственные записи автотекста для слов и фраз, которые вы обычно вводите.

Нажмите на ссылку ниже, чтобы узнать, как включить или отключить автотекст или добавить собственный автотекст.

Чтобы включить или отключить автотекст Microsoft Word, выполните следующие действия для вашей версии Microsoft Word.

Microsoft Word 2010 и более поздние версии

1. Откройте Microsoft Word.
2. Перейдите на вкладку « Файл ».
3. Нажмите на Опции .
4. В окне « Параметры Word» выберите « Проверка» .
5. Нажмите кнопку Параметры автозамены .
6. В окне автозамены перейдите на вкладку Автозамена, если она еще не выбрана.
7. Установите или снимите флажок « Заменить текст при вводе текста», чтобы включить или отключить автотекст.

Microsoft Word 2007

1. Откройте Microsoft Word.
2. Нажмите кнопку Office в верхнем левом углу.
3. Нажмите на Опции .
4. В окне « Параметры Word» выберите « Проверка» .
5. Нажмите кнопку Параметры автозамены .
6. В окне автозамены перейдите на вкладку автозамены .
7. Установите или снимите флажок « Заменить текст при вводе текста», чтобы включить или отключить автотекст.

Microsoft Word 2003 и более ранние версии

1. Откройте Microsoft Word.
2. Нажмите Формат в строке меню.
3. Нажмите Автоформат .
4. Нажмите кнопку « Параметры» .
5. Нажмите вкладку автотекста .
6. Установите или снимите флажок « Показывать подсказку автозаполнения» для параметра «Автотекст и даты», чтобы включить или отключить поля автотекста.

Добавить пользовательский автотекст

Если у вас есть общее слово или фраза, которую вы хотите добавить в автотекст, вы можете выполнить следующие шаги для вашей версии Microsoft Word.

Microsoft Word 2010 и более поздние версии

1. Откройте Microsoft Word.
2. Перейдите на вкладку « Файл ».
3. Нажмите на Опции .
4. В окне « Параметры Word» выберите « Проверка» .
5. Нажмите кнопку Параметры автозамены .
6. В окне « Автозамена» на вкладке « Автозамена » установите флажок « Заменить текст при вводе» .
7. В текстовом поле « Заменить» введите начало слова, которое вы хотите заменить на автотекст.
8. В текстовом поле « С» введите слово, которым вы хотите заменить текст.
9. Нажмите кнопку Добавить .

Вышеуказанные шаги позволяют вам ввести простое отдельное слово или фразу из нескольких слов. Чтобы создать автотекст с несколькими строками текста, чтобы он выглядел точно так, как вы его ввели в Microsoft Word, выполните следующие действия.

1. Введите текст в Microsoft Word именно так, как вы хотите, чтобы он отображался в вашем автотексте.
2. Выделите весь текст.
3. Нажмите на вкладку Вставка в меню ленты.
4. В разделе « Текст » выберите параметр « Быстрые детали» .
5. Нажмите опцию автотекста .
6. Нажмите Сохранить выделение в галерее автотекста .

Microsoft Word 2007

1. Откройте Microsoft Word.
2. Нажмите кнопку Office в верхнем левом углу.
3. Нажмите на Опции .
4. В окне « Параметры Word» выберите « Проверка» .
5. Нажмите кнопку Параметры автозамены .
6. В окне автозамены перейдите на вкладку автозамены .
7. Установите флажок Заменить текст при вводе.
8. В текстовом поле « Заменить» введите начало слова, которое вы хотите заменить на автотекст.
9. В текстовом поле « С» введите слово, которым вы хотите заменить текст.
10. Нажмите кнопку Добавить .

Вышеуказанные шаги позволяют вам ввести простое отдельное слово или фразу из нескольких слов. Чтобы создать автотекст с несколькими строками текста, чтобы он выглядел точно так, как вы его ввели в Microsoft Word, выполните следующие действия.

Во-первых, вам нужно добавить опцию автотекста на панель быстрого доступа.

1. Нажмите кнопку Office в верхнем левом углу.
2. Нажмите на Опции .
3. Нажмите на Настроить .
4. В разделе « Выбрать команды из» выберите « Все команды» .
5. В списке команд найдите и выберите команду автотекста, затем нажмите кнопку Добавить .

Теперь вы можете добавить большую запись автотекста.

1. Введите текст в Microsoft Word именно так, как вы хотите, чтобы он отображался в вашем автотексте.
2. Выделите весь текст.
3. На панели быстрого доступа выберите параметр автотекста .
4. Нажмите Сохранить выделение в галерее автотекста .

Microsoft Word 2003 и более ранние версии

1. Откройте Microsoft Word.
2. Нажмите Формат в строке меню.
3. Нажмите Автоформат .
4. Нажмите кнопку « Параметры» .
5. Нажмите вкладку автотекста .
6. В поле Введите здесь записи автотекста введите общий текст или фразу, которую вы хотите отобразить в автотексте. Например, вы можете напечатать Computer Hope .
7. Нажмите кнопку « Добавить» после завершения ввода текста.

