Как в excel сделать табель учета рабочего времени: Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Табель учета рабочего времени в Битрикс24

Табель учета рабочего времени — излишняя волокита или недооцененный инструмент для аналитики?

---

Учёт рабочего времени редко получает положительные отзывы среди сотрудников. Безусловно, мало кому нравится постоянно отвлекаться на фиксирование выработанных часов, чтобы «доказать» свою продуктивность.

Однако табели учета рабочего времени — полезный инструмент как для руководителей отделов, так и для членов их команд. Главное — рассматривать табель как важный показатель для аналитики и один из параметров измерения KPI*, а не инструмент неусыпного контроля.

*Ключевой показатель эффективности (KPI) — это количественная метрика, позволяющая измерить степень достижения целей, результативность или эффективность сотрудников

В данной статье расскажем о нескольких способах получения информации из табеля и приведем аргументы в пользу учета рабочего времени.

Также продемонстрируем доработку Табель учета рабочего времени в Битрикс24 для нашего постоянного клиента.

Что такое табель учета рабочего времени в управлении проектами?

Табель для учета рабочих часов — распространенная практика мониторинга и анализа личных и командных показателей по проектам.

Аналитика самого табеля необходима, как минимум, по трем причинам:

• для расчета размера премий сотрудников
• для высчитывания почасовой ставки
• для выставления счетов клиентам (на основании зафиксированных часов по соответствующему проекту)

Изначально рабочее время фиксировалось на листе бумаги — отсюда и название Табель учета рабочего времени. Однако прогресс не стоит на месте и онлайн-табели стали привычной и удобной функциональностью. При этом доступно множество вариантов:

1. Простые электронные таблицы, среди которых: Microsoft Excel, Google Sheets, OfficeSuite, Table Notes
2. Онлайн-инструменты по управлению проектами (включая Битрикс24)
3. Настольное программное обеспечение (ПО)

Но, как мы уже упоминали ранее, сотрудники усердно избегают и противятся внедрению табелей в рабочие процессы. Попытаемся развенчать миф, который часто возникает на рабочих местах по всему миру.

Табель учета времени – это излишний контроль?

В большинстве случаев табель учета рабочего времени используется для доказательства того, что сотрудники выполнили свою работу в заданный срок. Однако в подобных ситуациях встает ребром вопрос доверия и подотчетности. Прежде всего, это способствует созданию негативной атмосферы в коллективе. Сотрудники считают, будто затраченное на задачу время важнее, чем ценность и результаты их работы.

Постоянно доказывать свой вклад и вовлеченность в рабочие процессы тяжело, равно как и ощущать, что за твоими успехами — или недочетами — пристально наблюдают.

Еще один камень преткновения — заполнение табеля задним числом. В некоторых компаниях сотрудники пренебрегают своевременным занесением данных по отработанным часам. Впоследствии это выливается в трудности с фиксацией реально затраченного на ту или иную задачу времени. Именно поэтому заполнение табеля в конце отчетной недели или месяца редко ведет к сбору действительно достоверных бизнес-данных.

Учитывая все вышесказанное, заполнение табеля дает максимальный результат только при соблюдении следующих базовых принципов:

• Прежде чем внедрять табель учета рабочего времени, определите для себя его назначение и донесите до каждого члена команды ценность данного нововведения
• Заполняйте табель учета рабочего времени регулярными и достоверными данными
• По возможности подкрепляйте количественные данные табеля дополнительной информацией, которая даст более детальный отчет о проделанной работе
• Убедитесь, что табель учета рабочего времени доступен каждому сотруднику и прост в использовании

Как начать работу с табелем учета рабочего времени

Несмотря на то, что многие — даже крупные — предприятия все еще полагаются на простые электронные таблицы для фиксации рабочего времени, большинство компаний перешли на современные инструменты.

Перенос учета рабочего времени с бумажных или децентрализованных носителей в онлайн-приложение — шаг в правильном направлении. Онлайн-табель учета рабочего времени легко обновляется и доступен для всех членов команды в любое время.

Использование табеля в рамках современного ПО для управления проектами делает весь процесс более удобным.

