Access

Создание базы данных в access 2019 пошагово на примере: Создание базы данных MS Access

Содержание

Создание базы данных MS Access

Базы данных MS Access имеют много плюсов, часто программисты предпочитают использовать именно их. Во-первых, база данных MS Access - это один файл. Сколько бы таблиц и индексов она не содержала, все это хранится в одном единственном файле. А значит, такую базу данных легче обслуживать - переносить на новое место, делать резервные копии и так далее. Еще один плюс - имена полей в такой БД можно давать русскими буквами.

Лучше всего изучать новый материал на практике. Для примера создадим базу данных для отдела кадров какого-нибудь предприятия. Какие данные на сотрудника нам понадобятся? Прежде всего, фамилия, имя и отчество. Затем укажем пол (мужской или женский), семейное положение (холост или женат/замужем), количество детей. Также понадобятся дата рождения и дата поступления на работу. Стаж работы в годах. Образование. Военнообязанный сотрудник, или нет. Телефоны, по которым можно связаться с сотрудником в любое время. Должность сотрудника и отдел (если есть), в котором он числится. А также его домашний адрес. При этом учитываем, что сотрудник не обязательно является жителем города, где он работает. А вдруг он приехал на заработки из другого города? Или даже из другой страны? Следовательно, придется вводить и страну, и город - вдруг потребуется делать отчет по сотрудникам, прописанным в Украине, например? Вот сколько данных нужно будет вводить для отдела кадров! А ведь мы еще немного упростили их. Стаж работы подразделяется на общий и непрерывный. Эти данные учитываются при расчете больничных листов. Но для учебной базы данных такими деталями можно пренебречь.

Итак, первым делом оптимизируем данные, исходя из правил трех нормальных форм. В результате получаем целых четыре таблицы:

Рис. 2.1. Оптимизированные таблицы

Главной здесь будет таблица LichData, которая содержит основные данные о сотруднике. Она имеет релятивные связи с другими таблицами. Поле "Ключ" будет автоинкрементным, то есть автоматически будет прибавляться на единицу, гарантируя нам уникальность ключа. В подчиненных таблицах имеется поле "Сотрудник" целого типа, по которому будет обеспечиваться связь. Причем ключевых полей в дочерних таблицах не будет.

Главная таблица поддерживает связь один-к-одному с таблицами Doljnost и Adres, и связь один-ко-многим с таблицей Telephones, ведь у сотрудника наверняка есть и домашний, и рабочий телефоны, а в карманах, возможно, лежит пару мобильников. То есть, один сотрудник может иметь много телефонов.

С полями и связями определились, пора создавать базу данных. Для этого загрузите программу MS Access.

Если в правой части окна у вас нет панели "Создание файла", то выберите команду "Файл -Создать". Затем выберите команду "Новая база данных". Сразу же выйдет запрос с именем этой базы данных. Создайте папку, которая все равно нам понадобится для нового проекта, укажите эту папку, а базу данных назовите ок (отдел кадров). Как только вы нажмете кнопку "Создать", появится окно этой базы данных:

Рис. 2.2. Создание БД

Сейчас нам потребуется сделать четыре таблицы. Поэтому дважды щелкаем по команде "Создание таблицы в режиме конструктора", и переходим к конструктору. В левой части мы вводим имя поля, причем русскими буквами. В поле "Тип данных выбираем тип", а на вкладке "Общие" делаем настройки поля. Описание поля заполнять необязательно. Итак, создаем поля:

1. "Ключ". Разумеется, имя поля пишем без кавычек. Выбираем тип данных "Счетчик", это автоинкрементный тип данных. В настройках убедитесь, что поле индексированно - Да (Совпадения не допускаются). Правой кнопкой щелкните по этому полю и выберите команду "Ключевое поле". Слева от поля появится значок ключа.

2. "Фамилия". Тип поля текстовый, размер 25 символов. Индексированное поле - Да (Совпадения допускаются). Ведь могут же попасться родственники или однофамильцы!

3. "Имя". Тип поля текстовый, размер 25 символов. Индексированное поле - Да (Совпадения допускаются).

4. "Отчество". Тип поля текстовый, размер 25 символов. Индексы не нужны.

5. "Пол". Текстовый, размер 3 символа. В формате поля укажите "муж/жен", конечно, без кавычек.

6. "Сем_Полож". Логический тип, формат поля "Да/Нет". Здесь мы будем указывать, состоит ли сотрудник (сотрудница) в браке.

7. "Детей". Числовой тип, размер поля Байт (трудно представить, что у кого-то будет более 255 детей!).

8. "Дата_Рожд". Тип поля - Дата/Время. Выберите формат "Краткий форма даты". Затем выберите тот же формат для поля "Маска". При попытке выбора маски выйдет запрос на подтверждение сохранения таблицы. Ответьте утвердительно, а вместо имени таблицы по умолчанию "Таблица 1" впишите "ЬісгЮаІа", так будет называться наша первая таблица. После этого появится окно создания маски ввода. Выберите "Краткий формат даты", нажмите "Далее", после чего в окне "Маска ввода" наберите "00.00.0000". В результате мы будем иметь маску в виде "дд.мм.гггг".

9. "Дата_Пост". Все то же самое, что и в №8.

10. "Стаж". Тип поля числовой, размер - байт.

11. "Образование". Текстовый, размер поля 30 символов. Ведь здесь может быть и длинный текст, например "неоконченное высшее техническое".

12. "Военнообязанный". Логический тип, формат "Да/Нет".

В результате получим такую картину:

Рис. 2.3. Поля таблицы LichData

При попытке закрыть это окно, выйдет запрос о сохранении таблицы "LichData". Ответьте утвердительно. Главная таблица сделана, осталось еще три.

Снова щелкаем "Создание таблицы в режиме конструктора". Вводим такие поля:

1. "Сотрудник". Тип поля - числовой, размер поля - длинное целое. Делать это поле ключевым не нужно, даже после того, как при попытке закрыть таблицу Access предложит вам сделать поле ключевым.

2. "Отдел", Текстовое, 15 символов.

3. "Должность", Текстовое, 20 символов.

Закрываем таблицу, даем ей имя "ВоЦпозт.", отказываемся от создания ключа.

Делаем следующую таблицу. Поля:

1. "Сотрудник". Тип поля - числовой, размер поля - длинное целое. Не ключевое.

2. "Страна". Тип текстовый, размер 15.

3. "Город". Тип текстовый, размер 20.

4. "Дом_Адрес". Тип текстовый, размер 100.

Закрываем таблицу, даем имя "Adres", отказываемся от создания ключа.

Делаем следующую таблицу. Поля:

1. "Сотрудник". Тип поля - числовой, размер поля - длинное целое. Не ключевое.

2. "Телефон". Тип текстовый, размер 17. Желательно задать маску. Сразу же выйдет запрос о сохранении таблицы, сохраните ее под именем "Telephones". Для этого выбираем маску (дважды щелкаем по ней), в окне нажимаем кнопку "Список". Настраиваем маску, как на рисунке:

Рис. 2.4. Маска для телефона

3. "Примечание". Тип текстовый, размер 10. Формат "Рабочий/Домашний/Мобильный". Закрываем таблицу "Telephones", отказываясь от создания ключевого поля.

Все, база данных готова. Программу MS Access можно закрыть, больше она не понадобится. Пока база данных еще пустая, желательно сделать резервную копию файла ok.mdb, который и является полученной базой данных. Как видите, никаких связей между таблицами мы не делали - проще будет сделать их в проекте программы.

⇐Сравнение BDE и ADO || Оглавление || Практика работы с БД MS Access из Delphi⇒

Краткое руководство по началу работы + ВИДЕО — Microsoft Office для женщин

Интерфейс Microsoft Access 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями, и чтобы помочь вам быстрее освоиться с ним, мы представляем вашему вниманию это руководство.

  1. Измените размер окна или закройте базу данных: Щелкните значок Access, чтобы изменить размер окна или переместить его, либо закрыть базу данных.
  2. Используйте элементы управления, расположенные на панели быстрого доступа: Вы можете быстро добавить или изменить элементы управления в форме или отчете, щелкнув значок инструментов, когда форма или отчет открыты в конструкторе или режиме макета.
  3. Обращайтесь к справке: Чтобы открыть содержимое справки, щелкните вопросительный знак.
  4. Скрывайте ленту: Чтобы скрыть ленту, оставив на виду только имена вкладок, щелкните стрелку, направленную вверх. Открывайте диалоговые окна: Чтобы открыть дополнительные параметры группы, нажмите кнопку вызова диалогового окна.
    Кнопки режимов
    : Вы можете переключиться в любой из режимов, доступных для текущего объекта, щелкнув соответствующий значок.
  5. Кнопки вызова диалоговых окон: Если в правом нижнем углу группы команд на ленте отображается такой значок, вы можете щелкнуть его, чтобы открыть окно с дополнительными параметрами.
  6. Строка состояния: Здесь отображается информация о текущем режиме.
  7. Применяйте к объектам фильтры: Введите в поле поиска ключевое слово, чтобы отфильтровать объекты в базе данных.
  8. Управление файлами: Открывайте, закрывайте и печатайте файлы, делитесь ими и сохраняйте их в форматах предыдущих версий или в виде шаблонов. Вы также можете сжать и восстановить базу данных или зашифровать ее.

Интерфейс Microsoft Access 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями

Вкладка «Учетная запись»

В Access 2013 на вкладке Файл выберите пункт Учетная запись. Здесь вы сможете изменить сведения о пользователе, выбрать другой фон или тему, просмотреть список доступных служб и добавить новые, отобразить сведения о своих продуктах Office и управлять подписками на них.

Вкладка «Учетная запись»

Куда исчезла команда «Создать резервную копию»

Создавать резервные копии важных данных всегда полезно. Чтобы сделать это в Access 2013, на вкладке Файл выберите команду Сохранить как. Затем в разделе Сохранить базу данных какДополнительно выберите команду Резервная копия базы данных.

Куда исчезла команда «Создать резервную копию»

Действия, которые вам могут потребоваться

Из приведенной ниже таблицы вы узнаете, где найти некоторые наиболее часто используемые инструменты и команды в Access 2013.

Действия Вкладка Группы и команды
Открытие, закрытие, создание, сохранение, печать и публикация базы данных, а также действия по управлению ею. Файл Представление Backstage (выбирайте ссылки в области слева)
Просмотр объектов, вырезание, копирование и вставка данных, форматирование текста, добавление строки итогов и поиск данных Главная Группы Режимы, Буфер обмена, Сортировка и фильтр, Записи и Форматирование текста
Добавление частей приложения, таблиц, запросов, форм, отчетов и макросов Создание Группы Шаблоны, Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты и Макросы и код
Импорт файлов, отправка данных и установление связей с внешними источниками Внешние данные Группы Импорт и связи и Экспорт
Сжатие и восстановление базы данных, работа с кодом Visual Basic, макросами и отношениями, анализ данных и их перемещение в SharePoint Работа с базами данных Группы Сервис, Макрос, Отношения, Анализ и Перемещение данных
Просмотр и использование объектов базы данных Область навигации Группа Все объекты Access
Устранение проблем с файлами и добавление пароля к базе данных Файл Группы Сведения, Сжать и восстановить и Зашифровать с использованием пароля
Создание веб-приложения Access Файл Команды Создать, Пользовательское веб-приложение или веб-шаблоны

Что случилось с функцией «Сводная диаграмма»

В Access 2013 нельзя создавать сводные диаграммы и сводные таблицы, но вы можете импортировать их из Excel и других приложений, а затем добавлять с помощью элемента управления Диаграмма.

Что случилось с функцией «Сводная диаграмма»

«Длинный текст» — новый тип данных, заменивший Memo

Если вам нужен тип данных Memo для больших текстовых полей, попробуйте использовать тип Длинный текст.

«Длинный текст» — новый тип данных, заменивший Memo

Веб-приложения Access

Веб-приложения Access похожи на веб-базы данных, с помощью которых вы можете просматривать данные и предоставлять к ним доступ в облаке. Благодаря веб-приложениям вы получаете возможность безопасного и централизованного хранения данных и управления ими. В Access 2013 вы можете легко создать веб-приложение или изменить его структуру. Воспользуйтесь одним из шаблонов или создайте собственное веб-приложение.

Веб-приложения Access

Шаблоны со словами «рабочего стола» в имени предназначены для создания клиентской базы данных. Чтобы создать веб-приложение Access, выберите один из шаблонов со значком глобуса.

Совместная работа с пользователями предыдущих версий Access

Предоставляя общий доступ к файлам или обмениваясь ими с людьми, которые работают в одной из предыдущих версий Access, учитывайте указанные ниже моменты.

Действие в Access 2013 Что происходит Что нужно сделать
Вы открываете файл базы данных, созданной в Access 2007 Вы можете открывать в Access 2013 файлы, созданные в Access 2007, и работать с ними, но не увидите и не сможете использовать такие функции, как сводные таблицы и условное форматирование Импортируйте только таблицы и заново примените форматирование в Access 2013
Вы сохраняете базу данных в формате файла Access 2007 Вы сможете открыть базу данных и работать с ней. Ничего
Вы сохраняете базу данных в формате файла Access 2010 В Access 2007 и Access 2010 используется один и тот же формат файлов. Если вы опубликовали веб-базу данных в формате Access 2010 и открыли ее в версии Access 2013, вы сможете просмотреть ее, но не изменить Если вы опубликовали базу данных Access 2010 в виде веб-базы данных и решили позже превратить ее в веб-приложение Access, импортируйте данные в пользовательское веб-приложение

 

Создание базы данных SQL и таблиц базы данных на примере

Для этого понадобится установленная система управления базами данных (СУБД) DB2. Мы будем использовать диалект языка SQL, который используется именно в этой СУБД.

Первая команда, которую мы будем применять для создании базы данных - это команда CREATE DATABASE. Её синтаксис следующий:

CREATE DATABASE ИМЯ_БАЗЫ ДАННЫХ

Далее для создания таблиц нашей базы данных будем многократно использовать команду CREATE TABLE. Её синтаксис следующий:

CREATE TABLE ИМЯ_ТАБЛИЦЫ (имя_первого_столбца тип данных, ..., имя_последнего_столбца тип данных, первичный ключ, ограничения (не обязательно))

Так как наша база данных моделирует сеть аптек, то в ней есть такие сущности, как "Аптека" (таблица Pharmacy в нашем примере создания базы данных), "Препарат" (таблица Preparation в нашем примере создания базы данных), "Доступность (препаратов в аптеке)" (таблица Availability в нашем примере создания базы данных), "Клиент" (таблица Client в нашем примере создания базы данных) и другие, которые здесь подробно и разберём.

Разработке модели "сущность-связь" можно посвятить не одну статью, но если нас прежде всего интересуют команды языка SQL для создания базы данных и таблиц в ней, то условимся считать, что связи между сущностями уже нам понятны. На рисунке ниже приведено представление модели нашей базы данных с атрибутами сущностей (таблиц) и связями между таблицами.

Для увеличения рисунка можно нажать на него левой кнопкой мыши.

При создании базы данных, в которой таблицы связаны между собой, важно позаботиться о целостности данных. Это означает, например, что если если удалить препарат из таблицы Preparation, то должны удалиться все записи этого препарата в таблице Availability. Ещё пример ограничения целостности: нужно установить запрет на удаление названия группы препарата из таблицы Group, если существует хотя бы один препарат этой группы. Особый случай составляет изменение данных в одной таблице, когда производятся действия с данными в другой таблице. Об этом поговорим в конце статьи. Можно также углубиться в теорию на уроке Реляционная модель данных.

Как уже говорилось, в разбираемом здесь примере создания базы данных использовался вариант языка SQL, который используется в системе управления базами данных (СУБД) DB2. Он является регистронезависимым, то есть не имеет значение, набраны ли команды и отдельные слова в них строчными или прописными буквами. Для иллюстрации этой особенности приведены команды без особой системы набранные строчными и прописными буквами.

