Пошаговая работа в excel: Как работать в Excel правильно (для новичков и не только)

Как работать в Excel с таблицами для чайников: пошаговая инструкция

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

• Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
• Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
• Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
• Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
• В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

Выберите диапазон ячеек

Во всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Видео урок: как создать простую таблицу в Excel

Формула 11: ПОИСКПОЗ

Эта функция дает возможность найти требуемый элемент среди диапазона ячеек и выдать его положение.

Шаблон этой формулы такой:

=ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;тип_сопоставления)

Первые два аргумента обязательные, последний – нет.

Существует три способа сопоставления:

1. Меньше или равно – 1.
2. Точное – 0.
3. Самое маленькое значение, равно искомому или большего него -1.

В данном примере мы пытаемся определить, какой по какому из ключевых слов осуществляется до 900 переходов включительно.

Форматирование таблицы в Excel

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

• Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
• Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
• Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
• Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
• Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
• Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
• Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Видео урок: как задать формат таблицы

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

• Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.

• Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Основные операции и азы. Обучение основам Excel.

Все действия в статье будут показываться в Excel версии 2007г.

После запуска программы Excel — появляется окно со множеством клеточек — наша таблица. Главная особенность программы в том, что она может считать (как калькулятор) ваши формулы, которые вы напишете. Кстати, добавить формулу можно в каждую ячейку!

Формула должна начинаться со знака «=». Это обязательное условие. Дальше вы пишите то, что вам нужно посчитать: например, «=2+3» (без кавычек) и нажимаете по клавише Enter — в результате вы увидите, что в ячейке появился результат «5». См. скриншот ниже.

Важно! Несмотря на то, что в ячейке А1 написано число «5» — оно считается по формуле («=2+3»). Если в соседней ячейке просто текстом написать «5» — то при наведении курсора на эту ячейку — в редакторе формулы (строка сверху, Fx) — вы увидите простое число «5».

А теперь представьте, что в ячейку вы можете писать не просто значение 2+3, а номера ячеек, значения которых нужно сложить. Допустим так «=B2+C2».

Естественно, что в B2 и C2 должны быть какие-нибудь числа, иначе Excel покажет нам в ячейке A1 результат равный 0.

И еще одно важное замечание…

Когда вы копируете ячейку, в которой есть формула, например A1 — и вставляете ее в другую ячейку — то копируется не значение «5», а сама формула!

Причем, формула изменится прямо-пропорционально: т. е. если A1 скопировать в A2 — то формула в ячейке A2 будет равна «=B3+C3». Excel сам меняет автоматически вашу формулу: если A1=B2+C2, то логично, что A2=B3+C3 (все цифры увеличились на 1).

Результат, кстати, в A2=0, т.к. ячейки B3 и С3 не заданы, а значит равны 0.

Таким образом можно написать формулу один раз, а затем ее скопировать во все ячейки нужного столбца — и Excel сам произведет расчет в каждой строчки вашей таблицы!

Если вы не хотите, чтобы B2 и С2 изменялись при копировании и всегда были привязаны к этим ячейкам, то просто добавьте к ним значок «$». Пример ниже.

Таким образом, куда бы вы ни скопировали ячейку A1 — она всегда будет ссылаться на привязанные ячейки.

Как отфильтровать данные в таблице Excel

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

• “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
• “Фильтр по цвету” так же как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
• “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
• Во всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

• Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:

• Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:

• Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

Видео урок: как закрепить шапку таблицы:

ЕСЛИ

• Синтаксис: =ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; [значение_если_ложь]).

Формула «ЕСЛИ» проверяет, выполняется ли заданное условие, и в зависимости от результата отображает одно из двух указанных пользователем значений. С её помощью удобно сравнивать данные.

В качестве первого аргумента функции можно использовать любое логическое выражение. Вторым вносят значение, которое таблица отобразит, если это выражение окажется истинным. И третий (необязательный) аргумент — значение, которое появляется при ложном результате. Если его не указать, отобразится слово «ложь».

Как перевернуть таблицу в Excel

Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

• Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):

• Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:

• В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:

• Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.

пошаговая инструкция, специфические особенности и рекомендации

Большинство пользователей компьютерных систем на основе Windows с установленным пакетом Microsoft Office непременно сталкивались с приложением MS Excel. У начинающих юзеров программа вызывает некоторые сложности в освоении, тем не менее работа в «Экселе» с формулами и таблицами не так уж и сложна, как может показаться на первый взгляд, если знать основные принципы, заложенные в приложении.

Что такое Excel?

По сути своей Excel представляет собой полноценную математическую машину для выполнения множества арифметических, алгебраических, тригонометрических и других более сложных операций, оперируя несколькими основными типами данных, не всегда относящимися именно к математике.

Работа с таблицами «Эксель» подразумевает использование более широких возможностей с объединением и вычислений, и обычного текста, и мультимедиа. Но в своем изначальном виде программа создавалась именно как мощнейший математический редактор. Некоторые, правда, поначалу принимают приложение за какой-то калькулятор с расширенными возможностями. Глубочайшее заблуждение!

