С работа с файлами excel: Старт работы с Excel на C# / Хабр

Работа с файлами в Excel

Сохранение и присвоение имени рабочей книге.

При сохранении рабочей книги в Excel открывается окно диалога «Сохранение документа». В этом окне необходимо указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая книга. Таким образом, книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

Открытие рабочей книги в Excel

Для открытия рабочей книги в Excel, надо выбрать команду Файл / Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть на стандартной панели инструментов. Excel выведет окно диалога «Открытие документа» в нем можно выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.

Закрытие рабочей книги и выход из Excel

Для того чтобы закрыть рабочую книгу в Excel выберите команду Файл / Закрыть, в результате чего закроется рабочая книга. Для выхода из Excel необходимо выбрать команду Файл / Выход или щелкнуть на кнопку закрыть в правой части строки заголовка окна приложения.

2. Редактирование и форматирование рабочих листов Mіcrosoft Excel

Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. В электронные таблицы MS Excel можно вводить текст, числа, даты, время, последовательные ряды данных и формулы.

Ввод данных осуществляется в три этапа:

 выделение ячейки;

 ввод данных;

 подтверждение ввода (нажать клавишу Enter). После того как данные введены, их нужно  представить на экране в определенном формате. Для представления данных в MS Excel существуют различные категории форматных кодов. Для редактирования данных в ячейке необходимо дважды щелкнуть на ячейке и произвести редактирование или исправление данных. К операциям редактирования относятся:

 удаление и вставка строк, столбцов, ячеек и листов;

 копирование и перемещение ячеек и блоков ячеек;

 редактирование текста и чисел в ячейках К операциям форматирования относятся:

 изменение числовых форматов или формы представления чисел;

 изменение ширины столбцов;

 выравнивание текста и чисел в ячейках;

 изменение шрифта и цвета;

 Выбор типа и цвета границы

 Заливка ячеек

Ввод чисел и текста

Любую информацию, которая обрабатывается на компьютере, можно представить в виде чисел или текста. Числа и текст по умолчанию Excel вводит в формате Общий.

Ввод текста

Текст — это любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время суток. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Если требуется ввести некоторые числа как текст, то для этого выделите ячейки, а затем выберите команду Формат / Ячейки. Далее выберите вкладку “Число” и в появившемся списке форматов выберите Текстовый. Еще один способ ввода числа как текста – это ввести перед числом символа апострофа. Если текст не помещается в ячейку, то необходимо увеличить ширину столбца или разрешить перенос по словам (Формат / Ячейки, вкладка Выравнивание).

Работа с Excel-файлами в Pandas

Зарегистрируйтесь для доступа к 15+ бесплатным курсам по программированию с тренажером

Для работы с табличными данными часто используют продукт Microsoft Excel. В таблицы Excel помещают как списки покупок, так и отчетности компаний. Благодаря распространенности данного формата разработчики создали инструменты для атоматизации обработки данных.

Pandas является средством работы с табличными данными и умеет работать с файлами формата Excel-таблиц: .xls и .xlsx. И каждый разработчик должен уметь работать с такими форматами наравне с текстовыми файлами и файлами формата json и html.

В этом уроке мы познакомимся с основными методами библиотеки Pandas для работы с табличными данными в формате Microsoft Excel: .xls и .xlsx. Мы научимся их читать и записывать. Также мы разберем работу с файлами, в которых есть несколько листов, а также форматированию данных при записи.

Обработка Excel файлов в Python

Среди форматов файлов Excel наиболее популярными являются:

• .xls — использовался в версиях Microsoft Excel до 2007
• .xlsx — используется во всех версиях после 2007

Для работы с обоими типами в Python есть ряд открытых библиотек:

• xlwt
• openpyxl
• XlsxWriter
• xlrd

В библиотеке Pandas не реализован свой функционал работы с Excel-файлами, но есть единый интерфейс для работы с каждой из указанных выше библиотек.

Чтобы использовать этот функционал, нужно установить указанные библиотеки в окружение, в котором установлена библиотека Pandas. Библиотеки не являются взаимозаменяемыми и дополняют друг друга — лучше установить их все.