Теперь приступим к созданию команд. Первая наша команда SQL создаёт базу данных PHARMNETWORK:

Код SQL

CREATE DATABASE PHARMNETWORK

Описание таблицы PHARMACY (Аптека):

Имя поляТип данныхОписание
PH_IDsmallintИдентификационный номер аптеки
Addressvarchar(40)Адрес аптеки

Пишем команду, которая создаёт таблицу PHARMACY (Аптека), значения первичного ключа PH_ID генерируются автоматически от 1 с шагом 1, вносится проверка на то, чтобы значения атрибута Address в этой таблице были уникальными:

Код SQL

CREATE TABLE PHARMACY(PH_ID smallint NOT NULL GENERATED ALWAYS AS IDENTITY (START WITH 1, INCREMENT BY 1), Address varchar(40) NOT NULL, PRIMARY KEY(PH_ID), CONSTRAINT PH_UNIQ UNIQUE(Address))

Следует обратить внимание на то, что автоматическое генерирование первичного ключа с приращением обеспечено средствами, применяемыми в диалекте SQL для DB2:

Код SQL

PH_ID smallint NOT NULL GENERATED ALWAYS AS IDENTITY (START WITH 1, INCREMENT BY 1)

Средства автоматического генерирования первичного ключа с приращением (кратко это называется автоинкрементом) в разных диалектах SQL различаются. Так, в MySQL используется ключевое слово AUTO_INCREMENT и соответствующая часть запроса на создание таблицы выглядит следующим образом:

Код SQL

PH_ID int(4) NOT NULL AUTO_INCREMENT

В SQL Server механизм автоинктемента обеспечивается так:

Код SQL

PH_ID int IDENTITY(1, 1) PRIMARY KEY

Запись (1, 1) здесь означает, что значения первичного ключа должны создаваться начиная с 1 с приращением на 1. Итак, помните о том, что в зависимости от СУБД и диалекта SQL механизмы автоинкремента различаются, а далее для краткости будем приводить запросы на создание таблиц в соответствии с синтаксисом для DB2.

Описание таблицы GROUP (Группа препаратов):

Имя поляТип данныхОписание
GR_IDsmallintИдентификационный номер группы препаратов
Namevarchar(40)Название группы препаратов

Пишем команду, которая создаёт таблицу Group (Группа препаратов), значения первичного ключа GR_ID генерируются автоматически от 1 с шагом 1, проводится проверка уникальности наименования группы (для этого используется ключевое слово CONSTRAINT):

Код SQL

CREATE TABLE GROUP(GR_ID smallint NOT NULL GENERATED ALWAYS AS IDENTITY (START WITH 1, INCREMENT BY 1), Name varchar(40) NOT NULL, PRIMARY KEY(GR_ID), CONSTRAINT GR_UNIQ UNIQUE(Name))

Описание таблицы PREPARATION (Препарат):

Имя поляТип данныхОписание
PR_IDsmallintИдентификационный номер препарата
GR_IDsmallintИдентификационный номер группы препарата
Namevarchar(40)Название препарата

Команда, которая создаёт таблицу PREPARATION, значения первичного ключа PR_ID генерируются автоматически от 1 с шагом 1, определяется, что значения внешнего ключа GR_ID (Группа препаратов) не могут принимать значение NULL, определена проверка уникальности значений атрибута Name:

Код SQL

CREATE TABLE PREPARATION(PR_ID smallint NOT NULL GENERATED ALWAYS AS IDENTITY (START WITH 1, INCREMENT BY 1), Name varchar(40) NOT NULL, GR_ID int NOT NULL, PRIMARY KEY(PR_ID), constraint PR_UNIQ UNIQUE(Name))

Теперь самое время создать таблицу AVAILABILITY (Доступность или Наличие препарата в аптеке). Её описание:

Имя поляТип данныхОписание
A_IDsmallintИдентификационный номер записи о доступности
PH_IDsmallintИдентификационный номер аптеки
PR_IDsmallintИдентификационный номер препарата
QuantityintКоличество доступного препарата
DateStartvarchar(20)Дата начала работы аптеки с данным препаратом
DateEndvarchar(20)Дата окончания работы аптеки с данным препаратом
Martvarchar(3)Выставлен ли препарат на витрину

Пишем команду, которая создаёт таблицу AVAILABILITY. Определяются даты начала (не может быть NULL) и окончания (по умолчанию NULL).

Код SQL

CREATE TABLE AVAILABILITY(A_ID smallint NOT NULL GENERATED ALWAYS AS IDENTITY (START WITH 1, INCREMENT BY 1), PH_ID INT NOT NULL, PR_ID INT NOT NULL, DateStart varchar(20) NOT NULL, DateEnd varchar(20) DEFAULT NULL, QUANTITY INT NOT NULL, MART varchar(3) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY(A_ID), CONSTRAINT AVA_UNIQ UNIQUE(PH_ID, PR_ID))

Создаём таблицу DEFICIT (Дефицит препарата в аптеке, то есть, неудовлетворённый запрос). Её описание:

Имя поляТип данныхОписание
D_IDsmallintИдентификационный номер записи о дефиците
PH_IDsmallintИдентификационный номер аптеки
PR_IDsmallintИдентификационный номер препарата
Solutionvarchar(40)Решение проблемы дефицита
DateStartvarchar(20)Дата появления проблемы
DateEndvarchar(20)Дата решения проблемы

Пишем команду, которая создаёт таблицу DEFICIT:

Код SQL

CREATE TABLE DEFICIT(D_ID smallint NOT NULL GENERATED ALWAYS AS IDENTITY (START WITH 1, INCREMENT BY 1), PH_ID INT NOT NULL, PR_ID INT NOT NULL, Solution varchar(40) NOT NULL, DateStart varchar(20) NOT NULL, DateEnd varchar(20) DEFAULT NULL)

Осталось немного. Мы уже дошли до команды, которая создаёт таблицу Employee (Сотрудник). Её описание:

Имя поляТип данныхОписание
E_IDsmallintИдентификационный номер сотрудника
PH_IDsmallintИдентификационный номер аптеки
FNamevarchar(40)Имя сотрудника
LNamevarchar(40)Фамилия сотрудника
Postvarchar(40)Должность

Пишем команду, которая создаёт таблицу Employee (Сотрудник), с первичным ключом, генерируемым по тем же правилам, что и первичные ключи предыдущих таблиц, в которых они существуют. Внешним ключом PH_ID Сотрудник связан с PHARMACY (Аптекой).:

Код SQL

CREATE TABLE EMPLOYEE(E_ID smallint NOT NULL GENERATED ALWAYS AS IDENTITY (START WITH 1, INCREMENT BY 1), F_Name varchar(40) NOT NULL, L_Name varchar(40) NOT NULL, POST varchar(40) NOT NULL, PH_ID INT NOT NULL, PRIMARY KEY(E_ID))

Очередь дошла до создании таблицы CLIENT (Клиент). Её описание:

Имя поляТип данныхОписание
C_IDsmallintИдентификационный номер клиента
FNamevarchar(40)Имя клиента
LNamevarchar(40)Фамилия клиента
DateRegvarchar(20)Дата регистрации

Пишем команду, создающую таблицу CLIENT (Клиент), в отношении первичного ключа которого справедливо предыдущее описание. Особенность этой таблицы в том, что её атрибуты F_Name и L_Name имеют по умолчанию значение NULL. Это связано с тем, что клиенты могут быть как зарегистрированными, так и незарегистрированными. У последних значения имени и фамилии как раз и будут неопределёнными (то есть NULL):

Код SQL

CREATE TABLE CLIENT(C_ID smallint NOT NULL GENERATED ALWAYS AS IDENTITY (START WITH 1, INCREMENT BY 1), FName varchar(40) DEFAULT NULL, LName varchar(40) DEFAULT NULL, DateReg varchar(20), PRIMARY KEY(C_ID))

Предпоследняя таблица в нашей базе данных - таблица BASKET (Корзина покупок). Её описание:

Имя поляТип данныхОписание
BS_IDsmallintИдентификационный номер корзины покупок
E_IDsmallintИдентификационный номер сотрудника, оформившего корзину
C_IDsmallintИдентификационный номер клиента

Пишем команду, создающую таблицу BASKET (Корзина покупок), так же с уникальным и инкрементируемым первичным ключом и связанную внешним ключами C_ID и E_ID с Клиентом и Сотрудником соответственно:

Код SQL

CREATE TABLE BASKET(BS_ID smallint NOT NULL GENERATED ALWAYS AS IDENTITY (START WITH 1, INCREMENT BY 1), C_ID INT NOT NULL, E_ID INT NOT NULL, PRIMARY KEY(BS_ID))

И, наконец, последняя таблица в нашей базе данных - таблица BUYING (покупка). Её описание:

Имя поляТип данныхОписание
B_IDsmallintИдентификационный номер покупки
PH_IDsmallintИдентификационный номер аптеки
PR_IDsmallintИдентификационный номер препарата
BS_IDvarchar(40)Идентификационный номер корзины покупок
Pricevarchar(20)Цена
Datevarchar(20)Дата

Пишем команду, создающую таблицу BUYING (покупка), так же с уникальным и инкрементируемым первичным ключом и связанную внешними ключами BS_ID, PH_ID, PR_ID с Корзиной покупок, Аптекой и Препаратом соответственно:

Код SQL

CREATE TABLE BUYING(B_ID smallint NOT NULL GENERATED ALWAYS AS IDENTITY (START WITH 1, INCREMENT BY 1), BS_ID INT NOT NULL, PH_ID INT NOT NULL, PR_ID INT NOT NULL, DateB varchar(20) NOT NULL, Price Double NOT NULL, PRIMARY KEY(B_ID))

И совсем уже в завершение темы создания базы данных обещанное отступление о соблюдении ограничений целостности, когда решение - более сложное, чем написание команды. В нашем примере необходимо соблюдать следующее условие: при покупке единицы препарата значение количества этого препарата в таблице AVAILABILITY должно соответственно уменьшиться. Вообще говоря, для таких операций в языке SQL существуют особые средства, называемые триггерами. Но триггеры - вещь капризная: на практике они могут и не сработать или сработать не так, как предусмотрено. Поэтому разработчики по возможности ищут программные средства решения таких задач, пример которых упомянут в этом абзаце.

И действительно, есть программное средство решение обозначенной выше задачи уменьшения значения количества препарата. А именно: в условии добавления соответствующего препарата в таблицу BUYING (Покупка) пишется функция на языке программирования, на котором выполнено приложение, с запросом с ключевым словом UPDATE на замену значения количества этого препарата на единицу меньше в той же аптеке. И таблица BUYING, и таблица AVAILABILITY имеют внешний ключ PH_ID - идентификатор определённой аптеки.

На этом многогранная тема создания баз данных прерывается...

Поделиться с друзьями

Реляционные базы данных и язык SQL

Matematiku5 – Создание реляционной базы данных в access

Лабораторная работа №10

Создание реляционной базы данных, автоформа, добавление вычисляемых полей в формы и отчеты

Создадим реляционную базу данных, которая будет содержать сведения о продуктах на складе. Она будет включать три таблицы: Типы продуктов, Поставщики и Продукты.

Вначале с помощью конструктора создайте таблицу Типы продуктов следующей структуры (ключевое поле задавать не нужно):

Перейдите в режим таблицы и введите данные в таблицу:

Теперь создайте в режиме конструктора таблицу Поставщики такой структуры (без ключевого поля):

Заполните ее в режиме таблицы следующими записями:

После этого можно приступить к созданию основной таблицы Продукты, структура которой выглядит следующим образом:

Ключевым полем сделайте поле Код продукта. Заполните таблицу данными, приведенными ниже:

Создайте запрос, который будет содержать сведения об имеющихся на складе кондитерских изделиях.

Для этого Вам понадобится последовательно добавить в режиме конструктора таблицы Поставщики, Продукты и Типы продуктов, затем создать связи между полями таблиц: поле Код таблицы Поставщики связать с полем Код поставщика таблицы Продукты, поле Код типа таблицы Продукты – с полем Код таблицы Типы продуктов. Чтобы создать связь нужно нажать левую кнопку мыши на названии одного из связываемых полей и переместить указатель мыши на другое связываемое поле (в другой таблице).

Включите в запрос следующие данные:

Сохраните запрос под именем Кондитерские изделия, просмотрите его.

Построение двух следующих запросов начните с добавления и связывания тех же таблиц, что и в запросе Кондитерские изделия. В запрос Зарубежные товары включите данные:

В запрос Продукты, поставки которых прекращены добавьте следующие поля и условия:

Откройте запрос для просмотра.

Создайте отчет по запросу Зарубежные товары с группировкой по полю Страна.

Создадим форму с полем, которое производит простое численное вычисление. Таблица Продукты включает поля Цена и Количество. Чтобы отобразить стоимость имеющихся продуктов, можно просто перемножить эти два поля.

Закройте все окна, кроме окна базы данных. Здесь выберите закладку Таблицы и таблицу Продукты. Щелкните на кнопке Автоформа панели инструментов. Access отобразит автоформу, выведите ее в режиме Конструктора. Изменить размер окна таким образом, чтобы можно было добавить новое поле ниже существующих (переместите нижнюю границу окна вниз).

На панели элементов (если ее еще не видно, отобразите ее, нажав кнопку Элементы) щелкните на инструменте Поле. Затем щелкните на форме и перетащите текстовое поле чуть пониже поля Поставки прекращены:

Для текстового поля (с надписью «Свободный») вызовите из контекстного меню команду Свойства, перейдите на вкладку Данные. Справа от свойства Данные щелкните на инструменте Построить.

Появится Построитель выражений. В средней панели двойным щелчком по полю Цена добавьте его в выражение. Затем щелкните на кнопке с оператором умножения * (кнопки расположены ниже поля с выражением). И, наконец, двойным щелчком по полю Количество (На складе) закончите создание выражения:

Нажмите ОК.

Перейдите в окне на вкладку Макет и установите денежный формат поля:

Закройте страницу свойств. Двойным щелчком выделите надпись текстового поля (слева от выражения), измените его название Поле 18 на Стоимость. Закройте форму, сохранив ее под предложенным названием, откройте ее для просмотра.

Помимо форм, поля с выражениеми могут быть использованы в отчетах. Действия по созданию вычисляемого поля в отчете аналогичны описанным выше для форм. Создается произвольный отчет (например, с помощью мастера). Затем его следует открыть в режиме конструктора, освободить место для нового поля, расширив границы поля данных, добавить новое поле с помощью панели элементов и т. д.

В качестве самостоятельной работы создайте произвольный отчет по таблице Продукты, откройте его в режиме конструктора и добавьте вычисляемое поле. Например, поле Стоимость поставки, которое будет содержать произведение полей Цена и Ожидается.

Как создать базу данных в Access. Работа с базой данных Access. Как сделать простую базу данных

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

    таблицы для сохранения данных;

    запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

    формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

    отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, тогда достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

База данных для решения поставленной задачи состоит из:

    1. Таблица «Изделия» состоит из списка выпускаемого ассортимента и содержит наименование изделия и его код;

      Таблица «Цеха» состоит из перечня цехов, выпускающих продукцию и содержит наименование цеха и его код;

      Таблица «Склады» состоит из перечня складов, где хранится продукция и содержит наименование склада и его код;

      Таблица «Единицы измерения» состоит из списка минимальных единиц выпуска ассортимента и содержит наименование единицы измерения и ее код;

      Таблица «Месяцы» содержит номер и наименование месяца;

      Таблица «План выпуска» отражает ассортимент и количество планируемого выпуска продукции по месяцам и цехам;

      Таблица «Цеховые накладные» содержит номера и даты накладных на выпущенную цехами продукцию;

      Таблица «Спецификации цеховых накладных» содержит информацию о количестве и ассортименте продукции выпущенной по конкретной накладной.

  1. Запросов

    1. Запрос «План» выполняет выборку данных о количестве и ассортименте планируемого выпуска продукции за определенный период на заданный склад;

      Запрос «Факт» выполняет выборку данных о количестве и ассортименте выпущенной продукции за определенный период на заданный склад;

      Запрос «Отклонение» выполняет выборку данных о разнице количества планируемого выпуска продукции и фактического за определенный период на заданный склад.