Работа в «Экселе» с таблицами для начинающих: первое знакомство с интерфейсом

Первым делом после открытия программы пользователь видит главное окно, в котором присутствуют основные элементы управления и инструменты для работы. В более поздних версиях при старте приложения появляется окно, в котором предлагается создать новый файл, по умолчанию называемый «Книга 1» или выбрать шаблон для дальнейших действий.

Работа с таблицами «Эксель» для начинающих на первом этапе знакомства с программой должна сводиться именно к созданию пустой таблицы. Пока рассмотрим основные элементы.

Основное поле занимает сама таблица, которая разбита на ячейки. Каждая имеет нумерацию, благодаря двумерным координатам – номер строки и буквенное обозначение столбца (для примера берем Excel 2016). Такая нумерация нужна для того, чтобы в формуле зависимостей можно было четко определить именно ту ячейку с данными, операция над которой будет производиться.

Сверху, как и в остальных офисных приложениях, расположена панель главного меню, а чуть ниже – инструментарий. Под ним есть специальная строка, в которой вводятся формулы, а чуть левее можно увидеть окошко с координатами активной на данный момент ячейки (на которой расположен прямоугольник). Снизу представлена панель листов и ползунок горизонтального перемещения, а под ним находятся кнопки переключения вида и масштабирования. Справа располагается вертикальная полоса для перемещения по листу вверх/вниз.

Основные типа ввода данных и простейшие операции

На первых порах предполагается, что работа в «Экселе» с таблицами начинающим пользователем будет осваиваться по знакомым ему операциям, например в том же текстовом редакторе Word.

Как обычно, в таблице можно производить операции копирования, вырезания или вставки данных, вводить текст или числовые данные.

Но ввод несколько отличается от того, который производится в текстовых редакторах. Дело в том, что программа изначально настроена на автоматическое распознавание того, что пользователь прописывает в активной ячейке. Например, если ввести строку 1/2/2016, данные будут распознаны как дата, и в ячейке вместо введенных цифр появится дата в упрощенном виде – 01.02.2016. Изменить формат отображения можно достаточно просто (на этом остановимся чуть позже).

Точно так же дело обстоит с числами. Можно вводить любые числовые данные даже с произвольным количеством знаков после запятой, и они будут отображены в том виде, в котором все их привыкли видеть. Но, если вводится целое число, оно будет представлено без мантиссы (знаков после запятой в виде нулей). Поменять это тоже можно.

Но по окончании ввода данных многие начинающие пользователи пытаются перейти на следующую ячейку, используя для этого клавиатурные стрелки (по типу того, как это можно сделать в таблицах Word). И это не срабатывает. Почему? Да только потому, что работа с таблицами «Эксель» отличается от текстового редактора Word достаточно ощутимо. Переход может осуществлен нажатием клавиши Enter или установкой активного прямоугольника на другую ячейку при помощи левого клика мыши. Если после написания чего-то в активной ячейке нажать клавишу Esc, ввод будет отменен.

Действия с листами

Работа с листами на первых порах трудностей вызывать не должна. На панели снизу имеется специальная кнопка добавления листов, после нажатия на которую появится новая таблица с автоматическим переходом на нее и заданием имени («Лист 1», «Лист 2» и т. д.).

Двойным кликом можно активировать переименование любого из них. Также можно использовать меню правого клика для вызова дополнительного меню, в котором имеется несколько базовых команд.

Форматы ячеек

Теперь самое главное – формат ячейки – одно из базовых понятий, которое и определяет тип данных, который будет использован для распознавания ее содержимого. Вызывать редактирование формата можно через меню правого клика, где выбирается соответствующая строка, или посредством нажатия клавиши F2.

В окне слева представлены все доступные форматы, а справа показаны варианты отображения данных. Если посмотреть на пример с датой, показанный выше, в качестве формата выбирается «Дата», а справа устанавливается желаемый вид (например, 1 февраля 2016 г.).

Для проведения математических операций можно использовать несколько форматов, но в самом простом случае выберем числовой. Справа имеется несколько типов ввода, указатель на количество знаков в мантиссе после запятой и поле установки разделителя групп разрядов. Используя другие числовые форматы (экспоненциальный, дробный, денежный и т. д.), тоже можно выставлять желаемые параметры.

По умолчанию для автоматического распознавания данных установлен общий формат. Но при вводе текста или нескольких литер программа может преобразовать его самопроизвольно во что-то другое. Поэтому для ввода текста для активной ячейки нужно установить соответствующий параметр.

Работа в «Эксель» с формулами (таблицами): пример

Наконец, несколько слов о формулах. И для начала рассмотрим пример суммы двух чисел, находящихся в ячейках A1 и A2. В приложении имеется кнопка автоматического суммирования с некоторыми дополнительными функциями (вычисление среднего арифметического, максимума, минимума и т. д.). Достаточно установить активной ячейку, находящуюся в том же столбце ниже, и при выборе суммы она будет посчитана автоматически. То же самое работает для горизонтально расположенных значений, но активную ячейку для суммы нужно выставлять правее.

