Экспорт в access из excel: Экспорт таблицы Access в книгу Excel с помощью средства чтения с экрана

Содержание

Экспорт таблицы Access в книгу Excel с помощью средства чтения с экрана

Эта статья предназначена для людей с нарушениями зрения или с когнитивными нарушениями, использующих программы чтения с экрана, например Экранный диктор корпорации Microsoft, JAWS или NVDA с продуктами Microsoft 365. Эта статья входит в набор содержимого поддержки средства чтения с экрана Microsoft 365, где содержатся дополнительные сведения о специальных возможностях в наших приложениях. Общие справочные сведения доступны на главной странице службы поддержки Майкрософт.

С помощью Access клавиатуры и чтения с экрана можно экспортировать данные в формат файла, который Excel читать. Мы проверили эту функцию с использованием экранного диктора, JAWS и NVDA, но она может работать и с другими средствами чтения с экрана, если они соответствуют общепринятым стандартам и методам для специальных возможностей. Вы узнаете, как с помощью мастера экспорта экспортировать данные, например таблицу, запрос, форму, отчет или выбранные записи в представлении с несколькими записями, например таблицу в совместимый Excel файл.

Примечания:

Новые возможности Microsoft 365 становятся доступны подписчикам Microsoft 365 по мере выхода, поэтому в вашем приложении эти возможности пока могут отсутствовать. Чтобы узнать о том, как можно быстрее получать новые возможности, станьте участником программы предварительной оценки Office.
Дополнительные сведения о средствах чтения с экрана см. в статье о работе средств чтения с экрана в Microsoft Office.

В этом разделе

Подготовка данных к экспорту
org/ListItem»>
Экспорт данных
- Открытие объекта в представлении таблицы
- Включить представление таблицы для объекта

Подготовка данных к экспорту

Прежде чем экспортировать данные, просмотрите их и решите, как их экспортировать.

Убедитесь, что в данных нет индикаторов ошибок и значений ошибок. В противном случае при экспорте могут возникнуть проблемы, и в ячейки Excel будут вставлены Excel значения NULL. Сведения об устранении неполадок можно найти в разделе Устранение неполадок, отсутствующих и неверных значений в статье Экспорт данных в Excel.
Решите, нужно ли экспортировать таблицу или запрос с форматированием или без него. Это решение влияет на объем экспортируемой информации и формат их отображения. Дополнительные сведения об итогах экспорта форматированной и неформатированной информации можно найти в разделе Подготовка к операции экспорта статьи Экспорт данных в Excel.
Выберите целевую книгу и ее формат. При экспорте таблицы, запроса, формы или отчета с форматированием в существующую книгу книга будет перезаписана.

Примечание: Отчеты можно экспортировать только в более старом формате файла *. xls, а не в более новом формате *.xlsx файла.

Экспорт данных

При экспорте формы, отчета или таблицы с подчиненными формами, отчетами или таблицами экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Необходимо повторить операцию экспорта для каждой подчиненной формы, подчиненного и подтабного таблицы, которые вы хотите экспортировать в Excel.

В ходе операции экспорта можно экспортировать лишь один объект базы данных. Однако после выполнения отдельных операций экспорта можно объединить несколько Excel в нескольких таблицах.

Если книга еще не готова, она будет создана во время экспорта. Данные всегда добавляются на новый.

Access в настоящее время экспорт макроса или модулей в Excel.

org/ListItem»>
Если книга готова Excel, закроем ее.
Перейдите к источнику базы данных и выберите объект, который вы хотите экспортировать.

Если объект является таблицей, запросом или формой и вы хотите экспортировать только часть данных, откройте объект в представлении таблицы и выберите нужные записи. Инструкции можно найти в области Открытие объекта в представлении таблицы.

Примечание: Часть отчета экспортировать нельзя. Однако вы можете выбрать или открыть таблицу или запрос, на основе чего основан отчет, а затем экспортировать часть данных в этом объекте.
Чтобы запустить мастер экспорта для Excel экспорта, нажмите ALT+X, X. Откроется диалоговое Excel Экспорт — таблица.
Выполните одно из указанных ниже действий.
- Если вы хотите создать новую таблицу во время экспорта, нажмите ALT+F, чтобы переместить фокус на текстовое поле Имя файла. Access имя объекта-источника в качестве имени файла экспортируемого файла. Чтобы изменить имя, удалите предложенное имя и введите новое.
- Если у вас уже Excel файл, в который вы хотите экспортировать данные, нажмите ALT+R, чтобы открыть диалоговое окно Сохранение файла, и найдите нужный файл. Выбрав файл, нажмите ввод, чтобы выбрать его. Диалоговое окно закроется, а фокус вернется в диалоговое окно Экспорт — Excel Таблица.
Нажмите ALT+T, чтобы переместить фокус на список Формат файла. Вы услышите текущий формат. Чтобы выбрать нужный формат, нажмите клавишу ПРОБЕЛ, чтобы развернуть список, а затем нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите нужный формат, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
Если вы экспортируете таблицу или запрос и хотите экспортировать форматированные данные, нажмите ALT+W, чтобы перейти к параметру Экспортировать данные с форматированием и макетом.

Примечание: Если вы экспортируете форму или отчет, этот параметр выбран по умолчанию и его нельзя отобирать.
org/ListItem»>
Если вы хотите, чтобы Excel книгу открывали автоматически после экспорта, нажмите ALT+A, чтобы перейти к нужному файлу и выбрать параметр Открыть файл после завершения экспорта.
Если исходный объект открыт и вы выбрали одну или несколько записей в представлении перед началом экспорта (это записи, которые вы хотите экспортировать), нажмите ALT+S, чтобы перейти к параметру Экспортировать только выбранные записи. Если вы хотите экспортировать все записи, отображаемые в представлении, не выбирайте этот параметр.

Примечание: Если записи не выбраны, этот параметр не доступен.
Чтобы начать экспорт, нажимайте клавишу TAB, пока не дойдете до кнопки ОК, а затем нажмите клавишу ВВОД.
Если экспорт был успешным, Access вам будет предложено сохранить шаги экспорта, чтобы быстро повторить их без мастера экспорта. Чтобы выбрать этот параметр, нажмите ALT+V. Чтобы назвать файл, нажмите ALT+A и введите имя файла. Чтобы сохранить файл действий, нажмите ALT+S.

Если экспорт не удастся экспортировать из-за ошибки, Access отобразит сообщение с описанием ее причины.

Если вы выбрали автоматическое открытие конечной Excel, нажимая ALT+TAB, пока не услышите название книги, и просмотрите ее содержимое.

Открытие объекта в представлении таблицы

Если вы хотите экспортировать таблицу, запрос или форму и хотите экспортировать только часть данных, необходимо открыть объект в представлении таблицы, чтобы выбрать нужные записи.

Перейдите к объекту в дереве навигации.
На объекте нажмите shift+F10, чтобы открыть контекстное меню.
В меню нажимаем клавишу TAB, пока не дойдете до представления таблицы, и нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его. Объект откроется в представлении таблицы.

Если параметр Таблица данных не доступен, необходимо включить его для объекта. Инструкции можно найти в статьи Включить представление таблицы для объекта.

Включить представление таблицы для объекта

Когда объект находится в дереве навигации, нажмите shift+F10, чтобы открыть контекстное меню.
В меню нажмите D, чтобы открыть конструктор.
В конструкторе нажмитеF4, чтобы открыть области «Лист свойств».
Один раз нажмите F6. Фокус перемещается в строку свойств в области «Лист свойств». Вы услышите номер строки и содержимое ячейки свойства.
org/ListItem»>
Чтобы переместить фокус в список Тип выделения, нажимите shift+TAB, пока не услышите «Поле целиком», а затем — текущее значение и «Поле со списком, редактирование». Если текущее значение — Форма,можно перейти к следующему шагу. В противном случае нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы развернуть список, а затем нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите слово «Форма», а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать его.
В области «Лист свойств» нажимаем клавишу TAB, пока не услышите выбранный элемент вкладки, например «Элемент вкладки «Данные», выбрано». Если на текущей вкладке находится вкладка Формат, можно перейти к следующему шагу. В противном случае нажимая клавишу СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не услышите «Элемент вкладки «Формат»». Отображаются свойства вкладки Формат.
На вкладке Формат нажимая клавишу TAB, пока не услышите «Строка 4, Нет, свернуто». Фокус будет на свойстве Разрешить представление таблицы. Чтобы установить для свойства значение Да,нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, а затем нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ один раз, а затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать новое значение.
Чтобы закрыть ее, нажмите F4.
Чтобы открыть выбранный объект в представлении таблицы, нажмите ALT+J, D, W, а затем H.

См. также

Создание таблиц в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана

Создание запросов в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана

Создание форм в классических базах данных Access с помощью средства чтения с экрана

Экспорт таблицы Access в текстовый файл с помощью средства чтения с экрана

Сочетания клавиш в Access

Знакомство с Access и навигация с помощью средства чтения с экрана

Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями

Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.

Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.

Экспорт данных в Excel

С помощью мастера экспорта можно экспортировать данные из базы данных Access в файл формата, распознаваемого приложением Excel. В этой статье описаны процедуры подготовки и экспорта данных в Excel, а также приведены рекомендации по поиску и устранению типичных неполадок, которые могут при этом возникнуть.

В этой статье

Экспорт данных в Excel: основы
Подготовка к экспорту
Выполнение экспорта
Что еще важно знать об экспорте
Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Экспорт данных в Excel: основы

При экспорте данных в Excel приложение Access создает копию выбранных данных, а затем сохраняет их в файле, который можно открыть в Excel. Если данные требуется копировать из Access в Excel достаточно часто, можно сохранить параметры операции экспорта для повторного использования и даже запланировать ее автоматический запуск через определенные интервалы времени.

Стандартные сценарии экспорта данных в Excel

В отделе или рабочей группе для работы с данными используется как Access, так и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, но для анализа и распространения его результатов используется Excel. Группа выполняет экспорт данных в Excel по мере необходимости, но этот процесс требуется сделать более эффективным.
Вы используете Access, но ваш руководитель предпочитает работать с данными в Excel. Вам приходится регулярно копировать данные в Excel, но вам хотелось бы автоматизировать этот процесс ради экономии времени.

Об экспорте данных в Excel

org/ListItem»>
В приложении Access нет команды «Сохранить как” с возможностью сохранения данных в формате Excel. Чтобы скопировать данные в Excel, необходимо воспользоваться функций экспорта, описанной в этой статье, либо скопировать данные Access в буфер обмена, а затем вставить их в таблицу Excel.
Можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет, а также отдельные записи в представлении.
В приложении Microsoft Excel есть команда импорта данных из базы данных Access. Ее можно использовать вместо команды экспорта Access, однако с помощью команды импорта в Excel можно импортировать только таблицы и запросы. Дополнительные сведения см. в разделе справки Excel Подключение к внешним данных и их импорт.
Экспортировать макросы и модули нельзя. При экспорте формы, отчета или таблицы с подчиненными формами, отчетами или таблицами экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Все подчиненные формы, отчеты и таблицы следует экспортировать в Excel отдельно.
В ходе операции экспорта можно экспортировать лишь один объект базы данных. Однако после нескольких операций экспорта можно выполнить в Excel слияние нескольких листов.

К началу страницы

Подготовка к экспорту

Прежде чем выполнять операцию экспорта, следует проверить данные, которые будут экспортироваться, на предмет сообщений об ошибках и ошибочных значений. Ошибки рекомендуется устранить до экспорта данных в Excel. В противном случае в ходе экспорта могут возникнуть неполадки, а в ячейки листа Excel могут быть вставлены пустые значения. Дополнительные сведения о проблемах, которые могут возникнуть при экспорте данных в Excel, см. в разделе Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Если исходным объектом является таблица или запрос, определите, как требуется экспортировать данные: с сохранением форматирования или без него. Выбранный способ экспорта влияет на два аспекта целевого файла: объем экспортируемых данных и формат их отображения. В приведенной ниже таблице представлены результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.

Экспорт	Исходный объект	Поля и записи	Форматирование
Без форматирования	Таблица или запрос Примечание: Формы и отчеты невозможно экспортировать без форматирования.	Экспортируются все поля и записи базового объекта.	Параметры свойства «Формат» пропускаются в ходе операции. Для полей подстановки экспортируются только значения кодов подстановки. Содержимое полей гиперссылок экспортируется в виде столбца текста, в котором ссылки отображаются в формате отображаемый_текст#адрес#.
С форматированием	Таблица, запрос, отчет или форма	Экспортируются только поля и записи, отображаемые в текущем представлении или объекте. Фильтрованные записи, скрытые столбцы таблицы, а также не отображаемые в форме или отчете поля не экспортируются.	В мастере соблюдаются параметры свойства «Формат». В случае полей подстановки экспортируются значения подстановки. При экспорте полей гиперссылок значения экспортируются в виде гиперссылок. При экспорте полей форматированного текста текст экспортируется без форматирования.

Экспорт

Исходный объект

Поля и записи

Форматирование

Без форматирования

Таблица или запрос

Примечание: Формы и отчеты невозможно экспортировать без форматирования.

Экспортируются все поля и записи базового объекта.

Параметры свойства «Формат» пропускаются в ходе операции.

Для полей подстановки экспортируются только значения кодов подстановки.

Содержимое полей гиперссылок экспортируется в виде столбца текста, в котором ссылки отображаются в формате отображаемый_текст#адрес#.

С форматированием

Таблица, запрос, отчет или форма

Экспортируются только поля и записи, отображаемые в текущем представлении или объекте. Фильтрованные записи, скрытые столбцы таблицы, а также не отображаемые в форме или отчете поля не экспортируются.

В мастере соблюдаются параметры свойства «Формат».

В случае полей подстановки экспортируются значения подстановки.

При экспорте полей гиперссылок значения экспортируются в виде гиперссылок.

При экспорте полей форматированного текста текст экспортируется без форматирования.

Выберите целевую книгу и ее формат. Имейте в виду, что отчеты можно экспортировать только в более старом формате XLS (но не в формате XLSX).

В процессе экспорта Access предлагает указать имя конечной книги. В приведенной ниже таблице представлена сводка случаев создания новой книги или перезаписи имеющейся.

Целевая книга	Исходный объект	Экспортируемые данные	Результат
Не существует	Таблица, запрос, отчет или форма	Данные с форматированием или без него	В ходе операции экспорта создается книга.
Существует	Таблица или запрос	Данные без форматирования	Файл не перезаписывается. В книгу добавляется новый лист, которому присваивается имя объекта, из которого экспортируются данные. Если лист с таким именем уже существует, Access предлагает либо заменить содержимое соответствующего листа, либо указать другое имя нового листа.
Существует	Таблица, запрос, отчет или форма	Данные с форматированием	Файл перезаписывается экспортируемыми данными. Все имеющиеся листы удаляются, и создается новый лист с именем экспортируемого объекта. Данные листа Excel наследуют параметры форматирования исходного объекта.

Данные всегда добавляются в новый лист. Невозможно добавить данные в имеющийся лист или именованный диапазон.

К началу страницы

Выполнение экспорта

Если целевая книга Excel открыта, закройте ее перед выполнением операции.
На панели навигации исходной базы данных выберите объект, который требуется экспортировать.

Экспорт только части данных

Если объектом является таблица, запрос или форма и требуется экспортировать только часть данных, откройте объект в режиме таблицы и выберите необходимые записи.

Открытие формы в режиме таблицы
1. Чтобы открыть форму, дважды щелкните ее.
2. Щелкните форму правой кнопкой мыши, а затем щелкните элемент Режим таблицы. Если он недоступен, выполните действия, описанные ниже.
  1. Выберите пункт Режим конструктора.
  2. Нажмите клавишу F4, чтобы отобразить панель задач «Страница свойств».
  3. В раскрывающемся списке в верхней части этой панели выберите пункт Форма.
  4. На вкладке «Формат» панели «Страница свойств» установите значение Да для свойства Режим таблицы.
  5. На вкладке Конструктор в группе Представления выберите пункт Режим таблицы.
    
    Примечание: Часть отчета экспортировать нельзя. Однако можно выбрать или открыть таблицу или запрос, на которых основан отчет, и затем экспортировать часть данных в этот объект.
На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Excel.
В диалоговом окне Экспорт — Электронная таблица Excel просмотрите предлагаемые имена файлов рабочей книги Excel (Access использует имена исходных объектов). При необходимости имя файла можно изменить.
В поле Формат файла выберите нужный формат файла.
Если при экспорте таблицы или запроса требуется сохранить форматирование данных, установите флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием. Дополнительные сведения см. в разделе Подготовка к операции экспорта.