    1. Форма «Изделия» позволяет редактировать таблицу «Изделия»;

      Форма «Цеховые накладные» позволяет работать с таблицей «Цеховые накладные» и соподчиненной ей таблицей «Спецификации цеховых накладных».

    1. Отчет «Излишки продукции» представляет собой результат запроса «Отклонение»

      Структура таблиц.

Данные в базе данных хранятся в таблицах, каждая из которых имеет свое уникальное имя в базе данных. В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа дан­ных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

    Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.

    МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

    Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

    Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

    Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух во

Access 2019: Как создать базу данных Access

  1. Программное обеспечение
  2. Microsoft Office
  3. Access 2019: Как создать базу данных Access

Уоллес Ван

Чтобы создать базу данных Access, сначала необходимо создать таблицу базы данных, а затем определите имена всех полей, которые вы хотите сохранить в этой таблице. Таблицы базы данных Access позволяют разделить файл на отдельные части. Например, одна таблица базы данных может содержать имена и адреса всех ваших клиентов, вторая таблица базы данных может содержать имена и адреса всех ваших сотрудников, а третья таблица базы данных может содержать имена и адреса ваших поставщиков.Access хранит всю эту связанную информацию в одном файле Access, который сохраняется на вашем жестком диске.

Чтобы разработать базу данных Access, вы можете создать базу данных с нуля или использовать существующий шаблон, который вы можете изменить. Проектирование базы данных означает определение как количества полей, используемых для хранения информации, так и максимального количества данных, которое может содержать каждое поле.

Если у вас есть поле, в котором хранятся числа, каковы максимальные и минимальные ограничения на числа, которые вы хотите сохранить в этом поле? Если вы храните чей-то возраст, вы, вероятно, не хотите, чтобы поле содержало отрицательные числа или числа, превышающие 200.Если на вашем поле должны быть зарплаты, возможно, в поле должны быть большие числа, но не отрицательные числа.

Как правило, храните информацию в отдельном поле в Access. Поэтому вместо того, чтобы создавать одно поле для хранения чьего-либо полного имени, создайте два отдельных поля: одно поле содержит имя, а второе поле - фамилию. Сохраняя фамилии в отдельном поле, вы можете легко извлекать фамилии из своей базы данных для создания форм писем, в которых говорится: «Семья Смитов только что выиграла 200 000 долларов в лотерее Publishers Umpteen Sales Pitch Sweepstakes!»

Access может создать пустую базу данных или специальную базу данных, используя один из множества шаблонов, доступных на веб-сайте Microsoft.Независимо от того, как вы создаете базу данных, вам, скорее всего, потребуется настроить ее для того типа данных, которые вы хотите хранить.

Когда вы запускаете Access, он дает вам выбор: открыть существующую базу данных или создать новую.

Чтобы создать базу данных с уже запущенным Access, выполните следующие действия:

  1. Щелкните вкладку Файл.
  2. Выберите New.
    В Access отображаются различные шаблоны баз данных, которые вы можете использовать. Создание базы данных.
  3. Щелкните значок, например «Пустая база данных», или любой шаблон базы данных.

    При нажатии на шаблон появляется окно; вы видите предварительный просмотр вашего шаблона.

  4. Щелкните текстовое поле «Имя файла» и введите описательное имя для своей базы данных.

    Если вы щелкните значок папки, который появляется справа от текстового поля «Имя файла», вы можете открыть диалоговое окно, которое позволит вам определить конкретный диск и папку, в которой следует сохранить файл базы данных.

  5. Нажмите кнопку «Создать», чтобы создать файл базы данных.

    Access отображает пустую базу данных.

    Начните определять имена полей.
  6. Щелкните заголовок "Щелкните, чтобы добавить".

    Access отображает меню для определения типа данных, которые может содержать это поле, например текста или чисел.

    В заголовке столбца «Щелкните, чтобы добавить» отображается меню с различными параметрами.
  7. Выберите длинный текст.

    Access отображает общее имя поля, например Field1.

  8. Введите название поля (например, Имя или Зарплата).
  9. Нажмите Enter.
    В Access отображается еще один столбец «Нажмите, чтобы добавить»; его меню позволяет вам выбрать тип данных для хранения в следующем поле.
  10. Выберите Длинный текст или любой другой тип данных, который вы хотите сохранить в поле.
    В Access отображается другое универсальное поле, например Поле1.
  11. Введите имя для своего поля, например фамилию.
  12. Повторите шаги с 9 по 11 для каждого дополнительного поля, которое вы хотите создать.
  13. Когда вы закончите добавлять поля, нажмите Esc на клавиатуре.

Здесь можно найти удобные сочетания клавиш Access 2019.

Об авторе книги

Уоллес Ван - автор бестселлеров более чем 50 компьютерных книг, с более чем тремя миллионами из его Для чайников напечатано.Они включают в себя множество версий Office для чайников , а также Beginning Programming For Dummies . Когда не играет с компьютерами, Уоллес делит свое время между преподаванием, написанием, проектированием игр, написанием сценариев и комедиями.

Как запросить базу данных MS Access 2019

  1. Программное обеспечение
  2. Microsoft Office
  3. Как запросить базу данных MS Access 2019

Уоллес Ван

Одна проблема с сортировкой или фильтрацией таблицы базы данных Access заключается в том, что вы должны постоянно определять, что вы хотите отсортировать или отфильтровать.Если вы регулярно сортируете или фильтруете данные определенным образом, используйте вместо этого запрос для поиска в базе данных Access.

Запрос - это не что иное, как сохраненная версия ваших критериев сортировки или фильтрации Access. Сохранив конкретные критерии сортировки или фильтрации Access в виде запроса, вы можете позже выбрать этот запрос по имени.

Создание простого запроса в Access 2019

Если таблица вашей базы данных содержит десятки различных полей, вам может быть сложно понять всю вашу информацию.В качестве вспомогательного средства простой запрос удаляет поля, поэтому вы видите только те поля, которые содержат данные, которые вы хотите видеть, например имя и номер телефона человека, но не дату его найма или номер сотрудника.

Чтобы создать запрос MS Access, выполните следующие действия:

  1. Щелкните вкладку «Создать».
  2. В группе «Запросы» щелкните значок «Мастер запросов».
    Откроется диалоговое окно «Новый запрос». Диалоговое окно «Новый запрос» позволяет выбрать мастер запросов.
  3. Щелкните Мастер простых запросов, а затем щелкните ОК.

    Откроется диалоговое окно мастера простых запросов.

    Диалоговое окно мастера простых запросов позволяет вам выбрать поля для использования в вашем запросе.
  4. В поле "Доступные поля" щелкните имя поля в списке, а затем нажмите кнопку>.
    Access отобразит выбранное поле в поле «Выбранные поля».
  5. Повторите шаг 4 для каждого поля, которое вы хотите использовать в своем запросе.
  6. Щелкните Далее.

    Если какое-либо из выбранных вами полей содержит числовые данные, появится другое диалоговое окно.В этом диалоговом окне спрашивается, хотите ли вы отображать данные в подробном представлении (показывает каждую запись) или сводном представлении (показывает числовую информацию, такую ​​как общее количество найденных записей, среднее значение и минимальное / максимальное значение).

    Выберите подробный или сводный вид.
  7. Установите переключатель «Подробности» или «Сводка» и нажмите «Далее».

    Появится другое диалоговое окно с просьбой ввести описательное имя для вашего запроса.

  8. Щелкните текстовое поле, введите описательное имя для вашего запроса и нажмите Готово.
    Access отображает результаты вашего запроса на отдельной вкладке. Если вы добавляете информацию или удаляете информацию из своей базы данных, вы можете щелкнуть эту вкладку запроса, чтобы быстро просмотреть результаты вашего запроса, не определяя все заново.
  9. Чтобы сохранить запрос, щелкните вкладку «Файл» и выберите значок «Сохранить».
    Access сохраняет ваш запрос на панели «Все объекты Access» в категории «Запросы». Каждый раз, когда вы хотите просмотреть этот запрос, просто дважды щелкните его.

Создание перекрестного запроса в Access 2019

Перекрестный запрос позволяет объединить два или более полей для вычисления и отображения вычислений на основе третьего поля. Например, если ваша база данных Access содержит имена продавцов и проданных ими продуктов, вы можете использовать эти два поля для создания перекрестной таблицы, в которой будет указано, сколько каждый продавец продал каждого продукта.

Запрос кросс-таблицы извлекает информацию путем перекрестной ссылки на два или более полей.

Мастер перекрестных запросов позволяет определить до трех полей в перекрестном запросе, но вы всегда можете добавить дополнительные поля вручную в режиме конструктора.

Чтобы создать запрос кросс-таблицы в Access, необходимо указать три типа полей:

  • От одного до трех полей для идентификации каждой записи (например, поля имени и фамилии)
  • Одно поле для отображения конкретных данных из каждой записи (например, поле продукта, в котором отображаются названия продуктов Кошельки, единороги или ракеты)
  • Поле кросс-таблицы, в котором отображается вычисленный результат (например, продажи)

Чтобы создать запрос кросс-таблицы в Access, выполните следующие действия:

  1. Щелкните вкладку «Создать».
  2. В группе «Запросы» щелкните значок «Мастер запросов».
    Откроется диалоговое окно «Новый запрос».
  3. Щелкните Мастер запросов кросс-таблицы и нажмите кнопку ОК.
    Откроется диалоговое окно мастера запросов кросс-таблицы. Диалоговое окно мастера перекрестных запросов предлагает вам выбрать, какую таблицу базы данных использовать.
  4. Щелкните таблицу базы данных и затем щелкните Далее.

    Появится еще одно диалоговое окно мастера запросов кросс-таблицы, в котором запрашивается от одного до трех полей для идентификации каждой строки (записи).

    Первый шаг к созданию запроса кросс-таблицы - выбрать до трех полей для идентификации каждой записи.
  5. В поле «Доступные поля» щелкните поле, а затем нажмите кнопку>, чтобы переместить выбранное поле в поле «Выбранные поля».
  6. Повторите шаг 5 для каждого дополнительного поля, которое вы хотите включить.
  7. Щелкните Далее.
    Появится еще одно диалоговое окно с запросом на использование одного поля для перекрестной таблицы данных с полями, выбранными на шагах 5 и 6.Чтобы свести данные в кросс-таблицу, вам нужно выбрать другое поле.
  8. Щелкните имя поля и затем щелкните Далее.

    В идеале это поле должно содержать текстовую информацию, в которой перечислены различные данные, например регионы продаж (Восток, Запад, Север или Юг) или продукты (Ракеты, Единорог и т. Д.). Если вы выберете поле, содержащее числовые данные, ваш запрос перекрестной таблицы отобразит только те числа в заголовках столбцов, которые будут казаться бессмысленными. Появится другое диалоговое окно.

    В диалоговом окне «Мастер кросс-таблиц» отображается список математических функций, из которых вы можете выбирать.
  9. В поле «Поля» щелкните поле, а затем выберите математическую функцию, которую должен вычислить Access, например «Сумма», «Среднее» или «Счетчик».
  10. Щелкните Далее.

    Появится другое диалоговое окно с запросом имени для вашего запроса.

  11. В текстовом поле в верхней части диалогового окна введите описательное имя для вашего запроса и нажмите Готово.
    Access отобразит ваш запрос кросс-таблицы. Запрос кросс-таблицы может отображать вычисления для информации вашей базы данных.
  12. Чтобы сохранить запрос, щелкните вкладку «Файл» и выберите значок «Сохранить».

Создание запроса, который находит повторяющиеся данные поля

Предположим, вы продаете сотню разных товаров. Как узнать, какие продукты покупают больше всего? Чтобы найти ответ на этот тип вопроса, вы можете вручную выполнить поиск в своей базе данных, чтобы найти поле «Проданные продукты», а затем подсчитать, сколько раз появляется каждый продукт.

В качестве более простого решения вы можете создать запрос MS Access, который находит и подсчитывает, сколько раз появляются повторяющиеся данные.Чтобы создать запрос для поиска повторяющихся данных поля в Access, выполните следующие действия:

  1. Щелкните вкладку «Создать».
  2. В группе «Запросы» щелкните значок «Мастер запросов».
    Откроется диалоговое окно «Новый запрос».
  3. Щелкните Мастер поиска дубликатов запросов, а затем щелкните ОК.
    Откроется диалоговое окно «Мастер поиска дубликатов запросов», в котором вас попросят выбрать таблицу базы данных для поиска.
  4. Щелкните таблицу базы данных и затем щелкните Далее.
    Появится еще одно диалоговое окно с просьбой выбрать поля для проверки на наличие повторяющихся данных.
  5. Щелкните имя поля, а затем нажмите кнопку>. Повторите этот шаг для каждого дополнительного поля, в котором нужно выполнить поиск.
  6. Щелкните Далее.

    Появляется другое диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы отображать дополнительные поля. Если вы решите искать повторяющиеся данные в поле «Продукт» (шаг 5), чтобы узнать, какие продукты наиболее популярны, вы можете отобразить дополнительные поля, такие как имя каждого продавца, чтобы вы также могли увидеть, кто отвечает за продажу большинства продуктов.

  7. Щелкните поле, а затем нажмите кнопку>.Повторите этот шаг для каждого дополнительного поля, которое вы хотите отобразить.
  8. Щелкните Далее.
    Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы дать вашему запросу описательное имя.
  9. В верхнем текстовом поле введите описательное имя и нажмите Готово.
    Access отображает ваш запрос в виде отдельной вкладки.
  10. Чтобы сохранить запрос, щелкните вкладку «Файл» и выберите значок «Сохранить».

Создание несопоставленного запроса в Access 2019

Access может хранить огромные объемы данных, но чем больше данных вы храните, тем сложнее их просматривать.Чтобы упростить организацию данных, вы можете разделить их на отдельные таблицы. Например, одна таблица может содержать список клиентов, а вторая таблица может содержать список продавцов.

Когда вы храните данные в отдельных таблицах, каждая таблица может иметь одно или несколько общих полей. Например, таблица, содержащая клиентов, может содержать поле SalesPerson, которое показывает, какой продавец имеет дело исключительно с каким клиентом. Вторая таблица со списком продавцов может содержать поле «Клиент» (вместе с дополнительной информацией, такой как номер телефона каждого продавца, адрес, регион продаж и т. Д.).

Непревзойденный запрос исследует две (или более) таблицы базы данных на предмет отсутствующей информации. Например, вы можете использовать несопоставленный запрос, чтобы найти клиентов, которые ничего не заказывали в течение последних шести месяцев, регионы продаж, которые не заказывали определенные продукты, или продавцов, которые не были назначены регионам продаж. По сути, несопоставленный запрос может помочь вам найти недостающие части или дыры во всем файле базы данных.

Чтобы создать несопоставленный запрос в Access, выполните следующие действия:

  1. Щелкните вкладку «Создать».
  2. В группе «Запросы» щелкните значок «Мастер запросов».
    Откроется диалоговое окно «Новый запрос».
  3. Щелкните Мастер поиска несоответствующих запросов, а затем щелкните ОК.
    Появится диалоговое окно Мастера поиска несопоставленных запросов, в котором вас попросят выбрать таблицу базы данных, содержащую несовпадающие записи, которые вы хотите найти.
  4. Щелкните таблицу базы данных и затем щелкните Далее.
    Появится другое диалоговое окно, в котором вас попросят выбрать таблицу базы данных, содержащую хотя бы одно поле, которое также отображается в таблице, выбранной на шаге 3.
  5. Щелкните вторую таблицу базы данных и затем щелкните Далее.
    Появится другое диалоговое окно, в котором вас попросят указать поле, общее для обеих таблиц базы данных.
  6. Щелкните общее поле, которое используется обеими таблицами базы данных.
  7. Щелкните серую кнопку <=>, которая появляется между двумя полями, а затем щелкните Далее.

    Появится диалоговое окно с просьбой указать поля, которые нужно отобразить, из таблицы базы данных, выбранной на шаге 4.

