Excel самоучитель база данных: Учебник. Импорт данных в Excel и создание модели данных

Как создать базу данных с помощью табличного представления ClickUp

Если вы находитесь в положении, когда вы будете использовать базу данных ежедневно — это означает, что это важный инструмент для выполнения вашей работы — Excel не будет поддерживать ваш рост в долгосрочной перспективе.

Excel не является программным обеспечением базы данных, созданным для современного рабочего места. Рабочие всегда в пути и в первую очередь мобильны. Рабочий процесс Excel отнимает время, которое должно быть потрачено на установление клиентских подключений и сосредоточение внимания на рутинных задачах.

Если вам нужно решение для управления проектами и клиентами под одной крышей, попробуйте ClickUp!

В ClickUp легко создать простую, но мощную базу данных. Импортируйте свою работу практически из любого места с помощью бесплатной функции импорта Excel и CSV от ClickUp. Или наоборот! После создания базы данных в ClickUp вы можете экспортировать ее в виде файла Excel или CSV.

Является ли сквозная безопасность непреложным условием для вашего инструмента базы данных? То же самое для ClickUp!

В ClickUp действует одна из самых строгих политик в нашей отрасли, которая гарантирует, что ваши данные никогда не попадут в руки третьих лиц. Если у вас есть секретный вопрос или проблема, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать нас в любое время!

Использование табличного представления в ClickUp похоже на использование электронной таблицы Excel, только: 

• Возможности организации данных безграничны с помощью настраиваемых полей ClickUp 
• Расширенные параметры фильтрации упрощают поиск данных и деятельность
• Задачи в ClickUp позволяют планировать, организовывать и совместно работать над любым проектом
• Встроенные или сторонние интеграции в ClickUp объединяют ваши любимые инструменты вместе
• Параметры форматирования требуют меньшего количества кликов, чтобы просматривать только те данные, которые вам нужны прямо сейчас

. В этой библиотеке имеются бесплатные шаблоны Sales и CRM ClickUp, которые вы можете использовать в цифровой песочнице с примерами данных, если хотите увидеть потенциал ClickUp или получить несколько идей базы данных для ваших собственных.

Мы надеемся, что вы чувствуете себя более комфортно в процессе создания базы данных. У вас есть другие варианты, кроме Excel, чтобы приблизить ваш бизнес к вашим целям.

Использование Access или Excel для управления данными

Excel для Microsoft 365 Access для Microsoft 365 Excel 2021 Access 2021 Excel 2019 Access 2019 Excel 2016 Access 2016 Excel 2013 Access 2013 Excel 2010 Access 2010 Excel 2007 Access 2007 Дополнительно… Меньше

Примечание. Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного пути вы можете удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office.

Access и Microsoft Excel имеют много общего, что может затруднить выбор программы, которую следует использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, выполнять мощные запросы и инструменты анализа для нарезки этих данных, а также выполнять сложные вычисления, которые возвращают нужные вам данные.

Однако каждая программа имеет явные преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и того, что вы хотите делать с этими данными. Например, если вы хотите сохранить целостность данных в формате, к которому могут обращаться несколько пользователей, Access — ваш лучший выбор, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые вы хотите глубоко проанализировать.

Во многих случаях вы можете использовать обе программы, применяя каждую для той цели, для которой она лучше всего подходит. В целом, Access лучше подходит для управления данными: он помогает вам упорядочивать их, упрощает поиск и предоставляет доступ нескольким пользователям одновременно. Excel, как правило, лучше подходит для анализа данных: выполнения сложных расчетов, изучения возможных результатов и создания высококачественных диаграмм. Если вы используете Access для хранения данных и Excel для их анализа, вы можете воспользоваться преимуществами обеих программ.

Прежде чем решить, какую программу использовать, вы можете сравнить преимущества каждой программы, узнать, когда лучше использовать одну или другую, и выяснить, как работать с обеими программами для достижения именно тех результатов, которые вы хотите.

Примечание. Все пакеты Microsoft Office включают Excel, но не все пакеты включают Access.

