Что такое microsoft access: Видео. Что такое Access?

Основные понятия MS Access — Информатика

Microsoft Access‎ > ‎ Основные понятия MS Access MS Access – это система управления базами данных под управлением  Windows. MS Access входит в пакет Microsoft Office. Запуск MS Access  Пуск/Программы/MicrosoftAccess Объектом обработки  MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение    .mdb Объекты MS Access таблицы формы запросы отчеты Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями. Макрос – набор специальных макрокоманд (открыть форму,  напечатать отчет). Модуль – это программа, написанная на специальном языке. Таблица является базовым  объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.   Форма не является самостоятельным объектом MSAccess, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции. Запрос – объект БД, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.Отчет – объект БД, предназначенный для печати данных. С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы: 1) оперативный  режим – когда просматривается, изменяется, выбирается информация; 2) режим конструктора – когда создается, изменяется макет, структура объекта. Кроме того, в файл БД входит еще один документ, имеющий собственное окно – Схема данных. В этом окне создают, просматривают, изменяют и разрывают связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.  Ознакомление с элементами окна приложения MS Access и окна БД Если выбрана вкладка Таблицы, в окне этой вкладки отображается список  существующих таблиц данной БД. 1) Чтобы открыть существующую таблицу, нужно выделить ее имя в этом  списке и нажать кнопку Открыть. 2) Чтобы включить в БД новую  таблицу, надо нажать кнопку Создать. 3) Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя и нажать кнопку Конструктор. Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access. Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно. Любой объект можно создавать либо вручную (Новая таблица), либо с помощью мастера.

MS Access — Обзор — CoderLessons.com

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД) от Microsoft, которая объединяет реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения. Он входит в набор приложений Microsoft Office, включенных в профессиональные и более поздние выпуски.

• Microsoft Access – это только часть общей стратегии Microsoft по управлению данными.

• Он хранит данные в своем собственном формате на основе ядра базы данных Access Jet.

• Как и реляционные базы данных, Microsoft Access также позволяет легко связывать связанную информацию. Например, данные клиента и заказа. Однако Access 2013 также дополняет другие продукты баз данных, поскольку он имеет несколько мощных функций подключения.

• Он также может импортировать или связывать напрямую с данными, хранящимися в других приложениях и базах данных.

• Как следует из названия, Access может работать напрямую с данными из других источников, включая многие популярные программы баз данных на ПК, со многими базами данных SQL (язык структурированных запросов) на настольном компьютере, на серверах, на мини-компьютерах или на мэйнфреймах, а также с данными, хранящимися на Интернет или интранет веб-серверы.

• Access также может понимать и использовать множество других форматов данных, включая множество других файловых структур базы данных.

• Вы можете экспортировать данные и импортировать данные из файлов текстовой обработки, электронных таблиц или файлов базы данных напрямую.

• Access может работать с большинством популярных баз данных, поддерживающих стандарт Open Database Connectivity (ODBC), включая SQL Server, Oracle и DB2.

• Разработчики программного обеспечения могут использовать Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения.

Microsoft Access – это только часть общей стратегии Microsoft по управлению данными.

Он хранит данные в своем собственном формате на основе ядра базы данных Access Jet.

Как и реляционные базы данных, Microsoft Access также позволяет легко связывать связанную информацию. Например, данные клиента и заказа. Однако Access 2013 также дополняет другие продукты баз данных, поскольку он имеет несколько мощных функций подключения.

Он также может импортировать или связывать напрямую с данными, хранящимися в других приложениях и базах данных.

Как следует из названия, Access может работать напрямую с данными из других источников, включая многие популярные программы баз данных на ПК, со многими базами данных SQL (язык структурированных запросов) на настольном компьютере, на серверах, на мини-компьютерах или на мэйнфреймах, а также с данными, хранящимися на Интернет или интранет веб-серверы.

Access также может понимать и использовать множество других форматов данных, включая множество других файловых структур базы данных.

Вы можете экспортировать данные и импортировать данные из файлов текстовой обработки, электронных таблиц или файлов базы данных напрямую.

Access может работать с большинством популярных баз данных, поддерживающих стандарт Open Database Connectivity (ODBC), включая SQL Server, Oracle и DB2.

Разработчики программного обеспечения могут использовать Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения.

Microsoft Access хранит информацию, которая называется базой данных. Чтобы использовать MS Access, вам нужно будет выполнить следующие четыре шага:

Создание базы данных – создайте базу данных Microsoft Access и укажите, какие данные вы будете хранить.