Выполнение вышеуказанных шагов позволяет вам ввести простое отдельное слово или фразу из нескольких слов. Что если вы хотите, чтобы автотекст содержал несколько строк текста, различное форматирование и т. Д.?

Чтобы создать автотекст с несколькими строками текста, чтобы он выглядел точно так, как вы его ввели в Microsoft Word, выполните следующие действия.

1. Откройте Microsoft Word.
2. Введите текст в Microsoft Word именно так, как вы хотите, чтобы он отображался в вашем автотексте.
3. Выделите весь текст.
4. Нажмите Alt + F3.
5. Откроется окно « Создать автотекст» с запросом имени, которое вы хотите использовать для своего автотекста. Введите имя, которое вы хотите использовать для этого текста, и нажмите ОК.

Если есть автотекст по умолчанию, который вы хотите удалить, или вы создали запись автотекста, которую вы больше не хотите использовать, выполните следующие действия для вашей версии Microsoft Word.

Microsoft Word 2010 и более поздние версии

1. Откройте Microsoft Word.
2. Перейдите на вкладку « Файл ».
3. Нажмите на Опции .
4. В окне « Параметры Word» выберите « Проверка» .
5. Нажмите кнопку Параметры автозамены .
6. В нижней части вкладки « Автозамена » найдите и выберите запись «Автозамена», которую хотите удалить.
7. Нажмите кнопку Удалить .

Microsoft Word 2007

1. Откройте Microsoft Word.
2. Нажмите кнопку Office в верхнем левом углу.
3. Нажмите на Опции .
4. В окне « Параметры Word» выберите « Проверка» .
5. Нажмите кнопку Параметры автозамены .
6. В окне автозамены перейдите на вкладку автозамены .
7. В нижней части вкладки « Автозамена » найдите и выберите запись «Автозамена», которую хотите удалить.
8. Нажмите кнопку Удалить .

Microsoft Word 2003 и более ранние версии

1. Откройте Microsoft Word.
2. Нажмите Формат в строке меню.
3. Нажмите Автоформат .
4. Нажмите кнопку « Параметры» .
5. Нажмите вкладку автотекста .
6. В списке доступных автотекстов найдите автотекст, который вы хотите удалить, и выделите его.
7. Нажмите кнопку Удалить .

Краткие теоретические сведения. Зачастую на практике приходится набирать в редакторе Word одни и те же фрагменты текста

Зачастую на практике приходится набирать в редакторе Word одни и те же фрагменты текста. Это можно сделать один раз и пользоваться по мере необходимости. Для этого создается новый элемент автотекста и затем вставляется нужный текст по команде Вставка/Автотекст и заданному имени.

С помощью функции «Автозамена» можно исправлять опечатки и слова с ошибками, а также вставлять символы и другие фрагменты текста. По умолчанию она использует список типичных ошибок и символов, однако его можно изменить.

Макрос представляет собой набор команд, с помощью которых можно автоматизировать выполнение часто повторяющейся задачи, что позволяет сэкономить время за счет сокращения объема работы с клавиатурой и мышью. Многие из них созданы с использованием языка Visual Basic для приложений (VBA). Однако некоторые макросы представляют угрозу безопасности и способны вызвать заражение компьютера или сети вирусом. При открытии файла, содержащего макросы, появляется панель сообщений со значком щита и кнопкой Включить содержимое. Если известно, что макрос поступил из надежного источника, можно нажать кнопку Включить содержимое (Не отключать макросы) и файл откроется как надежный документ.

Задание 1. Применение элементов автотекста

1. Создайте новый документ и сохраните его в своей папке под именем «Автотекст».

2. Просмотрите основные элементы команды Автотекст меню Вставка.

3. Введите следующий текст, вставляя свои данные, и отформатируйте по образцу:

Декану факультета (название факультета)

(ученая степень) (ФИО)

студента (студентки) группы (№группы)

(ФИО)

з а я в л е н и е.

4. Выделите текст. Выполните команду Вставка/Автотекст/Создать. Примите имя элемента списка автотекста, предложенное по умолчанию или введите другое имя. Удалите введенный текст.

Для применения этого элемента Автотекста установите курсор в начало страницы, где должен быть данный блок. Выберите команду Вставка/Автотекст, на вкладке Автотекст из списка элементов автотекста выберите нужный элемент. В Microsoft Word 2010 команда автотекст находится на вкладке Экспресс-блоки меню Вставка.

5. Допишите заявление (текст произвольный).

6. В конце вставьте автотекст «дата».

7. Удалите введенный автотекст.

Задание 2. Применение элемента Автозамена

1. Создайте автозамену для следующих слов (команда Параметры автозамены меню Сервис):

БДУ — Беларускі дзяржаўны універсітэт культуры і мастацтваў,

МІК — Мінскага інстытута культуры.