  8. Щелкните поле, а затем нажмите кнопку>.Повторите этот шаг для каждого дополнительного поля, которое вы хотите отобразить.
  9. Щелкните Далее.

    Появится диалоговое окно с просьбой дать вашему запросу описательное имя.

  10. В текстовом поле введите описательное имя и нажмите Готово.
    Access отображает результаты вашего запроса, которые показывают вам только данные в полях, выбранных на шаге 8.
  11. Чтобы сохранить запрос, щелкните вкладку «Файл» и выберите значок «Сохранить».

Просмотр, переименование, закрытие и удаление запросов доступа

Каждый раз, когда вы создаете и сохраняете запрос, Access сохраняет его для использования в будущем.После создания и сохранения запроса вы можете добавлять или удалять данные из таблиц, а затем применять запросы к недавно измененным данным.

Чтобы просмотреть запрос, просто дважды щелкните имя запроса на левой панели. Если вам нужно переименовать запрос, чтобы дать ему более описательное имя, выполните следующие действия:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши имя запроса на левой панели.
    Появится раскрывающееся меню.
  2. Выберите «Переименовать».
    Access выделяет имя запроса.
  3. Введите новое имя и нажмите Enter.

Каждый раз при просмотре запроса отображается вкладка. В конце концов, вы, вероятно, захотите избавиться от запроса, поэтому, чтобы закрыть запрос, выполните следующие действия:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши имя запроса, которое отображается на вкладке.
    Появится раскрывающееся меню.
  2. Выберите "Закрыть".
    Access закрывает выбранный вами запрос и удаляет его вкладку из просмотра.

Запросы могут быть удобными, но со временем они могут больше не понадобиться.Чтобы удалить его, выполните следующие действия:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши имя запроса и выберите «Удалить» во всплывающем меню.

    Вы не сможете удалить запрос, пока не закроете его.

    Появится диалоговое окно с вопросом, действительно ли вы хотите удалить свой запрос.

  2. Щелкните Да (или Нет).
Об авторе книги

Уоллес Ван - автор бестселлеров более чем 50 компьютерных книг, с более чем тремя миллионами из его Для чайников напечатано.Они включают в себя множество версий Office для чайников , а также Beginning Programming For Dummies . Когда не играет с компьютерами, Уоллес делит свое время между преподаванием, написанием, проектированием игр, написанием сценариев и комедиями.

Это руководство по базам данных Access поможет вам начать работу

Хотя большинство пользователей ПК утверждают, что хорошо разбираются в программном обеспечении Office, таком как Word и Excel, дальнейшие возможности пакета, возможно, немного сложнее.Access и аналогичные программы для баз данных могут быть особенно неприятными для начала работы, но они представляют гораздо меньшую проблему, если вы знаете, что делаете.

Это руководство проведет вас через основные шаги по созданию базы данных, наполнению ее информацией и использованию запросов для быстрого доступа к ней.Как только вы поймете основы, вы будете на пути к истинному мастерству Access.

Создать базу данных

При открытии Access вам будет представлено множество различных вариантов и шаблонов.Выберите Пустая база данных рабочего стола , чтобы начать работу, и выберите имя файла и место на жестком диске для его сохранения. Я собираюсь создать базу данных книг, которые у меня есть, но эти же концепции могут быть используется для списка рассылки, вашей телефонной книги или для любых других целей.

Первый столбец моей базы данных будет содержать название каждой книги, поэтому я собираюсь использовать кнопку Нажмите, чтобы добавить , чтобы указать, что это запись Short Text - вы должны выбрать любой подходящий тип записи ваш проект.После этого переименуйте заголовок столбца во что-нибудь подходящее. На этом этапе также стоит переименовать вашу первую таблицу из таблицы по умолчанию «Таблица1».

Сделайте то же самое для всех столбцов, которые вы хотите включить.В моем случае это была еще одна запись краткого текста для имени автора, числовая ячейка для года выпуска и флажок Да / Нет, указывающий, является ли данная книга изданием в твердом переплете. Я также создал поле «Дата добавления», которое мы скоро автоматизируем. Если вам нужно отредактировать какой-либо тип данных после создания, перейдите на вкладку Поля на ленте, выделите нужный столбец и измените его в раскрывающемся меню Тип данных .

Теперь переключитесь на Design View , используя значок в правом нижнем углу экрана.Чтобы автоматизировать временную метку, выберите желаемое имя поля, выберите формат даты в раскрывающемся меню и введите = Сейчас () в поле Значение по умолчанию ниже. Это будет автоматически заполнять ячейку датой добавления записи всякий раз, когда в базу данных вводится новый элемент. Тот же метод можно использовать для установки других значений по умолчанию, будь то стандартный текстовый ввод или формула, подобная этой.

Создание первичного ключа

Если вы создаете базу данных, которая будет расти и расти, первичный ключ жизненно важен, но это хорошая привычка, которую нужно использовать, даже если вы работаете в меньшем масштабе.Путаница может возникнуть, когда два элемента имеют одно и то же имя, но первичный ключ гарантирует, что другой уникальный идентификатор доступен в любое время.

Access 2013 по умолчанию создает поле идентификатора, которое затем автоматически заполняется числовым идентификатором.Однако при необходимости можно указать другой первичный ключ. Для этого просто щелкните правой кнопкой мыши нужное имя поля в представлении «Дизайн» и выберите «Первичный ключ ». Однако это должна быть действительно уникальная запись, чтобы все работало должным образом.

Добавление данных с помощью форм

Если вы хотите ввести большой объем данных в документ Access, стоит настроить форму.Сначала перейдите на вкладку Create на ленте и нажмите Form . Он создаст для вас макет по умолчанию, который вы затем сможете редактировать, перетаскивая отдельные компоненты в соответствующее положение.

Чтобы протестировать форму, используйте параметр «Просмотр» в левой части ленты, чтобы переключиться на Просмотр формы .Здесь вы сможете добавить запись, заполнив различные поля - сделайте это сейчас, чтобы убедиться, что все работает как задумано. Чтобы проверить свой прогресс, вернитесь к таблице из формы и выберите Datasheet View . Если ваша первая запись отображается должным образом, вернитесь в свою форму и сохраните свою работу.

Другие способы ввода данных

Форма - хороший способ стандартизации ввода данных, особенно если базу данных будут использовать несколько пользователей.Однако это не единственный способ заполнения файла в Access. Самый простой способ - просто добавить записи вручную в режиме таблицы.

Кроме того, вы можете импортировать файл, содержащий уже существующие данные.Access 2013 обеспечивает поддержку ряда типов файлов, включая электронные таблицы Excel, файлы CSV, XML и HTML-документы. Чтобы импортировать данные из источника, выберите вкладку «Внешние данные» на ленте и выберите нужный тип файла. Access проведет вас через необходимые шаги, чтобы импортировать его в вашу базу данных.

Стоит отметить, что Access делает различие между импортом и связыванием данных.Первый - правильный метод, если ваши данные не будут меняться, но второй позволяет постоянно обновлять отдельный документ, отражая эти изменения в Access. В зависимости от ваших потребностей это может сэкономить вам время.

Использование запросов

Как только ваша база данных будет заполнена в достаточной степени, пора начать пользоваться преимуществами систематизации большого объема информации.Запросы - это простой, но эффективный метод быстрой и эффективной сортировки вашей базы данных. Чтобы проиллюстрировать их использование, вот простой запрос, который будет искать в моей базе данных книги за определенный период времени.

Чтобы создать новый запрос, перейдите на вкладку Create на ленте и выберите Query Wizard , затем выберите Simple Query Wizard .Выберите нужную таблицу, а также поля, которые вас интересуют - в моем случае это год выпуска, а также заголовок, поэтому я знаю, на какую запись я смотрю.

На следующем экране решите, хотите ли вы видеть подробное представление с каждым полем каждой записи или только сводку.Затем выберите Готово, чтобы завершить процесс. Вам будут представлены выбранные вами данные, и вы можете использовать раскрывающийся список в заголовке столбца, чтобы еще больше уточнить детали. Я ищу книги, написанные в 1970-х годах, поэтому я собираюсь щелкнуть раскрывающийся список Год выпуска, затем перейти к Number Filters> Between .

Затем я установил верхнюю и нижнюю границы для своих данных, и мне был представлен список книг, выпущенных между 1970 и 1980 годами.Разумеется, тот же метод можно использовать для сопоставления текстовых строк, флажков или любой другой информации, которую вы могли ввести в свою базу данных.

У вас есть какие-нибудь советы по началу работы с Access? Вы боретесь с определенным аспектом создания базы данных и вам нужна помощь? Дайте нам знать о ваших советах и ​​проблемах в разделе комментариев ниже.

Как установить и настроить свой собственный сервер Mumble

Узнайте, как настроить частный сервер Mumble для большего контроля над голосовым онлайн-чатом.

Об авторе Брэд Джонс (Опубликовано 110 статей)

Английский писатель, в настоящее время проживающий в США. Найдите меня в Твиттере через @radjonze.

Ещё от Brad Jones
Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Присоединяйтесь к нашему информационному бюллетеню, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Пожалуйста, подтвердите свой адрес электронной почты в письме, которое мы вам только что отправили.

Узнайте 5 различных способов создания форм в базе данных Microsoft Access…!

Резюме:

В этом руководстве описывается процесс обучения созданию формы в приложении Access 2010/2013/2016/2019. Что ж, есть несколько способов создавать формы в MS Access , и этот пост указывает вам на некоторые из распространенных способов.

Что такое форма доступа?

Доступные формы - это более простой способ просмотреть или получить элементы, которые вы ищете. Форма - это такие объекты, с помощью которых вы или другой пользователь можете добавлять, редактировать или отображать сохраненные данные в базе данных Access. Если ваша база данных доступа будет использоваться в сети с несколькими пользователями, то разработанные формы очень важны для эффективности и точности ввода данных.

Типы форм в MS Access

В MS Access в основном есть два типа форм, вот они:

Связанные формы
  • Связанные формы фактически связаны с некоторым базовым источником данных, таким как таблица, запрос или инструкция SQL.
  • Формы заполняются или используются для ввода или редактирования данных в базе данных.
  • Связанная форма - это тип формы, которую пользователь использует для ввода, просмотра или редактирования данных в базе данных.
Несвязанные формы
  • Эти формы не связаны ни с какой базовой записью или источником данных.
  • Несвязанные формы могут быть диалоговыми окнами, досками переключения или формами навигации.
  • Несвязанные формы в основном используются для навигации или взаимодействия с базой данных в целом, а не с самими данными.

Access позволяет создавать различные типы форм, используя критерии этих двух типов форм. Итак, узнайте, какие типы форм можно создавать в базе данных Access.

Четкое представление о различных типах форм в MS Access , несомненно, поможет вам выбрать правильный тип формы в соответствии с вашими потребностями. Итак, приступим:

Форма ввода данных

Форма ввода данных относится к типу связанной формы.Таким образом, вы можете использовать тип формы, если хотите, чтобы изменения, внесенные в форму, также изменяли данные вашей базы данных Access. Этот тип формы позволяет указать конечному пользователю некоторую конкретную информацию, например другое имя или адрес. Это отличный выбор, чтобы позволить вашим клиентам предоставлять свою информацию или изменять ее позже.

Форма отображения записи

Форма отображения записи также является связанной формой, которая отображает данные электронной таблицы в соответствии с указанными критериями.

Предположим, врач может использовать эту форму отображения записей для извлечения данных о своем пациенте, просто введя имя пациента, проблему со здоровьем и т. Д.из их базы данных Access.

Вы также можете создать форму отображения записи, которая будет отображать несколько записей.

Коммутаторы Форма
Распределительная форма

относится к типу несвязанной формы. Таким образом, когда вы вносите какие-либо изменения в свои данные в форме коммутаторов, они не будут отображаться в данных вашей базы данных Access. Используя тип формы Switchboards, вы можете создавать меню для своей базы данных. Этот тип формы широко используется, потому что с помощью этой формы вы можете быстро получить доступ к данным любой другой формы, которая связана с вашей базой данных.

Форма диалогового окна

Как и форма выше, форма диалогового окна также является несвязанной формой. поэтому любые изменения в форме диалогового окна не отражаются в данных вашей базы данных. Этот тип формы используется для отображения результатов поиска, выполненного любыми конечными пользователями. Иногда он также используется конечными пользователями для выбора определенных условий для получения данных.

Форма диалогового окна

Well - хороший выбор, когда кто-то хочет создать форму базы данных, к которой конечные пользователи смогут легко получить доступ.Таким образом, любой конечный пользователь может легко извлекать данные из нужной базы данных.

Как создать форму в базе данных Access?

В этом разделе мы обсудим , как создавать различные типы форм в базе данных Access .

1 # Создайте пустую форму в Access

2 # Создать форму из существующей таблицы или запроса в Access

3 # Создать разделенную форму

4 # Создать форму нескольких элементов

5 # Создать форму навигации в Access

Давайте узнаем , как создать форму в Access , кратко обсудив каждый из этих стилей формы MS Access.

1 # Создать пустую форму в Access

Узнайте , как создать пустую форму в базе данных Access 2007/2010/2013/2016 ::

  • Для создания формы без элемента управления или каких-либо предварительно отформатированных элементов. Перейдите на вкладку создания и нажмите кнопку «Пустая форма».
  • После этого доступ откроет пустую форму в виде макета и отобразит панель списка полей.
  • На панели списка полей коснитесь значка плюс (+) рядом с таблицей или таблицей, содержащей поле, которое вы хотите поместить в форму.
  • Чтобы добавить поле в форму, дважды нажмите или перетащите его на форму. Вы можете добавить сразу несколько полей, для этого просто нажмите и удерживайте кнопку CTRL, щелкните несколько полей и одновременно перетащите их в форму.

Узнать о возможностях приложения Access можно по этой ссылке:

для нормального доступа - http://shrsl.com/mts7

для продвинутого курса доступа - http://shrsl.com/mts8

Примечание:

Вы можете изменить порядок таблиц на панели списка полей в соответствии с выбранной частью формы.Если вы не можете добавить поле в форму, выберите другую часть формы и попробуйте добавить поле еще раз.

  • Используйте группу элементов управления на вкладке инструментов макета формы, чтобы добавить в форму логотип, заголовок, номера страниц или дату и время.
  • Чтобы добавить к форме более широкий набор элементов управления, коснитесь дизайна и используйте инструменты в группе «Элементы управления».

Также читайте:

Узнайте, как экспортировать данные доступа в Excel и исправить связанную с этим ошибку

2 # Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access:

В Access легко создать форму из любой таблицы в базе данных.Любая форма, созданная вами из таблицы, позволит вам просмотреть данные, которые уже есть в этой таблице, и добавить новые данные. После создания формы вы можете легко редактировать, добавляя дополнительные поля и элементы управления дизайном, такие как поля со списком.

Шаги для создания формы:
  1. На панели навигации выберите таблицу, для которой вы хотите создать форму. Стол открывать не нужно.
  2. Выберите вкладку , создайте , найдите группу форм и нажмите команду Форма .
  3. Это создаст и откроет вашу форму в виде макета.
  4. Пришло время сохранить форму. Для этого вам просто нужно нажать кнопку сохранения команды на панели инструментов быстрого доступа . Назначьте имя для формы и щелкните опцию OK .

3 # Создать разделенную форму

Разделенная форма - это форма, с помощью которой вы можете одновременно видеть одни и те же данные в двух разных представлениях. Одна часть формы отображается в виде формы, а другая часть отображается в виде таблицы.Но два представления фактически синхронизированы, поэтому, когда вы выбираете поле в одном представлении, оно автоматически выбирается в другом представлении. Вы можете вносить изменения в любое из представлений.

Используя разделенную форму, вы можете пользоваться преимуществами двух форм в одной. Например, используйте часть таблицы, чтобы найти записи и сформировать зелье для редактирования записей.

Шаги по созданию разделенной формы:
  1. Перейдите на панель навигации.
  2. Теперь коснитесь таблицы или запроса, в котором вы хотите разместить форму.
  3. Щелкните вкладку «Создать».
  4. Нажмите опцию «Разделить форму» в группе «Формы». Это создаст разделенную форму в вашей базе данных доступа.