Но можно ввести формулу и вручную (работа с таблицами «Эксель» предполагает и такую возможность, когда автоматическое действие не предусмотрено). Для той же суммы следует в строке формул поставить знак равенства и прописать операцию в виде A1+A2 или СУММ(A1;A2), а если требуется указать диапазон ячеек, используется такой вид после знака равенства: (A1:A20), после чего будет посчитана сумма всех чисел, находящихся в ячейках от первой до двадцатой включительно.

Построение графиков и диаграмм

Работа с таблицами «Эксель» интересна еще и тем, что предполагает использование специального автоматизированного инструмента построения графиков зависимостей и диаграмм на основе выделенных диапазонов.

Для этого предусмотрена специальная кнопка на панели, после нажатия на которую можно выбрать любые параметры или желаемый вид. После этого диаграмма или график отобразятся на листе в виде картинки.

Перекрестные связи, импорт и экспорт данных

В программе также можно устанавливать связи данных, находящихся на разных листах, использовать перекрестные ссылки на файлы другого формата или объекты, находящиеся на серверах в интернете, и множество других надстроек.

Кроме того, файлы Excel можно экспортировать в другие форматы (например, PDF), копировать из них данные и т. д. Но и сама программа может открывать файлы, созданные в других приложениях (текстовые форматы, базы данных, веб-страницы, XML-документы и т. д.).

Как видим, возможности редактора практически неограничены. И, конечно, описать их все просто не хватит времени. Здесь приведены только начальные азы, но заинтересованному пользователю придется почитать справочную информацию, чтобы освоить программу на самом высоком уровне.

Как создать список дел в Excel (с помощью шаблонов)

13 сентября 2022 г.

Макс. 9 минут чтения

5 Человек — это сила.

Но иногда он может внезапно погаснуть!

Например, если вы забыли записать продукты, отсутствующие в вашей кладовой, или изменения проекта, которые хочет ваш клиент к концу дня.

В то время как наш мозг вполне может много , иногда полагаться на нашу память — не всегда лучший способ отслеживать наши задачи.

Вот почему список дел в Excel может быть полезен.

Это поможет вам разбить ваши задачи на разные разделы в одной электронной таблице, которую вы можете просмотреть в любое время.

В этой статье мы рассмотрим шесть шагов для создания списка дел в Excel, а также обсудим лучшую альтернативу, которая может упростить выполнение более сложных требований.

Эта статья содержит:

Поехали!

Что такое список дел в Excel?

Список дел в Microsoft Excel поможет вам упорядочить наиболее важные задачи в табличной форме. Он поставляется со строками и столбцами для добавления новой задачи, дат и других конкретных заметок.

По сути, он позволяет собрать все ваши задачи в одной электронной таблице.

Независимо от того, готовите ли вы контрольный список переезда или список задач проекта, список дел в Excel может упростить ваш рабочий процесс и сохранить всю вашу информацию.

Хотя существуют и другие мощные приложения для создания списков дел, люди используют Excel, потому что: 

• Это часть пакета Microsoft Office, с которым люди знакомы
• Он предлагает мощные правила условного форматирования и проверку данных для анализа и расчетов.
• Он включает в себя набор инструментов отчетности, таких как матрицы, диаграммы и сводные таблицы, что упрощает настройку данных. регистрация клиентов, маршрут поездки, инвентаризация и управление событиями.

  Давайте без лишних слов научимся создавать список дел в Excel.

  6 простых шагов для создания списка дел в Excel

  Вот простое пошаговое руководство по созданию списка дел в Excel.

  Шаг 1: Откройте новый файл Excel

  Чтобы открыть новый файл, щелкните приложение Excel, и вы окажетесь на странице Excel Home . Дважды щелкните пустую книгу , чтобы открыть новую электронную таблицу Excel.

  Если вы уже находитесь на листе Excel и хотите открыть новый файл:

  • Щелкните вкладку Файл , которая приведет вас к представлению за кулисами . Здесь вы можете создавать, сохранять, открывать, печатать и обмениваться документами
  • Выберите New , затем нажмите Blank Workbook

  Хотите еще более быстрый маршрут?

  Нажмите Ctrl+N после открытия Excel, чтобы создать пустую книгу.

  Теперь ваша новая рабочая книга готова.

  Шаг 2: Добавьте заголовки столбцов

  В нашем списке дел Excel мы хотим отслеживать задачи и следить за ходом выполнения, добавляя заголовки столбцов: Дата , Имя задачи , Цель , Статус и Комментарии . Вы можете ввести заголовки столбцов в верхней строке электронной таблицы.

  Эти заголовки столбцов позволят любому, кто просматривает вашу электронную таблицу, получить суть всей содержащейся в ней информации.

  Шаг 3: Введите сведения о задаче

  Введите сведения о задании под заголовком каждого столбца, чтобы упорядочить информацию по своему усмотрению.