В Microsoft Word 2010 команда Параметры автозамены находится в меню Файл, вкладка Параметры, кнопка Правописание

2. Используя созданные параметры автозамены, введите следущий текст.

Беларускі дзяржаўны універсітэт культуры і мастацтваў створаны на базе Мінскага інстытута культуры, які пачаў дзейнічаць з 1975 г. Грамадскія пераўтварэнні ў дзяржаве ў пачатку 1990-х гадоў запатрабавалі карэнным чынам змяніць змест падрыхтоўкі кадраў для сферы культуры і мастацтва, таму была прапанавана праграма стварэння на базе Мінскага інстытута культуры еўрапейскай вышэйшай навучальнай установы універсітэцкага тыпу.

Зараз Беларускі дзяржаўны універсітэт культуры і мастацтваў заняў пачэснае месца сярод ВНУ краіны. Ён — адзін з арганізатараў і ўдзельнікаў буйнейшых міжнародных і рэспубліканскіх свят, форумаў, фестываляў, конкурсаў. Змест дзейнасці ўстановы мае дакладна акрэсленую нацыянальную накіраванасць. Тут вядзецца не толькі падрыхтоўка нацыянальнай інтэлігенцыі — спецыялістаў у галіне культуры і мастацтва, але і ажыццяўляюцца вывучэнне, захаванне, трансляцыя, прапаганда, творчае пераасэнсаванне культурнай спадчыны беларускага народа. Будучых спецыялістаў вучаць беражліваму стаўленню да нацыянальнага мастацтва.

Стратэгія дзейнасці універсітэта ўвасобілася ў яго сімволіцы. Гэта сцяг сярэбранага колеру, пасярод якога на фоне чырвонага сонца крылы расправіла птушка. Птушка — сімвал творчасці і натхнення, сімвал звонкай песні. БДУ культуры і мастацтваў дае сваім вучням крылы і жадае ім чыстага неба і шчаслівага высокага палёту.

3. Удалите созданные элементы автозамены.

4. Вставьте рисунок университета, выполните обтекание «вокруг рамки».

Задание 3. Создание макрокоманд

Предположим, что при редактировании текста необходимо выделять несколько символов другим шрифтом, например, весь текст набирается шрифтом Times New Roman обычного начертания и размера 12, а выделенные символы набираются шрифтом с параметрами Arial, полужирный курсив, размер 14, разреженный интервал, видоизменение — контур. Создадим макрокоманду для установки вышеописанного шрифта. Вызов макроса должен осуществляться горячими клавишами Ctrl+Shift+1

1. Выделите произвольный текст. Выберите команду Сервис/Макрос/Начать запись (к курсору прикрепится кассета – признак что мы в режиме записи макроса). В диалоговом окне Запись макроса укажите имя макроса, присвойте макросу комбинацию клавиш Ctrl+Shift+1,нажав на кнопку клавиши и введя в окошко Новое сочетание клавиш нужную комбинацию. Нажмите кнопки назначитьи закрыть. Нажмите кнопку ОК. Теперь все ваши операции (действия) будут записываться в макрос.

2. Выберите команду Формат/Шрифт. В диалоговом окне Шрифт (вкладки Шрифт и интервал) установите указанные параметры шрифта.

3. Выполните команду Сервис/Макрос/Остановить запись. На этом запись макрокоманды завершается.

4. Для применения этого макроса необходимо выделить произвольный текст, выполнить команду Сервис/Макрос/Макросы из списка макросов выбрать нужный и нажать на кнопку Выполнитьили нажать соответствующую комбинацию клавиш.

Задание для самостоятельной работы

1. С помощью элементов автотекста создайте поздравительную открытку. Покажите преподавателю и удалите.

2. Создайте элементы параметров автозамены для автоматизации ввода своей фамилии, имени, отчества и адреса электронной почты. Покажите преподавателю и удалите.

3. Создайте макрокоманду ТАБЛ для добавления таблицы из трех столбцов и четырех строк в текущую позицию курсора и присвойте ему комбинацию клавиш Ctrl+Shift+3..

4. Оформите текст задания 2 в виде рекламного листа (параметры страницы и форматирования – по выбору).

Контрольные вопросы

1. Что такое автотекст? Опишите правила создания и удаления автотекста.

2. Какие параметры автозамены Вы знаете?

З. Что такое макрос?

4. Порядок создание макрокоманд.

Использование автотекста для вставки шаблонного текста в документ

Предоставлено Молли Пелл, старшим системным аналитиком

Часто для документов требуется шаблонный текст и / или изображения, например заявления об отказе от ответственности, условия лицензии, строки для подписи и т. д. В течение многих лет я был виновен в одно из худших нарушений Word: я нашел последний документ, над которым работал, скопируйте нужный мне текст и вставьте его в новый документ. Мало того, что это неэффективно, но это также совершенно опасно, так как спешащие люди могут забудьте заменить текст для конкретного документа (например, имя получателя), когда копирование в новый документ.

