Программа работа с документами 1с: Документы в программе 1С:бухгалтерия 8.3

1С:Документооборот

Раздел \ СЭД Корпоративный документооборот \ Дополнительно: Другие материалы \ 1C:Документооборот Проф

«1С:Документооборот» — новое решение для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов обработки внутренних и официальных документов как коммерческих, так и государственных предприятий, причем, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного.

Программа «1С:Документооборот», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами.  Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.

Программа может применяться на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности.

Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

Программный продукт является «детищем» программы «1С: Архив 3», уже много лет применяемой в большом количестве организаций.

Новые возможности

Программное обеспечение создается на базе программы «1С: Предприятие 8.2». Более качественная организация электронного документооборота обусловлена обновленными возможностями платформы в области соединения учета ресурсов и координации движения документов.

Имеющиеся функциональные возможности —  наличие разнообразных технологий обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, масштабируемость – доказывают, что стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.

Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки документов с разграничением прав доступа к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе сложившиеся в России.

С помощью программы «1С Документооборот» можно:

• осуществлять работу с помощью веб-браузеров
• уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота.
• улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами
• обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом
• наладить работу пользователей с документами.

Обработка документации
В программе можно обрабатывать любые типы документов, на каждый из которых заводится учетно-регистрационная карточка, содержащая реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003, ГСДОУ и традиций делопроизводства, принятых в российской практике.

Хранение и доступ к документации 1С

Для организации хранения документов применяется структура папок с возможностью ограничения доступа к ним.

Структура папок может быть создана на основе организационной структуры учреждения либо по видам документации. Для каждой папки можно установить разграничение доступа, то есть, какой пользователь, что может осуществлять – читать, добавлять, редактировать или удалять информацию — из этой папки.

Регистрация корреспонденции 1С:Документооборот

В программе можно производить регистрацию входящих и исходящих документов предприятия. При этом номер документа генерируется программой самостоятельно по определенным правилам.

Регистрация корреспонденции осуществляется по требованиям ГОСТ, типовых инструкций и традиций делопроизводства, сложившихся в отечественной практике.

Регистрация корреспонденции включает в себя этапы:

• рассмотрение документа и постановка на контроль, производится автоматически
• постановка исполнителей в известность
• контроль соблюдения сроков документа
• создание отчетности по поступлению/исполнению документа, по документам с истекшим сроком исполнения.

Обработка документов со сканера в 1С:Предприятие 8.3 / 8.

2

Программа позволяет загружать любые документы с внешнего сканера. Единственное условие – поддержка сканером интерфейса TWAIN.

Электронная почта

Программа позволяет отправлять с помощью электронной почты любой документ из базы. Кроме того, есть возможность загрузки входящей и внутренней корреспонденции прямо из электронного почтового ящика.

Просмотр, редактирование и контроль версий 8.2

Просмотр и редактирование документации программы осуществляется с помощью приложений, установленных на компьютерах пользователей.

Работа с документацией производится на «рабочем столе», где пользователю показывается перечень документов, находящихся в стадии редактирования, а также перечень текущих задач, требующих выполнения. Пользователь может самостоятельно добавить или удалить раздел, а также поменять местами его элементы.

Пользователь программы «1С:Документооборот» может как просматривать, так и редактировать документы. Одновременная работа с одним и тем же документом невозможна, так как программой предусмотрена блокировка уже использующегося файла.

После сохранения вновь отредактированного файла создается новая его версия, где указывается, кто, когда и во сколько ее создал.

В карточке документа перечисляется список версий, пользователь вправе удалить лишние и поменять текущую версию, кроме того, при необходимости он может сравнить версии файлов часто используемых форматов — doc, trf, html, txt, odt.

Программа 1С:Документооборот 8 в Абакане

«1С:Документооборот 8» обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота. 

«1С:Документооборот 8» – это новый программный продукт фирмы «1С», призванный обеспечить в организации централизованное безопасное хранение, оперативный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д. 

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

«1С:Документооборот 8» – преемник программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений.

Принципиально новые возможности

«1С:Документооборот 8» реализован на платформе «1С:Предприятие 8.2» и использует принципиально новые возможности платформы в решении задач интеграции учета ресурсов и управления документами, демонстрируя более высокий уровень организации электронного документооборота.