4 # Создание формы для нескольких элементов

Используйте кнопки нескольких элементов на вкладке формы, чтобы создать форму, отображающую несколько записей.

Для создания формы с несколькими элементами:
  1. Сначала вам нужно открыть панель навигации .
  2. После этого щелкните таблицу или запрос, в котором вы хотите разместить форму.
  3. Нажмите на вкладку «Создать».
  4. Коснитесь нескольких элементов в группе форм. Так как это создаст форму с несколькими элементами.

Совет: Представление - это способ, с помощью которого любой пользователь может взглянуть на объект доступа. Форма имеет три представления: представление формы , представление макета и представление конструктора.

Вы можете редактировать, просматривать или вводить данные в любом представлении, будь то представление макета, представление формы или представление дизайна.

Также читайте:

Получите полные знания - Функция маски ввода Microsoft Access

5 # Создать форму навигации в Access

В Форма навигации доступа на самом деле является формой, которая содержит элемент управления навигацией.Это отличное дополнение к любой базе данных, но создание навигации очень важно, если вы хотите опубликовать свою базу данных в Интернете, потому что навигация Access не отображается в браузере.

  • Сначала откройте базу данных, в которую вы хотите добавить форму навигации.
  • Теперь на вкладке создания в группе форм нажмите параметр навигации и выберите стиль формы навигации, который вы хотите выбрать.
  • Это создаст форму доступа, и теперь вы можете добавить к ней элемент управления навигацией и отобразить форму в режиме макета.
Заключение:

Теперь вы должны получить знания о , как создавать формы в Access . Но все же, если у вас возникнут какие-либо другие проблемы по этому поводу, поделитесь с нами в нашем разделе комментариев.

Проблемы все еще возникают? Исправьте их с помощью Stellar Repair for Access:

Это программное обеспечение обеспечивает беспроблемное восстановление и восстановление базы данных ACCDB и MDB и восстанавливает все объекты, включая таблицы, отчеты, запросы, записи, формы и индексы, а также модули, макросы и т. Д.Исправьте проблемы с Microsoft Access прямо сейчас за 3 простых шага:

Пирсон Уилли

Пирсон Уилли (Pearson Willey) - автор содержания веб-сайтов и планировщик подробного содержания. Помимо этого, он еще и заядлый читатель. Таким образом, он очень хорошо знает, как писать интересный контент для читателей. Писать для него - это все больше и больше. Он любит изучать свои знания о MS Access и делиться техническими блогами.

1. Создание вашей первой базы данных

Глава 1. Создание вашей первой базы данных

Хотя Microsoft не признает этого, Access может пугать - достаточно пугающе, чтобы вызвать холодный пот у самого уверенного в себе офисного работника.Несмотря на то, что Microsoft потратила миллионы долларов на упрощение использования Access, большинство людей по-прежнему считают его самой сложной программой Office на рынке. Наверное, они правы.

Access кажется более сложной задачей, чем любая другая программа Office, из-за того, как работают базы данных. Проще говоря, базам данных нужно строгих правил . Другие программы не такие навязчивые. Например, вы можете запустить Word и сразу же начать вводить букву. Или вы можете запустить Excel и сразу перейти к финансовому отчету.Но Access далеко не так свободен. Прежде чем вы сможете ввести информацию в базу данных Access, вам необходимо создать структуру этой базы данных. И даже после того, как вы определите эту структуру, вы, вероятно, захотите потратить больше времени на создание других полезных инструментов, таких как удобные процедуры поиска и удобные формы, которые можно использовать для упрощения поиска и ввода данных. Вся эта настройка требует усилий и хорошего понимания того, как работают базы данных.

В этой главе вы преодолеете любое сопротивление доступу, которое у вас есть, и научитесь создавать простую, но функциональную базу данных.Попутно вы познакомитесь с удобным пользовательским интерфейсом Access и узнаете, что именно можно хранить в базе данных. После этого вы будете готовы заняться изящным искусством проектирования баз данных, которое подробно рассматривается в этой книге.

Общие сведения о базах данных Access

Как вы уже знаете, база данных - это набор информации. В Access каждая база данных хранится в одном файле. Этот файл содержит объектов базы данных , которые являются компонентами базы данных.

Объекты базы данных являются основными игроками в базе данных Access. Всего у вас есть шесть различных типов объектов базы данных:

  • Таблицы хранят информацию. Таблицы - это сердце любой базы данных, и вы можете создать столько таблиц, сколько вам нужно для хранения различных типов информации. База данных фитнеса может отслеживать ваш ежедневный журнал бега, ваш инвентарь для упражнений и количество молочных коктейлей с высоким содержанием белка, которые вы употребляете каждый день, в виде трех отдельных таблиц.

  • Запросы позволяют быстро выполнить действие над таблицей. Обычно это действие включает в себя выбор некоторой информации (например, 10 самых продаваемых продуктов питания в Ed’s Roadside Diner или все покупки, сделанные вами за один день). Однако вы также можете использовать запросы для применения изменений.

  • Формы - это привлекательные окна, которые вы создаете, располагаете и раскрашиваете. Формы предоставляют простой способ просмотра или изменения информации в таблице.

  • Отчеты поможет вам распечатать часть или всю информацию в таблице. Вы можете выбрать, где будет отображаться информация на печатной странице, как она будет сгруппирована и отсортирована, а также как она будет отформатирована.

  • Макросы - это мини-программы, автоматизирующие пользовательские задачи. Макросы - это простой способ получить индивидуальные результаты, не становясь программистом.

  • Модули - это файлы, содержащие код Visual Basic. Вы можете использовать этот код для чего угодно - от обновления 10 000 записей до отправки электронной почты.

Гуру доступа называют все эти компоненты базы данных объектами, потому что вы управляете ими практически одинаково. Если вы хотите использовать определенный объект, вы добавляете его в свою базу данных, даете ему имя, а затем настраиваете его. Позже вы можете просматривать свои объекты, переименовывать их или удалять те, которые вам больше не нужны.

Примечание

Проектирование базы данных - это процесс добавления и настройки объектов базы данных. Для тех, кто ведет счет, база данных Access может содержать до 32 768 отдельных объектов.

В этой главе вы рассмотрите только самый фундаментальный тип объекта базы данных: таблицы . Но сначала вам нужно создать пустую базу данных, с которой вы можете работать.

При запуске Access вы начинаете со страницы приветствия. Оттуда вы всего в нескольких щелчках мыши от создания собственной базы данных.

В этой главе вы создадите довольно простую базу данных. Этот пример предназначен для хранения списка призовых кукол-болванов. (Для тех, кто не в курсе, кукла-болванчик - это игрушечная фигурка с огромной головой на пружине, отсюда и характерное «качающееся» движение.Куклы Bobblehead обычно напоминают знаменитостей, политиков, спортсменов или вымышленных персонажей.)

Вот как создать новую пустую базу данных:

  1. Start Access .

    Access начинает вас с того, что для Microsoft является заметно упрощенным окном (рис. 1-1). Здесь вы можете создать новую базу данных или открыть существующую.

    Рисунок 1-1. Когда вы запускаете Access, вы видите эту страницу приветствия, состоящую из двух частей. Слева - список недавно открытых баз данных (если они есть).Справа находится список шаблонов, которые можно использовать для создания новой базы данных.

    Совет

    Если у вас уже открыт Access и вы работали с другой базой данных, просто выберите «Файл» → «Создать», чтобы создать новую базу данных. Вы получите тот же список шаблонов, что и при первом запуске Access.

  2. Щелкните шаблон «Пустая база данных рабочего стола».

    Когда вы выбираете создание пустой базы данных, это именно то, что вы получаете - новый пустой файл базы данных без таблиц или других объектов базы данных.Начать с нуля - лучший способ узнать о Access. Это также излюбленный выбор экспертов по базам данных, которые предпочитают создавать все сами, чтобы все было именно так, как им нравится.

    Другие шаблоны позволяют создавать базы данных, предварительно настроенные для конкретных сценариев и определенных типов данных. В рамке «Шаблоны: один размер подходит некоторым» содержится дополнительная информация.

    Классно звучащий шаблон «Пользовательское веб-приложение» - особый случай. Он позволяет создать базу данных с подключением к Интернету, работающую в SharePoint.Вы изучите эту новую функцию (и ее ограничения) в главе 20.

    Независимо от того, какой шаблон вы щелкнете, Access откроет новое окно, в котором вы сможете выбрать имя и расположение для вашей новой базы данных (рисунок 1-2). .

  3. Введите имя файла для базы данных, которую вы собираетесь создать .

    Access хранит всю информацию о базе данных в одном файле с расширением .accdb (что означает «База данных Access»). Не используйте имя, которое Access выбирает автоматически (например, «База данных1.accdb »). Вместо этого выберите что-нибудь более наглядное. В этом примере Bobblehead.accdb делает свое дело.

    Как и любой другой файл, файлы Access могут содержать комбинацию букв, пробелов, чисел, круглых скобок, дефисов (-) и подчеркивания (_). Как правило, безопаснее избегать использования других специальных символов, некоторые из которых запрещены.

    Рисунок 1-2. Эта база данных будет называться Bobblehead.accdb. Как видно по пути к файлу под полем «Имя файла», он будет сохранен в папке C: \ Users \ matthew \ Documents.Вы можете изменить имя файла, введя его в поле «Имя файла», и вы можете перейти к другой папке, щелкнув значок папки.

    Примечание

    В зависимости от настроек вашего компьютера, Windows может скрывать расширения файлов. Вместо того, чтобы видеть файл базы данных Access MyScandalousWedding.accdb в средствах просмотра файлов, таких как проводник Windows, вы можете просто увидеть имя MyScandalousWedding (без части .accdb в конце). В этом случае вы все равно можете определить тип файла, посмотрев на значок.Если вы видите небольшой значок Access рядом с именем файла, это означает, что вы просматриваете базу данных Access.

  4. Выберите папку, в которой вы хотите сохранить базу данных .

    Как и все программы Office, Access предполагает, что вы хотите хранить каждый созданный файл в своей личной папке «Документы». Если это не то, что вам нужно, щелкните значок папки, чтобы открыть окно «Файл новой базы данных», перейдите к нужной папке (рис. 1-3) и нажмите «ОК».

    Рисунок 1-3.В окне «Файл новой базы данных» вы можете выбрать место для сохранения нового файла базы данных Access. Он также дает вам возможность создать свою базу данных в формате, используемом в более старых версиях Access (.mdb), вместо более современного формата, используемого в Access 2007, Access 2010 и Access 2013 (.accdb). Чтобы изменить формат, просто выберите соответствующую версию Access из списка «Тип файла», как показано здесь.

  5. Нажмите большую кнопку «Создать» (под полем «Имя файла») .

    Access создает файл базы данных, а затем показывает таблицу, в которой вы можете приступить к работе над созданием своей первой таблицы.

После создания или открытия базы данных окно Access немного изменится. Вверху экрана появится впечатляющая панель инструментов (лента , ), а слева - панель навигации. Теперь вы находитесь в центре управления, где будете выполнять все задачи, связанные с базой данных (рис. 1-4).

Рисунок 1-4. Панель навигации слева позволяет вам видеть различные элементы (или объекты) в вашей базе данных.Вы можете использовать панель навигации для перехода от списка продуктов к списку клиентов и обратно. На ленте вверху сгруппированы все команды Access. Эта лента - средство управления миссией, которое позволяет вам выполнять различные задачи с вашей базой данных. Окно документа посередине занимает остальную часть окна. В этом окне вы будете выполнять свою работу, например создавать таблицы и вводить данные.

Если вы раньше не использовали ленту (ни в Access, ни в другой программе Office), во введении рассматриваются основы работы ленты.В противном случае переходите к следующему разделу, где вы узнаете, как добавить таблицу в новую пустую базу данных.

Создание вашей первой таблицы

Таблицы являются информационными контейнерами. Каждой базе данных нужна как минимум одна таблица - без нее вы не сможете хранить никакие данные. В простой базе данных, такой как база данных Bobblehead, достаточно одной таблицы (которую мы назовем Dolls). Но если вы обнаружите, что хотите сохранить несколько списков связанной информации, вам понадобится более одной таблицы.В базе данных BigBudgetWedding.accdb вы можете отслеживать гостей, которых вы пригласили на свадьбу, запрошенные вами подарки и фактически полученную добычу. В главе 5 вы увидите множество примеров баз данных, использующих несколько таблиц.

На рис. 1-5 показан образец таблицы.

Рисунок 1-5. В таблице каждая запись занимает отдельную строку. Каждое поле представлено отдельным столбцом. В этой таблице видно, что вы добавили пять кукол-болванов.Вы сохраняете информацию о каждой кукле в пяти полях (ID, Character, Manufacturer, PurchasePrice и DateAcquired).

Перед тем, как приступить к разработке этой таблицы, вам необходимо знать несколько очень простых правил:

  • Таблица - это группа из записей . Запись - это набор информации об одном предмете. В таблице «Куклы», например, каждая запись представляет собой одну куклу-болвана. В таблице "Семья" каждая запись будет представлять одного родственника.В таблице Products каждая запись будет представлять товар, который продается. Вы уловили идею. Когда вы создаете новую базу данных, Access начинает вас с новой таблицы с именем Table1 , хотя вы можете выбрать более характерное имя, когда решите сохранить ее.

  • Каждая запись разделена на поля . В каждом поле хранится отдельная информация. Например, в таблице «Куклы» в одном поле хранится имя человека, на котором основана кукла, в другом - цена, в другом - дата, когда вы ее купили, и так далее.

  • Столы имеют жесткую конструкцию . Другими словами, вы не можете нарушать правила. Если вы создаете четыре поля, каждая запись должна иметь четыре поля (хотя допустимо оставить некоторые поля пустыми, если они не применяются).

  • Вновь созданные таблицы получают поле идентификатора бесплатно . В поле ID хранится уникальный номер для каждой записи. (Думайте об этом как о ссылочном номере, который позволит вам найти конкретную запись позже.) Самое лучшее в поле идентификатора - это то, что вы можете игнорировать его, когда вводите новую запись.Access выберет для вас новый идентификационный номер и автоматически вставит его в запись. Вы узнаете больше о полях идентификаторов в AutoNumber.

Когда вы впервые создаете базу данных, она почти пуста. Но для начала Access создает ваш первый объект базы данных - таблицу с именем Table1. Проблема в том, что эта таблица начинает жизнь полностью пустой, без определенных полей (и без данных).

Если вы выполнили шаги из предыдущего раздела для создания новой базы данных, вы уже находитесь в представлении Datasheet, (рис. 1-5), где вы вводите данные в таблицу.Все, что вам нужно сделать, это настроить эту таблицу так, чтобы она соответствовала вашим потребностям.

Вы можете настроить таблицу двумя способами:

  • Представление «Дизайн» позволяет точно определить все аспекты таблицы, прежде чем вы начнете ее использовать. Почти все специалисты по базам данных предпочитают представление «Дизайн», и вы начнете его использовать в главе 2.

  • Представление таблицы данных - это место, где вы вводите данные в таблицу. Представление таблицы также позволяет создавать таблицу на лету по мере добавления новой информации.Вы будете использовать этот подход в этой главе.

Следующие шаги показывают, как превратить пустую новую таблицу (например, Table1) в таблицу Dolls с помощью представления таблицы:

  1. Чтобы определить таблицу, просто добавьте свою первую запись .

    В данном случае это означает выбор куклы-болвана для добавления в список. В этом примере вы будете использовать отличную копию Гомера Симпсона.

    Примечание

    Неважно, какую куклу вы введете первой.Таблицы доступа несортированные , что означает, что они не имеют базового порядка. Однако вы можете отсортировать их по своему усмотрению, когда вам понадобится позже получить информацию.

  2. В крайнем правом столбце таблицы под заголовком «Щелкните, чтобы добавить» введите первую часть информации для записи (см. Рис. 1-6) .