Лучше создать записи автотекста для такого стандартного шаблонного текста.

Word поставляется со списком стандартных записей автотекста (справочные строки, приветствия и т. д.). Кроме того, вы можете добавлять свои собственные записи, следуя эти шаги:

1. Выделите текст, который вы хотите добавить в качестве записи, включая знаки абзаца. Убедитесь, что текст не содержит текст для конкретного документа.Однако он может содержать изображения и ссылки на поля.
2. В меню Word выберите Вставить> Автотекст> Создать (или используйте Alt + F3 как ярлык).
3. Когда появится форма создания автотекста, введите имя, которое вы хотите использовать для записи автотекста, и нажмите OK. Убедитесь, что имя состоит более чем из четырех символов, если вы хотите, чтобы Word отображал автозаполнение предложения (см. ниже).

Есть несколько вариантов вставки автотекста.Ниже приведены три методы, которые я считаю самыми простыми:

• Предложения автозаполнения: Просто начните вводить имя записей автотекста. После четыре символа, Word всплывает с предложением нажмите Enter или F3, чтобы вставить автотекст:
  Если предложения автозаполнения не отображаются, выберите Вставить> Автотекст> Автотекст и сделайте убедитесь, что установлен флажок Показать предложения автозаполнения.
• Вставить автотекст: В меню Word выберите «Вставка»> «Автотекст»> «Автотекст».Найдите свою запись в списке и нажмите Вставить:

  .

• Панель инструментов автотекста: Отобразите панель инструментов автотекста, открыв Инструменты> Настроить и включение панели инструментов Автотекст. Если вы хотите добавить запись, отпустите вниз Все записи и найдите нужный элемент. Ваши записи классифицируется по стилю первого абзаца в автотексте (в основном нормальный).

При создании и использовании автотекста следует учитывать следующее:

• После создания вы не можете редактировать записи автотекста.Вместо этого замените существующую запись следующей шаги, описанные в разделе «Создание записей автотекста» выше. Присвойте новой записи то же имя, что и исходное, а старое перезаписывается.
• Для переименования автотекста записи, откройте Инструменты> Шаблоны и надстройки. Щелкните Организатор и используйте параметр «Переименовать» на вкладке «Автотекст».
• записей автотекста сохранены с вашим шаблоном документа. Вы можете копировать записи в другой шаблон, используя Инструменты> Шаблоны и надстройки.Щелкните Организатор и используйте параметры на вкладке Автотекст для копирования записей.
• Автотекст не является замена шаблонов документов. Если в нескольких документах используется один и тот же структуры, стиля или макета, создавать и использовать шаблоны документов.
• Эта статья содержит дополнительная полезная информация и советы по функции автозамены: Что такое автотекст и как его использовать?

Вернуться на страницу советов и приемов

Text Expander для Windows, БЕСПЛАТНО

Ассистент набора текста автотекста

Jitbit AutoText — это программа для автоматического набора текста — она ​​автоматически набирает один и тот же фрагмент текста снова и снова с меньшим количеством нажатий клавиш. Думайте об этом как о Text Expander для Windows. Вы назначаете ключевое слово (аббревиатуру) для часто используемого фрагмента текста, фразы, предложения или абзаца, и AutoText будет автоматически вводить этот фрагмент каждый раз, когда вы вводите сокращение в ЛЮБОЙ программе. Пожалуйста, посмотрите изображение ниже для демонстрации:

Автозамена работает в ЛЮБОМ ПО: Блокнот, MS Word, Веб-браузер или ваш любимый HTML-редактор. СЭКОНОМЬТЕ время печатать, оставаясь при этом вежливым, полезным и отзывчивым с вашими партнерами, клиентами и коллегами.

Например, «ffr» становится «Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть другие вопросы», когда вы его набираете.

Автотекст работает в любой программе

Возможно, вы знакомы с функцией автотекста в MS Office. Преимущество Jitbit Autotext заключается в том, что он обеспечивает ту же функциональность в масштабах всей системы, и все ваши любимые программы мгновенно становятся включенными для автозамены.

AutoText работает во всех текстовых процессорах, текстовых редакторах, программах электронной почты, даже в онлайн-решениях, таких как Google Docs или GMail.Автотекст будет работать с любым интернет-браузером, включая Internet Explorer, Firefox или Opera. Jitbit Autotext автоматически заполняет часто используемые фрагменты текста в любой программе, что значительно ускоряет набор текста. Это идеальный автоматический наборщик текста для Windows

Отличный инструмент для поддержки клиентов

Jitbit Autotext — идеальный инструмент для вашей команды по работе с клиентами. Фактически, это прекрасное дополнение к нашей системе продажи билетов, но вы также можете использовать его с ЛЮБОЙ электронной почтой, службой поддержки или программным обеспечением для чата.Просто создайте коллекцию ответов на общие вопросы и пусть они будут у вас под рукой.