Независимость от типа СУБД, масштабируемость, возможность управления содержанием на всем протяжении жизненного цикла документа, поддержка различных технологий работы с документами – все это поднимает «1С:Документооборот 8» на новый уровень по сравнению с предыдущими версиями.

Используя современные технологии работы с документами, в том числе правила и методы, сложившиеся в отечественной практике, «1С:Документооборот 8» поддерживает различные механизмы работы с документами с учетом разграничений прав доступа к ним.

«1С:Документооборот 8» позволяет

• работу с системой через веб-браузер 
• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; 
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; 
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей. 

Работа с документами

«1С:Документооборот 8» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6. 30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Хранение и права доступа к документам

В конфигурации «1С:Документооборот 8» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. 

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Регистрация входящих и исходящих документов

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
• оповещение исполнителей, 
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов, 
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
   

Просмотр, редактирование и контроль версий

Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей. 

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

«1С:Документооборот 8» обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию.

Для файлов популярных форматов (doc, trf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В конфигурации «1С:Документооборот 8» коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. 
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем. 
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования. 
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения. 
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.  
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления. 

Документам и бизнес-процессам можно назначить дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке (например, «важность документа», «теги», «корреспондент», «место хранения» и др.).

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.

Поиск

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

Реализация в «1С:Документообороте 8» полнотекстового поиска документов (разделов, рецензий, поручений и т. д.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов с учетом морфологии позволяет решить вопросы верификации документа и сокращает затраты времени, поскольку в традиционных системах делопроизводства на поиск документов тратится до 30 % времени сотрудников.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

9 лучших программ для совместного редактирования документов в 2022 году

Работаете удаленно? Это программное обеспечение для редактирования документов для совместной работы, безусловно, поможет вам.

Поскольку пандемия коронавируса продолжает оставаться угрозой, почти все технологические компании работают удаленно, чтобы свести распространение вируса к минимуму. Несмотря на то, что переход к переводу рабочего места на работу только в режиме онлайн был предпринят для противодействия распространению COVID-19, в последние несколько лет удаленная работа набирает обороты благодаря своим многочисленным преимуществам

• Экономия на офисных финансах, таких как аренда, коммунальные услуги, канцелярские товары и т. д.
• Экономия времени на дорогу для сотрудников
• Уменьшение ненужных офисных совещаний, политики, дискуссий о кулерах и других известных затрат времени.
• Найм разнообразной рабочей силы без географических ограничений

Переход к удаленной работе привел к ускорению многих программ для совместного редактирования документов, которые помогают распределенным командам работать так же, как в одной комнате. McKinsey сообщает, что работники умственного труда тратят в среднем 14 % своей рабочей недели на общение и совместную работу внутри компании. В отчете также отмечается, что улучшение внутреннего сотрудничества с помощью социальных инструментов может помочь повысить продуктивность взаимодействия на целых 20–25 процентов!

Поскольку много времени в офисе уходит на общение и совместную работу над документами, программное обеспечение для совместного редактирования документов упрощает работу удаленных команд. Программное обеспечение для совместного редактирования документов имеет множество преимуществ:

• Более быстрое решение проблем
• Центр обмена идеями
• Повышение эффективности и производительности
• Создает сообщество и способствует командной работе
• Быстрое воплощение идей
• Меньше времени, проводимого в почтовом ящике

Для тех, кто не знает, программное обеспечение для совместного редактирования документов позволяет сотрудникам одновременно просматривать, редактировать и работать над документом без необходимости пересылки электронных писем.

В этом сообщении блога мы собираемся раскрыть некоторые из лучших программ для совместного редактирования документов и посмотреть, какое из них выделяется из толпы. Итак, без лишних слов, давайте начнем…

Список лучших программ для совместного редактирования документов:

Исследования показывают, что команды могут создавать документы на 33 % быстрее с помощью инструмента управления документами, который устраняет необходимость во вложениях. Это программное обеспечение для совместного редактирования документов необходимо для работы в удаленной среде, поскольку оно оптимизирует рабочие процессы, снижает неэффективность и объединяет команду под одной крышей. Вот наш лучший выбор:

#1: Bit.ai

Инструмент номер 1 в нашем списке — Bit, современное программное обеспечение для совместного редактирования документов для команд всех форм и размеров. Bit позволяет командам создавать документы, управлять ими, делиться ими и отслеживать их с помощью одной простой в использовании панели управления.

Bit обладает рядом выдающихся возможностей, которые делают его одним из лучших программ для совместного редактирования документов:

• Организованные рабочие области и папки:  Bit собирает все ваши документы и файлы в одном месте, позволяя организовать информацию в рабочие пространства и папки.
• Совместная работа в режиме реального времени : Совместная работа с вашей командой и руководством и обратная связь в режиме реального времени с помощью @упоминаний и функций выделения, поскольку каждый документ имеет отдельный поток комментариев. Вы также можете пинговать соавторов, чтобы уведомить их о любых изменениях или вызвать их в документ, если вам понадобится их помощь.
• Библиотека контента:  У Bit есть библиотека контента, в которой вы можете хранить медиаресурсы и делиться ими. Вы можете легко сохранять изображения, файлы, видео, PDF-файлы и контент и иметь к ним доступ в любой момент.
• Широкие возможности встраивания:  Bit.ai интегрируется с более чем 100 веб-приложениями (например, YouTube, PDF-файлы, LucidChart, Google Drive и т. д.), помогая создавать мультимедийные и интерактивные планы реализации или другие рабочие документы.
• Интеллектуальный поиск:  Bit имеет очень надежную функцию поиска, которая позволяет любому быстро находить информацию. Вы можете искать папки, файлы, документы и содержимое внутри ваших документов во всех ваших рабочих областях.
• Связывание документов:  Bit позволяет сотрудникам создавать неограниченное количество документов и связывать их между собой для создания надежных внутренних вики.
• Шаблоны:  Bit предлагает множество замечательных шаблонов, которые сократят вашу работу вдвое и помогут быстро приступить к работе.
• Другие функции : Отслеживание документов, история версий, интеллектуальные разрешения, захват потенциальных клиентов и многое другое.

Некоторые выдающиеся функции Bit

• Отслеживание документов, совместно используемых внутри компании или за ее пределами.
• Библиотека контента для хранения медиафайлов
• Встроенные функции чата, защита паролем и т. д. (12 долларов в месяц), Plus (20 долларов в месяц), Enterprise (обратитесь в отдел продаж).

 

#2. Google Docs

Далее идет Google Docs, бесплатная облачная платформа для совместной работы от Google. Платформа работает так же, как Word онлайн, поскольку у Google есть чистый редактор, который вы можете использовать для одновременного редактирования документов со своими товарищами по команде. Единственным предварительным условием для начала является идентификатор Google или учетная запись Gmail.

Поскольку Google Docs работает в облаке, нет необходимости загружать отдельное программное обеспечение. Просто войдите в свою учетную запись Google и начните легко создавать документы. Если вы использовали Word, Google Docs определенно покажется вам знакомым. Верхняя панель заполнена параметрами форматирования и редактирования, как в Microsoft Word. Документы Google, созданные для совместной работы, позволяют создавать документы и делиться ими с коллегами по электронной почте или по ссылке для общего доступа.

Имея 15 ГБ облачного хранилища в бесплатном тарифном плане, Google Docs является достойным инструментом для частных лиц или индивидуальных предпринимателей, желающих разместить свои документы в облаке. Если у вас большая команда, мы бы посоветовали вам поискать в другом месте. Вы всегда можете перейти на платную учетную запись, если вам нужно больше места для хранения.

Некоторые выдающиеся функции Google Docs

• Выделение и добавление комментариев для обратной связи
• Сохранение документов на Google Диске одним щелчком мыши
• Интеграция с Google Slides, электронными таблицами, Keep и другими сервисами.

Цена:

• Бесплатно с ограниченной функциональностью
• Платные планы начинаются с 6 долларов США за пользователя/месяц

#3: Microsoft Word Online

Один из самых популярных документов. , Microsoft Word также имеет облачный аналог. Microsoft Word онлайн предлагает функциональные возможности Word в облаке, позволяя пользователям получать к нему доступ через Интернет и редактировать документы в режиме реального времени.

Конкурируя с Google Docs, Microsoft Word онлайн предлагает бесплатный доступ ко всем инструментам Microsoft, таким как Word, Onenote, Excel, Powerpoint, One Drive и т. д. Все, что вам нужно, это учетная запись Microsoft для доступа к его приложениям для повышения производительности. Онлайн-версия Word имеет интерфейс, аналогичный традиционному Word, с некоторыми дополнительными функциями, ориентированными на современных пользователей и их потребности. Тем не менее, Word по-прежнему очень традиционен в своем подходе, и ему не хватает ключевых функций современных редакторов документов.

Команды могут одновременно совместно создавать и совместно редактировать документы Word и быстро выполнять свою работу. Они могут загружать документы со своего ПК через интеграцию Word-OneDrive или открывать документы напрямую через Dropbox. Закончили создавать документы? Загрузите их в виде файлов Office, в формате PDF или в формате ODF.

Некоторые выдающиеся функции Word Online

• Знакомый интерфейс
• Safe and Secure
• Интегрируются с PowerPoint, Excel, OneDrive, Teams и другими продуктами Microsoft

Цены: 9000 3

7007 Free с ограниченными.
• Платные планы начинаются с Business Essentials (6 долларов США в месяц), Business (8,25 долларов США в месяц), Business Premium (12,50 долларов США в месяц)

 

#4:  Quip

Quip, продукт Salesforce, является еще одной компетентной платформой для совместного редактирования документов. Создавайте и редактируйте живые документы и электронные таблицы, общайтесь с товарищами по команде и эффективно обсуждайте идеи в цепочках для каждого документа. Команды могут даже добавить документ или электронную таблицу в чат и работать над ним вместе. Пользователи используют Quip для эффективного и прозрачного создания, организации и обсуждения работы.

Надежная интеграция с Salesforce означает, что Quip может использовать ваши данные Salesforce, позволяя редактировать документы и электронные таблицы вместе с коллегами. Отличительной особенностью Quip является возможность добавлять в документы календари, доски канбан, опросы, обратный отсчет и т.  д., а также хранить всю свою работу в одном месте.

Благодаря специальным приложениям для Android и iOS вы можете взять свою работу с собой, куда бы вы ни отправились. Quip также поддерживает автономный режим, так как вы можете работать без подключения к Интернету, и ваша работа будет синхронизироваться при каждом следующем подключении к Интернету.

Некоторые выдающиеся функции Quip

• Документы, слайды, электронные таблицы под одной крышей0003
  • Бесплатный с ограниченной функциональностью
  • Платные планы начинаются с: Starter (10 долларов США в месяц), Enterprise (25 долларов США за пользователя в месяц), Quip for Customer 360 (свяжитесь, чтобы узнать цену)

   

  #5. Box Notes

  Хотя многие думают о Box как об удивительной платформе для хранения файлов и конкуренте Dropbox, у Box также есть приложение для создания заметок для совместного редактирования в реальном времени. Box Notes позволяет сотрудникам создавать и редактировать рабочие заметки вместе, а также добавлять комментарии и основные параметры форматирования.

  УТП (уникальное торговое предложение) заметок Box — это чистый редактор, который идеально подходит для создания заметок, организации обзоров или даже создания информационного бюллетеня. Box Notes, созданный для корпораций, представляет собой серьезное приложение для создания заметок, которое позволяет сотрудникам хранить заметки о встречах, планировать проекты, проводить мозговой штурм идей, создавать задачи и сроки и многое другое.

  Функция контроля версий позволяет пользователям легко просматривать все изменения и в любой момент возвращаться к предыдущим версиям. Если вы уже используете Box для хранения файлов, Box Notes может стать отличным дополнением к вашему рабочему процессу. Платформа также имеет настольное приложение (как для Windows, так и для Mac).

  Некоторые выдающиеся функции Box Notes

  • Обеспечение безопасности предприятия
  • Настольные и мобильные приложения
  • можно сделать в любом месте

  Планы:

  • БЕСПЛАТНО с ограниченной функциональностью
  • . Personal Pro (11,50 долл. США в месяц), Business starter (5,80 долл. США в месяц), Business (17,30 долл. США в месяц), Enterprise (свяжитесь, чтобы узнать цену)

   

  #6: Confluence

  Более 60 000 пользователей по всему миру используют Confluence для совместного редактирования своих документов и выполнения работы. Продукт гиганта программного обеспечения Atlassian Confluence позволяет командам создавать, совместно использовать и совместно работать над документами, презентациями, электронными таблицами и даже изображениями. CConfluence разрушает организационные разрозненности благодаря надежной функциональности чата и параметрам обмена.

  Сотрудники могут легко прикреплять комментарии к общему файлу, совместно редактировать файлы и оставлять свои предложения или отзывы прямо с панели управления Confluence. Отделы и команды могут создавать пространства, что позволяет им разделять и организовывать свою работу в зависимости от проекта, над которым они работают.

  Выберите один из более чем 75 настраиваемых шаблонов, чтобы начать работу и оповещать своих товарищей по команде, когда вы отмечаете их или назначаете им задачу. Confluence интегрируется с приложениями JIRA, Trello, Hubspot и Google и объединяет все вместе.

  Некоторые выдающиеся функции Confluence

  • Домашняя и персонализированная лента
  • Блоги для объявлений
  • Настройки разрешений для конфиденциальности

  Цена:

  • Бесплатный с ограниченной функциональностью
  • Платные планы начинаются со Стандартного (10 долларов США в месяц для до 10 пользователей), Премиум (100 долларов США в месяц)

   

  #7. Sharepoint

  Еще один ветеран, такой как Confluence, Sharepoint — это программное обеспечение для совместной работы и внутренней сети, принадлежащее Microsoft. Он является частью пакета Microsoft Office 365 и легко интегрируется с другими продуктами Microsoft, такими как Teams, Word, OneDrive и другими. Обладая более чем 20-летним опытом, Sharepoint знает, что делает. Предоставляя безопасное пространство для обмена знаниями и совместной работы над ними, Sharepoint оптимизирует работу вашей команды.

  Платформа совместной работы для предприятий, Sharepoint имеет более 190 миллионов клиентов по всему миру. команды могут обмениваться данными, мультимедиа и другими ресурсами между отделами и подразделениями. С помощью сайтов Sharepoint команды могут создавать центры связи и настраивать их в соответствии со своими потребностями. Sharepoint имеет очень мощную функцию поиска, позволяющую любому сотруднику организации быстро находить любую информацию, что повышает его продуктивность. Несмотря на то, что Sharepoint отлично справляется со своими задачами, его сложно внедрить, а кривая обучения может быть очень крутой.

  Некоторые выдающиеся функции SharePoint

  • доступны для Mac, PC и мобильных приложений
  • . Платные планы начинаются с: SharePoint Online, план 1 (5 долларов США за пользователя в месяц), SharePoint Online, план 2 (10 долларов США за пользователя в месяц), Office 365 E3 (20 долларов США за пользователя в месяц)

   

  #8. Samepage

  Как следует из названия, SamePage хочет, чтобы ваша команда была на одной странице, позволяя им совместно редактировать документы и файлы в облаке. Благодаря таким функциям, как демонстрация экрана, совместное использование файлов, групповой чат, видеозвонки, управление задачами и управление документами в реальном времени, Samepage предлагает все необходимое для того, чтобы стать отличной платформой для совместной работы.

  Команды могут организовывать проекты на доске канбан или использовать интеллект-карты, страницы или листы для планирования предстоящих проектов. Сотрудники могут назначать задачи коллегам, добавлять сроки выполнения, устанавливать уровни приоритета, создавать напоминания, подзадачи и добавлять детали описания для придания контекста. Платформа очень гибкая, но может быть неудобной в использовании, особенно для новых пользователей.

  У Samepage также есть собственные приложения для Android, iOS и Mac, которые помогут вам оставаться на связи и получать все обновления, связанные с проектом, где бы вы ни находились.