Сравните преимущества каждой программы

Выбор правильной программы имеет решающее значение, если вы хотите получать доступ к своей информации и обновлять ее с максимальной производительностью и точностью. Чтобы выяснить, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, может помочь сравнить преимущества, которые каждая программа может предложить в отношении хранения данных, анализа данных, совместной работы нескольких пользователей и безопасности.

Плоские данные против реляционных     Чтобы помочь решить, какая программа лучше всего подходит для хранения ваших данных, задайте себе следующий вопрос: являются ли данные реляционными или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или рабочем листе, называются плоскими или нереляционными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов, содержащий только один адрес и контактное лицо для каждого клиента, Excel может быть лучшим выбором. Однако, если вы хотите хранить более сложный список клиентов, содержащий адреса выставления счетов и доставки для каждого клиента или несколько контактных лиц для каждого клиента, Access — лучшее решение.

В реляционной базе данных вы организуете свою информацию в несколько таблиц. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит информацию только об одном типе данных. Например, если вы создаете базу данных клиентов, имена клиентов должны храниться в одной таблице, тогда как адреса выставления счетов и доставки этих клиентов должны храниться в отдельной таблице. Хранение адресов отдельно от имен — хорошая идея, потому что у каждого клиента может быть более одного адреса, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без повторного ввода имени клиента для каждого адреса.

Локальные данные против внешних     Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы вы могли просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файлу dBASE или папке Outlook, а также ко многим другим источникам данных. Вы можете использовать Excel для подключения к широкому спектру источников данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако вы не можете редактировать данные, чтобы изменить исходные данные через пользовательский интерфейс Excel.

И Access, и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках Windows SharePoint Services. Однако Excel обеспечивает подключение к спискам SharePoint только для чтения; тогда как Access позволяет читать и записывать данные в списки SharePoint.

Целостность данных и гибкость     Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность ваших данных и гарантируют, что никакие две строки (или записи) не будут содержать абсолютно одинаковые данные. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ извлечения данных при поиске или сортировке данных. В Access вы можете использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем вы можете использовать эти идентификаторы, чтобы связать записи в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.

Структура, которую Access применяет к вашим данным, помогает обеспечить целостность данных. Доступ может потребовать, чтобы новые записи в одной таблице имели существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы вы не могли создавать «бесхозные» записи. Например, вы не хотели бы иметь заказ, который не включает информацию о клиенте. Для доступа может потребоваться, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имела соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это необходимое соответствие значений называется ссылочной целостностью.

Вы также можете установить свои собственные ограничения и правила, чтобы дополнительно гарантировать правильность ввода данных. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но поскольку Excel не поддерживает реляционные данные, он не может поддерживать ссылочную целостность. Однако вы можете использовать команду Data Validation для управления вводом данных в Excel.

Запрос     Если вам часто приходится просматривать данные различными способами, в зависимости от меняющихся условий или событий, Access может быть лучшим выбором для хранения и работы с вашими данными. Access позволяет использовать запросы на языке структурированных запросов (SQL) для быстрого извлечения только нужных строк и столбцов данных, независимо от того, содержатся ли данные в одной таблице или во многих таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access похоже на процесс использования формул в Excel для вычисления значений. Вы также можете использовать запросы Access для суммирования данных и представления агрегированных значений, таких как суммы, средние значения и количество.

Моделирование     В Excel можно использовать инструменты анализа «что, если» для прогнозирования результатов модели рабочего листа. Анализ «что, если» позволяет вам запускать различные сценарии с вашими данными, такие как сценарии наилучшего и наихудшего случая, и сравнивать полученные данные нескольких сценариев в сводном отчете. Аналогичная функция недоступна в Access.

Сводка и построение диаграмм     В обеих программах можно создавать отчеты сводных таблиц и диаграммы сводных таблиц. Однако Excel предоставляет более продвинутые функции создания отчетов и диаграмм сводных таблиц, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать обширные отчеты сводных таблиц или профессионально выглядящие диаграммы, вам следует использовать отчеты сводных таблиц или диаграммы сводных таблиц в Excel вместо тех же функций в Access.

И Access, и Excel можно использовать в средах совместной работы, таких как службы Windows SharePoint Services и общие сетевые файловые ресурсы, но существуют различия в способах доступа к данным для нескольких пользователей.