Например, «scr» может быть расширено до «Вот как вы делаете снимок экрана. Когда закончите, отправьте изображение в нашу службу поддержки». Или «ack» может стать «Мы знаем о проблеме с отключением и решаем ее прямо сейчас». Сочетание этих «шаблонных» ответов с естественным человеческим языком делает общение идеальным и эффективным.

Как использовать автотекст в Word 2016 для Mac

Вы снова и снова пишете один и тот же текст? Может быть, это подпись или подпись, или у вас могут быть стандартные абзацы текста, которые вам нужно время от времени использовать.

При работе с несколькими разными клиентами вы будете искать способы ускорить работу. Один из моих любимых инструментов — Автотекст.

AutoText означает автоматический текст, и это именно то, что он делает. Он автоматически вставляет предварительно написанный и / или предварительно отформатированный текст в ваш документ при нажатии клавиши.

Я работал с дамой, которая управляла агентством недвижимости, и у нее было несколько абзацев текста на выбор при создании условий. Не каждому клиенту требовалось одно и то же содержимое, поэтому она создала серию записей автотекста, которые можно было добавлять быстро и легко.

Введите текст для преобразования в автотекст

1. Введите абзац текста или все, что вы хотите сохранить как запись автотекста.
2. Выделите текст
   
3. Щелкните меню «Вставка» и выберите «Автотекст — Новый
».

4. Введите запоминающееся имя для записи автотекста — убедитесь, что оно длиннее трех букв.

Вот и ваш автотекст сохранен.

Для использования вашего нового автотекста с помощью клавиатуры

Начните вводить имя записи автотекста, и вы увидите подсказку автозаполнения в документе с инструкциями по нажатию Enter для вставки.

Нажмите Enter, появится текст!

Примечание. Это самый быстрый способ вставить запись автотекста.

Вставьте запись автотекста с помощью меню

Поместите курсор в то место, где должен отображаться автотекст.

Нажмите «Вставить»> «Автотекст»>, а затем выберите запись в списке.

Найдите запись в списке 2) Нажмите «Вставить» 3) просмотрите предварительный просмотр

Удалить запись

Если вам нужно удалить запись — следуйте инструкциям выше и нажмите «Удалить», чтобы удалить ее из списка.

Сохраните запись автотекста

Word сохраняет запись автотекста в шаблоне Normal, что делает его доступным во всех документах. Если вы хотите ограничить записи автотекста определенными документами, в меню «Вставка» наведите указатель на «Автотекст», нажмите «Автотекст», а затем выберите другой шаблон во всплывающем меню «Искать во» при создании записи автотекста.

Могу ли я сохранять форматированный текст или фигуры как записи автотекста?

Конечно, да!

Например, если я хочу повторно использовать эту таблицу несколько раз при написании руководства пользователя, я могу выделить всю таблицу, щелкнуть «Вставить»> «Автотекст»> «Создать» и назвать запись.Затем я могу использовать подсказку, чтобы добавить его.

Некоторые примеры:

• Подписка для разных клиентов
• Имя и адрес, которые вы часто вводите
• Стандартные абзацы текста
• Стол с определенным стилем
• Список продолжается….

Как вы воспользуетесь этим советом? Будете ли вы создавать записи автотекста, чтобы ускорить свой рабочий день?

Дайте мне знать в комментариях ниже.

Какова цель автоматического текста? И его преимущества?

Как владелец бизнеса, у вас может возникнуть соблазн сосредоточиться на больших вещах. Однако такие мелочи, как напоминания клиентам, если их игнорировать, могут привести к значительному снижению продаж. Ну так что ты делаешь? С OnSpot Social вы можете сократить рабочую нагрузку за счет автоматизации небольших задач.

Ваши клиенты и потенциальные клиенты с большей вероятностью прочитают отправленный им текст; что делает его идеальным способом отправки напоминаний о запуске ваших продуктов и услуг или даже о мгновенных продажах.Запланированные сообщения также можно использовать для напоминания клиентам о событиях, встречах и кодах купонов.

Что такое автоматические тексты?

Автоматические тексты — это просто заранее составленные сообщения о событии, продуктах или услугах, которые планируется автоматически отправлять клиентам и потенциальным клиентам.

Обмен сообщениями личный; Скорее всего, ваши клиенты будут читать его в дороге. Автоматический текст также может приветствовать ваших новых клиентов, как только они присоединятся к вашему маркетинговому списку. Просто нет лучшего способа привлечь клиентов к различным аспектам вашего бренда, кроме как использовать автоматический текст, чтобы держать их в курсе.

Зачем нужен автоматический текст?

Вот почему вам следует подумать об использовании автоматического текста для развития вашего бизнеса:

1. Повышает точность

Людям практически невозможно избежать ошибок. Автоматический текст OnSpot Social исключает человеческую ошибку и повышает надежность, удваивая ваши маркетинговые усилия.