Системы учета рабочего времени в Битрикс

Как мы уже упоминали ранее, учет рабочего времени можно вести и в CRM Битрикс24. Делать это можно при помощи нескольких инструментов. Помимо штатной функциональности можно реализовать доработку в коробочной версии продукта.

Самый распространенный инструмент учета затрат времени в Битрикс24 — это так называемый личный тайм-трекер:

Мониторинг рабочего времени сотрудников можно осуществлять и с помощью инструмента задач. Зафиксировать время в задаче Битрикс24 можно всего за пару кликов.

Вся информация о том, сколько дел завершено, а сколько — еще находятся в работе, и нет ли по ним перерасхода, видна в системе. Отчеты доступны для выгрузки в Excel для дальнейшей аналитики.

Система мониторинга рабочего и нерабочего времени сотрудников в разделе Время и отчеты позволит спланировать личный график отсутствия:

С помощью раздела Занятость в Задачах и Проектах легко отслеживать степень планирования рабочего времени и нагрузки пользователей. С помощью данного инструмента можно избежать простоев как одного сотрудника, так и всего отдела и правильно распределить объем работ.

С помощью инструмента Конструктор отчетов можно проанализировать результаты работы отдела, сотрудника или целой компании. Для этого достаточно создать нужный отчет (в нашем примере —

Отчет по затраченному времени в задачах) и с помощью фильтров вывести информацию:

Руководители проектов могут использовать эти данные в режиме реального времени для оценки состояния проекта и оптимизации рабочих процессов.

Разумеется, не обязательно ограничиваться штатными средствами Битрикс24. Коробочная версия системы позволяет доработать стандартные инструменты или создать новую функциональность. Рассмотрим кастомизированный Табель учета на примере доработки для нашего клиента.

Кастомизированный табель учета времени в Битрикс24

К нам обратился постоянный клиент компании ПУСК со следующей просьбой:

Согласно регламенту нашей компании каждый сотрудник должен фиксировать выработанные часы. Необходим табель учета рабочего времени с автоматическим перерасчетом отработанного времени в минуты (по нашей формуле)

Отсутствие табеля учета рабочего времени не только являлось нарушением свода правил в компании, но и значительно усложняло работу бухгалтера.

Согласно техническому заданию в табель требовалось вынести следующую информацию:

1. Колонка A — ФИО сотрудника (с возможностью редактирования)
2. Колонка B — должность сотрудника (с возможностью редактирования)
3. Колонка С — дни недели
4. Колонка D — суммарное количество отработанных часов (пишется напротив каждого работника). Формат ячейки: дробный, поскольку сотрудник может отработать как 8, так и 8,5 часов
5. Колонка E — количество отработанных минут. Формула подсчета отработанного времени в минутах: суммарное количество часов × 55

Также отдельным пожеланием клиента было добавление возможности редактирования определенных колонок вручную. То есть сотрудник должен при открытии табеля самостоятельно записать число в ячейку и после этого сохранить.

Определив фронт работы, мы приступили к реализации. Результатом стал новый инструмент, с удобным интерфейсом и автоматическим расчетом отработанных минут:

Дополнительно наши специалисты добавили цветовую индикацию. Например, если сотрудник ушел в отпуск, в табеле напротив его фамилии автоматически установится 8 рабочих часов, а ячейка подсветится зеленым цветом. Если сотрудник на больничном — голубым цветом.

Использование ПО по планированию и организации рабочего графика — это не всегда чрезмерный контроль или недоверие в коллективе.

Табели учета позволяют систематизировать рабочий процесс.

В этой статье мы лишь кратко рассказали, как аналитика рабочего времени помогает руководителям в реализации проектов. Тем не менее, мы надеемся, что вы и ваши сотрудники теперь более открыты для использования табелей учета рабочего времени. 

Хотите опробовать разработанное нами решение в своем проекте? Просто оставьте заявку, нажав на кнопку ниже и наши менеджеры свяжут с вами в ближайшее время!

Вас также может заинтересовать:

Как вести табель учета рабочего времени

Одной из основных обязанностей работодателя в организации является учет рабочего времени. В нем должны быть отражены дни и часы, которые отработал тот или иной сотрудник. 

Это дает возможность грамотно распределить часы отдыха и работы, провести расчет заработной платы, а также документально обосновать расходы, связанные с работниками. Как вести табель учета рабочего времени в 2023 году — об этом расскажем в нашей статье.