Чтение таблиц из Excel файлов

Чтобы читать файлы в Pandas, используется метод read_excel(). Ему на вход подается путь к читаемому файлу:

import pandas as pd
df_orders = pd.read_excel('data_read/Shop_orders_one_week.xlsx')
print(df_orders.head())
# =>    weekday shop_1  shop_2  shop_3  shop_4
#     0     mon     7       1       7       8
#     1     tue     4       2       4       5
#     2     wed     3       5       2       3
#     3     thu     8       12      8       7
#     4     fri     15      11      13      9
#     5     sat     21      18      17      21
#     6     sun     25      16      25      17

В примере выше прочитан файл продаж четырех магазинов за неделю и размещен в объекте DataFrame. Pandas по умолчанию добавил столбец индексов — последовательность целых чисел от 0 до 6.

Чтобы указать, какой из столбцов является столбцом индексов, необходимо указать его номер в параметре index_col. В нашем случае это первый столбец, в котором указаны дни недели:

df_orders = pd.read_excel('data_read/Shop_orders_one_week.xlsx', index_col=0)
print(df_orders.head())
# =>    shop_1  shop_2  shop_3  shop_4
# weekday
# mon       7   1   7   8
# tue       4   2   4   5
# wed       3   5   2   3
# thu       8   12  8   7
# fri       15  11  13  9
# sat       21  18  17  21
# sun       25  16  25  17

Если перед таблицей некоторые строки содержали записи, то попытка прочтения не приведет к ожидаемому результату. Pandas будет стараться положить данные в строках до таблицы в качестве индексов столбцов:

df_orders = pd.read_excel('data_read/Shop_orders_one_week_with_head.xlsx')
print(df_orders.head())
# => Orders by shop Unnamed: 1 Unnamed: 2 Unnamed: 3 Unnamed: 4
# 0            NaN        NaN        NaN        NaN        NaN
# 1        weekday     shop_1     shop_2     shop_3     shop_4
# 2            mon          7          1          7          8
# 3            tue          4          2          4          5
# 4            wed          3          5          2          3

Для корректного прочтения необходимо пропустить некоторое количество строк при прочтении. Для этого нужно использовать параметр skiprows и указать количество пропускаемых строк:

df_orders = pd.read_excel('data_read/Shop_orders_one_week_with_head.xlsx', skiprows=2)
print(df_orders.head())
# => weekday  shop_1  shop_2  shop_3  shop_4
#  0     mon       7       1       7       8
#  1     tue       4       2       4       5
#  2     wed       3       5       2       3
#  3     thu       8      12       8       7
#  4     fri      15      11      13       9

Итоговый вариант корректного чтения, где пропущены две строки и использован один столбец в качестве столбца индексов, выглядит следующим образом:

df_orders = pd.read_excel('data_read/Shop_orders_one_week_with_head.xls', skiprows=2, index_col=0)
print(df_orders.head())
# =>       shop_1  shop_2  shop_3  shop_4
# weekday
# mon           7       1       7       8
# tue           4       2       4       5
# wed           3       5       2       3
# thu           8      12       8       7
# fri          15      11      13       9

Запись таблиц в Excel файл

Также в Excel-файл можно записывать результаты работы программы. Эту задачу можно разделить на два типа по сложности используемого синтаксиса:

• Быстрая запись на один лист — записывается одна таблица, которая будет размещена на одном листе файла Excel
• Создание файла с несколькими листами — если результаты работы программы располагаются в нескольких итоговых таблицах, то для формирования единого файла Excel с несколькими листами потребуется применить определенные правила создания

Быстрая запись на один лист

В качестве результатов работы программы используем среднее по магазинам за неделю:

df_orders_mean = pd.DataFrame(df_orders.mean()).T.round(1)
df_orders_mean.index = ['mean']
print(df_orders_mean)
# =>    shop_1  shop_2  shop_3  shop_4
# mean    11.9     9.3    10.9    10.0

Сформируем итоговую таблицу на основе исходной и добавим аналитические результаты:

df_analitic_results = pd.concat([
    df_orders,
    df_orders_mean
])
print(df_analitic_results)
# =>    shop_1  shop_2  shop_3  shop_4
# mon      7. 0     1.0     7.0     8.0
# tue      4.0     2.0     4.0     5.0
# wed      3.0     5.0     2.0     3.0
# thu      8.0    12.0     8.0     7.0
# fri     15.0    11.0    13.0     9.0
# sat     21.0    18.0    17.0    21.0
# sun     25.0    16.0    25.0    17.0
# mean    11.9     9.3    10.9    10.0

Чтобы быстро записать данную таблицу, достаточно воспользоваться методом to_excel(). Формат файла .xls или .xlsx необходимо указать в расширении файла. Pandas автоматически определит, какой библиотекой воспользоваться для конкретного формата:

df_analitic_results.to_excel('data_read/Shop_orders_one_week_analitics.xlsx')
df_analitic_results.to_excel('data_read/Shop_orders_one_week_analitics.xls')

Создание файла с несколькими листами

Чтобы задать имя листа, на котором располагается таблица, необходимо указать его в параметре sheet_name. В данном примере получится лист Total:

path_for_analitic_results = 'data_read/Shop_orders_one_week_analitics.
  xlsx'
df_analitic_results.to_excel(
    path_for_analitic_results,
    sheet_name='Total'
)

Попробуем добавить к сформированному файлу лист итогов только для первого магазина:

df_analitic_results[['shop_1']].to_excel(
    path_for_analitic_results,
    sheet_name='shop_1',
)

Все выполнено без ошибок, но в итоговом файле листа Total нет. Чтобы перезаписать файл и удалить предыдущий, вызовем функцию to_excel().

Для корректной записи или дозаписи нужно использовать следующую конструкцию. В одном файле запишем итоговую таблицу на один лист, а для каждого магазина создадим отдельный лист только с его итогами:

with pd.ExcelWriter(
        path_for_analitic_results,
        engine="xlsxwriter",
        mode='w') as excel_writer:
    # Add total df
    df_analitic_results.to_excel(excel_writer, sheet_name='Total')
    # Add all shop df results
    for shop_name in df_analitic_results.columns.to_list():
        df_analitic_results[[shop_name]].  to_excel(excel_writer, sheet_name=shop_name)

В коде выше создается экземпляр класса ExcelWriter на «движке» библиотеки xlsxwriter. Далее мы используем инициализированный экземпляр excel_writer в качестве первого параметра метода to_excel(). Конструкция with...as... позволяет безопасно работать с потоком данных и закрыть файл, даже когда возникают ошибки записи.

Чтение таблиц из Excel файлов с несколькими листами

Чтобы прочитать файл с несколькими листами, не хватит метода read_excel(), поскольку будет прочитан только первый лист из файла:

df_analitic_results_from_file = pd.read_excel(path_for_analitic_results, index_col=0)
print(df_analitic_results_from_file)
# =>    shop_1  shop_2  shop_3  shop_4
# mon      7.0     1.0     7.0       8
# tue      4.0     2.0     4.0       5
# wed      3.0     5.0     2.0       3
# thu      8.0    12.0     8.0       7
# fri     15.0    11.0    13. 0       9
# sat     21.0    18.0    17.0      21
# sun     25.0    16.0    25.0      17
# mean    11.9     9.3    10.9      10

При этом можно прочитать конкретный лист, если указать его название в параметре sheet_name:

df_analitic_results_from_file = pd.read_excel(path_for_analitic_results, index_col=0, sheet_name='shop_1')
print(df_analitic_results_from_file)
# =>    shop_1
# mon      7.0
# tue      4.0
# wed      3.0
# thu      8.0
# fri     15.0
# sat     21.0
# sun     25.0
# mean    11.9

Чтобы прочитать несколько листов и не переоткрывать файл, достаточно использовать экземпляр класса ExcelFile и его метод parse(). В последнем указывается имя нужного листа и дополнительные параметры чтения, аналогичные методу read_excel().

excel_reader = pd.ExcelFile(path_for_analitic_results)
df_shop_1 = excel_reader.parse('shop_1', index_col=0)
df_shop_2 = excel_reader.parse('shop_2', index_col=0)
print(df_shop_1)
print(df_shop_2)
# =>    shop_1
# mon      7. 0
# tue      4.0
# wed      3.0
# thu      8.0
# fri     15.0
# sat     21.0
# sun     25.0
# mean    11.9
#       shop_2
# mon      1.0
# tue      2.0
# wed      5.0
# thu     12.0
# fri     11.0
# sat     18.0
# sun     16.0
# mean     9.3