2. Экономия времени

Любой владелец бизнеса хотел бы сэкономить время и направить его в другое место, где возникает необходимость. Автоматические тексты OnSpot помогают снизить рабочую нагрузку и время, а значит, у вас появится больше времени для заботы о других аспектах вашего бизнеса.Все, что вам нужно сделать, это создать и запланировать их в своем маркетинговом календаре.

3. Повышает доступность бренда

Автоматические тексты дают вам возможность мгновенно отвечать на несколько сообщений. Это самый простой способ стать доступным для большинства ваших клиентов в течение всего дня.

4. Повысьте вовлеченность клиентов

Автоматические текстовые сообщения помогут вам вернуть не очень заинтересованных потенциальных клиентов в вашу воронку продаж. Отправляя сообщения, вы также сможете легко перенаправить своих старых клиентов, тем самым сохраняя их активными и лояльными на протяжении всего процесса продаж.

Как отправлять автоматические тексты

Не имеет значения, сколько у вас подписчиков. С Onspot добраться до них так просто. Вот простые шаги, которые необходимо выполнить:

• Выберите сегмент или группу людей, которые должны получить черновик вашего сообщения. Вы можете сделать из этого кампанию, просто имея цепочку связанных сообщений.
• Правильное время для сообщений. Вы можете отправить приветственное сообщение сразу или через несколько часов после того, как новый клиент присоединится к списку, все зависит от того, что вы считаете лучшим.
• После того, как вы решили, когда отправлять конкретные сообщения и кому отправлять, установите сообщения в реальном времени, и вы автоматизируете весь процесс. Это так просто!

Важные элементы автоматических текстов

Есть основные элементы, которых необходимо придерживаться, чтобы маркетинг автотекстов был успешным:

1. Уникальное предложение

Ваши предложения должны волновать ваших клиентов с момента их получения. сообщение. Вы должны заставить своих подписчиков чувствовать желание читать ваши сообщения каждый раз, когда они попадают в свой почтовый ящик.Не забывайте указывать ценность в каждом сообщении, которое ваши подписчики получают от вас. Просто злоупотребляйте привилегией, предоставленной вашими клиентами, чтобы написать им.

• Не копируйте предложения по другим каналам. Избегайте того же предложения, которое вы дали в список рассылки подписчикам SMS.
• Постарайтесь не давать мелких скидок; существенные скидки будут звучать хорошо.
• Не предлагайте клиентам одно и то же предложение каждую неделю. Со временем это наскучит, и некоторые могут даже отказаться от списка!

2.Продолжительность

Каждое предложение должно иметь дату истечения срока. Это побудит ваших подписчиков принять меры как можно скорее. Вы также можете постоянно напоминать своим подписчикам о сделке, которая состоится через несколько недель.

• Не забывайте включать пользовательские ссылки в свои сообщения. Это единственный способ отслеживать людей, которые воспользовались предложениями.

3. Призыв к действию

Предложение всегда должно сопровождаться сильным призывом к действию. Убедитесь, что вы избегаете использования сокращений.Аббревиатуры категорически запрещены в маркетинге текстовых сообщений просто потому, что не все ваши костюмы их поймут. Например, MMS позволяет писать длинные сообщения и даже прикреплять видео или фотографии.

4. Время — это все

Не автоматизируйте ваши сообщения слишком часто, потому что ваши клиенты, скорее всего, не будут возбуждены. Отправка сообщений в неподходящее время суток (когда все люди заняты в офисах и классах) может раздражать.Уловка состоит в том, чтобы найти правильный баланс.

• Желательно автоматизировать ваши сообщения до двух или максимум четырех в месяц.

Отправьте текст, когда вы считаете, что ваш клиент может его получить. Помните, что вам также нужно будет как можно скорее ответить на сообщения клиента. Каждый ответ вашего клиента дает вам хороший шанс совершить продажу.

Почему OnSpot Social для автоматического текста?

Социальное приложение OnSpot позволяет отправлять клиентам персонализированные сообщения, чтобы повысить вовлеченность клиентов и увеличить продажи.Приложение также позволяет вам управлять отношениями с клиентами из любого места, обеспечивая тем самым удобство, которого заслуживает ваш бизнес.

Приложение включает функцию массовых текстовых сообщений, которая позволяет быстро отправлять напоминания и предупреждения всем своим подписчикам. Эта функция также дает вашим подписчикам возможность отправлять информацию и делиться ею с друзьями и семьей.

Заключение

Как владелец бизнеса, вам необходимо провести тестирование, чтобы узнать, какие тексты увеличивают общение.Автоматический текст — это мощный маркетинговый инструмент, который может помочь вам значительно увеличить ваши продажи. Мы не сомневаемся, что приложение OnSpot Social предоставит вам максимальное удобство, необходимое для быстрого развития вашего бизнеса.

Как сделать записи автотекста, созданные в Microsoft Word 2016, доступными в Microsoft Outlook 2016?