  В нашей таблице со списком дел мы собрали всю необходимую информацию, которую хотим отслеживать:

  • Дата: указывает конкретные даты
  • Название задачи: содержит название наших задач
  • Цель: количество задач, которые мы стремимся выполнить

  Вы также можете исправить выравнивание таблицы, выбрав нужные ячейки и щелкнув значок выравнивания по центру на вкладке Главная .

  Шаг 4. Применение фильтров

  Слишком много задач?

  Используйте параметр Фильтр в Excel для получения данных, соответствующих определенным критериям.

  Все, что вам нужно сделать, это выбрать любую ячейку в диапазоне ваших данных ( A1-E11) > Выбрать Данные > затем выбрать Фильтр .

  Вы увидите раскрывающиеся списки в заголовке каждого столбца, как показано на рисунке ниже.

  Щелкните стрелку раскрывающегося списка для столбца, к которому вы хотите применить фильтр.

  Как показано в нашей таблице списка дел ниже, мы хотим применить фильтр к Столбец состояния, поэтому мы выбрали диапазон ячеек D1-D11 .

  Затем в появившемся меню Фильтр можно снять флажки рядом с данными, которые вы не хотите просматривать, и нажать OK . Вы также можете быстро снять отметку со всех, нажав «Выбрать все».

  В нашем списке дел мы хотим просмотреть только задачи Открыть , поэтому мы применяем фильтр для этих данных.

  После того, как вы сохраните этот файл Excel, фильтр появится автоматически при следующем открытии файла.

  Шаг 5: Сортировка данных

  Вы можете использовать параметр Сортировка в Excel, чтобы быстро визуализировать и лучше понять ваши данные.

  Мы хотим отсортировать данные в столбце Target , поэтому выберем диапазон ячеек C1-C11. Перейдите на вкладку Данные и выберите Сортировка.

  A Предупреждение о сортировке Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы Расширить выбор или Продолжить текущий выбор . Вы можете выбрать последний вариант и нажать Сортировка.

  Диалоговое окно Sort откроется там, где вам нужно ввести:

  • Колонна, который вы хотите, чтобы Сортировка
  • в которой вы хотите отсортировать данные

  Для нашей таблицы мы выбрали Целевой столбец и сохранение порядка от меньшего к большему.

  Шаг 6. Отредактируйте и настройте свой список дел

  Вы можете редактировать поля, добавлять столбцы, использовать цвета и шрифты, чтобы настроить список дел так, как вам хочется.

  Как и в нашей таблице, мы выделили столбец Статус , чтобы любой, кто просматривает, мог быстро понять ход выполнения вашей задачи.

  И вуаля! ✨

  Мы создали простой список дел в Excel, который поможет вам отслеживать все ваши задачи.

  Хотите сэкономить больше времени?

  Создайте шаблон из существующей книги, чтобы сохранить те же параметры форматирования, которые вы обычно используете при составлении списков дел.

  Или вы можете использовать любой шаблон списка дел в Excel, чтобы сразу приступить к работе.

  10 Шаблоны списков дел Excel

  Шаблоны могут помочь обеспечить согласованность ваших рабочих книг, особенно когда они связаны с конкретным проектом или клиентом. Например, шаблон ежедневного списка дел в Excel повышает эффективность и позволяет выполнять задачи быстрее.

  Вот несколько шаблонов списков дел в Excel, которые помогут повысить эффективность и сэкономить время:

  1. Шаблон списка задач по управлению проектами в Excel

  Загрузите этот шаблон списка задач по управлению проектами.

  2. Шаблон инвентарного списка Excel

  Загрузите эти шаблоны инвентарного списка.

  3. Шаблон списка действий в Excel

  Загрузите этот шаблон списка действий.

  4. Простой шаблон списка дел в Excel

  Загрузите этот простой шаблон списка дел.

  5. Шаблон контрольного списка для оплаты счетов в Excel

  Загрузите этот шаблон контрольного списка для оплаты счетов.

  6. Шаблон списка дел на неделю в Excel

  Загрузите этот шаблон еженедельного задания.

  7. Шаблон списка приоритетных дел в Excel

  Загрузите этот шаблон списка приоритетных дел.

  8. Шаблон списка дел домашнего задания в Excel

  Загрузите этот шаблон списка дел домашнего задания.

  9. Список дел в Excel с шаблоном сроков

  Загрузите этот шаблон списка дел с дедлайнами.

  10. Шаблон списка задач проекта Excel

  Загрузите этот шаблон списка задач проекта.

  Однако не всегда можно найти шаблон, отвечающий вашим конкретным потребностям.

  Кроме того, управление данными в Excel подвержено человеческим ошибкам.

  Каждый раз, когда пользователь копирует информацию из одной электронной таблицы в другую, возрастает риск появления новых ошибок в последующих отчетах.

  Прежде чем приступить к работе со списками дел в Excel, следует учесть некоторые ограничения.

  3 основных недостатка списков дел в Excel

  Несмотря на широкое распространение, электронные таблицы Excel не всегда являются лучшим вариантом для создания списков дел.

