Access создать таблицу: Создание таблицы и добавление полей

Содержание

Создание таблицы и добавление полей

В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для хранения сведений о товарах. В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля, настроить первичный ключ и свойства таблицы и полей.

Перед созданием таблиц и добавлением полей изучите основные понятия. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.

В этой статье

Создание таблицы
— Создание в новой базе данных
— Создание в существующей базе данных
— Импорт или связывание
— — С помощью внешних данных
— — С помощью сайта SharePoint

— — С помощью веб-службы
— Настройка свойств таблицы
— Сохранение таблицы

Настройка первичного ключа
— Определение используемых полей
— Настройка или изменение первичного ключа
— Удаление первичного ключа

Перемещение поля

Добавление полей
— Добавление путем ввода данных
— Добавление с помощью шаблона поля
— Задание свойств полей
— Задание в режиме таблицы
— — Переименование поля

— — Изменение типа данных
— — Изменение формата
— — Задание других свойств
— Задание свойств в конструкторе
— — Изменение типа данных
— — Задание других свойств

Создание таблицы

В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.

Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.

К началу страницы

Создание таблицы в новой базе данных

org/ListItem»>
Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.
В поле Файл введите имя файла новой базы данных.
Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.
Нажмите кнопку Создать.

Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

К началу страницы

Создание таблицы в существующей базе данных

Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние. В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.

В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть.
на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.

К началу страницы

Использование импорта или связывания для создания таблицы

Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т.

д.) либо связать таблицу с ним.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.

Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.

Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.

К началу страницы

Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.
На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных.
Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.

Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием сайта SharePoint

Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как «Контакты», «Задачи», «Вопросы» и «События».

org/ListItem»>
Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть.
На вкладке Создание в группе
Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.
Выполните одно из указанных ниже действий.

Создание списка SharePoint на основе шаблона
1. Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.
2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.
4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Создание настраиваемого списка
1. Выберите пункт Другой.
2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.
4. org/ListItem»>
  Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Импорт данных из существующего списка
1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.
2. В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.
3. org/ListItem»>
  Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.
4. Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.
Связь со списком
1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.
2. В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.
3. Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.
4. Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием веб-службы

В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.

org/ListItem»>
На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.
Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.
Нажмите кнопку Установить новое подключение.
Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.
Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.
Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.
Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.

К началу страницы

Настройка свойств таблицы

Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Страница свойств.

Откроется страница свойств таблицы.
На странице свойств откройте вкладку Общие.

Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите задать, и введите значение.

Чтобы сохранить изменения, не забудьте нажать клавиши CTRL+S.

Свойство таблицы	Задача
Представления на веб-сайте SharePoint	Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint. Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.
Развернутая подтаблица	Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.
Высота подтаблицы	Выполните одно из указанных ниже действий. Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0. Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.
Ориентация	Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).
Описание	Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.
Режим по умолчанию	Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию (Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма). Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы в Access недоступны, начиная с Access 2013.
Условие на значение	Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.
Сообщение об ошибке	Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.
Фильтр	Определите условия отображения строк в режиме таблицы.
Порядок сортировки	Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.
Имя подтаблицы	Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.
Подчиненные поля	Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.
Основные поля	Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.
Фильтр при загрузке	Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.
Сортировка при загрузке	Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

Совет. Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.

К началу страницы

Сохранение таблицы

После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары».

Access предоставляет вам гибкие возможности при именовании таблиц, однако есть и некоторые ограничения. Имя может сдержать до 64 знаков, включать любое сочетание букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]), начального пробела, начального знака равенства (=) или непечатаемых символов, таких как возврат каретки. Кроме того, имя не должно содержать следующие символы: ` / \ : ; * ? » ‘ < > | # <TAB> { } % ~ &.

Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.

org/ListItem»>
Выберите Файл > Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.
Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Настройка первичного ключа

Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.

При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и присваивает ему тип данных «Счетчик».

Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.

К началу страницы

Определение полей, используемых в качестве первичного ключа

Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:

Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.
Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).
Значения не должны изменяться.

Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип «Счетчик» — это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.

К началу страницы

Настройка или изменение первичного ключа

org/ListItem»>
Выберите таблицу, для которой вы хотите задать или изменить первичный ключ.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
На бланке таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него.

Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.
На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.

К началу страницы

Удаление первичного ключа

Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.
На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.

Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да, Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик», в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом «Счетчик», оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.

К началу страницы

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.

Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Адрес», а в таблице товаров — поля «Название товара», «Код товара» и «Цена».

У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля «Полное имя» лучше создать отдельные поля «Имя» и «Фамилия». Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.

К началу страницы

Добавление поля путем ввода данных

Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле(1). В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.

Ввод данных в столбец Добавить поле:

Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.
Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле.

Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.
org/ListItem»>
Введите данные в новое поле.

К началу страницы

Добавление поля с помощью шаблона

Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля. Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.

На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Режим таблицы.
org/ListItem»>
На вкладке Поля в группе Добавление и удаление нажмите кнопку Другие поля.
Чтобы вставить новый столбец, выберите поле в списке Другие поля. Access помещает поле справа от столбца, в котором находится курсор. Если вы выберете один из заголовков Quick Start, например «Адрес», Access воздаст множество полей в таблице для разных составляющих частей адреса.

К началу страницы

Задание свойств полей

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Например, с помощью свойств поля можно:

org/ListItem»>
изменить вид данных в поле;
предотвратить ввод неправильных данных в поле;
задать для поля значение по умолчанию;
ускорить поиск и сортировку по полю.

Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.

Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.

К началу страницы

Задание свойств поля в режиме таблицы

В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.
В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

К началу страницы

Переименование поля

Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя «Поле1», второму — «Поле2» и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.

Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, «Поле1»).
В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле.
Введите новое имя в заголовок поля.

Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.

К началу страницы

Изменение типа данных поля

При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2017, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип. (Короткий текст, если используется Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных «Гиперссылка» или «Поле МЕМО» (или «Длинный текст» в Access 2016).

Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата и время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных «Текст». Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.

На ленте откройте вкладку Поля.
В группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных.

Доступные типы данных

Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

Советы по типам данных
- org/ListItem»>
  Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.
- Чтобы оптимизировать производительность, при создании текстовых и числовых полей укажите оптимальный Размер поля. Например, если вы собираетесь хранить почтовые индексы известной длины, задайте соответствующие размеры поля. Для этого введите нужное значение в поле Размер поля. Дополнительные сведения см. в разделе Задание других свойств поля.
- Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать.

К началу страницы

Изменение формата поля

Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных «Дата и время» и присвоит свойству Формат значение «Средний формат времени». Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.

На ленте откройте вкладку Поля.
В группе Форматирование в поле Формат введите нужный формат.

Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.

К началу страницы

Задание других свойств поля

В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.
На вкладке Поля в группах Свойства, Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.

К началу страницы

Задание свойств поля в Конструкторе

При работе с таблицей в Конструкторе можно настраивать любые свойства полей. Тип данных поля задается на бланке таблицы, а другие свойства — в области Свойства поля.

В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.
В контекстном меню выберите пункт Конструктор.

К началу страницы

Изменение типа данных поля

После создания поля можно изменить его различные параметры.

Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.

На бланке таблицы найдите поле, для которого вы хотите задать тип данных.
В столбце Тип данных выберите значение из списка.

Доступные типы данных

Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

Советы по типам данных
- Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.
- Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.
- Для текстового и числового типа данных вы можете более точно задать размер поля или тип данных с помощью свойства Размер поля.

К началу страницы

Задание других свойств поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.

На бланке таблицы выберите поле, для которого вы хотите задать свойства. Свойства поля выводятся в области Свойства поля.

Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.
В области Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками.

Какие свойства полей доступны?

Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных приложения Access см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.

Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Свойства поля определяются его типом данных.
Если требуется больше места для ввода или изменения значений в поле свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для отображения поля Область ввода.

Совет: Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.
Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.

К началу страницы

Перемещение поля

Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.

При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки «Форма» создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.

К началу страницы

См. также

Добавление вычисляемого поля в таблицу

Добавление поля в форму или отчет

MS Access — создание таблиц

Когда вы создаете базу данных, вы сохраняете свои данные в таблицах. Поскольку другие объекты базы данных так сильно зависят от таблиц, вы всегда должны начинать проектирование базы данных с создания всех ее таблиц и последующего создания любого другого объекта. Прежде чем создавать таблицы, тщательно продумайте ваши требования и определите все таблицы, которые вам нужны.

Давайте попробуем создать первую таблицу, в которой будут храниться основные контактные данные сотрудников, как показано в следующей таблице.

Имя поля	Тип данных
EmployeelD	AutoNumber
Имя	Короткий текст
Фамилия	Короткий текст
Адрес 1	Короткий текст
Адрес 2	Короткий текст
город	Короткий текст
государственный	Короткий текст
застежка-молния	Короткий текст
Телефон	Короткий текст
Тип телефона	Короткий текст

Давайте теперь будем иметь краткий текст в качестве типа данных для всех этих полей и откроем пустую базу данных в Access.

Это где мы оставили вещи. Мы создали базу данных, а затем Access автоматически открыл это представление таблицы-таблицы-таблицы для таблицы.

Теперь перейдем на вкладку «Поле», и вы увидите, что она также создается автоматически. Идентификатор, который является полем AutoNumber, действует как наш уникальный идентификатор и является первичным ключом для этой таблицы.

Поле идентификатора уже создано, и теперь мы хотим переименовать его в соответствии с нашими условиями. Это таблица сотрудников, которая будет уникальным идентификатором для наших сотрудников.

Нажмите на опцию « Имя и подпись» на ленте, и вы увидите следующее диалоговое окно.

Измените имя этого поля на EmployeeID, чтобы сделать его более конкретным для этой таблицы. Введите другую дополнительную информацию, если хотите, и нажмите Ok.

Теперь у нас есть поле идентификатора сотрудника с заголовком Идентификатор сотрудника. Для этого автоматически устанавливается автоматический номер, поэтому нам не нужно менять тип данных.

Давайте теперь добавим еще несколько полей, нажав на кнопку, чтобы добавить .

Выберите « Короткий текст» в качестве поля. Когда вы выбираете краткий текст, Access автоматически выделяет это имя поля, и все, что вам нужно сделать, это ввести имя поля.

Введите FirstName в качестве имени поля. Аналогичным образом добавьте все обязательные поля, как показано на следующем снимке экрана.

Как только все поля будут добавлены, нажмите значок Сохранить.

Теперь вы увидите диалоговое окно Сохранить как , где вы можете ввести имя таблицы для таблицы.

Введите имя вашей таблицы в поле Имя таблицы. Здесь префикс tbl обозначает таблицу. Позвольте нам нажать Ok, и вы увидите свою таблицу в панели навигации.

Как мы уже создали одну таблицу, используя Datasheet View . Теперь мы создадим другую таблицу, используя представление « Дизайн таблицы» . Мы будем создавать следующие поля в этой таблице. Эти таблицы будут хранить некоторую информацию для различных книжных проектов.

Имя поля	Тип данных
Идентификатор проекта	AutoNumber
Название проекта	Короткий текст
ManagingEditor	Короткий текст
автор	Короткий текст
PStatus	Короткий текст
контракты	прикрепление
ProjectStart	Дата / время
ProjectEnd	Дата / время
бюджет	валюта
ProjectNotes	Длинный текст

Теперь перейдем на вкладку «Создать».

В группе таблиц нажмите «Таблица», и вы увидите, что это выглядит совершенно иначе, чем представление таблицы. В этом представлении вы можете видеть имя поля и тип данных рядом.

Теперь нам нужно сделать ProjectID первичным ключом для этой таблицы, поэтому давайте выберем ProjectID и выберем опцию Primary Key на ленте.

Теперь вы можете увидеть маленький значок ключа, который будет отображаться рядом с этим полем. Это показывает, что поле является частью первичного ключа таблицы.

Давайте сохраним эту таблицу и дадим ей имя.

Нажмите Ok, и теперь вы можете увидеть, как эта таблица выглядит в Datasheet View.

Давайте нажмем кнопку просмотра таблицы данных в верхнем левом углу ленты.

Если вы когда-нибудь захотите внести изменения в эту таблицу или любое другое конкретное поле, вам не всегда нужно возвращаться в представление конструктора, чтобы изменить его. Вы также можете изменить его из таблицы данных. Давайте обновим поле PStatus, как показано на следующем снимке экрана.

Нажмите Ok, и вы увидите изменения.

Базы данных. Создание базы данных в Microsoft Access 2010. Создание таблицы содержащей расчетное поле

Содержание

Условие задачи
Выполнение
- 1. Запустить Microsoft Access 2010. Создать базу данных. Команда «Создать»
- 2. Создание таблицы в режиме таблицы. Начальное состояние
- 3. Проектирование таблицы. Создание полей таблицы
  - 3.1. Формирование поля ID_Product
  - 3.2. Добавление поля Code
  - 3.3. Добавление поля Name. Добавление текстового поля
    - 3.3.1. Команда добавления текстового поля
    - 3.3.2. Особенности поля с именем Name. Зарезервированные слова языка SQL
  - 3.4. Добавление поля Count
  - 3.5. Добавление поля Cost. Добавление полей с фиксированной запятой
  - 3.6. Добавление расчетного поля «Sum_Cost»
- 4. Ввод значений в таблицу
- 5. Сохранение таблицы с данными
- 6. Ввод данных в таблицу

Поиск на других ресурсах:

Условие задачи

1. Создать базу данных и сохранить ее на диске.

2. Создать таблицу Product (Товар). Структура таблицы Product следующая

№ поля	Название поля	Тип поля	Объяснение
1	ID_Product	Целый, счетчик	Уникальный идентификатор поля, первичный ключ
2	Code	Целое число	Код товара
3	Name	Text	Название товара
4	Count	Целое число	Количество реализованного товара
5	Cost	Число с фиксированной запятой, 2 знака после запятой	Стоимость товара

3. В таблице Product создать расчетное поле Sum_Cost, которое определяется как произведение количества реализованного товара на стоимость товара. Формула вычисления расчетного поля Sum_Cost:

Sum_Cost = [Count] * [Cost]

где

[Count] – значение поля Count таблицы Product;
[Cost] – значение поля Cost таблицы Product.

⇑

Выполнение

1. Запустить Microsoft Access 2010. Создать базу данных. Команда «Создать»

После запуска Microsoft Access, система автоматически предлагает создать базу данных, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. Команда создания новой базы данных

В окне создания базы данных (рисунок 1) предлагается:

выбрать базу данных из доступных шаблонов. СУБД Microsoft Access предлагает большой набор образцов шаблонов баз данных, которые можно использовать и изучать. Если создается новая база данных, которая еще не содержит никаких таблиц, то нужно выбрать элемент «Новая база данных»;
указать имя файла базы данных. По умолчанию предлагается имя файла Database1 которое можно изменить по собственному усмотрению;
указать папку (каталог), в которой будет сохраняться база данных. По умолчанию предлагается папка «C:\Users\user\Documents».

Чтобы подтвердить создание новой базы данных нужно выбрать кнопку «Создать» как показано на рисунке 1.

После создания базы данных в папке «C:\Users\user\Documents» будет создан файл Database1.accdb (рисунок 2).

Рис. 2. Размещение файла базы данных Database1.accdb в папке «C:\Users\user\Documents»

⇑

2. Создание таблицы в режиме таблицы. Начальное состояние

После создания файла базы данных, система переходит в окно проектирования таблицы в режиме таблицы. СУБД Microsoft Access поддерживает 2 режима создания таблицы:

режим таблицы. В этом случае поля вводятся в понятном (естественном) виде таблицы слева направо. Таблица отображается в обычном виде;
режим конструктора. В этом случае каждому полю таблицы соответствует одна строка, которая соответствующим образом настраивается.

По умолчанию устанавливается режим таблицы. В этом режиме предлагается создать первую таблицу. На рисунке 3 показано начальное состояние режима таблицы.

В левой части окна Microsoft Access отображено имя таблицы «Таблица1». Это далее можно будет изменить при сохранении таблицы.
В правой части окна Microsoft Access отображено пустое поле ввода. В этом поле можно вводить названия полей таблицы. В нашем случае сюда нужно ввести пять полей (Code, Name, Count, Cost, Sum_Cost).

Рис. 3. Создание таблицы в режиме таблицы

Как видно из рисунка 3, автоматически создается поле с именем «Код». Это поле будет содержать уникальные числовые значения, предназначенные для избежания случайной повторяемости данных, что есть недопустимым в любой базе данных. Для нашей таблицы этому полю соответствует поле ID_Product.

⇑

3. Проектирование таблицы. Создание полей таблицы

В режиме таблицы можно добавлять и удалять поля таблицы а также вводить значения данных (записей) таблицы. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция по формированию полей таблицы. Формируется 6 полей: ID_Product, Code, Name, Count, Cost, Sum_Cost. Поле Sum_Cost есть расчетным, оно получается как произведение полей Count и Cost.

⇑

3.1. Формирование поля ID_Product

В нашем случае полю ID_Product соответствует поле «Код» на рисунке 3. Поэтому, достаточно просто переименовать поле «Код» на поле ID_Product.

Чтобы осуществить переименование, нужно выполнить следующие действия:

1. Вызвать контекстное меню (клик правой кнопкой мышки на названии поля «Код») как показано на рисунке 4

Рис. 4. Контекстное меню для поля «Код»

2. В контекстном меню выбрать команду «Переименовать поле». После этого можно будет изменить название поля.

3. В имени поля ввести имя ID_Product (рисунок 5). Зафиксировать имя (клавиша Enter).

Рис. 5. Новое имя поля ID_Product

⇑

3.2. Добавление поля Code

Поле Code имеет целый тип. Чтобы добавить поле Code нужно выполнить следующие действия (рисунок 6):

1. Вызвать команду «Щелкните для добавления».

2. В нисходящем меню выбрать «Число», поскольку тип поля числовой.

Рис. 6. Добавление нового поля к таблице

В результате будет добавлено новое поле с именем по умолчанию «Поле1», как показано на рисунке 7.

Рис. 7. Добавление нового поля. Поле по умолчанию с именем «Поле1»

3. Заменить название поля «Поле1» на название Code (рисунок 8). Зафиксировать название (клавиша Enter).

Рис. 8. Установление названия поля Code

⇑

3.3. Добавление поля Name. Добавление текстового поля

3.3.1. Команда добавления текстового поля

Поле Name таблицы имеет текстовый (строчный) тип. Чтобы добавить текстовое поле нужно выполнить одну из двух команд:

сделать клик правой кнопкой мышки на элементе «Щелкните для добавления» (рисунок 9) и в контекстном меню выбрать команду «Текст»;
в меню «Поля» выбрать кнопку «AB Текст» (рисунок 9).

Рис. 9. Microsoft Access. Способы добавления текстового поля в режиме таблицы

⇑

3.3.2. Особенности поля с именем Name. Зарезервированные слова языка SQL

По образцу п. 3.2 нужно сформировать имя поля Name. Имя Name в СУБД MS Access есть зарезервированным, поэтому оно воспринимается системой по особому. При попытке установления имени Name, система выдает предупредительное окно, как показано на рисунке 10.

Рис. 10. Предупредительное окно, что имя Name зарезервировано системой

На языке баз данных SQL имена полей или других элементов, которые совпадают с зарезервированными именами, берутся в квадратные скобки, например [Name].

В этом случае нужно выбрать OK – проблем нет. В результате, таблица будет иметь вид как показано на рисунке 11.

Рис. 11. Режим создания таблицы. Добавлено поле [Name]

⇑

3.4. Добавление поля Count

Поле Count есть целочисельным и добавляется точно так же как поле Code. Подробно о добавлении поля Code описывается в п. 3.2. На рисунке 12 изображена таблица после добавления поля Count.

Рис. 12. Таблица после добавления поля Count

⇑

3.5. Добавление поля Cost. Добавление полей с фиксированной запятой

Чтобы сформировать поле Cost с фиксированной запятой с точностью 2 знака после запятой, нужно выполнить следующие действия.

1. Сделать клик на поле «Щелкните для добавления» и в контекстном меню выбрать «Денежный» или выбрать эту команду в меню «Поля» (рисунок 13).

Рис. 13. Добавление поля с фиксированной запятой

2. Вместо имени «Поле1» ввести название поля Cost. Зафиксировать имя (клавиша Enter). В результате, окно базы данных будет иметь вид как показано на рисунке 14.

Рис. 14. Таблица после добавления и задания имени числового поля Cost

3. При выделенном поле Cost (1) установить формат «Фиксированный» (2), как показано на рисунке 15. Таким образом, поле Cost имеет тип данных «Денежный» и формат «Фиксированный».

Рис. 15. Установление формата «Фиксированный» для поля Cost

После выполненных действий таблица будет иметь вид как показано на рисунке 16.

Рис. 16. Вид таблицы после добавления основных полей

⇑

3.6. Добавление расчетного поля «Sum_Cost»

Чтобы добавить расчетное поле «Sum_Cost» нужно выполнить следующие действия:

1. Сделать клик мышкой на поле с именем «Щелкните для добавления» (рисунок 17).

2. В контекстном меню выбрать последовательность команд «Вычисляемое поле» => «Денежная сумма» (рисунок 17). В результате будет выведено окно «Построитель выражений», как показано на рисунке 18.

Рис. 17. Выбор типа вычисляемого поля Sum_Cost

Рис. 18. Окно «Построитель выражений» для создания формул

3. В окне «Построитель выражений» в поле редактора нужно ввести формулу:

[Count]*[Cost]

как показано на рисунке 19.

Рис. 19. Окно «Построитель выражений»

После ввода формулы нужно подтвердить команду кликом на OK. В результате окно «Построитель выражений» будет закрыто.

4. На этом шаге нужно изменить название «Поле1» на «Sum_Cost», как показано на рисунке 20. Зафиксировать изменения (клавиша Enter).

Рис. 20. Формирование имени поля Sum_Cost

На этом завершается этап создания полей таблицы. Следующим шагом есть ввод значений в таблицу.

⇑

4. Ввод значений в таблицу

Ввод значений в таблицу осуществляется естественном путем. Напротив каждого поля вводятся соответствующие данные. Важно, чтобы тип данных, которые вводятся, совпадал с типом поля. Каждая строка введенных данных называется записью. В таблице может быть произвольное количество записей (строк).

Следует заметить, что невозможно ввести значение в поле ID_Product, так как это поле есть счетчиком. Эти значения формируются СУБД Microsoft Access автоматически. При добавлении новой записи значение поля ID_Product увеличивается на 1. При удалении записи, номер этого поля остается навсегда зарезервированным, уменьшение значения ID_Product на 1 не происходит.

Рис. 21. Ввод данных в таблицу

⇑

5. Сохранение таблицы с данными

После ввода данных, нужно сохранить таблицу. По умолчанию таблица носит имя «Таблица1». Чтобы вызвать окно сохранения таблицы нужно выполнить одну из двух действий:

выполнить команду «Сохранить» с меню «Файл»;
выбрать символ ‘х’ закрытие окна таблицы (рисунок 22) а затем на запрос сохранения ответить «Да»;
выбрать кнопку дискеты для сохранности таблицы как показано на рисунке 22.

Рис. 22. Команда сохранения таблицы или закрытия таблицы

В результате откроется окно «Сохранение», в котором будет предложено указать имя таблицы. По умолчанию предлагается «Таблица1». В нашем случае нужно задать имя Product как изображено на рисунке 23.

Рис. 23. Задание имени таблицы Product

После подтверждения на OK таблица будет добавлена к базе данных. На рисунке 24 показан вид окна Microsoft Access с открытой таблицей Product.

Рис. 24. Окно Microsoft Access. Таблица Product

Как видно из рисунка, имя таблицы изменилось.

⇑

6. Ввод данных в таблицу

Теперь можно вводить данные в таблицу. При закрытии таблицы данные будут сохранены автоматически. На рисунке 25 показана таблица Product с введенными данными.

Рис. 25. Таблица Product с введенными данными

Задача решена.

⇑

Управление базой данных в СУБД Access

Планирование уроков на учебный год

Изучив эту тему, вы узнаете и повторите:

— создавать структуру таблицы;
— как вставлять в таблицу рисунки;
— как редактировать таблицу.

Работа 1. Создание файла базы данных

Задание 4.1. Создание файла новой базы данных

Научиться запускать среду СУБД Access. Познакомиться с интерфейсом среды. Создать файл базы данных.

Технология работы

1. Запустите среду СУБД Access (Пуск ► Программы ► Microsoft Access).

2. В появившемся окне выберите справа на панели задач Приступая к работе гиперссылку Создать файл.

3. На открывшейся панели задач Создание файла выберите гиперссылку Новая база данных.

4. В открывшемся окне введите имя базы данных — ГЕО — и выберите свою папку для сохранения.

B отличие от других приложений MS Office, среда СУБД Access предлагает сохранить новый документ с самого начала работы над ним.

5. Щелкните на кнопке Создать. Откроется главное окно базы данных.

Как и во многих других приложениях MS Office, в среде СУБД Access может быть открыто одновременно несколько окон. Их можно открывать и закрывать по мере необходимости. Но два окна будут открыты все время, пока вы работаете с базой данных: окно среды СУБД Access и главное окно базы данных.

6. Найдите окно среды СУБД Access. Найдите строку меню. Откройте каждое меню и сравните его команды с командами аналогичных меню из других приложений MS Office.

7. Найдите панель инструментов.

8. Найдите в левой области окна базы данных кнопки объектов, создаваемых в среде: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты. Щелкните по очереди на каждой кнопке и проследите за изменением правой части главного окна базы данных, а также за изменением вида панели инструментов среды СУБД Access.

9. Закройте свою базу данных и выйдите из среды.

10. Найдите в своей папке созданный файл и определите его размер.

Пока мы только сохранили пустой файл, в котором затем будем создавать базу данных. Его размер около 100 Кб. 11. Двойным щелчком запустите созданный файл.

Работа 2. Создание таблиц

Задание 4.2. Создание таблицы Континенты

Создать таблицу Континенты (см. табл. 4.7).

Технология работы

1. В главном окне базы данных щелкните на объекте Таблицы.

2. Запустите режим Создание таблицы в режиме конструктора. Откроется бланк структуры таблицы.

3. В верхней части бланка в графе Имя поля введите название поля КодКонтинента. В соседней графе Тип данных выберите из списка тип данных Счетчик.

4. Введите заголовок второго поля НазваниеКонтинента и установите тип данных Текстовый.

5. Задайте ключевое поле:

1) щелкните на поле КодКонтинента,
2) выполните команду Правка ► Ключевое поле или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов; 3
) убедитесь, что слева в сером столбце появился символ ключа.

6. Снимите ключ и снова установите его, воспользовавшись кнопкой на панели инструментов.

7. Введите имя поля ГеоКонтурКонтинента и задайте ему тип данных Поле объекта OLE.

8. Введите имя поля ПлощадьКонтинента и задайте ему тип данных Числовой.

Задание 4.3. Изменение свойств таблицы

Изменить некоторые свойства полей таблицы Континенты на вкладке Общие.

Технология работы

1. Щелкните в поле НазваниеКонтинента. Это поле называется активным. Слева от имени поля появится черный треугольник.

2. На вкладке Общие найдите строку Размер поля. В ней по умолчанию установлено значение 50, что означает наибольшую длину текстовой строки в этом поле. Рекомендуется изменить это значение в соответствии с наибольшей предполагаемой длиной строки.

3. Установите размер поля 17. Это значение соответствует самой большой длине строки — Северная Америка.

4. Щелкните в поле ПлощадьКонтинента.

5. На вкладке Общие в строке Размер поля указан тип числа, установленный по умолчанию для этого поля — Двойное целое. В географических справочниках площадь указывают, как правило, округленно, в виде целого числа квадратных километров или даже тысяч квадратных километров (тыс. кв. км). Но по смыслу поле ПлощадьКонтинента является действительным числом, поэтому выберите в раскрывающемся списке числовой тип — Действительное.

6. Перейдите в режим таблицы (команда Вид ► Режим таблицы). Появится сообщение с предложением сохранить таблицу. При сохранении укажите имя таблицы — Континенты.

7. В режиме таблицы вы увидите заголовки столбцов таблицы и пустую строку, предназначенную для ввода новой записи. В первой ячейке пустой строки написано слово (Счетчик). Значение этого поля вводится автоматически — целые числа в порядке возрастания.

8. Введите название и площадь континента. Когда вы начнете заполнять строку, снизу появится новая пустая строка.

9. Перейдите в режим конструктора (команда Вид ► Конструктор).

10. Найдите на панели инструментов кнопку перехода из режима конструктора в режим таблицы и обратно. Смените несколько раз режимы представления таблицы, воспользовавшись этой кнопкой.

11. Закройте таблицу и убедитесь, что ее название появилось в окне Таблицы.

Задание 4.4. Вставка рисунков в таблицу

Вставить рисунки контуров континентов в поле ГеоКонтурКонтинента, имеющее тип Поле объекта OLE.

Перед выполнением задания необходимо сохранить в отдельной папке рисунки контуров континентов, созданные в формате BMP (точечный рисунок). Назовите папку с рисунками Континенты.

Технология работы

1. Откройте таблицу Континенты в режиме таблицы (двойной щелчок на имени таблицы в главном окне базы данных).

2. Щелкните правой кнопкой мыши в ячейке поля ГеоКонтур- Континента и выберите в контекстном меню команду Добавить объект.

3. Откроется окно Microsoft Office Access.

4. Установите переключатель Создать из файла.

5. Щелкните на кнопке Обзор.

6. В диалоговом окне Обзор найдите папку Континенты и двойным щелчком выберите в ней нужный файл. Диалоговое окно Обзор закроется, а в окне Microsoft Office Access появится путь к выбранному файлу.

7. Завершите вставку щелчком на кнопке ОК.

8. После вставки файла в поле ГеоКонтурКонтпинента появится текст Точечный рисунок. Двойным щелчком на этом тексте вы можете открыть рисунок для просмотра.

В дальнейшем вы научитесь создавать формы, которые предназначены для просмотра данных, в том числе и графических.

Задание 4.5. Редактирование структуры таблицы

Освоить технологические операции редактирования структуры таблицы.

Технология работы

1. Откройте созданную таблицу Континенты.

2. Выполните действия по изменению структуры таблицы, воспользовавшись технологическими операциями редактирования (табл. 4.11).

3. После применения каждой технологической операции закрывайте таблицу и следите, как среда СУБД реагирует на изменения.

4. После освоения всех технологических операций приведите структуру таблицы к исходному виду.

Таблица 4.11. Технологические операции редактирования структуры таблицы

¹Нельзя изменить тип данных Счетчик, если в таблицу уже внесены данные.

Задание 4.6. Создание таблицы Страны

Создать таблицу Страны (см. табл. 4.8). Данные в таблицу не вводить.

Технология работы

1. Введите имена полей и установите типы данных.

2. Задайте ключевое поле.

3. Задайте свойства полей на вкладке Общие в соответствии с табл. 4.12. Данные в таблицу вводить не надо.

Таблица 4.12. Свойства полей в таблице Страны

Задание 4.7. Создание таблицы Населенные пункты

Создать таблицу Населенные пункты (см. табл. 4.9). Установить свойства полей в соответствии с табл. 4.13. Данные в таблицу не вводить.

Технология работы аналогична технологии задания 2.5.

Таблица 4.13. Свойства полей в таблице Населенные пункты

Задание 4.8. Обязательные поля в таблицах

Задать обязательные поля в таблицах.

Технология работы

Для каждого поля в таблице на вкладке Общие можно задать свойство Обязательное поле. Если такое свойство задано, это означает, что для каждой записи в это поле надо обязательно ввести данные. Среда СУБД не позволит закрыть таблицу, если данные в этом поле отсутствуют.

Когда в таблице описано то или иное поле, то предполагается, что это поле должно быть заполнено. Но бывает так, что на момент заполнения таблицы значения некоторых полей неизвестны и их предполагается ввести позднее. Это допустимо, но при условии, что для любой записи указано значение хотя бы одного поля. Иными словами, записей, для которых не заполнено ни одно поле, быть не должно. Поэтому при описании структуры таблицы необходимо задать свойство Обязательное поле для ключевого поля и хотя бы для одного из неключевых полей. Для полей, имеющих тип данных Счетчик, это свойство задается автоматически.

Работа 3. Связи между таблицами и ввод данных в связанные таблицы

Связи между таблицами можно устанавливать двумя способами:

♦ непосредственно в окне Схема данных;
♦ с помощью мастера подстановок.

Чтобы освоить оба способа создания связей, перед началом выполнения работы создайте копию файла базы данных и переименуйте ее в ГЕО-1.

Задание 4.9. Создание связей между таблицами

Создать связи между таблицами Континенты и Страны, Страны и Населенные пункты непосредственно в окне Схема данных по образцу на рис. 4.18.

Рис. 4.18. Схема данных

Технология работы

1. Откройте базу данных ГЕО.

2. Создайте в таблице Страны новое поле КодКонтинента и установите для него тип данных Числовой и размер поля Длинное целое. Закройте и сохраните таблицу.

3. Создайте в таблице Населенные пункты новое поле КодСтра- ны и установите для него тип данных Числовой и размер поля Длинное целое. Закройте и сохраните таблицу.

4. Откройте окно Схема данных (меню Сервис). Одновременно откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

5. Выделите по очереди каждую таблицу и щелкните на кнопке Добавить.

6. Закройте диалоговое окно. В окне Схема данных вы увидите три маленьких прямоугольных окна. Каждое окно имеет заголовок — имя таблицы. В окне перечислены поля таблицы. Ключевое поле выделено полужирным начертанием.

7. Измените размеры каждого окна так, чтобы были видны все поля таблицы и название таблицы.

8. Расставьте таблицы по образцу (рис. 4.18).

9. Чтобы создать связь, наведите курсор на ключевое поле Код-Континента в таблице Континенты, нажмите кнопку мыши и двигайте ее на поле КодКонтинента в таблице Страны. Отпустите кнопку мыши. Если вы все сделали точно, то откроется окно Изменение связей (рис. 4.19). В этом окне представлены названия связанных таблиц и имена полей, по которым осуществляется связь. Слева указывается главная таблица, справа — подчиненная. В нижней части окна указан тип связи (отношения) между таблицами («один-ко-многим»).

Рис. 4.19. Окно Изменение связей

10. Установите флажки Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных полей.

Связанные поля в главной и подчиненной таблицах не обязательно должны иметь одинаковые имена, но чтобы не запутаться при связывании полей, лучше назвать такие поля одинаковыми именами.

Понятие целостности данных

Любая база данных должна обладать свойством целостности. Это значит, что в ней должна содержаться полная непротиворечивая информация.

Свойство целостности должно сохраняться при любых действиях с данными.

Современные СУБД (в частности, СУБД Access) обладают инструментами контроля целостности данных. Так, при модификации структуры таблицы (см. задание 4.5) вы заметили, что в некоторых случаях среда предупреждала о возможном нарушении целостности и потере некоторых данных. Это происходит, если вы’ изменяете размер поля или его тип после того, как данные в таблицу уже были внесены. Существуют другие способы обеспечения целостности данных в одной отдельно взятой таблице: задание значения по умолчанию, условия на значение для полей таблицы.

Кроме того, среда может осуществлять контроль целостности данных в связанных таблицах. Для этого надо установить обеспечение целостности данных по связи (см. задание 4.9). Так, если установлен флажок каскадное обновление связанных полей, то при изменении данных в главной таблице они автоматически изменятся во всех подчиненных таблицах, которые используют эти данные. Если установлен флажок каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи из главной таблицы автоматически удалятся все связанные с ней записи из подчиненных таблиц. Контроль целостности осуществляется при вводе новых данных. Так, СУБД не позволит ввести записи в подчиненную таблицу, не имеющие связанной с ней записи в главной таблице. Таким образом, при заполнении таблицы последовательность действий должна быть такой: сначала ввести данные в главную таблицу, затем — в подчиненную.

Задание 4.10. Удаление и восстановление связей

Научитесь удалять и восстанавливать связи между таблицами.

Технология работы

1. Откройте окно Схема данных.

2. Удалите связь:

1) наведите курсор на линию связи и щелкните правой кнопкой мыши;
2) в контекстном меню выберите команду Удалить.

3. Вновь создайте связь, как описано в задании 4.9.

Задание 4.11. Ввод данных в таблицы

Ввести данные в связанные таблицы (рис. 4.20).

Рис. 4.20. Ввод данных в связанные таблицы

Технология работы

1. Откройте таблицу Континенты.

2. Введите сведения о континентах.

3. Найдите значки +, стоящие слева у каждой записи. Этот значок показывает, что таблица имеет связанные таблицы (одну или несколько).

4. Щелкните на значке +. Откроются поля связанной таблицы Страны. Эта таблица пока еще не заполнена, поэтому вы увидите только строку пустой записи.

5. Введите данные о странах этого континента. По мере ввода стран у каждой записи также будут появляться значки +, означающие, что у таблицы Страны также есть связанные таблицы.

6. Щелкните на значке + около названия страны. Откроются поля связанной таблицы Населенные пункты.

7. Закройте таблицу Континенты.

8. Откройте таблицу Страны. Вы увидите в ней все введенные вами данные о странах. Кроме этого, в поле КодКонтинента этой таблицы для каждой страны автоматически появится код соответствующего континента. Этот код вносится благодаря установленной связи между таблицами.

9. Откройте таблицу Населенные пункты. Вы увидите в ней все введенные вами данные о городах. Кроме этого, в поле Код- Страны для каждого населенного пункта автоматически появится код соответствующей страны.

Можно вводить данные отдельно в каждую таблицу. При этом надо соблюдать следующие правила. Сначала следует вводить данные в главную таблицу, а затем — в подчиненную. При вводе данных в отдельную таблицу данные в связанное поле (КодСтраны или КодКонтинента) придется вводить вручную, что не очень удобно, так как можно ошибиться.

Задание 4.12. Использование Мастера подстановок

Создать связи между таблицами с помощью Мастера подстановок. Это задание выполняйте в созданной копии базы данных ГЕО-1.

Технология работы

1. Откройте базу данных ГЕО-1.

2. Откройте таблицу Страны в режиме конструктора.

3. Создайте новое поле КодКонтинента и в столбце Тип данных выберите из списка Мастер подстановок.

4. На первом шаге установите переключатель Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса.

5. На следующем шаге выберите таблицу Континенты.

6. На следующем шаге перенесите поле НазваниеКонтинента из левого списка вправо.

7. На следующем шаге задайте сортировку по полю Название- Континента.

Вернитесь на шаг назад. Вы увидите, что в правый список помимо выбранного поля НазваниеКонтинента автоматически добавилось поле КодКонтинента. Это означает следующее. На самом деле в таблице Страны вместо названия будет храниться числовой код страны. Это удобнее для программной среды. Но для человека такой код безликий, ему гораздо удобнее вместо числа видеть «живое» название. Поэтому при просмотре таблицы вместо кода будут появляться названия стран. Это вы и задали при работе мастера подстановок.

8. На следующем шаге просмотрите столбец подстановки. Он будет состоять из названий континентов, которые вы уже ввели. В дальнейшем по мере ввода новых данных этот список будет расширяться.

9. Выполните оставшиеся шаги мастера. На последнем шаге щелкните на кнопке Готово.

Обратите внимание, что после щелчка на кнопке Готово появится сообщение: Перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Выполнить это сейчас? В этом сообщении важно не то, что среда предлагает сохранить таблицу. Это привычное действие.

Важна первая часть фразы (Перед созданием связи…), которая означает, что при использовании мастера подстановок между таблицами устанавливается связь. Таким образом, мастер подстановок является инструментом для автоматического создания связей между таблицами.

10. После завершения работы мастера посмотрите, что у созданного вами поля КодКонтинента автоматически установился тип данных Числовой, что еще раз указывает, что в этом поле хранятся не текстовые данные (названия), а числа (коды).

11. Перейдите в режим таблицы. Введите данные о нескольких странах. В поле КодКонтинента откроется список названий континентов. Выберите в нем нужное значение.

12. Аналогичным образом создайте связанное поле КодСтраны в таблице Населенные пункты. Заполните таблицу данными.

13. Откройте окно Схема данных. После работы мастера подстановок в этом окне автоматически появляются таблицы с обозначенными связями.

14. Правой кнопкой мыши щелкните на стрелке связи и выберите пункт Изменить связь.

15. Установите обеспечение целостности данных по связям (см. рис. 4.19).

Контрольные вопросы и задания

1. Какие основные технологические операции необходимо выполнить при создании структуры базы данных?

2. Зачем надо задавать ключевое поле?

3. В чем суть технологии вставки рисунков в таблицу?

4. Как задаются свойства полей?

5. Какими способами устанавливаются связи между таблицами?

6. Какой способ вам показался наиболее удобным для создания связи, для заполнения данных и их отображения?

7. Что такое понятие «целостность данных»?

8. Когда осуществляется контроль целостности данных?

9. Как следует вводить данные, если есть главная и подчиненная таблицы?

Создание таблиц в MS Access. (Тема 4)

Похожие презентации:

Создание базы данных в MS Access. Технологии баз данных. (Лекция 4)

Информатика MS Access

Базы данных (MS Access)

Создание БД в MS Access

MS Access. Создание базы данных на диске

База данных

Создание базы данных в Microsoft Access 2007 с помощью шаблонов и конструктора таблиц

Терминология MS Access

Создание таблиц в СУБД MS Access

Создание новой базы данных. Вход в MS Access

1. Тема 4 создание таблиц в MS ACCESS

ТЕМА 4
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ В MS
ACCESS

2. План лекции

ПЛАН ЛЕКЦИИ
1.
2.
3.
4.
5.
Объекты MS Access
Методы создания таблиц в MS Access
Конструктор таблиц
Типы полей в таблицах
Ввод информации в таблицы MS Access

3.

Начало работы с MS Access 7НАЧАЛО РАБОТЫ С MS
ACCESS 7

4. Начало работы с MS Access 7

НАЧАЛО РАБОТЫ С MS
ACCESS 7

5. Начало работы с MS Access 10

НАЧАЛО РАБОТЫ С MS
ACCESS 10
Ввод имени
файла базы
данных
Кнопка
«Создать»

6. Объекты MS Access

ОБЪЕКТЫ MS ACCESS
В файле БД ACCESS могут храниться объекты
шести основных типов:
таблицы,
запросы,
формы,
отчеты,
макросы,
модули.

7. Создание таблиц в режиме таблицы

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ В
РЕЖИМЕ ТАБЛИЦЫ

8. Конструктор таблиц

КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦ

9. Конструктор таблиц

КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦ

10. Типы данных полей таблиц

ТИПЫ ДАННЫХ ПОЛЕЙ
ТАБЛИЦ

11. Общие свойства полей БД

ОБЩИЕ СВОЙСТВА
ПОЛЕЙ БД

12. Общие свойства полей БД

ОБЩИЕ СВОЙСТВА
ПОЛЕЙ БД
• Размер поля – задает максимальный
размер данных, сохраняемых в поле;
• Формат поля – задает формат
отображения данного на экране или
печати.

Можно выбрать из списка наиболее
часто встречающихся вариантов. Можно
задать свой собственный формат (кроме
объектов OLE)

13. Общие свойства полей БД

ОБЩИЕ СВОЙСТВА
ПОЛЕЙ БД
• Число десятичных знаков – для числового и
денежного форматов задает число десятичных
знаков.
• Маска ввода – используется для ограничения
вводимых в поле данных, что частично
позволяет избежать опечаток
Например, маску для телефонного номера можно
записать двумя способами:
\ (000 \) 000\- 00\- 00
“(“ 000 “)” 000 “-“ 00 “-“ 00
При этом при наборе номера в пустом поле оно счала
примет вид (___) ___ — __ — __

14. Общие свойства полей БД

ОБЩИЕ СВОЙСТВА
ПОЛЕЙ БД

15. Общие свойства полей БД

ОБЩИЕ СВОЙСТВА
ПОЛЕЙ БД
• Условие на значение задает ограничения
на вводимые значения и позволяет
.
осуществить контроль ввода. В это поле
вводится логическое условие, а в поле
Сообщение об ошибке – текст сообщения.

• Проверка вводимых данных на уровне поля

16. Поле первичного ключа

17. Поле первичного ключа

ПОЛЕ ПЕРВИЧНОГО
КЛЮЧА
В Microsoft Access можно выделить три типа
ключевых полей:
счетчик — позволяет при добавлении каждой
записи в таблицу автоматически вносить
порядковое число
простой ключ — поле содержит уникальные
значения, такие как коды или инвентарные
номера
составной ключ – используется в случаях, когда
невозможно гарантировать уникальность
значений каждого поля, существует возможность
создать ключ, состоящий из нескольких полей

18. Поле первичного ключа

ПОЛЕ ПЕРВИЧНОГО
КЛЮЧА
Знак ключевого поля добавляют только к полям первичного ключа
Внешние ключи не помечают знаком ключевого поля

19.

Подстановочные поляПОДСТАНОВОЧНЫЕ
ПОЛЯ
Цель создания подстановочного поля — обеспечить
конкретные поля списком допустимых значений
В ACCESS можно создать два типа подстановочных
полей:
1. В поле внешнего ключа связующей таблицы
подставляется список значений из поля первичного
ключа базовой таблицы
2. В любое поле, кроме простого ключевого поля,
можно подставлять данные из списка
фиксированных значений

20. Подстановочные поля

ПОДСТАНОВОЧНЫЕ
ПОЛЯ
В режиме Конструктора таблиц для поля внешнего
ключа выбрать тип данных Мастер подстановок

21. Подстановочные поля

ПОДСТАНОВОЧНЫЕ
ПОЛЯ
Первые 2 шага Мастера подстановок при создании
подстановки в поле внешнего ключа

22. Подстановочные поля

ПОДСТАНОВОЧНЫЕ
ПОЛЯ
Шаги 3 и 4 Мастера подстановок при создании
подстановки в поле внешнего ключа

23. Подстановочные поля

ПОДСТАНОВОЧНЫЕ
ПОЛЯ
Шаги 5 и 6 Мастера подстановок при создании
подстановки в поле внешнего ключа

24.

Подстановочные поляПОДСТАНОВОЧНЫЕ
ПОЛЯ
При вводе данных в поле внешнего ключа, для
которого создана подстановка, появится знак
раскрывающего списка
Просмотреть тип
подстановки и источник
данных можно в режиме
Конструктора таблиц в
свойствах поля на
вкладке Подстановка

25. Подстановочные поля

ПОДСТАНОВОЧНЫЕ
ПОЛЯ
Создание подстановочного поля из фиксированного
набора значений

26. Установление связей между таблицами РБД

УСТАНОВЛЕНИЕ СВЯЗЕЙ
МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ РБД
Связи между таблицами РБД устанавливают перед
началом ввода данных. Связи устанавливают в
окне «Схема данных»

27. Установление связей между таблицами РБД

УСТАНОВЛЕНИЕ СВЯЗЕЙ
МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ РБД
Связи между полями первичного и внешнего
ключей устанавливают простым перетягиваем
мышью одного поля на другое

28. Установление связей между таблицами РБД

УСТАНОВЛЕНИЕ СВЯЗЕЙ
МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ РБД
Обеспечение целостности данных РБД
Целостность данных – система правил ACCESS для
поддержания связей между записями в связанных
таблицах и обеспечения защиты от случайного удаления
или изменения связанных данных

29.

Ввод данных в таблицы РБДВВОД ДАННЫХ В
ТАБЛИЦЫ РБД
Данные в таблицы РБД можно вводить:
1. В режиме таблицы
Мастер форм
2. С использованием форм