Оглавление:

• Кто должен вести учет в компании
• Как вести табель учета рабочего времени: excel, 1C. Пример – образец табеля
• Как правильно вести учет для работников-сдельщиков, сотрудников на удаленке, дистанционных работников. Особенности.
• Как вести суммированный учет рабочего времени.
• Как вести табель учета автоматически

Руководитель организации может сам заниматься учетом, также он может свои приказом назначить ответственное лицо за выполнение этой функции. Если компания крупная, то каждое структурное подразделений в ней занимается ведением собственного учета. 

В большинстве случаев табель ведут табельщики, или сотрудники кадровой службы (менеджеры по персоналу или специалисты по кадрам). 

По окончании каждого месяца эти сотрудники подписывают заполненный табель у руководителя подразделения и сдают в отдел кадров, после чего он передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Вести табель учета рабочего времени в 2022 году можно в нескольких вариантах:

— указывать в табеле лишь отклонения от установленного в организации режима работы,
— указывать ежедневно фактически отработанное сотрудниками время, а также отмечать неявку и явку на работу.

Табель учета рабочего времени в 2023 году имеет несколько форм:

1. форма Т-12 — заполняется вручную (скачать образец табеля)

2. форма Т-13- заполняется автоматически (скачать образец табеля)

3. форма 0504421- заполняется вручную (используется всеми государственными и муниципальными учреждениями) (скачать образец табеля)

Excel
Ведение табеля учета рабочего времени в excel для чайников состоит из нескольких шагов
1.    Сформулируйте основные требования к данным, сюда относятся:
— отчетный период,
— информация о проекте (смене, трудовой деятельности),
— основные данные, связанные с персоналом (например, идентификационный номер, имя),
 — отчетный период,
 — общее кол-во часов отпуска, сверхурочных и отработанных часов
— и другие.
2. Озаглавьте табель
3. Используйте необходимые ярлыки (отчетная дата, идентификатор или имя сотрудника, название работы)
4. Используйте ярлыки, которые связаны со временем (например, дата и время прихода, отработанные часы и др.)
5. Сделайте форматирование таблицы
6. Для автоматизации вычислений добавьте необходимые формулы (например, формулы Excel),
7. Проверьте введенные данные.

Табель учета рабочего времени в 1С

В программе 1С такой табель составляется на основе производственного календаря в автоматическом режиме. Сначала нужно заполнить этот производственный календарь. Чтобы это сделать зайдите на вкладку «Настройка», а затем выберите вкладку «Производственные календари».

Для ведения учета в 1С, как мы и говорили выше, применяются методы отклонений (предполагает регистрацию лишь отклонений от графика) либо метод сплошной регистрации (предполагает фиксацию фактически отработанного времени и отклонений).

При приеме работника обязательно укажите график работы. Регистрация расхождения же с графиком проистекает с использованием документов: Отпуск по уходу за ребенком, Начисление по больничному листу и др.

Если необходимо сформировать индивидуальный график, то во вкладке Зарплата перейдите в пункт Учет времени, здесь сформируйте его.

Больше всего в учет рабочего времени требуется тем компаниям, в которых регулярно меняются рабочие смены персонала.

Итак, в пункте Учет времени вам необходимо выбрать вкладку Табели. Создайте новый табель, нажав на кнопку «создать».
Затем заполните графы период и организация. После чего нажмите на кнопку «заполнить» и внесите необходимую информацию. 

Для внесения информации в программе 1С применяются специальные буквенные обозначения (найти их вы сможете, перейдя в раздел Настройка, далее вкладка справочника Виды рабочего времени)

Закончив вносить информацию, нужно нажать кнопку Провести и закрыть.

Как правильно вести учет для работников-сдельщиков, сотрудников на удаленке, дистанционных работников. Особенности.

Для регистрации трудовой деятельности работников-сдельщиков используются суммированный способ, еженедельный и поденный.

В табеле необходимо зафиксировать:
 — присутствие на рабочем месте в дневные часы и в ночные,
 — время, когда работник начал трудовую деятельность и время окончания,
 — отсутствие (например, по болезни и т.д.),
 — общее кол-во трудовых часов за 1 день, неделю и месяц.