Ввод данных – после того, как ваша база данных создана, данные каждого рабочего дня могут быть введены в базу данных Access.

Запрос – это причудливый термин для описания процесса извлечения информации из базы данных.

Отчет (необязательно) – информация из базы данных организована в виде удобной презентации, которую можно распечатать в отчете о доступе.

Access вызывает все, что может иметь имя объекта. В базе данных рабочего стола Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, макросы данных и модули.

Если вы работали с другими системами баз данных на настольных компьютерах, возможно, вы видели термин «база данных», используемый для обозначения только тех файлов, в которых вы храните данные.

Но в Access база данных настольных компьютеров (.accdb) также включает все основные объекты, связанные с хранимыми данными, включая объекты, которые вы определяете для автоматизации использования ваших данных.

10 мощных функций Microsoft Access

Обычные пользователи Microsoft Office не так знакомы с Microsoft Access, как с Microsoft Word, Excel или PowerPoint.

Поскольку Microsoft Access — это приложение реляционной базы данных, включенное в пакет Microsoft Office Suite, которое позволяет пользователям вводить, управлять и запускать отчеты в большем масштабе, оно лучше всего подходит для тех, кому необходимо быстро упорядочить большой объем данных.

Он находится где-то между Excel, который идеально подходит для людей с небольшим хранилищем данных, и серверами SQL, необходимыми для больших групп и корпораций.

С помощью Microsoft пользователи Access могут эффективно управлять важной информацией, удобно сохраняя ее для дальнейшего использования, составления отчетов и анализа. Как следует из названия, пользователи будут иметь доступ к упорядоченной информации в своей базе данных с минимальными усилиями.

Функции Microsoft Access;

1. Идеально подходит для индивидуальных пользователей и небольших групп
2. Легче понять и использовать базу данных клиент-сервер
3. Импорт и экспорт в другие приложения Microsoft Office и другие приложения
4. Готовые шаблоны для обычных пользователей для создания и публикации данных
5. Позволяет без усилий создавать и публиковать веб-базы данных
6. Удобная функция «Расскажи мне» для помощи
7. Позволяет разработчикам создавать собственные решения с помощью кода VBA 
.
8. Параметр «Скрыть/показать» для ленты
9. Позволяет пользователям просматривать отчеты Устраняет дополнительные отчеты
10. Позволяет выводить отчеты в формате PDF

1. Идеально подходит для индивидуальных пользователей и небольших групп

Microsoft Access — это простое настольное приложение, для работы которого не требуется какое-либо специальное оборудование или лицензия. Следовательно, он идеально подходит для отдельных пользователей и небольших групп, которым не требуются большие и сложные базы данных за дополнительную плату.

Microsoft Access предлагает многочисленные преимущества по сравнению с решениями для баз данных по сравнению с SQL Server и Oracle, где потребность в базе данных не очень высока. Многие небольшие команды теперь могут избежать покупки огромных ресурсов для своих основных и простых нужд с помощью Microsoft Access.

Кроме того, им не нужно, чтобы кто-либо управлял или контролировал доступ, который может потребоваться для обычных клиент-серверных баз данных.

Кроме того, он позволяет пользователям превращать свою базу данных в приложение, которое было представлено после Microsoft Access 2007.

2. Легче понять и использовать клиент-серверную базу данных

Приложения для персональных компьютеров, такие как Microsoft Access, заменили собой многие приложения, которые раньше относились к клиент-серверной базе данных. Пользователям Access не нужно проходить какое-либо специальное обучение, чтобы приобрести навыки, необходимые для использования приложения.

Многие пользователи самостоятельно научились использовать Microsoft Access для своих личных нужд. Создать и администрировать базу данных довольно просто и легко с помощью легкодоступного, хорошо организованного набора шаблонов, которые будут обсуждаться далее в этой статье.

Пользователи Microsoft Excel обнаружат, что Access легче освоить, так как он похож на Excel, но фундаментальные концепции баз данных сильно отличаются от Excel.

Изучение и управление этим мощным приложением с использованием наиболее эффективных доступных методов и инструментов возможно даже для новых пользователей, у которых мало или совсем нет знаний об управлении базами данных.

Microsoft Access хранит различные наборы данных, известные как таблицы, которые потенциально связаны друг с другом, что при объединении повышает гибкость данных.

Связывая и соединяя таблицы вместе, Access, система управления реляционными базами данных (RDBMS) в целом, предоставляет пользователям более гибкие отчеты и функциональные возможности в этом приложении, что делает их задачу простой и легкой.

3. Импорт и экспорт в другие приложения Microsoft Office и другие приложения

Одной из наиболее полезных функций Microsoft Access является возможность взаимодействия с данными из многих других программ.

Также проще комбинировать данные, созданные в других программах, передавать данные между двумя другими программами или накапливать и хранить данные в течение длительного времени, иногда экспортируя данные в другие программы, такие как Excel, для анализа.

С помощью Microsoft Access существует несколько способов без труда скопировать объект, например таблицу или форму, из одной базы данных в другую. Помимо копирования и вставки объекта, Microsoft Access также позволяет экспортировать объект с дополнительными параметрами.

С помощью Access удобно экспортировать определение таблицы и данные в таблице или экспортировать только определение таблицы, которое представляет собой пустую копию таблицы по мере необходимости. Вы также можете сохранить детали операции в качестве экспортной спецификации для использования в будущем.

В группе ссылок на импорт и экспорт отображаются значки для всех форматов данных, в которые Microsoft Access может импортировать или экспортировать данные. Нажав кнопку «Дополнительно», пользователи увидят больше форматов, с которыми может работать Microsoft Access.

Для большего удобства пользователей мастер импорта/экспорта помогает пользователям выполнить задачу и сохранить детали этой операции в качестве спецификации.

4. Готовые шаблоны для обычных пользователей для создания и публикации данных

Microsoft Access помогает пользователям в создании и управлении базами данных, даже если у них есть минимальный опыт в этой области. Это стало возможным благодаря нескольким шаблонам Microsoft Access, в которых все готово к использованию.

При открытии определенного файла шаблона пользователь находит новую базу данных с уже созданными таблицами, формами, макросами, отчетами и другими необходимыми полями, что экономит время и усилия.

 

Галерея шаблонов удобно содержит как настольные, так и веб-шаблоны, из которых пользователь может выбирать. Для создания базы данных Access для личного использования лучше всего использовать шаблон рабочего стола.

Для создания баз данных для публикации на сервере SharePoint пользователю рекомендуется выбирать веб-шаблоны.

Например, настольный шаблон обслуживания клиентов из Microsoft Access 2013 помогает пользователям создавать базу данных обслуживания клиентов, чтобы с легкостью управлять назначениями, приоритетами, статусами и решениями отслеживания нескольких проблем.

Шаблоны Microsoft Access для маркетинга проектов сотрудников и поставщиков помогают пользователям создавать обширную базу данных маркетинговых проектов для отслеживания срочных результатов, ролей сотрудников и поставщиков с их ценами.

5. Позволяет легко создавать и публиковать веб-базы данных

Пользователи Microsoft Access могут либо разработать свою собственную базу данных, либо создать базу данных с использованием легкодоступного шаблона в соответствии со своими требованиями.

Те, кто разбирается в технологиях и знаком с веб-базами данных, в идеале спроектируют собственную базу данных, создав пустую базу данных, в которой они создадут таблицы, необходимые для их базы данных в Access.

Те, кому нужна помощь или кто не знает, какие таблицы потребуются для их проекта, могут воспользоваться имеющимися шаблонами. Шаблоны Microsoft Access имеют огромную компиляцию для некоторых часто используемых баз данных, которые потребуются пользователям.

Даже новые пользователи могут создать базу данных с помощью шаблона, выполнив следующие действия.

1. Откройте доступ и откройте представление за кулисами, нажав ФАЙЛ.
2. Найдите нужный шаблон среди шаблонов, которые вы там увидите.

Если требуемый шаблон не найден, пользователи могут выполнить поиск в Microsoft Office в Интернете, чтобы найти дополнительные шаблоны.

3. Коснитесь или щелкните шаблон, подходящий для этой цели, и убедитесь, что выбранный шаблон предназначен либо для настольной базы данных, либо для веб-публикации.
4. Введите имя файла и выберите место для хранения созданной базы данных.
5. Коснитесь или щелкните кнопку «Создать», чтобы создать базу данных.

Это так просто.

6. Удобная функция «Расскажи мне».

Новая удобная функция «Расскажи мне», представленная в Microsoft Access 2016, работает как помощник, помогая пользователям быстро выполнять задачу.

Эта функция доступна в виде текстового поля на ленте в Microsoft Access 2016 с надписью Скажи мне, что ты хочешь сделать с лампочкой рядом с ней .

Пользователи могут вводить слова и фразы в текстовое поле, связанные с тем, что они хотят делать дальше, и быстро переходить к функциям, которые они хотят использовать, или действиям, которые они хотят выполнить. Он также предоставляет помощь, связанную с тем, что ищется.

Например, при вводе слова «фильтр» отобразятся все параметры приложения, связанные с фильтрами. Пользователям не нужно искать какую-либо функцию в лабиринте меню с доступной панелью «Рассказать».

Кроме того, в отличие от помощников прошлого, эта функция не сообщает пользователю, как выполнять определенную функцию; он просто предлагает простой шаг, чтобы сделать это.

7. Позволяет разработчикам создавать собственные решения, используя код VBA

   .

Visual Basic для приложений (VBA) — это язык программирования, который можно использовать с Microsoft Access. Разработчики, использующие Access, могут создавать собственные решения для своей базы данных с помощью кода VBA — эффективного языка программирования, состоящего из кода/команды для определенных программ.

Инструкции вызывают автоматическое выполнение действий при выполнении программы. Эта мощная функция позволяет разработчикам расширять базовые пользовательские решения для конечных пользователей до профессиональных решений, используя расширенную автоматизацию, проверку данных, перехват ошибок и многопользовательскую поддержку в своих базах данных.

8. Параметр «Скрыть/показать» для ленты.

Окно Microsoft Access состоит из множества компонентов, помогающих пользователям работать более эффективно. Важными компонентами являются панель навигации, рабочая область доступа, лента, контекстные меню и панель быстрого доступа. Некоторые из этих компонентов являются общими для других приложений Office, тогда как другие уникальны для Microsoft Access.

Лента содержит пять вкладок, используемых для выполнения различных задач на компьютере, связанных с организацией и управлением содержимым открытого окна в Microsoft Access.

Он расположен в верхней части окна под строкой заголовка и обеспечивает простой централизованный доступ к задачам, выполняемым при создании базы данных.

Лента, доступная в Microsoft Access, состоит из вкладок, групп и команд. Каждая вкладка содержит набор групп, и каждая группа содержит связанные функции. Его можно дополнительно настроить в соответствии с требованиями пользователя.

Иногда лента, которая изначально отображает несколько основных вкладок, может немного раздражать. Теперь у пользователей есть возможность скрыть ленту, когда это не требуется, чтобы экран не загромождался.

Параметр сворачивания ленты можно задать для ленты в Access двойным щелчком для будущих сеансов. Теперь пользователям не нужно беспокоиться о том, что лента посягнет на их рабочую зону.

9. Просмотр отчета устраняет лишние отчеты

С помощью Microsoft Access пользователи могут выбирать четыре различных способа просмотра отчетов:

• Представление отчета
• Предварительный просмотр перед печатью
• Макет
• Представление «Дизайн».

В представлении отчета отчет отображается на экране так, как его хотели бы видеть пользователи. Очень полезная функция Microsoft Access, новое представление отчета позволяет пользователям выполнять специальные фильтры в отчете, аналогично тому, как они фильтруют формы.

Пользователи могут выбирать, какие поля они хотят иметь в своих отчетах, выбирая свои предпочтения из более чем одной таблицы или запроса.

Путем фильтрации определенного значения столбца или слов, начинающихся с или содержащих аналогичную букву или диапазон данных.

Результирующие отчеты показывают именно то, что хочет видеть зритель, с автоматически пересчитываемыми сводками. При этом для этого не требуется особых навыков программирования со стороны пользователя.

Кроме того, разработчики могут добавлять уровни группировки, устанавливать порядок своих записей и сортировать записи по возрастанию или по убыванию. Наконец, пользователь увидит отчет именно так, как он хочет, с удалением всех лишних ненужных полей.

С небольшими усилиями удобочитаемость отчетов будет улучшена, и они станут более удобными для просмотра.

С помощью свойства скрыть дубликаты на Да , зрители могут при необходимости избавиться от нежелательных повторяющихся отчетов.

10. Вывод отчетов в формате PDF

Сегодня все больше и больше пользователей совместно используют базы данных в форматах электронных изображений или широко известных как фиксированные форматы, такие как PDF от Adobe Systems и XPS от Microsoft.

Access позволяет пользователям создавать отчеты в файлах электронных изображений с помощью вкладки ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ на ленте. Эти отчеты могут просматривать даже пользователи, в системе которых не установлен Access, поскольку PDF-файл можно открыть в Adobe Reader
.

Благодаря совместному использованию отчетов и базы данных в формате PDF приложения Access были значительно расширены. Пользователям нравится этот тип вывода, который приветствуется как полезное дополнение, делающее удобным и простым распространение отчетов по электронной почте, что экономит бумагу и способствует экологичным вычислениям.

Со всеми вышеперечисленными и многими другими функциями неудивительно, что Microsoft Access на сегодняшний день является ведущей в мире системой баз данных, которой пользуются миллионы пользователей и сотни тысяч разработчиков.

Рекомендуемые статьи

Вот несколько статей, которые помогут вам получить более подробную информацию о функциях Microsoft Access, поэтому просто перейдите по ссылке.

1. 9 удивительных шагов по использованию навыков Microsoft Excel
2. Шесть лучших настольных приложений Microsoft Office | Программы
3. Как улучшить свои навыки работы с Microsoft Excel?
4. 20 самых простых сочетаний клавиш Microsoft Excel (дополнительно)

Основные преимущества базы данных Microsoft Access

Примечание редактора. Этот пост был первоначально опубликован в сентябре 2018 г. и недавно был обновлен и пересмотрен для обеспечения точности и полноты.

Microsoft Access — более умная старшая сестра Excel, которая думает, что у нее всегда есть лучший способ. В некоторых случаях она может быть права. Microsoft Access имеет преимущества помимо простой электронной таблицы, позволяя вам быстро анализировать, извлекать и обмениваться данными в виде полезной информации.

Access, следующий шаг после Excel

Программа для работы с электронными таблицами, такая как Microsoft Excel, является прекрасным инструментом для хранения и вычисления небольших наборов информации. Excel прост для понимания и прост в использовании. Вы можете быстро и легко сортировать, фильтровать и форматировать данные. Электронные таблицы идеально подходят для одноразового анализа, они становятся проблематичными по мере роста и развития данных с течением времени. Электронные таблицы не идеальны для обработки сотен записей при создании важного файла для клиента, контактного лица или руководителя. Очень легко сделать ошибки в электронной таблице, что затем делает анализ, суммирование и отчетность очень сложными.

Не уверены в своих навыках работы с Excel или Access? Пройдите бесплатную оценку здесь>>

Microsoft Access — это инструмент управления информацией или реляционная база данных, которая помогает хранить информацию для справки, отчетности и анализа. Access также может преодолеть ограничения, возникающие при попытке управлять большими объемами информации в Excel или других приложениях для работы с электронными таблицами.

Семь основных преимуществ базы данных Microsoft Access

Стоимость разработки

Одна из причин, по которой Microsoft Access неизменно является предпочтительной базой данных, заключается в том, что это менее дорогая альтернатива более крупным системам баз данных, таким как Oracle или SQL Server, которые требуют огромных затрат на настройку и обслуживание.

Интеграция программного обеспечения

Так как Access является продуктом Microsoft Office, он был разработан для хорошей интеграции с другими продуктами в Microsoft Office Suite. Access является настолько широко используемой системой баз данных, что другие производители программного обеспечения с большей вероятностью предоставят возможность интерфейс непосредственно к Access, чем любая другая настольная система баз данных.

Совместимость с ODBC (Open Database Connectivity)

Access может использовать данные, хранящиеся в Access/Jet, Microsoft SQL Server, Oracle и других контейнерах данных, совместимых с ODBC, включая MySQL и PostgreSQL. Разработчики программного обеспечения и архитекторы данных использовали Access для простой разработки прикладного программного обеспечения. Непрограммисты, также известные как «опытные пользователи», могут использовать Access для создания простых приложений. Хотя некоторые объектно-ориентированные методы поддерживаются, он не является полностью объектно-ориентированным инструментом разработки.

Устаревшие данные

Access имеет возможность легко импортировать множество форматов данных, чтобы ваши существующие данные не были потеряны. Эта функция может не только сэкономить 100 часов времени ввода, но и устранить возможную человеческую ошибку ввода.

Распространение

Одним из преимуществ использования Microsoft Access является его формат Jet Database, который содержит не только приложение, но и данные в одном файле. Возможность иметь приложение и данные в одном файле делает чрезвычайно удобным распространение всего приложения среди различных пользователей, которые могут запускать приложение в отключенных средах.

Масштабируемость

Если ваша компания растет, одним из преимуществ Microsoft Access является возможность обновления. Если размер вашей базы данных постоянно растет и ваша производительность начинает падать, вы можете легко перейти на SQL Server вместе с проектом данных доступа (ADP).

Уникальный идентификатор

Каждой части информации присваивается уникальный идентификатор. Это чрезвычайно важно, поскольку контролирует, что каждая часть информации вводится только один раз, и устраняет человеческие ошибки и ошибки дублирования.