    На основании простого анализа, который вы выполнили ранее, вы знаете, что вам нужно ввести четыре поля информации для каждой куклы. Для куклы Гомера Симпсона эта информация - «Гомер Симпсон» (имя), «Fictional Industries» (производитель), «7 долларов.99 ”(цена) и сегодняшняя дата (дата покупки). Хотя вы можете начать с любого поля, имеет смысл начать с имени, которое явно является идентифицирующей деталью.

    Рисунок 1-6. Чтобы заполнить свою первую запись, начните с ввода чего-нибудь в первое поле информации (например, имя куклы «Гомер Симпсон»). Затем нажмите Tab, чтобы перейти ко второму столбцу, а затем введите вторую часть информации. Пока не обращайте внимания на столбец идентификатора - Access добавляет его в каждую таблицу, чтобы идентифицировать ваши записи.

  3. Нажмите Tab, чтобы перейти к следующему полю и вернуться к шагу 2 .

    Повторяйте шаги 2 и 3, пока не добавите все нужные поля, стараясь поместить каждую отдельную часть информации в отдельный столбец (рис. 1-7).

    Вы можете заметить одну причуду - безобидную - при добавлении первой записи. По мере добавления новых полей Access может изменять значение идентификатора записи (например, с 1 на 2 на 3). Поскольку новая запись еще не была вставлена, каждый раз, когда вы меняете дизайн таблицы, добавляя новое поле, Access запускает процесс заново и выбирает новый идентификационный номер на всякий случай.Эта автоматическая перенумерация не происходит, если вы официально добавляете запись (например, переходя к следующей строке или на ленте, щелкая Главная → Записи → Сохранить) и , а затем добавляете дополнительные поля в таблицу. Однако на самом деле нет причин беспокоиться об идентификационном номере. Пока он уникален, а Access гарантирует это, точное значение не имеет значения.

    Рисунок 1-7. Единственная проблема с этим примером пока заключается в том, что при вводе новой записи Access создает совершенно бесполезные имена полей.Вы видите его варианты выбора вверху каждого столбца (у них есть имена, такие как Поле1, Поле2, Поле3 и т. Д.). Проблема с использованием этих бессмысленных имен в том, что они могут привести к вводу части информации не в том месте. Вы можете слишком легко указать цену покупки в столбце даты.

    Примечание

    Если вы нажмете Tab без ввода какой-либо информации, вы перейдете к следующей строке и начнете вставлять новую запись. Если вы допустили ошибку, вы можете вернуться назад, используя клавиши со стрелками.

  4. Пора исправить имена столбцов. Дважды щелкните заголовок первого столбца (например, Поле1) .

    Имя поля переключается в режим редактирования.

  5. Введите новое имя и нажмите Enter .

    Повторяйте этот процесс, пока не очистите все имена полей. Правильные имена полей для этого примера: Character, Manufacturer, PurchasePrice и DateAcquired. На рис. 1-8 показано, как это работает.

    Рисунок 1-8. Чтобы указать более точные имена полей, дважды щелкните заголовок столбца.Затем введите настоящее имя поля и нажмите Enter. На странице 90 больше об именах полей, но пока просто придерживайтесь коротких текстовых заголовков, не содержащих пробелов, как показано здесь.

    Подсказка

    Не бойтесь настраивать свой стол. Вы всегда можете переименовать поля позже или даже добавить совершенно новые поля. (Также можно удалить существующих полей, но это имеет недостаток, заключающийся в очистке всех данных, хранящихся в поле.)

  6. Нажмите Ctrl + S или выберите Файл → Сохранить, чтобы сохранить таблицу .

    Access запрашивает имя таблицы (см. Рис. 1-9).

    Рисунок 1-9. Хорошее название таблицы - это короткий текстовый заголовок без пробелов (например, здесь «Куклы»).

  7. Введите подходящее имя таблицы и нажмите OK .

    Поздравляем! Таблица теперь является частью вашей базы данных.

Примечание

Технически вам не нужно сразу сохранять таблицу. Access предлагает сохранить его, когда вы закрываете таблицу (нажав X в правом верхнем углу окна документа) или когда закрываете Access.

Как видите, создать простую таблицу в Access почти так же просто, как разложить информацию в Excel или Word. Если вам не терпится повторить попытку, вы можете создать другую таблицу в своей базе данных, выбрав на ленте «Создать» → «Таблицы → Таблица». Но прежде чем вы дойдете до этого этапа, имеет смысл более пристально взглянуть на то, как вы редактируете свою таблицу.

Теперь у вас есть полностью функционирующая (хотя и простая) база данных с одной таблицей, которая, в свою очередь, содержит одну запись. Ваш следующий шаг - заполнить вашу таблицу полезной информацией.Этот часто утомительный процесс ввод данных .

Чтобы заполнить таблицу Dolls, вы используете ту же таблицу, которую вы использовали для определения таблицы. Вы можете выполнить три основные задачи:

  • Редактирование записи . Переместитесь в соответствующее место в таблице (с помощью клавиш со стрелками или мыши), а затем введите заменяющее значение. Вы также можете использовать режим редактирования, который описан в следующем разделе.

  • Вставка новой записи .Переместитесь в конец таблицы к строке со звездочкой (*) слева. На самом деле этой строки не существует, пока вы не начнете вводить какую-то информацию. В этот момент Access создает строку и перемещает звездочку вниз к следующей строке. Вы можете бесконечно повторять этот процесс, чтобы добавить столько строк, сколько захотите (Access может обрабатывать миллионы).

  • Удаление записи . У вас есть несколько способов удалить запись, но самый простой - щелкнуть правой кнопкой мыши поле слева от записи и выбрать «Удалить запись».Access попросит вас подтвердить, что вы действительно хотите удалить выбранную запись, потому что позже вы не сможете отменить изменение.

Вероятно, вы потратите много времени на работу с таблицей данных. Так что успокойтесь. Чтобы облегчить себе жизнь, полезно разобраться в некоторых деталях.

Как вы уже знаете, вы можете использовать клавиши со стрелками для перехода от поля к полю или от строки к строке. Однако у вас могут возникнуть проблемы с редактированием значения. Когда вы начинаете вводить текст, Access удаляет все существующее содержимое.Чтобы изменить это поведение, вам необходимо перейти в режим редактирования , нажав F2; в режиме редактирования ваш ввод не удаляет то, что уже находится в этом поле. Вместо этого вы можете изменить или добавить к нему. Чтобы выйти из режима редактирования, снова нажмите F2. Рисунок 1-10 показывает разницу крупным планом.

Рисунок 1-10. Вверху: нормальный режим. Если вы начнете печатать сейчас, вы немедленно удалите существующий текст («Hobergarten»). Тот факт, что весь текст в поле выделен, является важным признаком того, что вы собираетесь стереть его.Внизу: режим редактирования. Курсор показывает, где вы находитесь в текущем поле. Если вы начнете печатать сейчас, вы вставите текст между «Hober» и «garten».

Режим редактирования также влияет на работу клавиш со стрелками. В режиме редактирования клавиши со стрелками перемещаются по текущему полю. Например, чтобы перейти к следующей ячейке, вам нужно полностью перейти к концу текущего текста, а затем снова нажать клавишу со стрелкой вправо. Но в нормальном режиме нажатие клавиш со стрелками всегда перемещает вас от ячейки к ячейке.

Опытные пользователи знают, что самый быстрый способ выполнить работу - использовать сложные комбинации клавиш, такие как Ctrl + Alt + Shift + *. Хотя эти комбинации не всегда легко запомнить, вам может помочь пара таблиц. В Таблице 1-1 перечислены некоторые полезные ключи, которые могут помочь вам быстро изучить таблицу.

Таблица 1-1. Клавиши для перемещения по листу данных

КЛЮЧ

РЕЗУЛЬТАТ

Вкладка (или Enter)

Перемещение курсора на одно поле вправо когда вы достигнете края стола.Эта клавиша также отключает режим редактирования, если он в данный момент включен.

Shift + Tab

Перемещает курсор на одно поле влево или вверх, когда вы дойдете до края таблицы. Эта клавиша также отключает режим редактирования.

Перемещает курсор на одно поле вправо (в обычном режиме) или вниз, когда вы дойдете до края таблицы. В режиме редактирования эта клавиша перемещает курсор по тексту в текущем поле.

Перемещает курсор на одно поле влево (в обычном режиме) или вверх, когда вы дойдете до края таблицы. В режиме редактирования эта клавиша перемещает курсор по тексту в текущем поле.

Перемещает курсор на одну строку вверх (если вы уже не находитесь в верхней части таблицы). Эта клавиша также отключает режим редактирования.

Перемещает курсор на одну строку вниз (или перемещает вас в позицию «новая строка», если вы находитесь внизу таблицы).Эта клавиша также отключает режим редактирования.

Начало

Перемещает курсор в первое поле в текущей строке. Эта клавиша переводит вас в начало текущего поля, если вы находитесь в режиме редактирования.

Конец

Перемещает курсор в последнее поле в текущей строке. Эта клавиша переводит вас в конец текущего поля, если вы находитесь в режиме редактирования.

Page Down

Перемещает курсор на один экран вниз (при условии, что у вас есть большая таблица с информацией, которая не умещается сразу в окне Access).Эта клавиша также отключает режим редактирования.

Page Up

Перемещает курсор на один экран вверх. Эта клавиша также отключает режим редактирования.

Ctrl + Home

Перемещает курсор в первое поле в первой строке. Эта клавиша ничего не делает, если вы находитесь в режиме редактирования.

Ctrl + End

Перемещает курсор в последнее поле в последней строке. Эта клавиша ничего не делает, если вы находитесь в режиме редактирования.

В таблице 1-2 перечислены некоторые удобные клавиши для редактирования записей.

Таблица 1-2. Ключи для редактирования записей

КЛЮЧ

РЕЗУЛЬТАТ

Esc

Отменяет любые изменения, внесенные вами в текущее поле. Этот ключ работает, только если вы используете его в режиме редактирования. Как только вы перейдете к следующей ячейке, изменение будет применено. (Для дополнительного контроля отмены попробуйте функцию отмены, описанную ниже.)

Ctrl + Z

Отменяет последнее редактирование. К сожалению, функция отмены в Access не так мощна, как в других программах Office. Например, Access позволяет отменить только одно изменение, а если вы закроете таблицу, вы не сможете даже этого сделать. Вы можете использовать Undo сразу после вставки новой записи, чтобы удалить ее, но вы не можете использовать функцию Undo для отмены операции удаления.

Ctrl + ”

Копирует значение из поля, которое находится непосредственно над текущим полем.Этот трюк удобен, когда вам нужно ввести пакет записей с аналогичной информацией. На рис. 1-11 показан этот часто упускаемый из виду трюк в действии.

Ctrl +;

Вставляет сегодняшнюю дату в текущее поле. Формат даты основан на настройках компьютера, но ожидайте увидеть что-то вроде «24.12.2013». Вы узнаете больше о том, как Access работает с датами по дате и времени.

Ctrl + Alt + Пробел

Заменяет введенное вами значение на значение поля по умолчанию.Вы узнаете, как назначить значение по умолчанию в разделе «Установка значений по умолчанию».

Рисунок 1-11. Пользователь Access был на аукционе eBay и должен добавить несколько записей о куклах. С помощью быстрого нажатия клавиш Ctrl + ”вы можете скопировать дату из предыдущей записи в поле DateAcquired новой записи.

Access, как и практически любая программа Windows, позволяет вырезать и вставлять фрагменты информации из одного места в другое. Этот трюк прост, используя всего три сочетания клавиш: Ctrl + C для копирования, Ctrl + X для вырезания (аналогично копированию, но исходное содержимое удаляется) и Ctrl + V для вставки.Когда вы находитесь в режиме редактирования, вы можете использовать эти клавиши для копирования всего, что вы выбрали. Если вы не находитесь в режиме редактирования, операция копирования или вырезания захватывает все содержимое поля.

В отличие от других программ, Access не требует сохранения данных. Он автоматически сохраняет любые изменения, внесенные вами в записи в таблице. Этот процесс автоматического сохранения происходит каждый раз, когда вы меняете запись, и это происходит почти мгновенно. Это тоже происходит за кулисами, и вы, вероятно, ничего не заметите.Но не беспокойтесь, когда вы выходите из Access, и он не предлагает вам сохранить изменения, поскольку любое изменение ваших данных сохраняется в тот момент, когда вы его делаете .

Правила немного отличаются для объектов базы данных (Общие сведения о базах данных Access). Когда вы добавляете или редактируете объект базы данных, Access ожидает завершения и закрытия объекта, после чего предлагает вам сохранить или отменить изменения. Если вы немного параноик и не можете терпеть ожидания, просто щелкните крошечный значок Сохранить на панели инструментов быстрого доступа в верхнем левом углу окна (он выглядит как дискета), чтобы сохранить текущий объект базы данных. немедленно.

Примечание

Помните, что, щелкая «Файл», вы попадаете в представление Backstage, которое предоставляет узкую полосу команд (слева) и страницу с параметрами для текущей выбранной команды (справа). Представление Backstage используется для открытия, сохранения и преобразования файлов базы данных - см. Панель быстрого доступа, если вам нужен быстрый обзор того, как она работает.

Функция автоматического сохранения может вызвать проблемы, если вы внесете изменения по ошибке. Если вы достаточно быстро, вы можете использовать функцию отмены, чтобы отменить последнее изменение (рис. 1-12).Однако функция «Отменить» отменяет только последнее изменение, поэтому не поможет, если вы отредактируете серию записей, а затем обнаружите проблему. Также не поможет, если вы закроете стол, а затем снова откроете его.

Рисунок 1-12. Команда «Отменить» отображается на панели инструментов быстрого доступа в верхнем левом углу окна Access, поэтому она всегда доступна.

По этим причинам рекомендуется часто создавать резервные копии базы данных. Чтобы сделать резервную копию базы данных, вам просто нужно скопировать файл базы данных в другую папку или сделать копию с другим именем (например, Bobblehead_Backup1.accdb). Эти задачи можно выполнять с помощью проводника Windows, но Access предоставляет еще более простой вариант. Сначала выберите «Файл» → «Сохранить как». Затем под заголовком «Типы файлов» выберите «Сохранить базу данных как». Наконец, под заголовком «Сохранить базу данных как» дважды щелкните «Резервное копирование базы данных». Откроется окно «Сохранить как», в котором предлагается создать копию вашей базы данных в выбранном вами месте (рис. 1-13).

Рисунок 1-13. Когда вы выбираете создание резервной копии, Access вводит предложенное имя файла с текущей датой.Таким образом, если у вас есть несколько файлов резервных копий, вы можете выбрать тот, который вам нужен.

Конечно, вы все равно должны не забыть скопировать резервную копию базы данных в другое место (например, на сетевой сервер) или в другой тип хранилища (например, DVD или USB-накопитель), чтобы вы были готовы, когда стихийные бедствия.

Сохранение базы данных под другим именем

Access упрощает эту работу. Просто выберите «Файл» → «Сохранить как» и нажмите большую кнопку «Сохранить как». Access открывает окно «Сохранить как», в котором вы можете перейти к другой папке на жестком диске и ввести новое имя файла.Когда вы закончите, нажмите «Сохранить», чтобы заключить сделку и создать копию базы данных с новым именем.

Имейте в виду, что после того, как Access создаст новый файл базы данных, он будет использовать этот файл. Другими словами, если вы создаете другую таблицу или редактируете некоторые данные, Access обновляет новый файл . Если вы хотите вернуться к старому файлу, вам нужно снова открыть его в Access. (В качестве альтернативы вы можете использовать функцию резервного копирования, описанную в предыдущем разделе. Как и команда Файл → Сохранить как, функция резервного копирования создает копию вашей базы данных с новым именем, но после создания резервной копии она продолжает использовать исходную версию. .)

Сохранение базы данных в другом формате

При создании новой базы данных Access использует современный формат .accdb (сокращенно от «База данных Access»). Microsoft представила формат .accdb в Access 2007, и он по-прежнему работает в Access 2010 и Access 2013. Это делает его идеальным выбором для новых баз данных.