  Вот три распространенных недостатка использования Excel для составления списков дел:

  1. Отсутствие права собственности

  Когда несколько человек работают над одной и той же электронной таблицей, вы не можете сказать, кто редактирует.

  Вы можете напрасно повторять задачу, если человек забудет обновить столбец «Рабочий статус» в общих списках дел после ее выполнения.

  Кроме того, люди могут легко изменять сведения о задачах, значения и другие записи в списках дел (преднамеренно или непреднамеренно). Вы не будете знать, кого привлечь к ответственности за ошибку или изменение!

  2. Негибкие шаблоны

  Не все шаблоны дел Excel, которые вы найдете в Интернете, надежны. Некоторыми из них чрезвычайно сложно манипулировать или настраивать.

  Вы проведете вечность в Интернете, чтобы найти тот, который подойдет именно вам.

  3. Ручной труд

  Составление списков дел в Excel требует значительного объема ручного труда.

  Вам может потребоваться некоторое время, чтобы заполнить список дел и создать организованную систему.

  Нас это не устраивает, потому что множество инструментов управления проектами могут сэкономить вам столько времени и усилий, создавая и управляя вашими задачами.

  Кроме того, сложность увеличивается с увеличением размера данных в вашем файле Excel. Естественно, вам нужна замена, которая упростит ваши задачи, чтобы отслеживать их и сократить монотонную ручную работу.

  И, честно говоря, Excel не приложение для списка дел.

  Для управления задачами вам нужен инструмент, специально разработанный для этого.

  Like ClickUp , одно из самых популярных программ для повышения производительности и управления проектами, позволяющее с легкостью создавать задачи и управлять ими.

  Связанные руководства по Excel:

  • Как создать доску Канбан в Excel
  • Как создать диаграмму выгорания в Excel
  • Как создать блок-схему в Excel
  • Как создать организационную диаграмму в Excel
  • Как создать информационную панель в Excel

  Легко создавайте списки дел с помощью ClickUp

  ClickUp может помочь вам создавать интеллектуальные списки дел для организации ваших задач.  

  От добавления Сроков выполнения до настройки Приоритетов , комплексные функции ClickUp позволяют создавать и выполнять все задачи!

  Как?

  Одно слово: Контрольные списки !

  Контрольные списки ClickUp дают вам прекрасную возможность систематизировать информацию о ваших задачах, чтобы вы никогда не упустили даже мельчайшие детали.

  Все, что вам нужно сделать, это нажать на Добавить рядом с Задание (вы можете найти его в любой задаче ClickUp) , затем выбрать Контрольный список. Вы можете назвать свой контрольный список и начать добавлять элементы действий. Легкий!

  Легко систематизируйте информацию о задачах, чтобы никогда не пропустить важный момент, с помощью контрольных списков в ClickUp

  Контрольные списки в ClickUp дают четкое представление о ваших задачах. Помимо записи основных деталей, вы также получаете подзадачи для дальнейшего разделения задач.

  Вы также можете упорядочивать и изменять порядок элементов контрольного списка с помощью простой функции перетаскивания.

  Реорганизуйте контрольный список ClickUp, перетаскивая элементы

  Беспокоитесь о том, что некоторые задачи могут быть пропущены?

  С помощью ClickUp вы можете добавлять исполнителей к своим конкретным задачам, чтобы отслеживать ход выполнения.

  Управляйте элементами контрольного списка, назначая их себе или команде в ClickUp.

  , чтобы выбрать шаблон:

  • Нажмите Добавить из в разделе любого задания
  • Нажмите . Шаблоны контрольных списков для эффективной работы с различными повторяющимися задачами

    Все еще зависает на Excel? Это нормально.

    Табличное представление ClickUp может помочь вам двигаться дальше.

    Но наше табличное представление — это не просто матрица строк и столбцов.

    Вы можете четко визуализировать свои данные и создавать настраиваемые поля для записи практически всего, от хода выполнения задачи до прикрепленных файлов и более 15 других типов полей.

    Более того, вы можете легко импортировать информацию о вашем текущем проекте в ClickUp с нашими опциями импорта Excel и CSV!

    Но подождите, это еще не все!

    Вот некоторые другие функции ClickUp, которые мгновенно заставят вас забыть об Excel:

    • Назначить задачу: назначать задачи одному или нескольким исполнителям, чтобы ускорить темп работы
    • Пользовательские теги: эффективно организовать сведения о задаче путем добавления тегов
    • Зависимости задач: помогите своим товарищам по команде понять их задачи, связанные с другими задачами, установив Зависимости
    • Повторяющиеся задачи: сэкономьте свое время и усилия, оптимизировав повторяющиеся задачи
    • Синхронизация Календаря Google: легко синхронизируйте события Календаря Google с представлением Календаря ClickUp. Любые обновления в вашем Календаре Google будут автоматически отражаться и в ClickUp. чтобы команда знала, на каком этапе рабочего процесса они сейчас находятся
    • Блокнот: быстро записывайте идеи с помощью нашего портативного цифрового блокнота
    • Представление встраивания: наводите порядок на экране и вместо этого добавляйте приложения или веб-сайты к своим задачам зависимости с простой функцией перетаскивания (ознакомьтесь с этим руководством по зависимостям Excel)

    Приручите свои списки дел с помощью ClickUp

    Excel может быть достойным вариантом для планирования ежедневных дел и простых списков задач. Однако, когда вы работаете с несколькими товарищами по команде и задачами, Excel может оказаться не идеальным решением. Сотрудничество непростое, слишком много ручного труда и нет командной ответственности.