Функция автотекста в Word 2016 (и более ранних версиях) может значительно упростить набор длинных или сложных слов. Например, допустим, вы пишете статью о психологическом воздействии войны на солдат.Представьте, что вам снова и снова нужно набирать слово «психологический». Это одно из тех слов, о которых нужно подумать, чтобы правильно написать.

Вместо этого давайте перейдем к функции автотекста в Word и создадим ярлык для слова «психологический».

Ниже приведены пошаговые инструкции. Прежде чем научиться переносить эти записи автотекста в Microsoft Outlook 2016, важно понять, как это использовать.

1. Выделите в документе слово «психологический».
2. Нажмите кнопку «Вставить» на ленте.
3. Перейдите к «Quick Parts», расположенному в крайнем правом углу, и щелкните по нему.
4. Откроется раскрывающийся список. Автотекст — это первый вариант. Наведите указатель мыши на автотекст, и откроются три новых параметра.
5. Щелкните по первому варианту «Сохранить выделение в галерее автотекста».
6. Откроется новое окно под названием «Создать новый стандартный блок». В этом поле вы даете этой конкретной записи имя, которое вы можете запомнить.
7. Строка 2 ^и в этом поле спрашивает, в какую галерею вы хотите сохранить.«Автотекст» — это значение по умолчанию, так что оставьте это.
8. В следующей строке спрашивается о категории. Используйте категорию «Общие».
9. Добавление описания не является обязательным. Вы можете оставить это поле пустым.
10. В следующей строке написано «Сохранить в», и этот вопрос относится к тому, где вы хотите сохранить сокращение. Есть два варианта: Normal.dotm и Building Blocks.docx. В более старых версиях Word эти сокращения автотекста сохранялись в Normal.dotm, поэтому щелкните по нему.
11. Последняя строка называется «Опции».Это дает вам возможность вставлять контент в разные места. «Вставить только содержимое» просто вставит запись в любое место документа. Второй вариант вставляет слово в новый абзац, а третий — слово на новой странице. В большинстве случаев вам нужно выбрать первый вариант.

Теперь, каждый раз, когда вы хотите ввести слово «психологический», все, что вам нужно сделать, это начать вводить слово, и автотекст заполнит остальную часть слова за вас.Слово автоматически появляется в документе. Вы можете добавлять неограниченное количество записей автотекста. Вы можете создать его для слов или даже фраз, которые вы обычно используете, например «Спасибо».

Чем автотекст отличается от автозамены?

Даже более старые версии Microsoft Word имеют удобную функцию под названием «Автозамена». В этом списке уже много слов. По умолчанию там присутствуют все часто встречающиеся с ошибками слова, такие как «получено». Если вы наберете слово «получено» и опечатаете его, автозамена автоматически исправит это за вас.Вы можете проверить это, написав с ошибками такие слова, как:

• Орфографическая ошибка
• Автоматически
• Принять
• Теннесси

Иногда вы можете встретить слово, которого нет в списке. Или вы можете большую часть времени набирать такое слово, как «иногда», неправильно. Многие пользователи так делают. В слове есть две буквы «с» и одна «с». Автозамена может исправить это за вас, но список по умолчанию содержит только слово «случай». Так что давайте добавим в список «иногда», чтобы он всегда корректировался.

В Word 2010 и более поздних версиях «Параметры Word» можно найти, выбрав «Файл»> «Параметры»>. Теперь нажмите «Проверка» в левой части экрана. Если вы используете Word 2007 и более ранние версии, щелкните значок Word в верхнем левом углу, затем прокрутите вниз до «Параметры Word», который находится рядом с «Выйти из Word».

Когда вы попадете на экран проверки, нажмите «Параметры автозамены». Теперь вы увидите список слов с наиболее часто встречающимися ошибками слева и их правильное написание справа.По умолчанию в Word добавлено много разных слов и символов, но в список легко добавить свои собственные слова.

В строке «Заменить» введите версию слова с ошибкой. В этом упражнении мы добавляем запись автозамены для слова «иногда». В строке «Заменить» вы хотите ввести неправильную версию слова: «иногда». Теперь введите правильное написание слова в поле «С»: «иногда». Теперь каждый раз, когда вы неправильно набираете слово, оно автоматически исправляется.Это реальная экономия времени для тех, кто много печатает и иногда неправильно пишет одни и те же слова.

Функция автотекста работает очень похоже на автозамену. Одна из лучших особенностей автозамены — то, что она работает во всех программах Microsoft Office. Это означает, что если вы добавляете или удаляете слово в Word, это слово добавляется или удаляется в других офисных программах, таких как Excel или PowerPoint.

Как использовать автотекст в Microsoft Outlook 2016

Microsoft Outlook 2016 позволяет создавать предварительно определенный контент, который можно добавлять в электронные письма, которые вы часто отправляете.Это значительно экономит время и предотвращает ошибки. Итак, давайте создадим запись автотекста для слов: «Приветствую всех моих верных поклонников».

Самый простой способ (а их несколько) — открыть новое электронное письмо в Outlook и ввести слова вверху страницы. Затем выделите их и нажмите Alt + F3. Откроется окно под названием «Создать новый стандартный блок». Записи по умолчанию в этом поле обычно можно использовать. Единственное, что нужно заполнить, — это первая строка, которая представляет собой имя новой записи.Вы можете использовать название «Приветствия» или что-нибудь, что говорит вам, о чем идет речь в тексте.

Итак, введите имя «Приветствия» в первой строке, затем нажмите «ОК», чтобы закрыть окно. Теперь, когда вы вернетесь к электронному письму, начните вводить слово «Приветствие», и появится содержимое автотекста. Нажмите «Enter», чтобы вставить текст (после того, как убедитесь, что это правильный автотекст, который вы хотите использовать). Эта строка текста заполняется автоматически. Вы можете нажать клавишу ВВОД, чтобы перейти к тексту электронного письма и продолжить его создание.

Совет: Если вы использовали старую версию Word и хотели бы обновить файлы Normal.dotm, просто откройте последнюю версию Word. Затем откройте файлы Normal.dotm и затем «Сохранить как» в новом формате Word.

Как найти свои шаблоны Normal.dotm

Наиболее распространенный путь к этим файлам:

C: Пользователи Ваше имя пользователяAppDataRoamingMicrosoftTemplates

Вы также можете ввести это в меню «Пуск»:% appdata% MicrosoftTemplates

Откроется папка «Шаблоны» в проводнике Windows.Если бы вы полностью удалили файл Normal.dotm, то исходная версия файла была бы автоматически воссоздана при следующем открытии Word. Это будет версия по умолчанию, которая не будет содержать всех ваших дополнений и изменений. Вы также можете переименовать настроенную версию в Normal.dotm, и Word будет использовать эту версию в качестве шаблона по умолчанию при следующем открытии Word.

Если вы не можете найти файлы, следуйте этим инструкциям:

Откройте Word, затем перейдите в меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно»> «Расположение файлов»> «Пользовательские шаблоны».Вы должны увидеть файлы Normal.dotm, расположенные там. Нажмите на один из них, чтобы выделить путь к нему в строке браузера и запишите путь. Теперь закройте Word и перезапустите его. Щелкните «Открыть», как если бы вы открывали документ. Следуйте по пути к шаблонам Normal.dotm.

Работа с файлами Normal.dotm

Большинство пользователей Word имеют записи автотекста в более старых версиях Word, которые они хотели бы перенести в свою текущую версию Word 2016. В более старых версиях Word использовалось значение Normal.dotm, что упрощает их перенос в новую версию Word. Обратите внимание, что файлы Normal.dotm не могут быть обновлены или изменены во время работы Word.

Сначала найдите файлы шаблонов, как описано выше. Word обычно хранит копии старых файлов Normal. В Word эти файлы называются NormalPre. В Microsoft Outlook эти файлы называются NormalEmailPre.

Затем сделайте резервную копию файла шаблонов Word Normal.dotm. Теперь откройте Microsoft Outlook. Перейдите в каталог шаблонов.Вставьте файл Normal.dotm в этот каталог. Закройте Outlook, а затем, когда вы его снова откроете, в файлах должен появиться файл шаблонов Normal.dotm.

Записи автотекста, созданные в Word 2016, теперь должны быть доступны в Microsoft Outlook 2016.

Интерактивные веб-учебные пособия и ответы на вопросы интервью, запрос неверного URL-адреса.

Как быстро ответить с помощью автотекста в Outlook

Outlook, как и другие приложения Microsoft Office, предлагает функцию AutoText , которая можно вставить блок текста одним щелчком мыши.

Например, если вы хотите ответить на такие сообщения, как:

Для создайте AutoText (или Quick Part ), выполните следующие действия:

1. Создайте новое сообщение и введите текст и / или графику.

2. Выберите текст или графику, которые вы хотите сохранить. как запись AutoText .

3. На вкладке Вставить в группе Текст , выберите раскрывающийся список Quick Parts и затем нажмите Сохранить выделение в Quick Part Галерея … (или просто нажмите Alt + F3 ):

4. В диалоговом окне Create New Building Block :

• введите имя нового AutoText
• из раскрывающегося меню Галерея , выберите Автотекст
• введите Категория и Описание (необязательно)

К вставьте запись AutoText в свое сообщение, выполните одно из следующих действий:

• Введите имя автотекста или только несколько первых символов, а затем нажмите F3 .Outlook заменяет имя всей записью AutoText .
• Введите первые символы имени AutoText , чтобы увидеть сообщение, и нажмите Введите :
• На вкладке Вставить в группе Текст выберите раскрывающийся список Быстрые детали список, а затем выберите AutoText из Gallery :
• Если у вас есть кнопка AutoText на панели быстрого доступа , просто щелкните ее и выберите блок, который вы хотите вставить в свой документ.