Однако бывают случаи, когда вам нужно поделиться своими данными с людьми, которые используют действительно древние копии Access. В версиях до Access 2007 используется другой формат базы данных, называемый .mdb (что означает «база данных Microsoft»). И, как вы можете видеть на рисунке 1-14, формат .mdb на самом деле существует в двух версиях : действительно, очень старая версия, поддерживающая Access 2000, и улучшенная, которую Microsoft представила в Access 2002 и повторно использовала для Access 2003.

Рисунок 1-14. Чтобы изменить формат своей базы данных, выберите «Файл» → «Сохранить как» (1), нажмите «Сохранить базу данных как» (2), а затем выберите нужный формат в разделе «Типы файлов базы данных» (3). Используйте «База данных Access 2002-2003» или «База данных Access 2000», чтобы сохранить файл.mdb, который работает с очень старыми версиями Access.

Стандартный формат .accdb - лучший выбор, если вам не нужно беспокоиться о совместимости, поскольку он обеспечивает лучшую производительность и несколько дополнительных функций. Но если вам нужно предоставить общий доступ к базам данных людям, использующим более старые версии Access, формат .mdb - ваш единственный выбор.

Совет

Старые форматы баз данных менее надежны и могут не поддерживать все функции Access, которые вы хотите использовать. Лучший подход - придерживаться.accdb и сохраните копию своих данных в более старом формате для тех, кому это нужно. Однако по возможности продолжайте использовать современный формат .accdb в качестве главной копии своей базы данных - той, которую вы будете использовать для ввода новых данных и создания запросов, отчетов и форм Access.

Вы также можете использовать старый формат .mdb при первом создании базы данных. Выберите «Файл» → «Создать» и щелкните значок папки рядом с полем «Имя файла». Access откроет окно File New Database (которое вы видели на Рисунке 1-3).Он включает в себя поле «Сохранить как тип», в котором вы можете выбрать формат файла Access 2002-2003 или даже более старый формат Access 2000. (Если вы собираетесь вернуться назад, скажем, в формате Access 95, лучшим вариантом будет машина времени.)

Когда вы добавляете информацию в базу данных, Access не всегда упаковывает данные как можно компактнее. Вместо этого Access больше озабочен получением информации в базе данных и из нее как можно быстрее.

Поработав некоторое время с базой данных, вы можете заметить, что ее размер увеличивается, как недельная рыба на солнце.Если вы хотите уменьшить размер своей базы данных, вы можете использовать функцию под названием , сжатие . Для этого просто выберите «Файл» → «Информация» и нажмите большую кнопку «Сжать и восстановить базу данных». Затем Access закрывает вашу базу данных, сжимает ее и снова открывает. Если это небольшая база данных, эти три шага выполняются за секунды. Объем освобождаемого пространства сильно различается, но нередко база данных размером 20 МБ сокращается до четверти ее размера.

Примечание

Если вы сжимаете новую базу данных, Access показывает безопасное предупреждение системы безопасности при повторном открытии базы данных.Об этом сообщении и о том, как его избежать, вы узнаете в следующем разделе.

Единственная проблема с функцией сжатия базы данных заключается в том, что вам нужно не забывать ее использовать. Если вы хотите, чтобы ваши базы данных всегда были как можно меньше, вы можете включить параметр, который сообщает Access сжимать текущую базу данных при каждом ее закрытии. Вот как это сделать:

  1. Откройте базу данных, которую вы хотите автоматически сжать .

  2. Выберите Файл → Параметры, чтобы перейти в окно параметров доступа .

  3. В списке слева выберите Текущая база данных .

  4. Под заголовком «Параметры приложения» установите флажок «Сжимать при закрытии» .

  5. Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения .

    Access сообщает, что это изменение не действует, пока вы не закроете и не откроете базу данных заново.

Вы можете установить параметр «Сжимать при закрытии» для сколь угодно малого или большого количества баз данных.Просто помните, что он не включается, когда вы впервые создаете новую базу данных.

После того, как вы создали базу данных, ее легко открыть позже. Первый шаг - пойти за кулисы; выберите Файл → Открыть. Там вы увидите список всех баз данных, которые вы просматривали в последний раз (рис. 1-15). Чтобы открыть его, просто щелкните по нему. Между прочим, вы видите тот же список последних баз данных при первом запуске Access (рисунок 1-1).

Рисунок 1-15. Самым большим преимуществом последних баз данных является то, что они позволяют держать важные файлы под рукой с помощью закрепления.Чтобы попробовать, нажмите кнопку рядом с файлом базы данных, который вы хотите сохранить. Access перемещает вашу базу данных в верхнюю часть списка и сохраняет ее там. С этого момента эта база данных не покидает список, сколько бы баз данных вы ни открыли. Если в дальнейшем вы решите прекратить работу с базой данных, просто нажмите кнопку еще раз, чтобы освободить ее.

Совет

Вы хотите скрыть свою недавнюю работу? Вы можете удалить любой файл из списка последних баз данных, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав «Удалить из списка».«А если беспорядок мешает вам найти нужные базы данных, просто закрепите важные файлы, щелкните любой файл правой кнопкой мыши и выберите« Очистить незакрепленные элементы ». Это действие удаляет все файлы, которые не закреплены.

Обычно Access отслеживает предыдущие 25 баз данных в списке «Файл» → «Последние», но вы можете указать ему, чтобы он вел более короткий или более длинный список. Чтобы изменить этот параметр, выберите «Файл» → «Параметры», выберите «Параметры клиента», прокрутите вниз до раздела «Отображение» и измените число для «Показать это количество последних документов».Вы можете выбрать любое число от 0 до 50.

Если вы хотите открыть базу данных, которая есть на вашем компьютере, но не входит в список последних баз данных, вы можете просмотреть свой путь к файлу. Для начала выберите «Файл» → «Открыть» и в списке «Места» щелкните «Компьютер» (рис. 1-16). Щелкните одну из папок, которые вы недавно использовали, и в Access отобразится окно Открыть со списком файлов в этой папке. Или просто нажмите большую кнопку «Обзор» под ней, чтобы просмотреть текущую папку. Когда вы найдете нужный файл, дважды щелкните его.

Рисунок 1-16. Когда вы нажимаете "Места", Access показывает список папок, в которых вы недавно открывали или сохраняли базы данных. Щелкните один, и Access покажет вам знакомое окно Открыть для этой папки.

Совет

Вы также можете получать файлы из своей учетной записи SkyDrive для обмена файлами, если вы настроили ее в Access. Однако это улица с односторонним движением: вы можете загружать базы данных из папки SkyDrive, но не можете загружать новые из Access. Другими словами, вы будете использовать SkyDrive как способ переноса баз данных с одного компьютера на другой, а не как постоянный дом для ваших баз данных.Если вы хотите сохранить свою базу данных в Интернете, вам понадобится функция веб-базы данных, описанная в главе 20. (Чтобы узнать больше о службе Microsoft SkyDrive, посетите http://tinyurl.com/skydr.)

Наконец, как всегда , вы можете открыть файл базы данных вне Access, просто дважды щелкнув его в проводнике Windows или на рабочем столе.

Назначение базы данных как доверенной

Когда вы впервые открываете базу данных, вы заметите что-то странное.Access выдает всплывающую панель сообщений с устрашающим предупреждением системы безопасности (Рисунок 1-17).

Рисунок 1-17. Это предупреждение системы безопасности сообщает вам, что Access не доверяет вашей базе данных - другими словами, он открыл ваш файл в специальном безопасном режиме, который не позволяет вашей базе данных выполнять любые опасные операции.

Если вы открываете собственную недавно созданную базу данных, это предупреждение системы безопасности может немного сбить с толку, потому что сейчас ваша база данных не пытается делать что-либо опасное.Однако когда вы начнете создавать базы данных с помощью программных программ (как описано в Части 5) или когда вы начнете использовать запросы действий (Глава 8), все будет по-другому. В таких ситуациях вам необходимо знать, доверяет ли Access вашей базе данных и позволяет ли ей выполнять запросы кода и действий.

А пока вы, вероятно, задаетесь вопросом, что делать с панелью сообщений. У вас есть два варианта:

  • Щелкните X в правой части панели сообщения, чтобы удалить его. (Но он появится снова, когда вы откроете базу данных в следующий раз.)

  • Щелкните Включить содержимое, чтобы сообщить Access, что он может доверять этой базе данных. Access больше не будет беспокоить вас об этом файле, если вы не переименуете файл базы данных или не переместите его в новую папку. Эта структура называется доверенных документов и более подробно описана в разделе "Надежные базы данных".

Открытие нескольких баз данных одновременно

Каждый раз, когда вы используете команду «Файл» → «Открыть», Access закрывает текущую базу данных, а затем открывает выбранную вами.Если вы хотите видеть более одной базы данных одновременно, вам необходимо запустить более одной копии Access одновременно. (Компьютерные фанаты называют это действие запуском более одного экземпляра программы.)

Это почти невероятно просто. Если дважды щелкнуть другой файл базы данных, когда Access уже открыт, на панели задач для этой базы данных появится второе окно Access. Вы также можете запустить второй (или третий, или четвертый…) экземпляр Access из меню «Пуск», а затем использовать «Файл» → «Открыть» для загрузки разных баз данных в каждый из них.

Открытие базы данных, созданной в предыдущей версии Access

Вы можете использовать команду Файл → Открыть, чтобы открыть базу данных Access, созданную в предыдущей версии Access.

Access обрабатывает старые файлы базы данных по-разному, в зависимости от того, сколько им лет. Вот как это работает:

  • Если вы откроете файл Access 2002-2003, вы не получите никаких уведомлений или предупреждений. Access сохраняет текущий формат, и вы можете вносить любые изменения.

  • Если вы откроете файл Access 2000, у вас тоже будет все гладко. Однако, если вы измените структуру базы данных, новые части, которые вы добавляете, могут больше не быть доступны в Access 2000.

  • Если вы попытаетесь открыть более старый файл Access (например, созданный для Access 95 или 97), Access отобразит предупреждающее сообщение… и откажется. Если вам нужно спасти ценные данные, захваченные в базу данных палеолита, лучше всего найти кого-нибудь, у кого все еще есть копия Access 2010, которая может обрабатывать старые форматы файлов.

Совет

Вы можете определить формат текущей базы данных, посмотрев на текст в круглых скобках в строке заголовка окна Access. Например, если вы откроете файл Access 2002-2003, строка заголовка будет содержать текст «(формат файла Access 2002-2003)».

Когда вы откроете устаревшую базу данных Access, вы заметите, что кое-что изменилось. Когда вы открываете таблицу, она не появляется в окне с вкладками, как показано на рисунке 1-19. Вместо этого таблица открывается в обычном окне, которое может перемещаться где угодно. внутри главного окна Access.Поначалу это кажется нормальным, пока вы не откроете сразу несколько столов. Тогда вы столкнетесь с настоящим беспорядком, как показано на рис. 1-18.

Рисунок 1-18. В базе данных Access старого стиля разные окна могут перекрывать друг друга. Незадолго до того, как нужный вам стол окажется внизу стопки окон.

Это несколько недружелюбное поведение имитирует старые версии Access, такие как Access 2003. Но не волнуйтесь - вы можете вернуться к удобным вкладкам, даже если не конвертируете свою базу данных в новый формат.Все, что вам нужно сделать, это установить одну опцию конфигурации:

  1. Выберите Файл → Параметры .

  2. В списке слева выберите Текущая база данных .

  3. Под заголовком «Параметры приложения» найдите параметр «Параметры окна документа», где вы можете выбрать «Перекрывающиеся окна» (стандарт Access 2003) или «Окна с вкладками» (волна будущего). .

  4. Нажмите ОК .

  5. Закройте и откройте базу данных, чтобы новый параметр вступил в силу .

В стиле ретро вы можете использовать ту же настройку, чтобы в совершенно новой базе данных Access использовались перекрывающиеся окна вместо вкладок.

Пора сделать шаг назад и взглянуть на то, чего вы уже достигли. Вы создали базу данных Bobblehead и добавили единственный объект базы данных: таблицу с именем Dolls. Вы заполнили таблицу Dolls несколькими записями. У вас нет причудливых окон, отчетов и процедур поиска, которые обеспечивают бесперебойную работу базы данных, но у вас есть самый важный ингредиент - организованные данные.

Одна проблема, которую вы еще не решили, - это то, как вы управляете объектами в своей базе данных. Например, если у вас более одной таблицы, вам нужен способ перемещаться между ними. Этот инструмент - панель навигации, показанная на Рисунке 1-19.

Рисунок 1-19. Недовольны пространством, занимаемым панелью навигации? Нажмите кнопку «Открыть / закрыть» в правом верхнем углу (обведено сверху), и панель навигации сдвинется в сторону, чтобы освободить место для таблицы (внизу). Нажмите кнопку еще раз, чтобы снова развернуть ее.

Просмотр таблиц с панелью навигации

На панели навигации отображаются объекты (Общие сведения о базах данных Access), которые являются частью вашей базы данных, и она позволяет вам управлять ими. Однако вы не обязательно видите все объекты базы данных постоянно. Панель навигации имеет несколько различных режимов просмотра, поэтому вы можете сосредоточиться на том, что вас интересует.

Когда вы впервые создаете базу данных, на панели навигации отображаются только таблицы в вашей базе данных.На данный момент этого достаточно - в конце концов, ваша база данных не содержит ничего, кроме таблиц, которые вы создали. (Вы узнаете, как настроить панель навигации в главе 14.)

Чтобы опробовать панель навигации, вам понадобится база данных с несколькими таблицами. Чтобы запустить его, выберите «Создать» → «Таблицы» → «Таблица» на ленте, чтобы добавить новую пустую таблицу. Выполните шаги, начиная с раздела «Создание простой таблицы», чтобы определить таблицу и вставить одну или две записи.

Совет

Не знаете, какую таблицу создать? Попробуйте создать таблицу коллекционеров, в которой будут отслеживаться все ваши знакомые, которые разделяют одну и ту же глупую одержимость.Теперь попробуйте придумать несколько полезных полей для этой таблицы (помня, что пока не стоит сходить с ума по деталям), а затем сравните свою версию с примером на рис. 1-20.

После добавления новой таблицы вы одновременно увидите и новую, и старую таблицу на панели навигации. Если вы хотите открыть таблицу, то на панели навигации просто дважды щелкните по ней. Если у вас одновременно открыто несколько таблиц, Access организует их по вкладкам (см. Рис. 1-20).

Рисунок 1-20. Используя панель навигации, вы можете открывать столько таблиц одновременно, сколько захотите. Access предоставляет каждой таблице отдельное окно с вкладками. Чтобы перейти из одного окна в другое, достаточно щелкнуть соответствующую вкладку. Если вам становится тесно, просто нажмите X в правом углу панели вкладок, чтобы закрыть текущую таблицу.

Если вы откроете достаточно таблиц, в конечном итоге все вкладки не поместятся. В этой ситуации Access добавляет крошечные кнопки прокрутки слева и справа от полосы вкладок.Вы можете использовать эти кнопки для перемещения по всем вкладкам, но это займет больше времени.

Рисунок 1-21. Вы хотите использовать каждый квадратный дюйм экрана для ваших данных? Вы можете свернуть ленту (как показано здесь), дважды щелкнув любую вкладку. Щелкните вкладку, чтобы временно открыть ее, или дважды щелкните вкладку, чтобы навсегда вернуть ленту. А если вы хотите проделать тот же трюк, не отрывая пальцев от клавиатуры, вы можете использовать комбинацию клавиш Ctrl + F1.

Управление объектами базы данных

На данный момент вы знаете, как открыть таблицу с помощью панели навигации.Однако открытие таблиц - это не все, что вы можете делать с помощью панели навигации. Фактически вы можете выполнить еще три простых задачи с любым объектом базы данных, который отображается в панели навигации:

  • Переименуйте его в . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Переименовать». Введите новое имя и нажмите Enter. Пойдите по этому пути, если вы решили, что стол Dolls лучше назвать DollsInMyWorldRenownedCollection.

  • Создать копию . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите "Копировать".Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели навигации и выберите «Вставить». Access предложит ввести имя новой копии. Функция копирования объекта полезна, если вы хотите взять существующую таблицу и попробовать изменить ее дизайн, но вы еще не готовы удалить исходную копию.