Доступ нескольких пользователей к данным     При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных; это хорошо работает, потому что Access блокирует только те данные, которые редактируются; в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но многопользовательская совместная работа лучше всего работает, когда пользователи работают с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access сотрудничают на набор данных , и пользователи книги Excel совместно работают над документом .

Использование Windows SharePoint Services для совместной работы     Обе программы интегрируются с технологиями Microsoft Windows SharePoint Services, такими как списки SharePoint и библиотеки документов.

Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint. Например, можно загрузить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в виде представлений Windows SharePoint Services и связать базу данных с данными, хранящимися в списках SharePoint.

Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint Services. Вы можете отправить книгу в библиотеки документов Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут извлекать книгу для внесения изменений, предотвращая одновременное изменение книги другими пользователями. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов, и в этом случае они должны координировать свои действия с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.

Использование сетевых папок для совместной работы     Если вы храните базу данных Access в общей сетевой папке, несколько пользователей могут одновременно открывать базу данных и работать с ее данными. Отдельные записи блокируются, когда пользователь редактирует их. Если вы храните книгу Excel в общей сетевой папке, только один пользователь может одновременно редактировать книгу. Для просмотра несколько пользователей могут открывать книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но эти пользователи не могут вносить какие-либо изменения в данные, пока пользователь, редактирующий книгу, не закроет ее.

Обе программы предоставляют схожие функции — пароли и шифрование — которые могут помочь вам предотвратить потерю данных и защитить их от несанкционированного доступа. Однако между Access и Excel есть некоторые различия в том, как работает защита данных на уровне пользователя.

Предотвращение потери данных     В Access ваша работа постоянно сохраняется, так что в случае непредвиденного сбоя вы вряд ли потеряете большую часть работы (если она вообще есть). Однако, поскольку Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете вносить изменения, которые позже решите, что не хотите их фиксировать. Чтобы убедиться, что вы можете восстановить свою базу данных так, как вы хотите, вы должны создать резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии, или вы можете восстановить только таблицу или другой объект базы данных, который вам нужен. Если вы используете утилиту резервного копирования файловой системы, вы также можете использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы для восстановления данных. В Excel вы можете сохранять данные автовосстановления с заданными интервалами при обновлении данных.

Защита данных на уровне пользователя     В Excel вы можете удалить важные или личные данные из поля зрения, скрыв столбцы и строки данных, а затем защитить весь рабочий лист, чтобы контролировать доступ пользователей к скрытым данным. Помимо защиты рабочего листа и его элементов, вы также можете блокировать и разблокировать ячейки на рабочем листе, чтобы предотвратить непреднамеренное изменение важных данных другими пользователями.

Безопасность на уровне файлов     На уровне файлов вы можете использовать шифрование в обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Вы также можете потребовать ввода пароля для открытия файла базы данных или рабочей книги. Кроме того, вы можете помочь защитить файл базы данных или книгу, используя цифровую подпись.

Ограниченный доступ к данным     В Excel можно указать разрешения для пользователей на доступ к данным или установить права только для чтения, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователя для любого сервера базы данных, к которому он подключается. Например, если вы ссылаетесь на список SharePoint, Access учитывает разрешения пользователя для списка SharePoint. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не имели доступа к вашим данным Access, вы можете зашифровать свою базу данных, установив пароль. Пользователи должны вводить пароль для чтения данных из базы данных, даже если они обращаются к ней с помощью другой программы, например Excel.

Дополнительные сведения о том, как защитить данные, см. в разделах Установка или изменение безопасности на уровне пользователя Access 2003 в Access 2007 или более поздней версии и Защита и безопасность в Excel.

Когда использовать Access

В общих чертах, Access — лучший выбор, когда вам нужно регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем рабочий лист Excel для работы с вашими данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют суммировать данные в печатной или электронной форме. Access обеспечивает дополнительную структуру ваших данных; например, вы можете контролировать, какие типы данных можно вводить, какие значения можно вводить, и вы можете указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура помогает гарантировать ввод только правильных типов данных.

Access хранит данные в таблицах, которые очень похожи на рабочие листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов к данным, хранящимся в других таблицах.

Используйте доступ, когда вы:

• Предполагается, что с базой данных работает много людей, и вам нужны надежные опции, которые безопасно обрабатывают обновления ваших данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.

• Предусмотреть необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, созданный как плоская или нереляционная таблица.

• Хотите выполнять сложные запросы.

• Хотите создавать различные отчеты или почтовые этикетки.

• Управление контактами     Вы можете управлять своими контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати бланков писем, конвертов или почтовых наклеек.

• Инвентаризация и отслеживание активов     Вы можете создать инвентаризацию предметов в вашем доме или офисе и хранить фотографии или другие связанные документы вместе с данными.

• org/ListItem»>

  Отслеживание заказов     Вы можете вводить информацию о продуктах, клиентах и ​​заказах, а затем создавать отчеты, показывающие продажи по сотрудникам, регионам, периодам времени или другим значениям.

• Отслеживание задач     Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то время, когда другие обновляют свои существующие задачи в той же базе данных.

• Организация библиотек выдачи     Вы можете использовать Access для хранения данных о ваших книгах и компакт-дисках, а также отслеживать, кому вы их дали.

• org/ListItem»>

  Планирование мероприятий     Вы можете ввести информацию о датах, местах и ​​участниках мероприятий, а затем распечатать расписания или сводки о мероприятиях.

• Отслеживание питания     Отслеживайте рецепты, записывайте диету и физические упражнения.

Когда использовать Excel

В качестве программы для работы с электронными таблицами Excel может хранить большие объемы данных в рабочих книгах, содержащих один или несколько рабочих листов. Однако вместо использования в качестве системы управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и расчета данных. Вы можете использовать эту гибкую программу для создания моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для выполнения вычислений на основе этих данных, поворота данных любым удобным для вас способом и представления данных в различных профессионально выглядящих диаграммах.

Используйте Excel, когда вы:

• Требуется плоское или нереляционное представление ваших данных вместо реляционной базы данных, которая использует несколько таблиц, и когда ваши данные в основном числовые.

• Часто запускайте расчеты и статистические сравнения ваших данных.

• Хотите использовать отчеты сводной таблицы для просмотра иерархических данных в компактном и гибком формате.

• Планируете регулярно создавать диаграммы и хотите использовать новые форматы диаграмм, доступные в Excel.

• Хотите выделить данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.

• Хотите выполнять сложные операции анализа «что, если» с вашими данными, такие как статистический, инженерный и регрессионный анализ.

• Хотите отслеживать элементы в простом списке либо для личного использования, либо для ограниченных целей совместной работы.

• Бухгалтерский учет     Вы можете использовать мощные вычислительные функции Excel во многих финансовых бухгалтерских отчетах — например, в отчете о движении денежных средств, отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках.

• Бюджетирование     Независимо от того, связаны ли ваши потребности с личными или деловыми потребностями, вы можете создать в Excel бюджет любого типа — например, план маркетингового бюджета, бюджет мероприятий или пенсионный бюджет.

• Выставление счетов и продажи     Excel также полезен для управления данными о выставлении счетов и продажах, и вы можете легко создавать нужные формы — например, счета-фактуры, упаковочные листы или заказы на покупку.

• Отчетность     Вы можете создавать различные типы отчетов в Excel, которые отражают анализ ваших данных или обобщают ваши данные — например, отчеты, которые измеряют эффективность проекта, прогнозируют данные, суммируют данные или представляют данные об отклонениях.

• Планирование     Excel — отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков — например, еженедельного плана занятий, плана маркетинговых исследований, налогового плана на конец года или планировщиков, помогающих планировать еженедельные приемы пищи, вечеринки или отпуск.

• Отслеживание     Вы можете использовать Excel для отслеживания данных в табеле учета рабочего времени или списке — например, табеля учета рабочего времени или инвентарного списка, в котором отслеживается оборудование.

• Использование календарей     Из-за того, что Excel представляет собой сетку, он хорошо подходит для создания любого типа календаря — например, академического календаря для отслеживания деятельности в течение учебного года или календаря финансового года для отслеживания деловых событий и вех .