Примечание: При экспорте формы или отчета этот флажок установлен по умолчанию и недоступен для изменения.
Чтобы просмотреть конечный файл Excel после завершения операции экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

Если исходный объект был открыт и одна или несколько записей для экспорта выделены до запуска операции, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если требуется экспортировать все отображаемые записи, этот флажок необходимо снять.

Примечание: Если записи не выделены, этот флажок недоступен (неактивен).
org/ListItem»>
Нажмите кнопку ОК.

Если в ходе экспорта возникает ошибка, в Access отображается сообщение с описанием ее причины. В противном случае приложение Access экспортирует данные и в соответствии с параметрами, выбранными на этапе 7, открывает либо не открывает целевую книгу в Excel. Затем в Access открывается диалоговое окно, в котором можно создать спецификацию со сведениями об экспорте.

К началу страницы

Что еще важно знать об экспорте

Сведения о том, как сохранить сведения об экспорте в виде спецификации, которую можно использовать повторно, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
org/ListItem»>
Дополнительные сведения о запуске спецификаций см. в статье Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта.
Дополнительные сведения о запуске спецификаций в определенное время см. в статье Планирование импорта или экспорта.
Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.

К началу страницы

Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями

В приведенной ниже таблице описаны различные способы устранения типичных ошибок.

Совет: Если отсутствует всего несколько значений, введите их в книгу Excel самостоятельно, в противном случае исправьте исходный объект в базе данных Access и повторите экспорт.

Источник проблемы	Описание и решение
Вычисляемые поля	Экспортируются результаты вычисляемых полей; выражения, на основе которых производится вычисление, не экспортируются.
Многозначные поля	Многозначные поля экспортируются в виде списка значений, разделенных точками с запятой (;).
Рисунки, объекты и вложения	Графические элементы (например, эмблемы, содержимое полей объектов OLE и вложения, которые содержатся в исходных данных) не экспортируются. Их следует добавить на лист вручную после завершения операции экспорта.
График	При экспорте формы или отчета, содержащих объект Microsoft Graph, он не экспортируется.
Данные в неверном столбце	Значения Null на целевом листе иногда заменяются данными, которые должны находиться в следующем столбце.
Отсутствующие значения даты	Значения дат, предшествующих 1 января 1900 г., не экспортируются. Соответствующие ячейки на листе содержат значения Null.
Отсутствующие выражения	Выражения, которые используются для вычислений, не экспортируются в Excel. Экспортируются только результаты вычислений. Формулу следует добавить в рабочий лист Excel вручную после завершения операции экспорта.
Отсутствующие подчиненные формы, отчеты и таблицы	При экспорте формы, отчета или таблицы экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Необходимо повторить операцию экспорта для всех подчиненных форм, отчетов и таблиц, которые требуется экспортировать.
Отсутствующие или неправильно отформатированные столбцы	Если ни один из столбцов на конечном листе не отформатирован, повторите операцию экспорта, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием в мастере. Если же только некоторые столбцы имеют форматирование, отличное от исходного, выполните нужные действия в Excel вручную. Форматирование столбца в Excel Откройте целевую книгу Excel и перейдите на лист с экспортированными данными. Щелкните нужный столбец или выделенный диапазон ячеек правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек. На вкладке Число в группе Числовые форматы выберите нужный формат, например Текстовый, Числовой, Дата или Время. org/ListItem»> Нажмите кнопку ОК.
Значение «#» в столбце	Значение # может содержаться в столбце, который соответствует логическому полю формы. Это может быть результатом запуска операции экспорта из области переходов или режима формы. Чтобы устранить эту ошибку, откройте форму в режиме таблицы, прежде чем экспортировать данные.
Индикаторы или значения ошибки	Проверьте ячейки на наличие индикаторов ошибки (треугольников зеленого цвета в углу ячеек) или значений ошибки (строк, которые начинаются со знака #, а не с нужных данных).

К началу страницы

Экспорт данных в Excel

С помощью мастера экспорта можно экспортировать данные из базы данных Access в формат файла, который может быть прочитан Excel. В этой статье показано, как подготовить и экспортировать данные в Excel, а также приведены некоторые советы по устранению распространенных проблем, которые могут возникнуть.