  • Удалить . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Удалить». Access попросит вас подтвердить эту операцию, потому что вы не можете отменить ее с помощью команды «Отменить».

Access дает вам еще несколько вариантов для передачи объектов базы данных и скрытия их из поля зрения.Вы рассмотрите эти особенности позже в книге.

PPT - Access Tutorial 1 Создание презентации PowerPoint для базы данных, бесплатная загрузка

  • Access Tutorial 1Создание базы данных

  • Цели • Сессия 1.1 • Изучите основные понятия и термины базы данных • Запуск и завершение Access • Изучите Окно Microsoft Access и представление Backstage • Создание пустой базы данных • Создание и сохранение таблицы в представлении таблицы • Ввод имен полей и записей в таблицу данных • Открытие таблицы с помощью области навигации Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Цели (Продолж.) • Сессия 1.2 • Открытие базы данных Access • Копирование и вставка записей из другой базы данных Access • Навигация по таблице данных • Создание и навигация по простому запросу • Создание и навигация по простой форме • Создание, предварительный просмотр, навигация и печать простого отчета • Использование справки в Access • Узнайте, как сжимать, создавать резервные копии и восстанавливать базу данных. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание базы данных • Кейс - Chatham Community Health Services • Все учебные пособия используют этот пример • Некоммерческая организация здравоохранения клиника, расположенная в Хартфорде, штат Коннектикут, специализируется в области пульмонологии, кардиологии и лечения хронических заболеваний. • Синди Родригес, офис-менеджер Chatham Community Health Services, наблюдает за небольшим штатом и отвечает за ведение медицинских записей пациентов клиники Новые перспективы Microsoft Access 2013

  • Создание базы данных (прод.) • Случай - Chatham Community Health Services • Синди и ее сотрудники полагаются на электронные медицинские записи для получения информации о пациентах, выставления счетов, управления запасами, закупок и кредиторской задолженности • Клиника недавно перешла на Microsoft Access 2013 (или просто Access) • Использование программное обеспечение для ввода, обслуживания и извлечения связанных данных в формате, известном как база данных. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание базы данных (продолжение) Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание базы данных (Продолж.) Новые перспективы Microsoft Access 2013

  • Введение в концепции баз данных • Организация данных • Поле - это отдельная характеристика или атрибут человека, места, объекта, события или идеи • Идентификатор пациента, имя, фамилия имя, адрес, номер телефона, дата посещения, причина посещения и сумма счета • Связанные поля сгруппированы в таблицу • Набор полей, описывающих человека, место, объект, событие или идею • Конкретное содержание поле называется значением поля • его набор значений поля называется записью Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Введение в концепции баз данных (прод.) Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Базы данных и отношения • Реляционная база данных - это набор связанных таблиц • Записи в отдельных таблицах связаны через общее поле • Первичный ключ - это поле или набор полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в таблице • Включение первичного ключа из одной таблицы в качестве поля во вторую таблицу, чтобы сформировать связь между двумя таблицами, он называется внешним ключом во второй таблице Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Системы управления реляционными базами данных • Система управления базами данных (СУБД) - это программа, которая позволяет создавать базы данных, а затем управлять данными, которые они содержат. • В системе управления реляционными базами данных данные организованы в виде набора таблиц. .Реляционная СУБД управляет хранением баз данных и упрощает создание и создание отчетов о данных. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Системы управления реляционными базами данных • Реляционная СУБД предоставляет следующие функции: • Позволяет создавать структуры баз данных содержащие поля, таблицы и связи таблиц • Позволяет легко добавлять новые записи, изменять значения полей в существующих записях и удалять записи • Содержит встроенный язык запросов, который позволяет получать немедленные ответы на вопросы (или запросы), которые вы задаете о ваших данных • Содержит встроенный генератор отчетов, который позволяет вам создавать профессиональные форматированные отчеты на основе ваших данных • Защищает базы данных с помощью средств безопасности, контроля и восстановления. Новые перспективы Microsoft Access 2013

  • Запуск доступа и Создание базы данных Новые перспективы Microsoft Access 2013

  • 90 034 Запуск доступа и создание базы данных (продолж.) • При запуске Access первым появляется экран, который отображается в представлении Backstage, которое содержит команды, позволяющие управлять файлами и параметрами Access. • Экран «Последние» в представлении Backstage предоставляет параметры для создания новой базы данных или открытия существующей базы данных • Чтобы создать новую базу данных, не содержащую каких-либо данных или объектов, используйте параметр «Пустая база данных рабочего стола». • Используйте шаблон (предварительно разработанную базу данных, которая включает профессионально разработанные таблицы, отчеты и другие объекты базы данных). Если база данных содержит объекты, соответствующие тем обнаружены в общих базах данных, таких как базы данных, в которых хранятся данные о контактах или задачах. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Работа в сенсорном режиме • Если вы работаете на сенсорном устройстве, например на планшете, вы можете переключиться на Сенсорный режим в Access, чтобы вам было проще нажимать кнопки на ленте и выполнять другие сенсорные действия. • Чтобы переключиться в сенсорный режим: • На панели быстрого доступа щелкните значок Настройте кнопку панели инструментов быстрого доступа и убедитесь, что выбран режим касания / мыши (закрашен красным, чтобы указать, что он выбран). Дисплей переключается в режим сенсорного ввода с большим пространством между командами и кнопками на ленте. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в представлении таблицы • На ленте щелкните вкладку СОЗДАТЬ • В группе Таблицы нажмите кнопку Таблица • Переименуйте поле первичного ключа идентификатора по умолчанию и при необходимости измените его тип данных; или примите поле ID по умолчанию с типом данных AutoNumber • В группе «Добавить и удалить» на вкладке «ПОЛЯ» нажмите кнопку для типа поля, которое вы хотите добавить в таблицу, а затем введите имя поля; Повторите этот шаг, чтобы добавить все необходимые поля в таблицу • В первой строке под именами полей введите значение для каждого поля в первой записи, нажимая клавишу Tab или Enter для перехода от одного поля к следующему • После ввода значения для последнего поля в первой записи, нажмите клавишу Tab или Enter, чтобы перейти к следующей строке, а затем введите значения для следующей записи.• На панели инструментов быстрого доступа нажмите кнопку «Сохранить», введите имя таблицы, а затем нажмите кнопку «ОК». Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в режиме таблицы (продолжение) Новые перспективы на Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в режиме таблицы (продолжение) • Принятие решений: присвоение имен полям в таблицах доступа • Одна из наиболее важных задач при создании таблицы - решить, какие имена указать для полей таблицы.При назначении имен полей помните о следующих рекомендациях: • Имя поля может состоять из до 64 символов, включая буквы, числа, пробелы и специальные символы, за исключением точки (.), Восклицательного знака (!), Могилы ударение (`) и квадратные скобки ([]) • Имя поля не может начинаться с пробела • Делайте первую букву каждого слова в имени поля, которое объединяет несколько слов, например VisitDate • Используйте краткие имена полей, которые легко запомнить и ссылаться, и это не займет много места в таблице данных. • Используйте стандартные сокращения, такие как Num for Number, Amt for Amount и Qty for Quantity, и используйте их последовательно во всей базе данных.• Например, если вы используете число для числа в одном имени поля, не используйте знак числа (#) для числа в другом • дайте полям описательные имена, чтобы вы могли легко идентифицировать их при просмотре или редактировании записей. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в режиме таблицы (продолжение) • Переименование поля первичного ключа по умолчанию • Чтобы переименовать поле ID в поле VisitID: • Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца ID, чтобы открыть контекстное меню, а затем щелкните «Переименовать поле».Идентификатор заголовка столбца выбран, поэтому любой текст, который вы наберете следующим, заменит его. • Введите VisitID, а затем щелкните строку под заголовком. Заголовок столбца изменится на VisitID, а точка вставки переместится в строку под заголовком. • Обратите внимание, что на ленте активна вкладка ТАБЛИЦЫ. Это контекстная вкладка, которая появляется и предоставляет параметры для работы с объектами, выбранными Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в режиме таблицы (продолжение.) • Изменение типа данных поля первичного ключа по умолчанию • Обратите внимание на группу «Форматирование» на вкладке «ПОЛЯ» (одна из доступных в этой группе параметров - параметр «Тип данных») • Каждому полю в таблице доступа должен быть назначен тип данных • Тип данных определяет, какие значения поля вы можете ввести для этого поля. • Тип данных AutoNumber автоматически вставляет уникальный ключ для каждой записи, начиная с номера 1 для первой записи, номера 2 для второй и т. Д. Новые перспективы на Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в режиме таблицы (продолжение.) • Добавление новых полей • Когда вы создаете таблицу в режиме таблицы, вы можете использовать параметры в группе «Добавить и удалить» на вкладке «ПОЛЯ», чтобы добавить поля в таблицу. • Вы также можете использовать столбец «Щелкните, чтобы добавить» в таблице. таблица для добавления новых полей Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в режиме таблицы (продолжение) • В режиме таблицы содержимое таблицы отображается в строках (записях) и столбцах (полях) • Каждый столбец возглавляет имя поля внутри селектора поля • Каждая строка имеет селектор записи слева • Щелчок селектора поля или селектора записи выбирает весь столбец или строку (соответственно) • Селектор поля также называется селектором столбца • Селектор записи также называется селектором строк. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в режиме таблицы (продолжение.) • Ввод записей Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в режиме таблицы (продолжение) Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в режиме таблицы (продолжение) • Сохранение таблицы • Введенные вами записи сразу же сохраняются в базе данных, как только вы их вводите • Однако дизайн таблицы - имена полей и характеристики самих полей, а также любые изменения макета в таблице - не сохраняются, пока вы не сохраните таблица • Когда вы впервые сохраняете новую таблицу, вы должны дать ей имя, которое лучше всего идентифицирует содержащуюся в ней информацию • Как и имя поля, имя таблицы может содержать до 64 символов, включая пробелы. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в режиме таблицы (продолжение.) • Ввод дополнительных записей Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание таблицы в представлении таблицы (продолжение) • Открытие таблицы • Таблицы в базе данных перечислены в области навигации. Чтобы открыть таблицу или любой объект Access, дважды щелкните имя объекта в области навигации. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Закрытие таблицы и выход из Access • Закройте таблицу, нажав кнопку «Закрыть» на вкладка объекта, как и раньше. • Если вы хотите закрыть и программу Access, вы можете нажать кнопку «Закрыть» программы. • Когда вы это сделаете, все открытые таблицы закрываются, активная база данных закрывается, и вы выходите из программы Access. Если вы хотите закрыть таблицу, не выходя из Access, щелкните вкладку ФАЙЛ, чтобы отобразить представление Backstage, а затем щелкните Закрыть новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание базы данных (прод.) Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Копирование записей из другой базы данных Access • Есть много способов ввода записей в таблицу, включая копирование и вставку записей из таблицы в ту же или другую базу данных • Две таблицы должны иметь одинаковую структуру, то есть таблицы должны содержать одни и те же поля, с одинаковым дизайном и в одном порядке. • Cindi уже создала таблицу с именем «Встреча», которая содержит дополнительные записи с данными о посещениях. • Таблица «Встречи» содержится в базе данных с именем Cindi, расположенной в папке учебного пособия Access1, включенной в ваши файлы данных • Таблица встреч имеет ту же структуру, что и таблица посещений, созданная вами Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Копирование записей из другой базы данных Access ( Продолж.) Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Копирование записей из другой базы данных Access (продолжение) Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Навигация по набору данных • Кнопки навигации предоставляют другой способ вертикального перемещения по записи • Поле Текущая запись появляется между двумя наборами кнопок навигации • Отображает номер текущей записи, а также общее количество записей в таблице • Кнопка Новая (пустая) запись работает так же, как кнопка Новая на вкладке ГЛАВНАЯ Новые перспективы Microsoft Access 2013

  • Создание простого запроса (продолжение.) Новые перспективы Microsoft Access 2013

  • Создание простой формы • Формы отображают по одной записи за раз • Обеспечивают другое представление данных, которые хранятся в таблице • Позволяют вам сосредоточиться на значениях для одной записи • Access отображает значения полей для первой записи в таблице • Каждое поле отображается в отдельной строке • Как указано в строке состояния, форма отображается в режиме макета • В режиме макета вы можете вносить изменения в дизайн формы, пока он отображает данные, так что вы можете сразу увидеть эффект от внесенных вами изменений. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание простой формы (прод.) • Используйте форму для ввода, редактирования и просмотра записей в базе данных • Хотя вы можете выполнять те же функции с таблицами и запросами, формы могут представлять данные множеством настраиваемых и полезных способов Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Создание простого отчета • Отчет представляет собой форматированную распечатку (или отображение на экране) содержимого одной или нескольких таблиц или запросов • Отчеты показывают каждое поле в столбце со значениями полей для каждой записи в строке, аналогично таблица или таблица запроса • Отчеты предлагают более визуально привлекательный формат данных, с заголовками столбцов другого цвета, границами вокруг каждого значения поля, графикой отчета в левом верхнем углу и текущим днем, датой и время вверху справа Новые перспективы Microsoft Access 2013

  • Создание простого отчета (продолж.) Новые перспективы Microsoft Access 2013

  • Создание простого отчета (продолжение) Новые перспективы Microsoft Access 2013

  • Создание простого отчета (продолжение) Новые перспективы Microsoft Access 2013

  • Создание простого отчета (продолжение) • Печать отчета • Печать отчетов для передачи другим пользователям, которым необходимо просмотреть содержание отчета • ШАГИ • Откройте отчет в любом представлении или выберите отчет в области навигации • Щелкните на вкладке ФАЙЛ, чтобы отобразить представление Backstage, щелкните Печать, а затем щелкните Быстрая печать, чтобы распечатать отчет с настройками печати по умолчанию • или • Откройте отчет в любом представлении или выберите отчет в области навигации • Щелкните вкладку ФАЙЛ, щелкните Печать, а затем щелкните Печать (или, если отчет отображается в режиме предварительного просмотра, нажмите кнопку Печать в группе Печать на вкладке ПРОСМОТР ПЕЧАТИ).Откроется диалоговое окно «Печать», в котором можно выбрать параметры печати отчета. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Просмотр объектов в области навигации • В области навигации в настоящее время отображается категория по умолчанию, «Все объекты доступа» , в котором перечислены все объекты базы данных на панели. • Каждый тип объекта (таблицы, запросы, формы и отчеты) отображается в отдельной группе Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Использование справки Microsoft Access Запустите справку, щелкнув значок Кнопка справки Microsoft Access в правом верхнем углу окна Access или нажав клавишу F1. Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Управление базой данных • Действия, связанные с управлением базой данных, включают сжатие и восстановление базы данных, а также резервное копирование и восстановление базы данных • сжатие и восстановление базы данных • переупорядочивание данных и объектов в базе данных, чтобы уменьшить их f размер файла, тем самым делая доступным больше места для хранения и повышая производительность базы данных Новые перспективы в Microsoft Access 2013

  • Управление базой данных (прод.) • Резервное копирование и восстановление базы данных • Процесс создания копии файла базы данных для защиты базы данных от потери или повреждения • Команда «Резервное копирование базы данных» позволяет выполнять резервное копирование файла базы данных из программы Access, пока вы работают • Шаги: • Щелкните вкладку ФАЙЛ, чтобы отобразить экран «Информация» в представлении Backstage • Нажмите «Сохранить как» на панели навигации • Нажмите «Резервное копирование базы данных» в разделе «Дополнительно» на панели «Сохранить базу данных как» • Нажмите кнопку «Сохранить как». Microsoft Access 2013

  • Excel или Access? Задайте следующие вопросы • Нужно ли хранить данные в отдельных таблицах, связанных друг с другом? • У вас есть очень большой объем данных для хранения? • Будет ли нужен доступ к данным более чем одному человеку одновременно? • Если вы ответите «да» на любой из этих вопросов, база данных Access, скорее всего, является подходящим приложением для использования «Новые перспективы» в Microsoft Access 2013

  • .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *