Создание базы данных в access 2019 пошагово на примере: Создание базы данных MS Access

Узнайте, как настроить частный сервер Mumble для большего контроля над голосовым онлайн-чатом.

Английский писатель, в настоящее время проживающий в США. Найдите меня в Твиттере через @radjonze.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Присоединяйтесь к нашему информационному бюллетеню, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Пожалуйста, подтвердите свой адрес электронной почты в письме, которое мы вам только что отправили.

Узнайте 5 различных способов создания форм в базе данных Microsoft Access…!

Резюме:

В этом руководстве описывается процесс обучения созданию формы в приложении Access 2010/2013/2016/2019. Что ж, есть несколько способов создавать формы в MS Access , и этот пост указывает вам на некоторые из распространенных способов.

Что такое форма доступа?

Доступные формы — это более простой способ просмотреть или получить элементы, которые вы ищете. Форма — это такие объекты, с помощью которых вы или другой пользователь можете добавлять, редактировать или отображать сохраненные данные в базе данных Access. Если ваша база данных доступа будет использоваться в сети с несколькими пользователями, то разработанные формы очень важны для эффективности и точности ввода данных.

Типы форм в MS Access

В MS Access в основном есть два типа форм, вот они:

Связанные формы

• Связанные формы фактически связаны с некоторым базовым источником данных, таким как таблица, запрос или инструкция SQL.
• Формы заполняются или используются для ввода или редактирования данных в базе данных.
• Связанная форма — это тип формы, которую пользователь использует для ввода, просмотра или редактирования данных в базе данных.

Несвязанные формы

• Эти формы не связаны ни с какой базовой записью или источником данных.
• Несвязанные формы могут быть диалоговыми окнами, досками переключения или формами навигации.
• Несвязанные формы в основном используются для навигации или взаимодействия с базой данных в целом, а не с самими данными.

Access позволяет создавать различные типы форм, используя критерии этих двух типов форм. Итак, узнайте, какие типы форм можно создавать в базе данных Access.

Четкое представление о различных типах форм в MS Access , несомненно, поможет вам выбрать правильный тип формы в соответствии с вашими потребностями. Итак, приступим:

Форма ввода данных

Форма ввода данных относится к типу связанной формы.Таким образом, вы можете использовать тип формы, если хотите, чтобы изменения, внесенные в форму, также изменяли данные вашей базы данных Access. Этот тип формы позволяет указать конечному пользователю некоторую конкретную информацию, например другое имя или адрес. Это отличный выбор, чтобы позволить вашим клиентам предоставлять свою информацию или изменять ее позже.

Форма отображения записи

Форма отображения записи также является связанной формой, которая отображает данные электронной таблицы в соответствии с указанными критериями.

Предположим, врач может использовать эту форму отображения записей для извлечения данных о своем пациенте, просто введя имя пациента, проблему со здоровьем и т. Д.из их базы данных Access.

Вы также можете создать форму отображения записи, которая будет отображать несколько записей.

Коммутаторы Форма

относится к типу несвязанной формы. Таким образом, когда вы вносите какие-либо изменения в свои данные в форме коммутаторов, они не будут отображаться в данных вашей базы данных Access. Используя тип формы Switchboards, вы можете создавать меню для своей базы данных. Этот тип формы широко используется, потому что с помощью этой формы вы можете быстро получить доступ к данным любой другой формы, которая связана с вашей базой данных.

Форма диалогового окна

Как и форма выше, форма диалогового окна также является несвязанной формой. поэтому любые изменения в форме диалогового окна не отражаются в данных вашей базы данных. Этот тип формы используется для отображения результатов поиска, выполненного любыми конечными пользователями. Иногда он также используется конечными пользователями для выбора определенных условий для получения данных.

Well — хороший выбор, когда кто-то хочет создать форму базы данных, к которой конечные пользователи смогут легко получить доступ.Таким образом, любой конечный пользователь может легко извлекать данные из нужной базы данных.

Как создать форму в базе данных Access?

В этом разделе мы обсудим , как создавать различные типы форм в базе данных Access .

1 # Создайте пустую форму в Access

2 # Создать форму из существующей таблицы или запроса в Access

3 # Создать разделенную форму

4 # Создать форму нескольких элементов

5 # Создать форму навигации в Access

Давайте узнаем , как создать форму в Access , кратко обсудив каждый из этих стилей формы MS Access.

1 # Создать пустую форму в Access

Узнайте , как создать пустую форму в базе данных Access 2007/2010/2013/2016 ::

• Для создания формы без элемента управления или каких-либо предварительно отформатированных элементов. Перейдите на вкладку создания и нажмите кнопку «Пустая форма».
• После этого доступ откроет пустую форму в виде макета и отобразит панель списка полей.
• На панели списка полей коснитесь значка плюс (+) рядом с таблицей или таблицей, содержащей поле, которое вы хотите поместить в форму.
• Чтобы добавить поле в форму, дважды нажмите или перетащите его на форму. Вы можете добавить сразу несколько полей, для этого просто нажмите и удерживайте кнопку CTRL, щелкните несколько полей и одновременно перетащите их в форму.

Узнать о возможностях приложения Access можно по этой ссылке:

для нормального доступа — http://shrsl.com/mts7

для продвинутого курса доступа — http://shrsl.com/mts8

Примечание:

Вы можете изменить порядок таблиц на панели списка полей в соответствии с выбранной частью формы.Если вы не можете добавить поле в форму, выберите другую часть формы и попробуйте добавить поле еще раз.

• Используйте группу элементов управления на вкладке инструментов макета формы, чтобы добавить в форму логотип, заголовок, номера страниц или дату и время.
• Чтобы добавить к форме более широкий набор элементов управления, коснитесь дизайна и используйте инструменты в группе «Элементы управления».

Также читайте:

Узнайте, как экспортировать данные доступа в Excel и исправить связанную с этим ошибку

2 # Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access:

В Access легко создать форму из любой таблицы в базе данных.Любая форма, созданная вами из таблицы, позволит вам просмотреть данные, которые уже есть в этой таблице, и добавить новые данные. После создания формы вы можете легко редактировать, добавляя дополнительные поля и элементы управления дизайном, такие как поля со списком.

Шаги для создания формы:

1. На панели навигации выберите таблицу, для которой вы хотите создать форму. Стол открывать не нужно.
2. Выберите вкладку , создайте , найдите группу форм и нажмите команду Форма .
3. Это создаст и откроет вашу форму в виде макета.
4. Пришло время сохранить форму. Для этого вам просто нужно нажать кнопку сохранения команды на панели инструментов быстрого доступа . Назначьте имя для формы и щелкните опцию OK .

3 # Создать разделенную форму

Разделенная форма — это форма, с помощью которой вы можете одновременно видеть одни и те же данные в двух разных представлениях. Одна часть формы отображается в виде формы, а другая часть отображается в виде таблицы.Но два представления фактически синхронизированы, поэтому, когда вы выбираете поле в одном представлении, оно автоматически выбирается в другом представлении. Вы можете вносить изменения в любое из представлений.

Используя разделенную форму, вы можете пользоваться преимуществами двух форм в одной. Например, используйте часть таблицы, чтобы найти записи и сформировать зелье для редактирования записей.

Шаги по созданию разделенной формы:

1. Перейдите на панель навигации.
2. Теперь коснитесь таблицы или запроса, в котором вы хотите разместить форму.
3. Щелкните вкладку «Создать».
4. Нажмите опцию «Разделить форму» в группе «Формы». Это создаст разделенную форму в вашей базе данных доступа.

4 # Создание формы для нескольких элементов

Используйте кнопки нескольких элементов на вкладке формы, чтобы создать форму, отображающую несколько записей.

Для создания формы с несколькими элементами:

1. Сначала вам нужно открыть панель навигации .
2. После этого щелкните таблицу или запрос, в котором вы хотите разместить форму.
3. Нажмите на вкладку «Создать».
4. Коснитесь нескольких элементов в группе форм. Так как это создаст форму с несколькими элементами.

Совет: Представление — это способ, с помощью которого любой пользователь может взглянуть на объект доступа. Форма имеет три представления: представление формы , представление макета и представление конструктора.

Вы можете редактировать, просматривать или вводить данные в любом представлении, будь то представление макета, представление формы или представление дизайна.

Также читайте:

Получите полные знания — Функция маски ввода Microsoft Access

5 # Создать форму навигации в Access

В Форма навигации доступа на самом деле является формой, которая содержит элемент управления навигацией.Это отличное дополнение к любой базе данных, но создание навигации очень важно, если вы хотите опубликовать свою базу данных в Интернете, потому что навигация Access не отображается в браузере.

• Сначала откройте базу данных, в которую вы хотите добавить форму навигации.
• Теперь на вкладке создания в группе форм нажмите параметр навигации и выберите стиль формы навигации, который вы хотите выбрать.
• Это создаст форму доступа, и теперь вы можете добавить к ней элемент управления навигацией и отобразить форму в режиме макета.

Заключение:

Теперь вы должны получить знания о , как создавать формы в Access . Но все же, если у вас возникнут какие-либо другие проблемы по этому поводу, поделитесь с нами в нашем разделе комментариев.

Это программное обеспечение обеспечивает беспроблемное восстановление и восстановление базы данных ACCDB и MDB и восстанавливает все объекты, включая таблицы, отчеты, запросы, записи, формы и индексы, а также модули, макросы и т. Д.Исправьте проблемы с Microsoft Access прямо сейчас за 3 простых шага:

Пирсон Уилли

Пирсон Уилли (Pearson Willey) — автор содержания веб-сайтов и планировщик подробного содержания. Помимо этого, он еще и заядлый читатель. Таким образом, он очень хорошо знает, как писать интересный контент для читателей. Писать для него — это все больше и больше. Он любит изучать свои знания о MS Access и делиться техническими блогами.

1. Создание вашей первой базы данных

Глава 1. Создание вашей первой базы данных

Хотя Microsoft не признает этого, Access может пугать — достаточно пугающе, чтобы вызвать холодный пот у самого уверенного в себе офисного работника.Несмотря на то, что Microsoft потратила миллионы долларов на упрощение использования Access, большинство людей по-прежнему считают его самой сложной программой Office на рынке. Наверное, они правы.

Access кажется более сложной задачей, чем любая другая программа Office, из-за того, как работают базы данных. Проще говоря, базам данных нужно строгих правил . Другие программы не такие навязчивые. Например, вы можете запустить Word и сразу же начать вводить букву. Или вы можете запустить Excel и сразу перейти к финансовому отчету.Но Access далеко не так свободен. Прежде чем вы сможете ввести информацию в базу данных Access, вам необходимо создать структуру этой базы данных. И даже после того, как вы определите эту структуру, вы, вероятно, захотите потратить больше времени на создание других полезных инструментов, таких как удобные процедуры поиска и удобные формы, которые можно использовать для упрощения поиска и ввода данных. Вся эта настройка требует усилий и хорошего понимания того, как работают базы данных.

В этой главе вы преодолеете любое сопротивление доступу, которое у вас есть, и научитесь создавать простую, но функциональную базу данных.Попутно вы познакомитесь с удобным пользовательским интерфейсом Access и узнаете, что именно можно хранить в базе данных. После этого вы будете готовы заняться изящным искусством проектирования баз данных, которое подробно рассматривается в этой книге.

Общие сведения о базах данных Access

Как вы уже знаете, база данных — это набор информации. В Access каждая база данных хранится в одном файле. Этот файл содержит объектов базы данных , которые являются компонентами базы данных.

Объекты базы данных являются основными игроками в базе данных Access. Всего у вас есть шесть различных типов объектов базы данных:

• Таблицы хранят информацию. Таблицы — это сердце любой базы данных, и вы можете создать столько таблиц, сколько вам нужно для хранения различных типов информации. База данных фитнеса может отслеживать ваш ежедневный журнал бега, ваш инвентарь для упражнений и количество молочных коктейлей с высоким содержанием белка, которые вы употребляете каждый день, в виде трех отдельных таблиц.

• Запросы позволяют быстро выполнить действие над таблицей. Обычно это действие включает в себя выбор некоторой информации (например, 10 самых продаваемых продуктов питания в Ed’s Roadside Diner или все покупки, сделанные вами за один день). Однако вы также можете использовать запросы для применения изменений.

• Формы — это привлекательные окна, которые вы создаете, располагаете и раскрашиваете. Формы предоставляют простой способ просмотра или изменения информации в таблице.

• Отчеты поможет вам распечатать часть или всю информацию в таблице. Вы можете выбрать, где будет отображаться информация на печатной странице, как она будет сгруппирована и отсортирована, а также как она будет отформатирована.

• Макросы — это мини-программы, автоматизирующие пользовательские задачи. Макросы — это простой способ получить индивидуальные результаты, не становясь программистом.

• Модули — это файлы, содержащие код Visual Basic. Вы можете использовать этот код для чего угодно — от обновления 10 000 записей до отправки электронной почты.

Гуру доступа называют все эти компоненты базы данных объектами, потому что вы управляете ими практически одинаково. Если вы хотите использовать определенный объект, вы добавляете его в свою базу данных, даете ему имя, а затем настраиваете его. Позже вы можете просматривать свои объекты, переименовывать их или удалять те, которые вам больше не нужны.

Примечание

Проектирование базы данных — это процесс добавления и настройки объектов базы данных. Для тех, кто ведет счет, база данных Access может содержать до 32 768 отдельных объектов.

В этой главе вы рассмотрите только самый фундаментальный тип объекта базы данных: таблицы . Но сначала вам нужно создать пустую базу данных, с которой вы можете работать.

При запуске Access вы начинаете со страницы приветствия. Оттуда вы всего в нескольких щелчках мыши от создания собственной базы данных.

В этой главе вы создадите довольно простую базу данных. Этот пример предназначен для хранения списка призовых кукол-болванов. (Для тех, кто не в курсе, кукла-болванчик — это игрушечная фигурка с огромной головой на пружине, отсюда и характерное «качающееся» движение.Куклы Bobblehead обычно напоминают знаменитостей, политиков, спортсменов или вымышленных персонажей.)

Вот как создать новую пустую базу данных:

1. Start Access .

   Access начинает вас с того, что для Microsoft является заметно упрощенным окном (рис. 1-1). Здесь вы можете создать новую базу данных или открыть существующую.

   Рисунок 1-1. Когда вы запускаете Access, вы видите эту страницу приветствия, состоящую из двух частей. Слева — список недавно открытых баз данных (если они есть).Справа находится список шаблонов, которые можно использовать для создания новой базы данных.

   Совет

   Если у вас уже открыт Access и вы работали с другой базой данных, просто выберите «Файл» → «Создать», чтобы создать новую базу данных. Вы получите тот же список шаблонов, что и при первом запуске Access.

2. Щелкните шаблон «Пустая база данных рабочего стола».

   Когда вы выбираете создание пустой базы данных, это именно то, что вы получаете — новый пустой файл базы данных без таблиц или других объектов базы данных.Начать с нуля — лучший способ узнать о Access. Это также излюбленный выбор экспертов по базам данных, которые предпочитают создавать все сами, чтобы все было именно так, как им нравится.

   Другие шаблоны позволяют создавать базы данных, предварительно настроенные для конкретных сценариев и определенных типов данных. В рамке «Шаблоны: один размер подходит некоторым» содержится дополнительная информация.

   Классно звучащий шаблон «Пользовательское веб-приложение» — особый случай. Он позволяет создать базу данных с подключением к Интернету, работающую в SharePoint.Вы изучите эту новую функцию (и ее ограничения) в главе 20.

   Независимо от того, какой шаблон вы щелкнете, Access откроет новое окно, в котором вы сможете выбрать имя и расположение для вашей новой базы данных (рисунок 1-2). .

3. Введите имя файла для базы данных, которую вы собираетесь создать .

   Access хранит всю информацию о базе данных в одном файле с расширением .accdb (что означает «База данных Access»). Не используйте имя, которое Access выбирает автоматически (например, «База данных1.accdb »). Вместо этого выберите что-нибудь более наглядное. В этом примере Bobblehead.accdb делает свое дело.

   Как и любой другой файл, файлы Access могут содержать комбинацию букв, пробелов, чисел, круглых скобок, дефисов (-) и подчеркивания (_). Как правило, безопаснее избегать использования других специальных символов, некоторые из которых запрещены.

   Рисунок 1-2. Эта база данных будет называться Bobblehead.accdb. Как видно по пути к файлу под полем «Имя файла», он будет сохранен в папке C: \ Users \ matthew \ Documents.Вы можете изменить имя файла, введя его в поле «Имя файла», и вы можете перейти к другой папке, щелкнув значок папки.

   Примечание

   В зависимости от настроек вашего компьютера, Windows может скрывать расширения файлов. Вместо того, чтобы видеть файл базы данных Access MyScandalousWedding.accdb в средствах просмотра файлов, таких как проводник Windows, вы можете просто увидеть имя MyScandalousWedding (без части .accdb в конце). В этом случае вы все равно можете определить тип файла, посмотрев на значок.Если вы видите небольшой значок Access рядом с именем файла, это означает, что вы просматриваете базу данных Access.

4. Выберите папку, в которой вы хотите сохранить базу данных .

   Как и все программы Office, Access предполагает, что вы хотите хранить каждый созданный файл в своей личной папке «Документы». Если это не то, что вам нужно, щелкните значок папки, чтобы открыть окно «Файл новой базы данных», перейдите к нужной папке (рис. 1-3) и нажмите «ОК».

   Рисунок 1-3.В окне «Файл новой базы данных» вы можете выбрать место для сохранения нового файла базы данных Access. Он также дает вам возможность создать свою базу данных в формате, используемом в более старых версиях Access (.mdb), вместо более современного формата, используемого в Access 2007, Access 2010 и Access 2013 (.accdb). Чтобы изменить формат, просто выберите соответствующую версию Access из списка «Тип файла», как показано здесь.

5. Нажмите большую кнопку «Создать» (под полем «Имя файла») .

   Access создает файл базы данных, а затем показывает таблицу, в которой вы можете приступить к работе над созданием своей первой таблицы.

После создания или открытия базы данных окно Access немного изменится. Вверху экрана появится впечатляющая панель инструментов (лента , ), а слева — панель навигации. Теперь вы находитесь в центре управления, где будете выполнять все задачи, связанные с базой данных (рис. 1-4).

Рисунок 1-4. Панель навигации слева позволяет вам видеть различные элементы (или объекты) в вашей базе данных.Вы можете использовать панель навигации для перехода от списка продуктов к списку клиентов и обратно. На ленте вверху сгруппированы все команды Access. Эта лента — средство управления миссией, которое позволяет вам выполнять различные задачи с вашей базой данных. Окно документа посередине занимает остальную часть окна. В этом окне вы будете выполнять свою работу, например создавать таблицы и вводить данные.

Если вы раньше не использовали ленту (ни в Access, ни в другой программе Office), во введении рассматриваются основы работы ленты.В противном случае переходите к следующему разделу, где вы узнаете, как добавить таблицу в новую пустую базу данных.

Создание вашей первой таблицы

Таблицы являются информационными контейнерами. Каждой базе данных нужна как минимум одна таблица — без нее вы не сможете хранить никакие данные. В простой базе данных, такой как база данных Bobblehead, достаточно одной таблицы (которую мы назовем Dolls). Но если вы обнаружите, что хотите сохранить несколько списков связанной информации, вам понадобится более одной таблицы.В базе данных BigBudgetWedding.accdb вы можете отслеживать гостей, которых вы пригласили на свадьбу, запрошенные вами подарки и фактически полученную добычу. В главе 5 вы увидите множество примеров баз данных, использующих несколько таблиц.

На рис. 1-5 показан образец таблицы.

Рисунок 1-5. В таблице каждая запись занимает отдельную строку. Каждое поле представлено отдельным столбцом. В этой таблице видно, что вы добавили пять кукол-болванов.Вы сохраняете информацию о каждой кукле в пяти полях (ID, Character, Manufacturer, PurchasePrice и DateAcquired).

Перед тем, как приступить к разработке этой таблицы, вам необходимо знать несколько очень простых правил:

• Таблица — это группа из записей . Запись — это набор информации об одном предмете. В таблице «Куклы», например, каждая запись представляет собой одну куклу-болвана. В таблице «Семья» каждая запись будет представлять одного родственника.В таблице Products каждая запись будет представлять товар, который продается. Вы уловили идею. Когда вы создаете новую базу данных, Access начинает вас с новой таблицы с именем Table1 , хотя вы можете выбрать более характерное имя, когда решите сохранить ее.

• Каждая запись разделена на поля . В каждом поле хранится отдельная информация. Например, в таблице «Куклы» в одном поле хранится имя человека, на котором основана кукла, в другом — цена, в другом — дата, когда вы ее купили, и так далее.

• Столы имеют жесткую конструкцию . Другими словами, вы не можете нарушать правила. Если вы создаете четыре поля, каждая запись должна иметь четыре поля (хотя допустимо оставить некоторые поля пустыми, если они не применяются).

• Вновь созданные таблицы получают поле идентификатора бесплатно . В поле ID хранится уникальный номер для каждой записи. (Думайте об этом как о ссылочном номере, который позволит вам найти конкретную запись позже.) Самое лучшее в поле идентификатора — это то, что вы можете игнорировать его, когда вводите новую запись.Access выберет для вас новый идентификационный номер и автоматически вставит его в запись. Вы узнаете больше о полях идентификаторов в AutoNumber.

Когда вы впервые создаете базу данных, она почти пуста. Но для начала Access создает ваш первый объект базы данных — таблицу с именем Table1. Проблема в том, что эта таблица начинает жизнь полностью пустой, без определенных полей (и без данных).

Если вы выполнили шаги из предыдущего раздела для создания новой базы данных, вы уже находитесь в представлении Datasheet, (рис. 1-5), где вы вводите данные в таблицу.Все, что вам нужно сделать, это настроить эту таблицу так, чтобы она соответствовала вашим потребностям.

Вы можете настроить таблицу двумя способами:

• Представление «Дизайн» позволяет точно определить все аспекты таблицы, прежде чем вы начнете ее использовать. Почти все специалисты по базам данных предпочитают представление «Дизайн», и вы начнете его использовать в главе 2.

• Представление таблицы данных — это место, где вы вводите данные в таблицу. Представление таблицы также позволяет создавать таблицу на лету по мере добавления новой информации.Вы будете использовать этот подход в этой главе.

Следующие шаги показывают, как превратить пустую новую таблицу (например, Table1) в таблицу Dolls с помощью представления таблицы:

1. Чтобы определить таблицу, просто добавьте свою первую запись .

   В данном случае это означает выбор куклы-болвана для добавления в список. В этом примере вы будете использовать отличную копию Гомера Симпсона.

   Примечание

   Неважно, какую куклу вы введете первой.Таблицы доступа несортированные , что означает, что они не имеют базового порядка. Однако вы можете отсортировать их по своему усмотрению, когда вам понадобится позже получить информацию.

2. В крайнем правом столбце таблицы под заголовком «Щелкните, чтобы добавить» введите первую часть информации для записи (см. Рис. 1-6) .

   На основании простого анализа, который вы выполнили ранее, вы знаете, что вам нужно ввести четыре поля информации для каждой куклы. Для куклы Гомера Симпсона эта информация — «Гомер Симпсон» (имя), «Fictional Industries» (производитель), «7 долларов.99 ”(цена) и сегодняшняя дата (дата покупки). Хотя вы можете начать с любого поля, имеет смысл начать с имени, которое явно является идентифицирующей деталью.

   Рисунок 1-6. Чтобы заполнить свою первую запись, начните с ввода чего-нибудь в первое поле информации (например, имя куклы «Гомер Симпсон»). Затем нажмите Tab, чтобы перейти ко второму столбцу, а затем введите вторую часть информации. Пока не обращайте внимания на столбец идентификатора — Access добавляет его в каждую таблицу, чтобы идентифицировать ваши записи.

3. Нажмите Tab, чтобы перейти к следующему полю и вернуться к шагу 2 .

   Повторяйте шаги 2 и 3, пока не добавите все нужные поля, стараясь поместить каждую отдельную часть информации в отдельный столбец (рис. 1-7).

   Вы можете заметить одну причуду — безобидную — при добавлении первой записи. По мере добавления новых полей Access может изменять значение идентификатора записи (например, с 1 на 2 на 3). Поскольку новая запись еще не была вставлена, каждый раз, когда вы меняете дизайн таблицы, добавляя новое поле, Access запускает процесс заново и выбирает новый идентификационный номер на всякий случай.Эта автоматическая перенумерация не происходит, если вы официально добавляете запись (например, переходя к следующей строке или на ленте, щелкая Главная → Записи → Сохранить) и , а затем добавляете дополнительные поля в таблицу. Однако на самом деле нет причин беспокоиться об идентификационном номере. Пока он уникален, а Access гарантирует это, точное значение не имеет значения.

   Рисунок 1-7. Единственная проблема с этим примером пока заключается в том, что при вводе новой записи Access создает совершенно бесполезные имена полей.Вы видите его варианты выбора вверху каждого столбца (у них есть имена, такие как Поле1, Поле2, Поле3 и т. Д.). Проблема с использованием этих бессмысленных имен в том, что они могут привести к вводу части информации не в том месте. Вы можете слишком легко указать цену покупки в столбце даты.

   Примечание

   Если вы нажмете Tab без ввода какой-либо информации, вы перейдете к следующей строке и начнете вставлять новую запись. Если вы допустили ошибку, вы можете вернуться назад, используя клавиши со стрелками.

4. Пора исправить имена столбцов. Дважды щелкните заголовок первого столбца (например, Поле1) .

   Имя поля переключается в режим редактирования.

5. Введите новое имя и нажмите Enter .

   Повторяйте этот процесс, пока не очистите все имена полей. Правильные имена полей для этого примера: Character, Manufacturer, PurchasePrice и DateAcquired. На рис. 1-8 показано, как это работает.

   Рисунок 1-8. Чтобы указать более точные имена полей, дважды щелкните заголовок столбца.Затем введите настоящее имя поля и нажмите Enter. На странице 90 больше об именах полей, но пока просто придерживайтесь коротких текстовых заголовков, не содержащих пробелов, как показано здесь.

   Подсказка

   Не бойтесь настраивать свой стол. Вы всегда можете переименовать поля позже или даже добавить совершенно новые поля. (Также можно удалить существующих полей, но это имеет недостаток, заключающийся в очистке всех данных, хранящихся в поле.)

6. Нажмите Ctrl + S или выберите Файл → Сохранить, чтобы сохранить таблицу .

   Access запрашивает имя таблицы (см. Рис. 1-9).

   Рисунок 1-9. Хорошее название таблицы — это короткий текстовый заголовок без пробелов (например, здесь «Куклы»).

7. Введите подходящее имя таблицы и нажмите OK .

   Поздравляем! Таблица теперь является частью вашей базы данных.

Примечание

Технически вам не нужно сразу сохранять таблицу. Access предлагает сохранить его, когда вы закрываете таблицу (нажав X в правом верхнем углу окна документа) или когда закрываете Access.

Как видите, создать простую таблицу в Access почти так же просто, как разложить информацию в Excel или Word. Если вам не терпится повторить попытку, вы можете создать другую таблицу в своей базе данных, выбрав на ленте «Создать» → «Таблицы → Таблица». Но прежде чем вы дойдете до этого этапа, имеет смысл более пристально взглянуть на то, как вы редактируете свою таблицу.

Теперь у вас есть полностью функционирующая (хотя и простая) база данных с одной таблицей, которая, в свою очередь, содержит одну запись. Ваш следующий шаг — заполнить вашу таблицу полезной информацией.Этот часто утомительный процесс ввод данных .

Чтобы заполнить таблицу Dolls, вы используете ту же таблицу, которую вы использовали для определения таблицы. Вы можете выполнить три основные задачи:

• Редактирование записи . Переместитесь в соответствующее место в таблице (с помощью клавиш со стрелками или мыши), а затем введите заменяющее значение. Вы также можете использовать режим редактирования, который описан в следующем разделе.

• Вставка новой записи .Переместитесь в конец таблицы к строке со звездочкой (*) слева. На самом деле этой строки не существует, пока вы не начнете вводить какую-то информацию. В этот момент Access создает строку и перемещает звездочку вниз к следующей строке. Вы можете бесконечно повторять этот процесс, чтобы добавить столько строк, сколько захотите (Access может обрабатывать миллионы).

• Удаление записи . У вас есть несколько способов удалить запись, но самый простой — щелкнуть правой кнопкой мыши поле слева от записи и выбрать «Удалить запись».Access попросит вас подтвердить, что вы действительно хотите удалить выбранную запись, потому что позже вы не сможете отменить изменение.

Вероятно, вы потратите много времени на работу с таблицей данных. Так что успокойтесь. Чтобы облегчить себе жизнь, полезно разобраться в некоторых деталях.

Как вы уже знаете, вы можете использовать клавиши со стрелками для перехода от поля к полю или от строки к строке. Однако у вас могут возникнуть проблемы с редактированием значения. Когда вы начинаете вводить текст, Access удаляет все существующее содержимое.Чтобы изменить это поведение, вам необходимо перейти в режим редактирования , нажав F2; в режиме редактирования ваш ввод не удаляет то, что уже находится в этом поле. Вместо этого вы можете изменить или добавить к нему. Чтобы выйти из режима редактирования, снова нажмите F2. Рисунок 1-10 показывает разницу крупным планом.

Рисунок 1-10. Вверху: нормальный режим. Если вы начнете печатать сейчас, вы немедленно удалите существующий текст («Hobergarten»). Тот факт, что весь текст в поле выделен, является важным признаком того, что вы собираетесь стереть его.Внизу: режим редактирования. Курсор показывает, где вы находитесь в текущем поле. Если вы начнете печатать сейчас, вы вставите текст между «Hober» и «garten».

Режим редактирования также влияет на работу клавиш со стрелками. В режиме редактирования клавиши со стрелками перемещаются по текущему полю. Например, чтобы перейти к следующей ячейке, вам нужно полностью перейти к концу текущего текста, а затем снова нажать клавишу со стрелкой вправо. Но в нормальном режиме нажатие клавиш со стрелками всегда перемещает вас от ячейки к ячейке.

Опытные пользователи знают, что самый быстрый способ выполнить работу — использовать сложные комбинации клавиш, такие как Ctrl + Alt + Shift + *. Хотя эти комбинации не всегда легко запомнить, вам может помочь пара таблиц. В Таблице 1-1 перечислены некоторые полезные ключи, которые могут помочь вам быстро изучить таблицу.

Таблица 1-1. Клавиши для перемещения по листу данных

В таблице 1-2 перечислены некоторые удобные клавиши для редактирования записей.

Таблица 1-2. Ключи для редактирования записей

Рисунок 1-11. Пользователь Access был на аукционе eBay и должен добавить несколько записей о куклах. С помощью быстрого нажатия клавиш Ctrl + ”вы можете скопировать дату из предыдущей записи в поле DateAcquired новой записи.

Access, как и практически любая программа Windows, позволяет вырезать и вставлять фрагменты информации из одного места в другое. Этот трюк прост, используя всего три сочетания клавиш: Ctrl + C для копирования, Ctrl + X для вырезания (аналогично копированию, но исходное содержимое удаляется) и Ctrl + V для вставки.Когда вы находитесь в режиме редактирования, вы можете использовать эти клавиши для копирования всего, что вы выбрали. Если вы не находитесь в режиме редактирования, операция копирования или вырезания захватывает все содержимое поля.

В отличие от других программ, Access не требует сохранения данных. Он автоматически сохраняет любые изменения, внесенные вами в записи в таблице. Этот процесс автоматического сохранения происходит каждый раз, когда вы меняете запись, и это происходит почти мгновенно. Это тоже происходит за кулисами, и вы, вероятно, ничего не заметите.Но не беспокойтесь, когда вы выходите из Access, и он не предлагает вам сохранить изменения, поскольку любое изменение ваших данных сохраняется в тот момент, когда вы его делаете .

Правила немного отличаются для объектов базы данных (Общие сведения о базах данных Access). Когда вы добавляете или редактируете объект базы данных, Access ожидает завершения и закрытия объекта, после чего предлагает вам сохранить или отменить изменения. Если вы немного параноик и не можете терпеть ожидания, просто щелкните крошечный значок Сохранить на панели инструментов быстрого доступа в верхнем левом углу окна (он выглядит как дискета), чтобы сохранить текущий объект базы данных. немедленно.

Примечание

Помните, что, щелкая «Файл», вы попадаете в представление Backstage, которое предоставляет узкую полосу команд (слева) и страницу с параметрами для текущей выбранной команды (справа). Представление Backstage используется для открытия, сохранения и преобразования файлов базы данных — см. Панель быстрого доступа, если вам нужен быстрый обзор того, как она работает.

Функция автоматического сохранения может вызвать проблемы, если вы внесете изменения по ошибке. Если вы достаточно быстро, вы можете использовать функцию отмены, чтобы отменить последнее изменение (рис. 1-12).Однако функция «Отменить» отменяет только последнее изменение, поэтому не поможет, если вы отредактируете серию записей, а затем обнаружите проблему. Также не поможет, если вы закроете стол, а затем снова откроете его.

Рисунок 1-12. Команда «Отменить» отображается на панели инструментов быстрого доступа в верхнем левом углу окна Access, поэтому она всегда доступна.

По этим причинам рекомендуется часто создавать резервные копии базы данных. Чтобы сделать резервную копию базы данных, вам просто нужно скопировать файл базы данных в другую папку или сделать копию с другим именем (например, Bobblehead_Backup1.accdb). Эти задачи можно выполнять с помощью проводника Windows, но Access предоставляет еще более простой вариант. Сначала выберите «Файл» → «Сохранить как». Затем под заголовком «Типы файлов» выберите «Сохранить базу данных как». Наконец, под заголовком «Сохранить базу данных как» дважды щелкните «Резервное копирование базы данных». Откроется окно «Сохранить как», в котором предлагается создать копию вашей базы данных в выбранном вами месте (рис. 1-13).

Рисунок 1-13. Когда вы выбираете создание резервной копии, Access вводит предложенное имя файла с текущей датой.Таким образом, если у вас есть несколько файлов резервных копий, вы можете выбрать тот, который вам нужен.

Конечно, вы все равно должны не забыть скопировать резервную копию базы данных в другое место (например, на сетевой сервер) или в другой тип хранилища (например, DVD или USB-накопитель), чтобы вы были готовы, когда стихийные бедствия.

Сохранение базы данных под другим именем

Access упрощает эту работу. Просто выберите «Файл» → «Сохранить как» и нажмите большую кнопку «Сохранить как». Access открывает окно «Сохранить как», в котором вы можете перейти к другой папке на жестком диске и ввести новое имя файла.Когда вы закончите, нажмите «Сохранить», чтобы заключить сделку и создать копию базы данных с новым именем.

Имейте в виду, что после того, как Access создаст новый файл базы данных, он будет использовать этот файл. Другими словами, если вы создаете другую таблицу или редактируете некоторые данные, Access обновляет новый файл . Если вы хотите вернуться к старому файлу, вам нужно снова открыть его в Access. (В качестве альтернативы вы можете использовать функцию резервного копирования, описанную в предыдущем разделе. Как и команда Файл → Сохранить как, функция резервного копирования создает копию вашей базы данных с новым именем, но после создания резервной копии она продолжает использовать исходную версию. .)

Сохранение базы данных в другом формате

При создании новой базы данных Access использует современный формат .accdb (сокращенно от «База данных Access»). Microsoft представила формат .accdb в Access 2007, и он по-прежнему работает в Access 2010 и Access 2013. Это делает его идеальным выбором для новых баз данных.

Однако бывают случаи, когда вам нужно поделиться своими данными с людьми, которые используют действительно древние копии Access. В версиях до Access 2007 используется другой формат базы данных, называемый .mdb (что означает «база данных Microsoft»). И, как вы можете видеть на рисунке 1-14, формат .mdb на самом деле существует в двух версиях : действительно, очень старая версия, поддерживающая Access 2000, и улучшенная, которую Microsoft представила в Access 2002 и повторно использовала для Access 2003.

Рисунок 1-14. Чтобы изменить формат своей базы данных, выберите «Файл» → «Сохранить как» (1), нажмите «Сохранить базу данных как» (2), а затем выберите нужный формат в разделе «Типы файлов базы данных» (3). Используйте «База данных Access 2002-2003» или «База данных Access 2000», чтобы сохранить файл.mdb, который работает с очень старыми версиями Access.

Стандартный формат .accdb — лучший выбор, если вам не нужно беспокоиться о совместимости, поскольку он обеспечивает лучшую производительность и несколько дополнительных функций. Но если вам нужно предоставить общий доступ к базам данных людям, использующим более старые версии Access, формат .mdb — ваш единственный выбор.

Совет

Старые форматы баз данных менее надежны и могут не поддерживать все функции Access, которые вы хотите использовать. Лучший подход — придерживаться.accdb и сохраните копию своих данных в более старом формате для тех, кому это нужно. Однако по возможности продолжайте использовать современный формат .accdb в качестве главной копии своей базы данных — той, которую вы будете использовать для ввода новых данных и создания запросов, отчетов и форм Access.

Вы также можете использовать старый формат .mdb при первом создании базы данных. Выберите «Файл» → «Создать» и щелкните значок папки рядом с полем «Имя файла». Access откроет окно File New Database (которое вы видели на Рисунке 1-3).Он включает в себя поле «Сохранить как тип», в котором вы можете выбрать формат файла Access 2002-2003 или даже более старый формат Access 2000. (Если вы собираетесь вернуться назад, скажем, в формате Access 95, лучшим вариантом будет машина времени.)

Когда вы добавляете информацию в базу данных, Access не всегда упаковывает данные как можно компактнее. Вместо этого Access больше озабочен получением информации в базе данных и из нее как можно быстрее.

Поработав некоторое время с базой данных, вы можете заметить, что ее размер увеличивается, как недельная рыба на солнце.Если вы хотите уменьшить размер своей базы данных, вы можете использовать функцию под названием , сжатие . Для этого просто выберите «Файл» → «Информация» и нажмите большую кнопку «Сжать и восстановить базу данных». Затем Access закрывает вашу базу данных, сжимает ее и снова открывает. Если это небольшая база данных, эти три шага выполняются за секунды. Объем освобождаемого пространства сильно различается, но нередко база данных размером 20 МБ сокращается до четверти ее размера.

Примечание

Если вы сжимаете новую базу данных, Access показывает безопасное предупреждение системы безопасности при повторном открытии базы данных.Об этом сообщении и о том, как его избежать, вы узнаете в следующем разделе.

Единственная проблема с функцией сжатия базы данных заключается в том, что вам нужно не забывать ее использовать. Если вы хотите, чтобы ваши базы данных всегда были как можно меньше, вы можете включить параметр, который сообщает Access сжимать текущую базу данных при каждом ее закрытии. Вот как это сделать:

1. Откройте базу данных, которую вы хотите автоматически сжать .

2. Выберите Файл → Параметры, чтобы перейти в окно параметров доступа .

3. В списке слева выберите Текущая база данных .

4. Под заголовком «Параметры приложения» установите флажок «Сжимать при закрытии» .

5. Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения .

   Access сообщает, что это изменение не действует, пока вы не закроете и не откроете базу данных заново.

Вы можете установить параметр «Сжимать при закрытии» для сколь угодно малого или большого количества баз данных.Просто помните, что он не включается, когда вы впервые создаете новую базу данных.

После того, как вы создали базу данных, ее легко открыть позже. Первый шаг — пойти за кулисы; выберите Файл → Открыть. Там вы увидите список всех баз данных, которые вы просматривали в последний раз (рис. 1-15). Чтобы открыть его, просто щелкните по нему. Между прочим, вы видите тот же список последних баз данных при первом запуске Access (рисунок 1-1).

Рисунок 1-15. Самым большим преимуществом последних баз данных является то, что они позволяют держать важные файлы под рукой с помощью закрепления.Чтобы попробовать, нажмите кнопку рядом с файлом базы данных, который вы хотите сохранить. Access перемещает вашу базу данных в верхнюю часть списка и сохраняет ее там. С этого момента эта база данных не покидает список, сколько бы баз данных вы ни открыли. Если в дальнейшем вы решите прекратить работу с базой данных, просто нажмите кнопку еще раз, чтобы освободить ее.

Совет

Вы хотите скрыть свою недавнюю работу? Вы можете удалить любой файл из списка последних баз данных, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав «Удалить из списка».«А если беспорядок мешает вам найти нужные базы данных, просто закрепите важные файлы, щелкните любой файл правой кнопкой мыши и выберите« Очистить незакрепленные элементы ». Это действие удаляет все файлы, которые не закреплены.

Обычно Access отслеживает предыдущие 25 баз данных в списке «Файл» → «Последние», но вы можете указать ему, чтобы он вел более короткий или более длинный список. Чтобы изменить этот параметр, выберите «Файл» → «Параметры», выберите «Параметры клиента», прокрутите вниз до раздела «Отображение» и измените число для «Показать это количество последних документов».Вы можете выбрать любое число от 0 до 50.

Если вы хотите открыть базу данных, которая есть на вашем компьютере, но не входит в список последних баз данных, вы можете просмотреть свой путь к файлу. Для начала выберите «Файл» → «Открыть» и в списке «Места» щелкните «Компьютер» (рис. 1-16). Щелкните одну из папок, которые вы недавно использовали, и в Access отобразится окно Открыть со списком файлов в этой папке. Или просто нажмите большую кнопку «Обзор» под ней, чтобы просмотреть текущую папку. Когда вы найдете нужный файл, дважды щелкните его.

Рисунок 1-16. Когда вы нажимаете «Места», Access показывает список папок, в которых вы недавно открывали или сохраняли базы данных. Щелкните один, и Access покажет вам знакомое окно Открыть для этой папки.

Совет

Вы также можете получать файлы из своей учетной записи SkyDrive для обмена файлами, если вы настроили ее в Access. Однако это улица с односторонним движением: вы можете загружать базы данных из папки SkyDrive, но не можете загружать новые из Access. Другими словами, вы будете использовать SkyDrive как способ переноса баз данных с одного компьютера на другой, а не как постоянный дом для ваших баз данных.Если вы хотите сохранить свою базу данных в Интернете, вам понадобится функция веб-базы данных, описанная в главе 20. (Чтобы узнать больше о службе Microsoft SkyDrive, посетите http://tinyurl.com/skydr.)

Наконец, как всегда , вы можете открыть файл базы данных вне Access, просто дважды щелкнув его в проводнике Windows или на рабочем столе.

Назначение базы данных как доверенной

Когда вы впервые открываете базу данных, вы заметите что-то странное.Access выдает всплывающую панель сообщений с устрашающим предупреждением системы безопасности (Рисунок 1-17).

Рисунок 1-17. Это предупреждение системы безопасности сообщает вам, что Access не доверяет вашей базе данных — другими словами, он открыл ваш файл в специальном безопасном режиме, который не позволяет вашей базе данных выполнять любые опасные операции.

Если вы открываете собственную недавно созданную базу данных, это предупреждение системы безопасности может немного сбить с толку, потому что сейчас ваша база данных не пытается делать что-либо опасное.Однако когда вы начнете создавать базы данных с помощью программных программ (как описано в Части 5) или когда вы начнете использовать запросы действий (Глава 8), все будет по-другому. В таких ситуациях вам необходимо знать, доверяет ли Access вашей базе данных и позволяет ли ей выполнять запросы кода и действий.

А пока вы, вероятно, задаетесь вопросом, что делать с панелью сообщений. У вас есть два варианта:

• Щелкните X в правой части панели сообщения, чтобы удалить его. (Но он появится снова, когда вы откроете базу данных в следующий раз.)

• Щелкните Включить содержимое, чтобы сообщить Access, что он может доверять этой базе данных. Access больше не будет беспокоить вас об этом файле, если вы не переименуете файл базы данных или не переместите его в новую папку. Эта структура называется доверенных документов и более подробно описана в разделе «Надежные базы данных».

Открытие нескольких баз данных одновременно

Каждый раз, когда вы используете команду «Файл» → «Открыть», Access закрывает текущую базу данных, а затем открывает выбранную вами.Если вы хотите видеть более одной базы данных одновременно, вам необходимо запустить более одной копии Access одновременно. (Компьютерные фанаты называют это действие запуском более одного экземпляра программы.)

Это почти невероятно просто. Если дважды щелкнуть другой файл базы данных, когда Access уже открыт, на панели задач для этой базы данных появится второе окно Access. Вы также можете запустить второй (или третий, или четвертый…) экземпляр Access из меню «Пуск», а затем использовать «Файл» → «Открыть» для загрузки разных баз данных в каждый из них.

Открытие базы данных, созданной в предыдущей версии Access

Вы можете использовать команду Файл → Открыть, чтобы открыть базу данных Access, созданную в предыдущей версии Access.

Access обрабатывает старые файлы базы данных по-разному, в зависимости от того, сколько им лет. Вот как это работает:

• Если вы откроете файл Access 2002-2003, вы не получите никаких уведомлений или предупреждений. Access сохраняет текущий формат, и вы можете вносить любые изменения.

• Если вы откроете файл Access 2000, у вас тоже будет все гладко. Однако, если вы измените структуру базы данных, новые части, которые вы добавляете, могут больше не быть доступны в Access 2000.

• Если вы попытаетесь открыть более старый файл Access (например, созданный для Access 95 или 97), Access отобразит предупреждающее сообщение… и откажется. Если вам нужно спасти ценные данные, захваченные в базу данных палеолита, лучше всего найти кого-нибудь, у кого все еще есть копия Access 2010, которая может обрабатывать старые форматы файлов.

Совет

Вы можете определить формат текущей базы данных, посмотрев на текст в круглых скобках в строке заголовка окна Access. Например, если вы откроете файл Access 2002-2003, строка заголовка будет содержать текст «(формат файла Access 2002-2003)».

Когда вы откроете устаревшую базу данных Access, вы заметите, что кое-что изменилось. Когда вы открываете таблицу, она не появляется в окне с вкладками, как показано на рисунке 1-19. Вместо этого таблица открывается в обычном окне, которое может перемещаться где угодно. внутри главного окна Access.Поначалу это кажется нормальным, пока вы не откроете сразу несколько столов. Тогда вы столкнетесь с настоящим беспорядком, как показано на рис. 1-18.

Рисунок 1-18. В базе данных Access старого стиля разные окна могут перекрывать друг друга. Незадолго до того, как нужный вам стол окажется внизу стопки окон.

Это несколько недружелюбное поведение имитирует старые версии Access, такие как Access 2003. Но не волнуйтесь — вы можете вернуться к удобным вкладкам, даже если не конвертируете свою базу данных в новый формат.Все, что вам нужно сделать, это установить одну опцию конфигурации:

1. Выберите Файл → Параметры .

2. В списке слева выберите Текущая база данных .

3. Под заголовком «Параметры приложения» найдите параметр «Параметры окна документа», где вы можете выбрать «Перекрывающиеся окна» (стандарт Access 2003) или «Окна с вкладками» (волна будущего). .

4. Нажмите ОК .

5. Закройте и откройте базу данных, чтобы новый параметр вступил в силу .

В стиле ретро вы можете использовать ту же настройку, чтобы в совершенно новой базе данных Access использовались перекрывающиеся окна вместо вкладок.

Пора сделать шаг назад и взглянуть на то, чего вы уже достигли. Вы создали базу данных Bobblehead и добавили единственный объект базы данных: таблицу с именем Dolls. Вы заполнили таблицу Dolls несколькими записями. У вас нет причудливых окон, отчетов и процедур поиска, которые обеспечивают бесперебойную работу базы данных, но у вас есть самый важный ингредиент — организованные данные.

Одна проблема, которую вы еще не решили, — это то, как вы управляете объектами в своей базе данных. Например, если у вас более одной таблицы, вам нужен способ перемещаться между ними. Этот инструмент — панель навигации, показанная на Рисунке 1-19.

Рисунок 1-19. Недовольны пространством, занимаемым панелью навигации? Нажмите кнопку «Открыть / закрыть» в правом верхнем углу (обведено сверху), и панель навигации сдвинется в сторону, чтобы освободить место для таблицы (внизу). Нажмите кнопку еще раз, чтобы снова развернуть ее.

Просмотр таблиц с панелью навигации

На панели навигации отображаются объекты (Общие сведения о базах данных Access), которые являются частью вашей базы данных, и она позволяет вам управлять ими. Однако вы не обязательно видите все объекты базы данных постоянно. Панель навигации имеет несколько различных режимов просмотра, поэтому вы можете сосредоточиться на том, что вас интересует.

Когда вы впервые создаете базу данных, на панели навигации отображаются только таблицы в вашей базе данных.На данный момент этого достаточно — в конце концов, ваша база данных не содержит ничего, кроме таблиц, которые вы создали. (Вы узнаете, как настроить панель навигации в главе 14.)

Чтобы опробовать панель навигации, вам понадобится база данных с несколькими таблицами. Чтобы запустить его, выберите «Создать» → «Таблицы» → «Таблица» на ленте, чтобы добавить новую пустую таблицу. Выполните шаги, начиная с раздела «Создание простой таблицы», чтобы определить таблицу и вставить одну или две записи.

Совет

Не знаете, какую таблицу создать? Попробуйте создать таблицу коллекционеров, в которой будут отслеживаться все ваши знакомые, которые разделяют одну и ту же глупую одержимость.Теперь попробуйте придумать несколько полезных полей для этой таблицы (помня, что пока не стоит сходить с ума по деталям), а затем сравните свою версию с примером на рис. 1-20.

После добавления новой таблицы вы одновременно увидите и новую, и старую таблицу на панели навигации. Если вы хотите открыть таблицу, то на панели навигации просто дважды щелкните по ней. Если у вас одновременно открыто несколько таблиц, Access организует их по вкладкам (см. Рис. 1-20).

Рисунок 1-20. Используя панель навигации, вы можете открывать столько таблиц одновременно, сколько захотите. Access предоставляет каждой таблице отдельное окно с вкладками. Чтобы перейти из одного окна в другое, достаточно щелкнуть соответствующую вкладку. Если вам становится тесно, просто нажмите X в правом углу панели вкладок, чтобы закрыть текущую таблицу.

Если вы откроете достаточно таблиц, в конечном итоге все вкладки не поместятся. В этой ситуации Access добавляет крошечные кнопки прокрутки слева и справа от полосы вкладок.Вы можете использовать эти кнопки для перемещения по всем вкладкам, но это займет больше времени.

Рисунок 1-21. Вы хотите использовать каждый квадратный дюйм экрана для ваших данных? Вы можете свернуть ленту (как показано здесь), дважды щелкнув любую вкладку. Щелкните вкладку, чтобы временно открыть ее, или дважды щелкните вкладку, чтобы навсегда вернуть ленту. А если вы хотите проделать тот же трюк, не отрывая пальцев от клавиатуры, вы можете использовать комбинацию клавиш Ctrl + F1.

Управление объектами базы данных

На данный момент вы знаете, как открыть таблицу с помощью панели навигации.Однако открытие таблиц — это не все, что вы можете делать с помощью панели навигации. Фактически вы можете выполнить еще три простых задачи с любым объектом базы данных, который отображается в панели навигации:

• Переименуйте его в . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Переименовать». Введите новое имя и нажмите Enter. Пойдите по этому пути, если вы решили, что стол Dolls лучше назвать DollsInMyWorldRenownedCollection.

• Создать копию . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Копировать».Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели навигации и выберите «Вставить». Access предложит ввести имя новой копии. Функция копирования объекта полезна, если вы хотите взять существующую таблицу и попробовать изменить ее дизайн, но вы еще не готовы удалить исходную копию.

• Удалить . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Удалить». Access попросит вас подтвердить эту операцию, потому что вы не можете отменить ее с помощью команды «Отменить».

Access дает вам еще несколько вариантов для передачи объектов базы данных и скрытия их из поля зрения.Вы рассмотрите эти особенности позже в книге.

PPT — Access Tutorial 1 Создание презентации PowerPoint для базы данных, бесплатная загрузка