Данный подход для чтения файла Excel удобен, чтобы получить список всех листов. Для этого нужно посмотреть на атрибут sheet_names:

print(excel_reader.sheet_names)
# => ['Total', 'shop_1', 'shop_2', 'shop_3', 'shop_4']

Если использовать наработки выше, можно собрать словарь из датафреймов, в которых будут располагаться все таблицы файла. Чтобы получить нужный датафрейм, нужно обратиться к словарю по ключу с соответствующим названием листа:

sheet_to_df_map = {}
for sheet_name in excel_reader.sheet_names:
    sheet_to_df_map[sheet_name] = excel_reader.parse(sheet_name, index_col=0)
print(sheet_to_df_map['shop_1'])
print(sheet_to_df_map['Total'])
# =>    shop_1
# mon      7.0
# tue      4.0
# wed      3. 0
# thu      8.0
# fri     15.0
# sat     21.0
# sun     25.0
# mean    11.9
#       shop_1  shop_2  shop_3  shop_4
# mon      7.0     1.0     7.0       8
# tue      4.0     2.0     4.0       5
# wed      3.0     5.0     2.0       3
# thu      8.0    12.0     8.0       7
# fri     15.0    11.0    13.0       9
# sat     21.0    18.0    17.0      21
# sun     25.0    16.0    25.0      17
# mean    11.9     9.3    10.9      10

Форматирование таблиц

За время своего развития Excel накопил довольно мощный функционал, чтобы анализировать и презентовать данные: создание графиков, цветовая подсветка результатов по условию, настройка шрифтов и многое другое.

В примере ниже мы форматируем итоговые аналитические данные: если значения в таблице превышают порог в одиннадцать заказов, то они раскрашиваются в один цвет, иначе — в другой. Цветовая дифференциация данных удобна, чтобы быстро оценивать результаты и искать закономерности в данных:

with pd.ExcelWriter(
        path_for_analitic_results,
        engine="xlsxwriter",
        mode='w') as excel_writer:
    # Add total df
    df_analitic_results. to_excel(excel_writer, sheet_name='Total')
    # Formatting total df
    threshold = 11
    workbook = excel_writer.book
    worksheet = excel_writer.sheets['Total']
    format1 = workbook.add_format({'bg_color': '#FFC7CD',
                                'font_color': '#9C0006'})
    format2 = workbook.add_format({'bg_color': '#C6EFCD',
                                'font_color': '#006100'})
    worksheet.conditional_format('B2:E9', {
            'type' : 'cell',
            'criteria' : '>=',
            'value' : threshold,
            'format' : format1}
    )
    worksheet.conditional_format('B2:E9', {
            'type' : 'cell',
            'criteria' : '<',
            'value' : threshold,
            'format' : format2}
    )

В примере выше используются методы движка xlsxwriter. Разбор всех возможностей форматирования данных при записи выходит за рамки данного урока. Можно глубже погрузиться в данную тему через документацию с примерами по следующей ссылке.

Выводы

Работа с файлами Excel с помощью Pandas

Листы Excel интуитивно понятны и удобны для пользователя, что делает их идеальными для работы с большими наборами данных даже для менее технических специалистов. Если вы ищете места, где можно научиться манипулировать файлами Excel и автоматизировать их с помощью Python, не ищите больше. Вы находитесь в нужном месте.

Python Pandas с листом Excel

В этой статье вы узнаете, как использовать Pandas для работы с электронными таблицами Excel. В конце статьи вы будете знать:

• Необходимые для этого модули и как их установить в вашей системе.
• Чтение данных из файлов Excel в pandas с использованием Python.
• Изучение данных из файлов Excel в Pandas.
• Использование функций для управления и изменения данных в Pandas.

Установка

Чтобы установить Pandas в Anaconda, мы можем использовать следующую команду в терминале Anaconda:

 conda install pandas 

Чтобы установить Pandas в обычном Python (не Anaconda), мы можем использовать следующую команду в команде подсказка:

 PIP установить PANDAS 

Начало работы

Во -первых, нам необходимо импортировать модуль Pandas, который может выполнить команду: Pandas

Python3

Import PANDAS AS PDS 40404040404040404040404040404040404040404040404040404040404040н.

Входной файл: Let’s Предположим, что файл Excel выглядит так, как это

Лист 1:

Лист 2:

Лист 2:

0002 Теперь мы можем импортировать файл Excel, используя функцию read_excel в Pandas. Второй оператор считывает данные из Excel и сохраняет их в кадре данных pandas, который представлен переменной newData. Если в книге Excel несколько листов, команда импортирует данные первого листа. Самый простой способ создать фрейм данных со всеми листами рабочей книги — создать разные фреймы данных по отдельности, а затем соединить их. Метод read_excel принимает аргументы имя_листа и столбец_индекса, где мы можем указать лист, из которого должен быть создан фрейм данных, а столбец_индекса указывает столбец заголовка, как показано ниже: 

Python3

file = ( 'path_of_excel_file' ) newData = pds. read_excel( file ) newData

Вывод:  

 

Пример:  

Третий оператор объединяет оба листа. Теперь, чтобы проверить весь фрейм данных, мы можем просто запустить следующую команду: 

Python3

sheet1 = pds.read_excel( file ,                          sheet_name = 0 ,                          index_col = 0 )   лист2 = pds. read_excel( file ,                          sheet_name = 1 ,                          index_col = 0 )   newData = pds. concat([лист1, лист2])   newData

Вывод:  

 

Чтобы просмотреть 5 столбцов сверху и снизу фрейма данных, мы можем запустить команду. Эти методы head() и tail() также принимают аргументы в виде чисел для количества отображаемых столбцов.

Python3

newData. head() newData.tail()

Output:  

 

 

The shape() method can be used to просмотрите количество строк и столбцов во фрейме данных следующим образом: 

Python3

NEWDATA.Shape

Выходные данные:

Если любой колонна содержит. :

Python3

Sorted_column = newdata.sort_values ​​([ 'Высота' ], Angender 39 = 404040404040404040404040404040404040404030 гг.0039 False )

Теперь давайте предположим 'Высота' ]. Голов ( 5 )

Выход:

Мы можем сделать это с любым численным колонком из рамки данных.0003

Python3

newData[ 'Weight' ].head()

Output:  

 

Now, suppose our data is mostly numerical. Мы можем получить статистическую информацию, такую ​​​​как среднее, максимальное, минимальное и т. Д., О кадре данных, используя метод описать (), как показано ниже:0045

Выход:

Это также может быть сделано отдельно для всех численных столбцов, используя следующую команду:

Python3

Newdata [39. .

40403339039. . . ()

Выход:  

 

Другая статистическая информация также может быть рассчитана с использованием соответствующих методов. Как и в Excel, можно применять формулы и создавать вычисляемые столбцы следующим образом: 

Python3

Newdata [ 'Calculat_column' ] = . newData[ 'calculated_column' ].head()

Вывод:  

 

. метод to_excel. Для этого нам нужно указать выходной файл Excel, в который должны быть записаны преобразованные данные, как показано ниже: 

Python3

newData. to_excel( 'Output File.xlsx' )

Output:  

 

How to share Excel file for multiple users

В этом руководстве вы найдете полную информацию о том, как поделиться книгой Excel с другими людьми, сохранив ее в локальной сети или OneDrive, как контролировать доступ пользователей к общему файлу Excel и разрешать конфликтующие изменения.

В наши дни все больше и больше людей используют Microsoft Excel для командной работы. В прошлом, когда вам нужно было поделиться с кем-то книгой Excel, вы могли отправить ее в виде вложения электронной почты или сохранить данные Excel в формате PDF для печати. Несмотря на то, что первый метод был быстрым и удобным, он создавал несколько версий одного и того же документа, а второй создавал защищенную, хотя и нередактируемую копию.

Последние версии Excel 2010, 2013 и 2016 упрощают совместное использование и совместную работу над книгами. Предоставляя общий доступ к файлу Excel, вы предоставляете другим пользователям доступ к тому же документу и позволяете им одновременно вносить изменения, что избавляет вас от необходимости отслеживать несколько версий.

Как поделиться файлом Excel

В этом разделе показано, как предоставить общий доступ к книге Excel для нескольких пользователей, сохранив ее в локальной сети, где другие люди могут получить к ней доступ и внести изменения. Вы можете отслеживать эти изменения и принимать или отклонять их.

Открыв книгу, выполните следующие действия, чтобы поделиться ею:

1. На вкладке Обзор в группе Изменения нажмите кнопку Поделиться книгой .
   
2. Появится диалоговое окно Share Workbook , в котором вы выбираете Разрешить изменения более чем одному пользователю одновременно. Это также позволяет установить флажок объединения книг на вкладке Редактирование .
   
3. При необходимости перейдите на вкладку Advanced , выберите нужные параметры для отслеживания изменений и нажмите OK .

   Например, вы можете захотеть, чтобы изменения обновлялись автоматически каждые n минут (все остальные настройки на снимке экрана ниже установлены по умолчанию).

4. Сохраните файл Excel в сетевом расположении, где другие люди смогут получить к нему доступ (самый быстрый способ — использовать сочетание клавиш Ctrl + S).

Если все сделано правильно, слово [Shared] появится справа от имени книги, как показано на снимке экрана ниже:

Теперь вы и ваши коллеги можете одновременно работать над одним и тем же файлом Excel. Вы можете принять или отклонить их изменения, а после внесения нужных изменений вы можете прекратить совместное использование книги. Далее в этом уроке вы найдете подробную информацию о том, как все это сделать.

Примечание. Если Microsoft Excel отказывается предоставить общий доступ к определенной книге, скорее всего, это происходит по одной из следующих причин:

1. Книги, содержащие таблицы или XML-карты, не могут быть общими. Поэтому обязательно преобразуйте свои таблицы в диапазоны и удалите карты XML, прежде чем делиться своим файлом Excel.
2. Чтобы иметь возможность поделиться книгой, необходимо отключить некоторые настройки конфиденциальности. Перейдите к Файл > Параметры Excel > Центр управления безопасностью , нажмите Настройки центра управления безопасностью… и в категории Параметры конфиденциальности снимите флажок Удалить личную информацию из свойств файла при сохранении .

Как поделиться книгой Excel и защитить отслеживание изменений

Если вы хотите не только поделиться файлом Excel, но и гарантировать, что никто не выключит историю изменений или не удалит книгу из общего доступа, действуйте следующим образом:

1. На вкладке Обзор в Changes group, нажмите кнопку Protect and Share Workbook .
2. Появится диалоговое окно Защитить общую книгу , и вы установите флажок Совместное использование с отслеживанием изменений .
3. Введите пароль в поле Пароль (необязательно) , нажмите OK , а затем введите пароль еще раз для подтверждения.

   Хотя вводить пароль не обязательно, лучше это сделать. В противном случае нет смысла использовать эту опцию, потому что любой сможет снять защиту и, таким образом, остановить общий доступ к книге.

4. Сохраните книгу.

Нажатие OK в приведенном выше диалоговом окне изменит кнопку Защитить и поделиться книгой на ленте на Снять защиту общей книги , а нажатие этой кнопки снимет защиту с общей книги и прекратит совместное использование.

Примечание. Если к книге уже предоставлен общий доступ и вы хотите защитить общий доступ с помощью пароля, сначала необходимо отменить общий доступ к книге.

Защита рабочего листа по сравнению с защитой общей книги

Параметр Защитить и совместно использовать книгу не позволяет отключить отслеживание изменений в общей книге, но не запрещает другим пользователям редактировать или удалять содержимое книги.

Если вы хотите, чтобы люди не могли изменять важную информацию в вашем документе Excel, вам нужно будет заблокировать некоторые области, прежде чем делиться ими («до» здесь важное слово, поскольку защита рабочего листа не может быть применена к общей книге Excel). Подробные пошаговые инструкции см.:

• Как заблокировать определенные ячейки в Excel
• Как заблокировать формулы в Excel

Ограничения общей книги Excel

Принимая решение предоставить общий доступ к файлу Excel, имейте в виду, что это может вызвать некоторые проблемы у ваших пользователей, поскольку не все функции полностью поддерживаются в общих книгах. Вот некоторые из ограничений:

Сортировка и фильтрация по формату Условное форматирование Объединение ячеек Таблицы Excel и отчеты сводных таблиц Схемы и рисунки Проверка данных Защита рабочего листа

Группировка или структурирование данных Итоги Слайсеры и спарклайны Гиперссылки Формулы массива Макросы Еще немного

По сути, вы сможете использовать существующие функции, но не сможете их добавлять или изменять. Итак, если вы хотите воспользоваться любым из вышеперечисленных вариантов, обязательно примените их до обмена вашим файлом Excel. Полный список функций, не поддерживаемых в общих книгах, можно найти на веб-сайте Microsoft.

Как редактировать общую книгу Excel

После открытия общей книги вы можете вводить новые или изменять существующие данные обычным способом.

Вы также можете идентифицировать свою работу в общей книге:

1. Перейдите на вкладку Файл > Параметры .
2. В Общий , прокрутите вниз до раздела Персонализируйте свою копию Office .
3. В поле Имя пользователя введите имя пользователя, которое вы хотите отобразить, и нажмите OK .

Теперь вы можете вводить и редактировать данные как обычно, учитывая следующие ограничения общих книг.

Как разрешить конфликтующие изменения в общем файле Excel

Когда два или более пользователей одновременно редактируют одну и ту же книгу, некоторые изменения могут повлиять на одни и те же ячейки. В таких ситуациях Excel сохраняет изменения пользователя, который первым сохранил книгу. Когда другой пользователь пытается сохранить книгу, Excel отображает Диалоговое окно «Разрешить конфликты» с подробными сведениями о каждом конфликтующем изменении:

Чтобы устранить конфликтующие изменения, выполните одно из следующих действий:

• Чтобы сохранить сдачу, нажмите Принять мое .
• Чтобы сохранить изменение другого пользователя, нажмите Принять другое .
• Чтобы сохранить все ваши изменения, нажмите Принять все мои .
• Чтобы сохранить все изменения других пользователей, нажмите Принять все остальные .

Совет. Чтобы сохранить копию общей книги со всеми вашими изменениями, нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Разрешение конфликтов , а затем сохраните книгу под другим именем ( Файл > Сохранить как ). Вы сможете объединить свои изменения позже.

Как заставить последние изменения автоматически переопределять предыдущие изменения

Чтобы самые последние изменения автоматически отменяли любые предыдущие изменения (сделанные вами или другими пользователями), без отображения Разрешить конфликты диалоговое окно, выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Изменения щелкните Поделиться книгой .
2. Перейдите на вкладку Advanced , выберите Сохраняемые изменения win под Конфликтующие изменения между пользователями и нажмите OK .

Чтобы просмотреть все изменения, внесенные в общую книгу, используйте Отслеживание изменений на вкладке Обзор в группе Изменения . Он покажет вам, когда было сделано конкретное изменение, кто его внес и какие данные были изменены. Для получения дополнительной информации см.:

• Просмотр истории изменений на отдельном листе
• Принять или отклонить изменения, сделанные другими

Как объединить разные копии общей книги

В некоторых случаях удобнее сохранить несколько копий общей книги, а затем объединить изменения, сделанные разными пользователями. Вот как:

1. Поделитесь своим файлом Excel в локальной сети.
2. Теперь другие пользователи могут открывать общий файл и работать с ним, при этом каждый из них сохраняет свою собственную копию общей книги в той же папке, но с другим именем файла.
3. Добавьте функцию сравнения и объединения книг на панель быстрого доступа. Подробные инструкции о том, как это сделать, можно найти здесь.
4. Откройте основную версию общей книги.
5. Щелкните Сравнить и объединить рабочие книги на панели быстрого доступа.
   
6. В диалоговом окне Select Files to Merge выберите все копии, которые вы хотите объединить (чтобы выбрать несколько файлов, удерживайте клавишу Shift, щелкая имена файлов, а затем нажмите OK) .

Готово! Изменения, внесенные разными пользователями, объединяются в одну книгу. Теперь вы можете выделить изменения, чтобы сразу просмотреть все изменения.

Как удалить пользователей из общей книги Excel

Общий доступ к файлу Excel для нескольких пользователей может привести к множеству конфликтующих изменений. Чтобы избежать этого, вы можете отключить определенных людей от общей книги.

Чтобы удалить пользователя из общей книги, выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Изменения нажмите кнопку Поделиться книгой .
2. На вкладке Редактирование выберите имя пользователя, которого хотите отключить, и нажмите кнопку Кнопка удаления пользователя .

Примечание. Это действие отключает пользователей только для текущего сеанса, но не препятствует повторному открытию и редактированию общего файла Excel.

Если выбранный пользователь в настоящее время редактирует общую книгу, Microsoft Excel предупредит вас, что все несохраненные изменения этого пользователя будут потеряны. Вы нажимаете OK , чтобы продолжить, или Отмена , чтобы прервать операцию и позволить пользователю сохранить свою работу.

Если вы были отключены, вы можете сохранить свою работу, сохранив общую книгу под другим именем, а затем снова открыть исходную общую книгу и объединить изменения из сохраненной вами копии.

Если вы хотите удалить личные представления удаленного пользователя, перейдите на вкладку Представление > группу Представления рабочей книги и щелкните Пользовательские представления . В диалоговом окне Custom Views выберите виды, которые нужно удалить, и нажмите 9.0501 Удалить .

Как отменить общий доступ к файлу Excel

Когда командная работа будет завершена, вы можете прекратить совместное использование книги следующим образом:

Откройте диалоговое окно Совместное использование рабочей книги (вкладка Просмотр > группа Изменения ). На вкладке Редактирование снимите флажок Разрешить изменения более чем одному пользователю одновременно… и нажмите OK .

Excel отобразит предупреждение о том, что вы собираетесь удалить файл из общего доступа и стереть историю изменений. Если это то, что вы хотите, нажмите Да , иначе Нет .

Примечания:

1. Прежде чем очистить это поле, убедитесь, что вы единственный человек, указанный в списке , у которого сейчас открыта эта книга . Если есть другие пользователи, сначала отключите их.
2. Если флажок не установлен (выделен серым цветом), скорее всего, включена защита общей книги. Чтобы снять защиту с книги, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Совместное использование книги , а затем нажмите кнопку Снять защиту общей книги на вкладке Обзор в группе Изменения .

Как поделиться книгой Excel с помощью OneDrive

Другой способ поделиться книгой Excel — сохранить ее в OneDrive, пригласить коллег поработать над ней и мгновенно увидеть изменения друг друга. Microsoft называет это соавторством .

Сохранить и поделиться книгой

В Excel 2013 и Excel 2010 , чтобы сохранить книгу в OneDrive, выполните следующие действия:

1. Щелкните Файл > Поделиться > Сохранить в облаке .
2. Пригласите людей к совместной работе над книгой, введя их имена или адреса электронной почты в соответствующее поле.
3. Убедитесь, что в раскрывающемся списке справа (по умолчанию) выбран пункт Может редактировать , и нажмите Поделиться .

В Excel 2016 можно просто нажать кнопку Поделиться в правом верхнем углу, сохранить книгу в облачном хранилище (OneDrive, OneDrive для бизнеса или библиотеку SharePoint Online), ввести адреса электронной почты в поле .0482 Пригласить людей , разделив их точкой с запятой, а затем нажмите кнопку Поделиться на панели (см. снимок экрана ниже).

При нажатии на кнопку Поделиться сообщение электронной почты будет отправлено каждому человеку, копия будет отправлена ​​и вам, на всякий случай. Если вы предпочитаете отправить ссылку самостоятельно, вместо этого нажмите Получить ссылку для общего доступа в нижней части панели.

Соавтор с другими людьми

Когда ваши коллеги получают приглашение, они просто щелкают ссылку, чтобы открыть книгу в Excel Online, а затем щелкают Редактировать рабочую книгу > Редактировать в браузере для редактирования файла.

Подписчики Excel 2016 для Office 365 (а также пользователи Excel Mobile, Excel для iOS и Excel для Android) могут совместно редактировать в своем настольном приложении Excel, нажав Редактировать книгу > Редактировать в Excel.

Совет. Если вы используете Excel 2016, вы также можете нажать Файл > Открыть , а затем выбрать Доступно мне .

Теперь, как только другие пользователи начнут редактировать книгу, их имена появятся в правом верхнем углу (иногда это изображения, инициалы или даже буква «Г», обозначающая гостя). Вы можете видеть выборки других пользователей в разных цветах, ваш собственный выбор традиционно зеленый:

Примечание. Вы можете не видеть выбор других людей, если используете версию, отличную от Excel 2016 для Office 365 или Excel Online. Однако все их изменения в общей книге будут отображаться в режиме реального времени.

Если несколько пользователей участвуют в совместном редактировании и вы не знаете, кто редактирует конкретную ячейку, щелкните эту ячейку, и отобразится имя человека.