    Вот почему вам нужен надежный инструмент списка дел, который поможет вам управлять задачами, отслеживать сроки, следить за ходом работы и способствовать совместной работе.

    К счастью, ClickUp предлагает все это и многое другое.

    Вы можете создавать задачи, устанавливать напоминания, отслеживать цели и просматривать подробные отчеты.

    Переключитесь на ClickUp за бесплатных и перестаньте тратить весь свой ум на простые списки дел!

    Работа в Microsoft Excel | Навыки делового общения для менеджеров

    Результаты обучения

    Создание рабочих книг и форматирование данных в Microsoft Excel

    Представьте, что у вас много бизнес-данных. Возможно, у вас есть имена и адреса для списка рассылки. Возможно, у вас есть данные о запасах или квартальных продажах. Всю эту информацию можно хранить в документе Word, но в Microsoft Office есть чрезвычайно полезная программа для организации, хранения и даже обработки данных: Microsoft Excel.

    Обучение использованию Microsoft Excel — один из самых полезных и универсальных навыков на рабочем месте, который вы можете приобрести, и создание рабочего листа в рабочей книге — это первый шаг. Многие из навыков, которые вы приобрели в Microsoft Word, можно также применить в Microsoft Excel, например базовое форматирование текста и расширения файлов. Расширение файла рабочей книги Microsoft Excel — 9.0039 .xlsx , хотя версии Excel до 2003 года могут использовать .xls .

    На этой странице мы сосредоточимся на манипулировании данными, а не на внешнем виде рабочего листа. Кроме того, хотя на этой странице представлен только один метод выполнения каждой задачи, может быть несколько способов достижения одной цели. Для получения более подробных инструкций ознакомьтесь с этим онлайн-курсом, посвященным основам Microsoft Excel.

    Использование Excel

    Перед использованием книги полезно знать несколько ключевых терминов.

    1. Сотовый. Это область, в которую вы будете вводить данные.
    2. Ряд. Строки — это ячейки, выровненные по горизонтали.
    3. Колонка. Столбцы — это ячейки, выровненные по вертикали.
    4. Рабочий лист. Рабочий лист — это отдельная страница в рабочей книге. Как и вкладки в интернет-браузере, на вкладках в книге Excel отображаются разные страницы или рабочие листы. В рабочую книгу может быть включено множество рабочих листов. На этом снимке экрана рабочая книга имеет только один рабочий лист и одну вкладку с пометкой Sheet1. На выбранной вкладке отображается выбранный рабочий лист. Нажатие кнопки + добавит еще один рабочий лист. При сохранении книги в Excel сохраняются все листы этой книги.

    Стили запятых

    Иногда вам может потребоваться использовать определенный стиль запятых с числами, введенными в рабочий лист Excel. Например, вы можете захотеть, чтобы «1234» отображалось как напечатанное или с запятой, например «1,234».

    Стили запятых легко изменить в Excel с помощью параметра быстрого выбора в группе «Число» на ленте. Просто нажмите кнопку «Стиль запятой» в группе «Число».

    При нажатии кнопки стиля запятой стиль запятой по умолчанию отображает числа с запятой в разряде тысяч и включает два десятичных знака (пример: «1200» становится «1200,00»). Это также изменит видимые стили ячеек в области «Стиль» на ленте, чтобы вы могли легко выбирать различные параметры запятой и формата отображения.

    Ниже перечислены три наиболее распространенных варианта запятой и формата отображения.

    1. Запятая : Запятая с двумя десятичными точками (например, 1 234,00)
    2. Запятая [0] : Запятая без десятичной точки (например, 1234)
    3. Валюта : запятая с двумя десятичными точками и знаком доллара (например, 1234,00 доллара США)

    Формат ячейки

    Как упоминалось ранее, Excel по умолчанию использует определенные стили при создании нового рабочего листа. В частности, это касается способа отображения чисел и того, включаются ли запятые автоматически. В этом разделе мы рассмотрим изменение этих значений по умолчанию.

    Когда вы вводите числа в книгу Excel, часто по умолчанию используется определенный формат. Например, если вы введете «15.12.17», Excel преобразует это в «15.12.2017», предполагая, что вы вводили месяц, день и сокращенный год. Точно так же «3/4» будет отображаться как «4-Mar», четвертый день марта. Однако возможно, что вы вводили дроби, поэтому «3/4» означало вместо этого три четверти.

    В этом случае вам потребуется отформатировать ячейки для правильного отображения вводимой информации. По возможности рассмотрите возможность форматирования ячеек перед вводом данных. В противном случае Excel может преобразовать некоторые записи, и вам потребуется повторно ввести эту информацию.

    1. Начните с выделения ячеек, которые вы планируете использовать.
    2. Выберите раскрывающийся список Формат в группе Ячейки на ленте.
    3. Выберите параметр «Формат ячеек» в нижней части раскрывающегося меню.

    Быстрое заполнение

    Как и многие современные программы, Excel предназначен для распознавания определенных шаблонов. Например, возможно, вы создаете таблицу, в которой перечислены фамилии и имена посетителей сеанса обучения компании. После того, как все имена были введены в два отдельных столбца, вы понимаете, что хотите, чтобы в одном столбце правильно отображалось полное имя.

    Простой способ добиться этого без необходимости вручную перепечатывать весь список — использовать мгновенное заполнение.
    1. Создайте новый столбец для комбинированной информации, которую вы хотите отобразить.
    2. В первой ячейке введите имя, которое вы хотите отобразить. На наших скриншотах это будет «Джон Смит».
    3. Начните вводить следующую часть данных в следующей ячейке. Excel должен автоматически предложить вариант быстрого заполнения.
    4. Если предложение мгновенного заполнения соответствует тому, как вы хотите отображать информацию, просто нажмите клавишу Enter, и остальная часть столбца должна заполниться автоматически.

    Мгновенное заполнение особенно полезно, если ваши данные изначально представлены в разных формах, но вы хотите, чтобы окончательная информация отображалась одинаково. Например, в нашем списке участников некоторые имена были написаны заглавными буквами, заглавными буквами или вообще без заглавных букв. Иногда вам может потребоваться вручную обновить более одного параметра, но Excel обнаружит ваш шаблон.

    Мгновенное заполнение должно автоматически включаться в Excel, но если это не так, вы можете включить его с помощью меню «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно». Вы также можете включить или выключить мгновенное заполнение с помощью сочетания клавиш Ctrl+E. Имейте в виду, что версия Excel для Mac не поддерживает мгновенное заполнение.

    SUM Data

    Одним из основных применений Excel является организация числовых данных и управление ими. Часто вы можете захотеть сложить все числа в столбце или строке. В Excel есть формулы и команды для автоматического добавления ваших данных, и самый простой способ использовать эту функцию — кнопка «Автосумма».

    1. После того, как ваши числа организованы в строку или столбец, щелкните ячейку, в которой вы хотите отобразить общую сумму. На скриншоте ниже это был A13.
    2. Нажмите кнопку Автосумма в группе Редактирование на ленте.
    3. Excel выделит суммируемые ячейки и применит формулу СУММ.
    4. Нажмите Enter, чтобы принять выделенные ячейки и увидеть общее значение ваших данных.

    Обратите внимание, что можно СУММИТЬ несколько столбцов (или строк) одновременно. Выберите все ячейки, в которых вы хотите отобразить СУММУ, и нажмите «Автосумма». Excel индивидуально суммирует столбцы.

    Сортировка данных

    1. Выберите столбец или строку для сортировки.
    2. Нажмите кнопку «Сортировка и фильтр» в группе «Редактирование» на ленте и нажмите кнопку «Сортировка».
    3. В меню выберите способ сортировки данных. Например, от A до Z или от Z до A. Обратите внимание, что от A до Z эквивалентно от наименьшего до наибольшего, а от Z до A эквивалентно от наибольшего к наименьшему.

    Фильтрация данных

    После ввода данных в Excel можно также отфильтровать или скрыть некоторые части данных на основе указанных пользователем категорий. При использовании опции «Фильтр» данные не теряются; он просто скрыт от глаз.

    1. Выберите столбец или строку для сортировки.
    2. Нажмите кнопку «Сортировка и фильтр» в группе «Редактирование» на ленте и нажмите кнопку «Фильтр».
    3. Когда появится меню «Фильтр», вы можете выбрать, какие категории данных следует скрыть, и отменить выбор соответствующих кнопок. Например, вы можете отменить выбор кнопки рядом с большой, и вы больше не будете видеть большие ячейки в своей таблице.

    Функции

    Excel может выполнять множество полезных функций анализа данных. Мы уже коснулись того, как вы можете фильтровать данные. Но вы также можете искать другие соединения или просматривать большое количество ячеек, чтобы определить, как часто что-то происходит.

    СЧЁТЕСЛИ

    СЧЁТЕСЛИ — это способ попросить Excel подсчитать, сколько раз определённая информация появляется на вашем листе. Например, возможно, вы хотите знать, как часто слово «рубашка» появляется в инвентарном списке. Все, что вам нужно сделать, это попросить Excel подсчитать количество ячеек, содержащих слово «рубашка».

    1. Определите, какие ячейки вы хотите просмотреть в Excel. В нашем примере мы рассмотрим A2 и A13.
    2. Нажмите на ячейку, в которой вы хотите, чтобы ваш счет отображался.
    3. Введите формулу для подсчета
       =СЧЁТЕСЛИ(A2:A13, «рубашка»)

    Здесь вы указываете Excel, какие ячейки проверять — от A2 до A13 — и что искать: «рубашку». Обратите внимание, что ваш текст должен точно соответствовать тому, что напечатано в ячейках, и если вы ищете конкретное слово, оно должно быть заключено в кавычки (то есть «рубашка» вместо «рубашка»).

    4. Нажмите Enter, и появятся ваши результаты.

    ЕСЛИ

    Другой часто используемой функцией в Excel является функция «ЕСЛИ». В этом случае вы просите Excel найти что-то, а затем сообщить вам, если это что-то произошло. Например, возможно, вы хотите сравнить, были ли ваши ежемесячные расходы меньше вашего месячного бюджета. Это сценарий, который мы рассмотрим в нашем примере.

    В этом случае давайте просто попросим простой ответ «да» или «нет». Глядя на скриншот ниже, вы можете видеть, что на листе есть все данные. Мы ищем, меньше ли информации в столбце C информации в столбце B. Мы хотели бы, чтобы столбец D отображал ответ (да или нет).

    1. Нажмите D2 и введите функцию «ЕСЛИ» для того, что вы хотите, чтобы Excel сравнивал и делал.
       =ЕСЛИ(C2
    2. Вам не нужно вручную повторно вводить формулу в другие ячейки в D. Вместо этого вы можете скопировать и вставить формулу из D2 в D3, D4 и так далее. Каждый раз, когда вы делаете это, формула должна автоматически обновляться с правильным номером ячейки для сравнения.

    Как видите, D-ячейки начинают отображать «Да» или «Нет». «Да» означает, что расходы в столбце C были меньше месячного бюджета, указанного в столбце B. «Нет» означает, что расходы превышали бюджет. Как и в функции СЧЁТЕСЛИ, вам необходимо заключить текст в кавычки.

    Практические вопросы

    Столбчатые диаграммы с кластерами

    Excel используется не только для организации и обработки данных и формул. Его также можно использовать для визуального представления данных в виде диаграмм и графиков. На этой странице мы будем работать над созданием базовой диаграммы, столбчатой ​​диаграммы с кластерами, а затем изменим стиль диаграммы.

    Столбчатую диаграмму с кластерами иногда называют гистограммой, потому что она показывает данные, организованные в виде сплошных фигур, таких как столбцы. Гистограмма с кластерами упорядочивает эти столбцы вверх и вниз, поэтому они представляют собой «столбцы». С другой стороны, сгруппированная гистограмма упорядочивает эти столбы слева направо, поэтому они являются «столбиками». Гистограммы полезны при просмотре изменений от месяца к месяцу или по сотрудникам.

    Первым шагом к созданию любой диаграммы является систематизация данных. Определенно рекомендуется включать заголовки в первую ячейку каждого столбца. По умолчанию кластеризованная столбчатая диаграмма будет группировать данные по столбцам в вашей таблице, поэтому постарайтесь помнить об этом при настройке рабочего листа.

    1. После организации данных выберите ячейки, которые вы хотите включить в диаграмму. Это должно быть не менее двух столбцов.
    2. Перейдите на вкладку «Вставка» и найдите группу «Диаграммы» на ленте.
    3. «Сгруппированная столбчатая диаграмма» на самом деле является рекомендуемой диаграммой. Нажмите на эту диаграмму.
    4. При выборе диаграммы вы увидите цветные рамки вокруг данных, относящихся к различным категориям диаграммы.

    Практический вопрос

    Стили диаграмм

    После того как вы создали диаграмму или если вам дали рабочий лист, содержащий диаграмму, очень легко изменить стиль диаграммы.

    1. Нажмите на график, который вы хотите изменить. Вкладка «Дизайн» должна появиться в области ленты.
    2. Нажмите кнопку «Изменить тип диаграммы»
    3. Нажмите на нужный тип диаграммы.

    В этом же окне вы также можете переключать отображаемые данные. Например, вы можете переключить данные из строки в столбец или изменить расположение данных на оси x или y.

    Условное форматирование

    Как мы уже узнали, в Excel есть множество простых в использовании инструментов для организации, сортировки и иной маркировки информации. Вспомните, как мы применяли стили к ячейке, чтобы указать правильную информацию или информацию, которую необходимо проверить. Excel также имеет возможность автоматически применять такие маркировки посредством условного форматирования.

    При условном форматировании вы предоставляете Excel правило, например «меньше 10», и программа просматривает ваши данные и выделяет все ячейки, соответствующие этому правилу. Уже доступно несколько правил, но вы также можете создавать и применять свои собственные правила и визуальные подсказки.

    1. Выберите ячейки, строки или столбцы, для которых требуется условное форматирование.
    2. В группе «Стили» нажмите кнопку «Условное форматирование».
    3. Выберите желаемый стиль форматирования.