Хотя сотрудники на удаленке и дистанционные работники трудятся вне установленного работодателем места, по ним также должен вестись учет рабочего времени.

Сам табель чаще всего оформляется в формах Т-12 или Т-13.

Поскольку такой формат работы не очень удобен для работодателя с точки зрения контроля персонала, то данный режим труда предполагает введение особых мер, например, применение специальных программ, позволяющих контролировать нахождение сотрудника за ПК, объем выполненной работы и т.д. Подробнее о программах здесь.

Как вести суммированный учет рабочего времени

Суммированный учет проводится в тех случаях, когда в организации установленная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена (например, при вахтовом методе работы, круглосуточном и т.д.)
Работодатель должен учитывать рабочее время сотрудников персонально. Учет рабочего времени персонала ведется по  фактически отработанному времени каждого в табеле учета рабочего времени.

Как вести табель учета автоматически

Как мы уже сказали ранее, табель учета рабочего времени может заполняться с помощью пропускной системы (СКУД) либо вручную уполномоченным лицом.

Однако, как показывает практика, оба эти способа не могут дать полной картины рабочего дня сотрудников. При пропускной системе персонал, деятельность которого заключается в работе за ПК может включить компьютер и заниматься личными делами. Сотрудников на удаленке также сложно контролировать. Если табельщик заполняет документ вручную, то не исключены ошибки по причине человеческого фактора. Как быть?

Решение есть! В 2023 году самым оптимальным методом учета рабочего времени являются специальные программы! Они не только зафиксируют время начала и окончания работы пользователя ПК, они покажут всю картину рабочего дня в специальных отчетах. 
Вы можете быть уверены в том, что все действия за рабочим компьютером будут зафиксированы! Кроме этого исключается человеческий фактор, а отчеты с табелем можно формировать в конце месяца автоматически!

Программа ЛанАгент

Это отечественная разработка, которая способна облегчить процесс контроля персонала и учета их рабочего времени! Установка и настройка программы достаточно просты. ПО фиксирует все действия сотрудников за ПК, предоставляя всю информацию в подробных отчетах.
Табель рабочего времени на компьютере, учет переработки и недоработки

В отчете указывается время включения ПК и время его выключения. Также указывается, сколько в общей сложности работал компьютер, сколько времени из общего количества ПК простаивал, а какое время за ним велась активная деятельность.

В табеле программы график работы персонала вы можете задать индивидуально для каждого работника, либо он может быть общим.
Программа дает возможность работодателю создать список сайтов, программ, приложений, которые будут относиться к разряду непродуктивных и/или продуктивных. Таким образом, можно будет сделать выводы о продуктивности трудовой деятельности каждого работника.

Софт предоставит вам подробную информацию об опозданиях, прогулах, переработках или же недоработках каждого пользователя ПК.
Контроль удаленных сотрудников аналогичен контролю офисных работников, для них также ведется подсчет фактически отработанного времени.

Возможности программы:
— Программа составит табель учета рабочего времени по заданным срокам
— Для полной картины рабочего дня сотрудников ПО делает снимки экранов (скриншоты)
— Кейлоггер (захват нажатия клавиш)
— Подсчет общего времени работы сотрудника, времени работы в каждой из программ или сайтов, продуктивность работы
— Программа помогает сохранить важную информацию. Кроме этого вы можете с помощью LanAgent можно запретить копирование файлов, подключение внешних носителей или отправку электронных писем, содержащих конфиденциальные данные
 — Видеозапись с вебкамеры, а также аудиозапись (при подключенном микрофоне)
 — LanAgent ведет статистику персонала по отношению друг к другу. Например, ввыявить ТОП-5 сотрудников по продуктивной активности или по непродуктивной активности.

Вас может заинтересовать:

Средства контроля сотрудников

Разработка политики информационной безопасности – что нужно учесть

Контроль деятельности персонала в организации в 2023 году

Источник фото — сеть Интернет

Как составить табель учета рабочего времени в Excel с помощью 2 простых формул

Одной из ключевых составляющих внештатного бизнеса является учет рабочего времени. Без точного отслеживания времени вы можете столкнуться с трудностями при составлении шаблонов счетов.

Есть несколько причин, по которым вы хотели бы отслеживать свое время. Вот некоторые примеры:

• Вы работаете над предложением и хотите измерить, сколько времени это займет в рамках непрерывного улучшения, или включить его в стоимость контракта;
• Вы хотите иметь возможность лучше ответить на вопрос клиента «сколько времени это займет», поэтому вы отслеживаете работу для дальнейшего использования;
• Клиент платит вам по часам, поэтому вы хотите отслеживать рабочее время для целей выставления счетов;
• Клиент платит вам единовременно, и вы хотите отслеживать рабочее время, чтобы убедиться, что вы получаете ценность за свою работу в этом или последующих заданиях;
• У клиента есть у вас гонорар, и вы должны отработать определенное количество часов в месяц;
• Клиент хочет знать, сколько работы вы для него проделали, чтобы вы могли быть прозрачными с клиентом.

В этих и других случаях отслеживание времени — это то, как вы измеряете производительность, ищите способы улучшить свое рабочее время (блокировка времени может очень помочь) и выставляете счета на основе работы. Даже если вы не были фрилансером, системы учета рабочего времени становятся нормой для всех видов бизнеса.

Поскольку отслеживание времени является такой важной частью вашей работы, как вам лучше отслеживать и сообщать? Использование табеля учета рабочего времени, который представляет собой метод записи количества времени, которое вы тратите на каждую работу.

Раньше табели учета рабочего времени составлялись вручную на настоящих листах бумаги, но теперь табели учета рабочего времени обычно составляются и представляются в цифровом виде. В расписаниях можно записывать время начала и окончания определенных задач, записывать вехи проекта или просто записывать всю продолжительность части работы. Информация, записанная в табелях учета рабочего времени, может быть переведена в платежную ведомость, выставление счетов клиентам или использована для отслеживания управления проектами, оценки времени и оценки затрат.

По словам блогера-фрилансера Меган Эллиотт, 9 лет.0027 «Понимание того, что такое табель учета рабочего времени, как его использовать и интерпретировать, является важным шагом в обучении тому, как правильно управлять своим временем. Это также может помочь вам лучше понять, куда уходит ваше время (и, следовательно, куда ваши деньги), чтобы вы могли принимать более взвешенные деловые решения и лучше управлять своим бюджетом».

Bonsai может предоставить дополнительную информацию о табелях учета рабочего времени.

Зная, насколько они важны, что вы можете использовать в качестве табеля учета рабочего времени? Приложив немного усилий, вы можете создать собственное расписание в Microsoft Excel, соответствующее вашим потребностям. Как сделать табель учета рабочего времени в Excel? Давайте рассмотрим это и некоторые ключевые компоненты, которые вам нужно будет выяснить, а также другие параметры, которые вы можете использовать для отслеживания времени.

Как составить табель учета рабочего времени в Excel

В Excel легко запутаться в количестве данных, ячеек и формул, которые можно отслеживать в нем. Создание табеля учета рабочего времени в Excel можно начать с простого количества значений. Это не удовлетворит всем потребностям, но позволит вам привыкнуть к использованию Excel и включению функций, важных для базового расписания. Мы рассмотрим отслеживание часов за одну рабочую неделю, которое затем можно использовать каждую неделю или даже адаптировать для отслеживания раз в две недели или месяца.

В примере, который мы будем использовать, будет только две основные формулы Excel. Начните с определения информации, которую вы должны иметь в своем расписании. Давайте предположим, что это только для вас, а не для ваших сотрудников или подрядчиков, которые могут работать на вас. Время действительно является бизнес-метрикой, поэтому важно, чтобы вы освоились с концепцией его отслеживания.

1. Отслеживание ежедневной работы

Сначала откройте рабочую книгу в Excel. Обычно вы добавляете поле для своего имени и поле для периода времени, который будет охватывать табель (в нашем примере это пятидневная рабочая неделя).

Затем постройте неделю, используя строки, в нашем примере — даты. В столбцах вы можете создавать значения несколькими способами, в зависимости от вашей работы, например, по утренней или дневной работе или по задаче. В нашем примере мы использовали двух клиентов.

В этом простом примере у вас есть два значения, для которых нужно создать формулы: общая работа в день и общая работа в неделю.

Чтобы рассчитать количество часов, отработанных за день, перейдите к ячейке общего количества часов в конце первого рабочего дня (последний столбец, D7) и вставьте =СУММ(B7+C7). После того, как вы введете все часы в каждом столбце, общее количество рабочих часов в день будет суммировано в последнем столбце. Затем вырежьте и вставьте эту формулу в каждую ячейку в конце каждого столбца, изменив номер строки, чтобы он соответствовал ей.

2. Отслеживание вашей рабочей недели

Теперь мы добавим еще одну формулу для расчета всей рабочей недели.

Для этого перейдите в конец столбца, где отображается сумма за каждый день (в данном примере D12), и вставьте =СУММ(D7:D11). Это суммирует значения в столбце D, которые попадают между строками 7 и 11.

Теперь вы можете сказать, сколько работы вы выполняете за день и сколько работаете за неделю. Вы можете добавлять суммы для создания работы для каждого клиента, которую затем можно использовать для выставления счетов. Помните, что время, затраченное на выполнение задачи, — не единственная статья расходов, которую следует включать в счет, выставляемый клиенту. Когда вы освоитесь с Excel, вы сможете добавить в отслеживание больше деталей.

Если вы обнаружите, что тратите недостаточно времени на настоящую работу, у Bonsai есть несколько способов управлять своим временем в качестве фрилансера.

Автоматизированные опции для отслеживания времени

Если это требует больших усилий, стресса и расчетов, вам доступны другие варианты. Не все разбираются в Excel, в электронных таблицах и построении формул.

Поскольку вы управляете всеми аспектами своего бизнеса, возможно, вам будет лучше потратить свое время на составление предложений, поиск работы и написание текстов — или любой другой формат вашего внештатного бизнеса. Может быть, лучше заниматься тем, что вы любите делать, тем, за что вам платят, а не тратить его на создание электронных таблиц, отслеживание своего времени вручную и вычисление счетов-фактур на основе этих таблиц.

К счастью, у Bonsai есть возможность отслеживать свое рабочее время, и это значительно облегчит вам жизнь.

С помощью Bonsai вы можете:

• Отслеживать время одним щелчком мыши : Легко отслеживайте свою внештатную работу и переключайтесь между проектами, не путаясь в традиционных трекерах времени.
• Централизуйте свои табели учета рабочего времени : Автоматически заполняйте свои табели учета рабочего времени или регистрируйте часы вручную, чтобы получить полное представление о своем рабочем дне.
• Автоматизация выставления счетов : Используйте табели учета рабочего времени в своих интересах, автоматизируя выставление счетов из табелей учета рабочего времени. Вы можете выбрать неоплачиваемые часы и отправить счет.
• Повышение производительности : Подключите свой трекер к вашему внештатному предложению и контракту и сэкономьте драгоценное время, не вводя данные повторно между системами.

Это решение для отслеживания времени может быть полностью интегрировано в ваш рабочий процесс и доступно для настольных и мобильных устройств в веб-браузере, операционных системах macOS и iOS. Под интеграцией с вашим рабочим процессом я имею в виду, что он объединяет работу над предложениями, контрактами и счетами, делая вашу работу безупречной. Таким образом, вы сосредотачиваетесь на работе, которую любите, и предоставляете Бонсаю заниматься «бэк-офисной» работой, которая не очень приятна. В конце концов, бонсай используют более 100 000 фрилансеров. С продуктами и ресурсами для поддержки вашего бизнеса вы не ошибетесь.

Таким образом, хотя вы можете научиться создавать табели учета рабочего времени в Excel, вы также можете обратиться к профессиональной системе для поддержки своей работы. Если вы готовы использовать интегрированное решение Bonsai для отслеживания времени, зарегистрируйтесь для получения бесплатной пробной версии сегодня.

Как создать табель учета рабочего времени в Excel (Руководство + шаблоны)

Введение

Время – деньги – часто повторяемая фраза, которая никогда не звучит фальшиво, особенно с плотным графиком, с которым сегодня приходится иметь дело столь многим сотрудникам. Компании используют табели рабочего времени в качестве официального инструмента для отслеживания часов работы своих работников с 19 века.век. Теперь, с появлением компьютеров, мы записываем время, которое проводим, в цифровом виде.

Для любой компании время отслеживания жизненно важно для начисления заработной платы, расчета компенсации, а также для других функций, таких как управление персоналом, расчет оплачиваемых часов и так далее. К счастью, вы можете сделать все это с помощью простого повседневного программного обеспечения: электронных таблиц. Microsoft Excel имеет возможность отслеживать количество времени, затрачиваемого на работу, с помощью табелей учета рабочего времени.

Но начинающего пользователя может сбить с толку использование электронной таблицы, когда он не знает, с чего начать. Вот почему мы составили краткое, но простое руководство по отслеживанию времени в Excel путем создания табелей учета рабочего времени.

Шаги по созданию табеля учета рабочего времени в Excel

Прежде чем приступить к изменению электронной таблицы, перечислите основные категории информации, которую вам необходимо собрать в табеле учета рабочего времени. Вы можете собирать эту информацию ежедневно, еженедельно или ежемесячно в зависимости от потребностей вашего бизнеса, количества сотрудников и объема работы.

Если у вас есть четкое представление о том, что нужно указать в вашем расписании, самое время приступить к его составлению, подходящему вашему бизнесу.

Шаг 1. Форматирование электронной таблицы

Ваша электронная таблица должна быть легко читаемой, а для этого ее необходимо отформатировать. Сначала расширьте ячейки, начиная со столбца A и перетаскивая его до нужного размера. Затем нажмите Ctrl+C после выбора столбца A и перетащите и выделите все строки от B до L. Просто нажмите «Вставить» или Ctrl+V, и ко всем выделенным строкам будет применено такое же форматирование.

Отформатируйте электронную таблицу

Шаг 2: Дайте вашему табелю название

Следующий шаг — четко указать имя вашей электронной таблицы вверху. Удерживайте и выберите верхнюю строку ячеек от A1 до L1 (или до любого столбца, который вы отформатировали) и выберите Объединить и центрировать из меню Главная . Теперь введите название вашего расписания в первую ячейку вместе с названием вашей компании. Отформатируйте текст по своему усмотрению, только убедитесь, что он виден и разборчив.

Присвойте название своему табелю учета рабочего времени. Отформатируйте текст заголовка

Шаг 3. Добавьте необходимые метки

Stout с метками в строках, такими как сотрудник, менеджер, команда/отдел, месяц и т. д. Вы можете расставить пробелы и использовать ячейки A2 , A4, F2 и F4 . Вы также можете применить параметр переноса текста ко всем этим ячейкам, чтобы весь текст был заполнен и виден в каждой ячейке, независимо от длины.

Добавление ярлыков к табелю учета рабочего времени

Чтобы ваши ячейки выглядели более аккуратно, вы также можете объединить строки под каждым ярлыком и добавить нижнюю границу для разделения разных ярлыков.

Формат меток

Вы можете разделить метки, касающиеся сведений о сотрудниках, и метки, связанные со временем, путем объединения одной или нескольких строк и повторного ввода имен меток. Вы можете начать с ранее определенных категорий:

• Дата до A7
• Время прихода до B7 и D7
• Время ожидания до C7 и E7
• Общее количество отработанных часов до F7
• Сверхурочные часы до G7
• Часы отпуска до H7

9 … и так далее.

Отдельные сведения о сотрудниках и метки табеля Добавить метки, связанные с табелем учета рабочего времени

Это лишь некоторые из наиболее часто записываемых категорий табелей учета рабочего времени, но вы можете добавить те, которые больше соответствуют тому, чем занимается ваша компания, и тем видом работы, которую вы выполняете, например, оплачиваемые часы и т. д. на.

Далее следует отформатировать все эти ячейки, чтобы деления были четкими и их было легко заметить при вводе различной информации. Это можно сделать, добавив цвет в строку со всеми именами меток и увеличив толщину границ всех ячеек с помощью параметра Thick Box Borders .

Добавить толстую рамку к меткам табеля учета рабочего времени. Форматировать метки табеля учета рабочего времени. Отформатируйте все свои ячейки единообразно, используя слияние, центрирование текста, и установка выравнивания по середине .
Добавление столбца «День» в табеле учета рабочего времени

3 Полезные шаблоны учета рабочего времени в Excel

Хотя создание индивидуального табеля учета рабочего времени с нуля экономит время и является экономичным способом управления временем ваших сотрудников, табели учета рабочего времени с полезными формулами делают жизнь еще проще.

Используйте шаблоны электронных таблиц Excel для отслеживания времени, которые могут записывать основные расчеты с использованием предварительно созданных формул в Excel. Ознакомьтесь с тремя невероятно полезными шаблонами времени в Excel:

Шаблон ежемесячного табеля учета рабочего времени Excel

Этот бесплатный шаблон отслеживания рабочего времени Excel поставляется с отдельным листом для каждого сотрудника, точно отслеживая рабочее время каждого сотрудника в нескольких подробных столбцах. К ним относятся расчет общей заработной платы после вычитания отпусков, праздников и добавления сверхурочных и т. д.

Шаблон ежемесячного табеля учета рабочего времени в Excel

Шаблон табеля учета рабочего времени Excel «три в одном»

Получите этот бесплатный шаблон отслеживания рабочего времени Excel, который поставляется с тремя вариантами для вашего табеля учета рабочего времени: еженедельно, ежемесячно и раз в две недели. Он также поставляется с возможностью выполнять базовые расчеты с использованием формул Excel для расчета заработной платы и многого другого.

Шаблон расписания «три в одном» от Excel

Шаблон ежедневного расписания Excel

Если вы хотите отслеживать ежедневное рабочее время каждого сотрудника, то этот шаблон — лучший вариант для вас. Он имеет все основные метки, такие как общее количество отработанных часов, ставка заработной платы сотрудников и т. Д., И хорошо работает для небольших предприятий, начинающих с минимального количества сотрудников.

Шаблон ежедневного расписания от Excel

Это три самых основных шаблона отслеживания времени в Excel, и вы можете использовать множество шаблонов, таких как 24-часовые журналы активности, шаблоны отслеживания по проектам и так далее. Хотя готовые шаблоны многое делают для менеджера с плотным графиком, они далеки от идеального решения для табеля учета рабочего времени.

Читайте дальше, чтобы узнать о некоторых ограничениях использования электронных таблиц Excel для отслеживания времени.

3 Ограничения отслеживания времени в Excel

Требуются ручные усилия

Excel требует, чтобы пользователи вводили данные и форматировали их вручную, что тратит драгоценные часы и приводит к человеческим ошибкам, которые могут иметь катастрофические последствия при расчете заработной платы. Это распространяется и на оценку рабочего времени, поскольку мы можем получить только приблизительное время, которое мы отработали за день.

Нет возможности интеграции

Microsoft Excel известен тем, что не может хорошо интегрироваться с внешними приложениями для управления проектами или другими функциями. Данные из вашего расписания также нелегко передать.

Автоматическая отчетность отсутствует

Excel не отслеживает время автоматически, он может записывать его только с помощью ручных усилий пользователя. Он также не предлагает создавать полезные отчеты с использованием данных в электронных таблицах, что является серьезным недостатком.

Отслеживание времени без усилий с помощью Stackby

Гораздо лучший способ отслеживания рабочего времени сотрудников — через Stackby . Благодаря встроенным функциям отслеживания времени Stackby автоматически отслеживает часы, затраченные на проект, без помощи какого-либо внешнего приложения.

Stackby также предлагает следующие функции:

• Пользовательские рабочие процессы — создание настраиваемого рабочего процесса табеля учета рабочего времени для каждого сотрудника0036 удобный просмотр всех записей и фильтры для их сортировки с автоматическими вычислениями (через формулы)
• Оплачиваемые отчеты — просмотр только оплачиваемых часов и отслеживание оплачиваемой суммы по каждому сотруднику месяц, день и т. д. в виде календаря.
• Общее отслеживаемое время — для каждого сотрудника через собственное приложение для отслеживания времени на рынке приложений Stackby.
Шаблон табеля учета рабочего времени от Stackby

Получить шаблон расписания сотрудников

Шаблон расписания сотрудников от Stackby

Получить шаблон расписания сотрудников

Stackby решает все проблемы, с которыми вы столкнетесь при использовании Excel для учета рабочего времени. Автоматизация гораздо точнее фиксирует время, затрачиваемое каждым сотрудником на каждый проект или задачу, и отображает эту информацию в доступной и интуитивно понятной форме.