  Некоторые выдающиеся функции SamePage

  • Видеоконференции и чат
  • Файлы ссылок с коробкой, Dropbox, OneDrive, или Google Drive
  • Канбанские доски и карты Mind

  Цена:

• FREE с ограниченным функциональность
• Платные планы начинаются со Standard (6,50 долларов США за пользователя в месяц), Pro (8 долларов США за пользователя в месяц)

 

#9: Zoho Docs

Zoho Docs — это платформа управления документами от Zoho. Zoho предоставляет инструменты для создания документов, электронных таблиц и презентаций — все это образует аккуратную панель инструментов. Zoho Writer — это редактор документов для совместной работы, который позволяет командам редактировать документы в режиме реального времени. Благодаря своему сходству с Microsoft Word, Zoho предлагает новый взгляд на старые редакторы документов и позволяет легко создавать, хранить и обмениваться документами.

Товарищи по команде могут устанавливать разрешения, защищать паролем свои документы или даже устанавливать срок действия, по истечении которого все теряют доступ к файлу или документу. Zoho Docs также предоставляет возможность общаться с соавторами в режиме реального времени, чтобы упростить редактирование документов. Благодаря режимам записи Zoho приспосабливается к этапу создания документа, который вы составляете, просматриваете или распространяете.

Zoho Writer содержит более 350 шрифтов и предоставляет множество возможностей редактирования. Усовершенствованная встроенная система просмотра документов Zoho позволяет командам искать и фильтровать комментарии, отслеживать историю изменений, получать обновления по электронной почте, отключать живые курсоры и отвечать на комментарии, происходящие в документе, прямо из электронной почты.

Некоторые выдающиеся функции Zoho Writer

• интегрируются с Docusign и Adobe Echosign
• Post Prope непосредственно в WordPress
• .

   

  Заключение

  И это все, ребята!

  Мы выбрали лучшее программное обеспечение для совместного редактирования документов на рынке прямо сейчас. Эти программные инструменты могут сделать ваши команды более продуктивными, позволяя им общаться и сотрудничать под одной крышей, уменьшая потребность в длинных потоках электронной почты.

  Вы не ошибетесь ни с одним из вышеупомянутых инструментов. Просто убедитесь, что вы выбрали инструмент, который соответствует вашим потребностям — вашему бюджету, размеру вашего бизнеса или простоте использования.

  Есть ли программное обеспечение для совместного редактирования документов, которое мы пропустили? Какой инструмент вы используете для редактирования документов в Интернете? Дайте нам знать, написав нам в Твиттере @bit_docs

  Дополнительная информация:

  Клиентские порталы: правильное общение с клиентами

  Как использовать шаблоны документов в Bit. ai?

  Лучшее программное обеспечение и системы для управления файлами в 2022 году

  Как выбрать инструмент для создания документов?

  Как эффективно управлять документами?

  4 причины, по которым ваш документ не работает, и как это исправить!

  12 правил для успешного создания документов

  7 лучших инструментов для совместной работы над документами в 2022 году

  Ниже мы выбрали лучшие инструменты для совместной работы с документами на рынке. Читайте дальше, чтобы узнать, какой из 9 лучших0052 инструменты для совместной работы с документами соответствуют вашим потребностям и объясняют, почему вы должны использовать инструмент для совместной работы с документами в первую очередь.

  Командная работа — основа любого бизнеса.

  Независимо от того, являетесь ли вы гигантом электронной коммерции, таким как Amazon, центром моды, таким как Zara, или небольшим семейным магазином, работа в команде — один из самых важных навыков, который может легко помочь вашему бизнесу или разрушить его.

  Около 75% работодателей оценивают работу в команде и сотрудничество как « очень важную» » для их бизнеса. Привлечение вашей команды к работе над достижением общей цели поощряет творчество и создает чувство общности среди сотрудников.

  Когда люди имеют общие цели и интересы, это создает непревзойденную синергию, которая может превзойти любую организацию.

   

  Сотрудничество становится виртуальным: инструменты для повышения производительности!

  Из-за нынешней пандемии коронавируса почти все технологические компании перешли на удаленную работу. Хотя этот шаг был предпринят для противодействия распространению вируса, удаленная работа имеет массу других преимуществ:

  • Помогает минимизировать расходы на офис такие как арендная плата, канцелярские товары, коммунальные услуги и т.д.
  • Помогает экономить время на поездках сотрудников, что приводит к повышению производительности.
  • Уменьшает потребность в ненужных офисных встречах , переговорах с водяным кулером и политике.

  Такие компании, как Automattic, компания, стоящая за WordPress, уже были убеждены в идее удаленной работы еще до пандемии, когда закрыли свой офис в Сан-Франциско площадью 15 000 кв.0052 сотрудника никогда не появлялись ». Automattic выплачивает своим сотрудникам стипендию в размере 250 долларов в месяц, которую они тратят на коворкинг или на кофе в Starbucks! (Источник: Qz)

  Этот сдвиг в сторону удаленной работы привел к появлению множества онлайн-инструментов для совместной работы над документами, которые могут помочь вашим удаленным командам работать так, как если бы они находились в одной комнате.

  Согласно отчету, опубликованному McKinsey, работники умственного труда тратят в среднем 14 % своей рабочей недели на общение и совместную работу внутри компании. Исследование также показало, что улучшение внутреннего сотрудничества с помощью социальных инструментов может помочь повысить продуктивность взаимодействия на целых 20–25 процентов!

  Инструменты для совместной работы над документами имеют множество преимуществ. Некоторые из них включают в себя:

  • Повышенная производительность
  • Идеи мозгового штурма
  • Более быстрое решение проблем
  • Улучшенный творческий подход
  • Более быстрое выполнение идей
  • Создает ощущение сообщества

  КОНФЕРЕНЦИЯ КОНФЕРЕНЦИЯ КОНФЕРЕНЦИЯ . редактируйте и одновременно работайте над документом, не отправляя вложения электронной почты друг другу в течение всего дня.

  Знаете ли вы, что команды могут создавать документы на 33 % быстрее с помощью инструмента управления документами, который устраняет необходимость во вложениях?

  По данным Econsultancy, сотрудники отправляют и получают около 15 электронных писем с вложениями в день. Более 59%  менеджеров упускают важную информацию просто потому, что не могут ее найти или никогда не видят!

  Инструменты для совместной работы над документами имеют решающее значение   для совместной работы, оптимизации рабочих процессов и устранения неэффективности.

   

  Список лучших инструментов для совместной работы с документами

  Давайте углубимся в наш тщательно отобранный список лучших инструментов для совместной работы с документами на рынке!

  Инструмент №1 для совместной работы: Bit.ai — умнейшие интерактивные документы

  Первым и одним из самых многофункциональных инструментов в этом списке является Bit.ai. Bit — это новый облачный инструмент для совместной работы с документами, который помогает командам создавать документы, управлять ими и отслеживать их.

  Bit поможет вам убедиться, что ваши документы больше, чем просто обычный скучный текст . Таким образом, помимо предоставления нескольким пользователям возможности совместной работы над документами, Bit также позволяет пользователям обмениваться любым мультимедийным контентом, таким как видео YouTube, плейлисты SoundCloud, документы Google, электронные таблицы One Drive Excel, GIF-файлы, твиты, доски Pinterest и т. д. По сути, что угодно. в Интернете ссылкой можно поделиться, и Bit автоматически превратит ее в визуальный контент.

  Просто скопируйте и вставьте URL вашего контента. Bit автоматически создает предварительный просмотр вашего цифрового контента в вашем документе. Представьте, насколько богатыми и интерактивными могут стать ваши смарт-документы!

  Помимо добавления расширенных встраиваний и контента, вы также можете добавить файловых вложения в ваших документов. Это позволяет вашему читателю ссылаться на дополнительные документы, которые им необходимо подписать, загрузить, сохранить или получить к ним доступ. Bit позволяет добавлять в документы сотни различных типов файлов. Больше не нужно рыться в вложениях электронной почты, чтобы найти нужный документ. Вы даже можете выбрать предварительный просмотр вложенных файлов и отображать их внутри ваших документов! Вы можете просматривать PDF-файлы, документы Excel, Word, Mov. файлы и т. д.

  У Bit очень минималистичный дизайн эстетика, но он многофункционален и помогает командам переосмыслить то, как они работают и общаются.

  Он даже включает в себя возможность для пользователей отслеживать уровень вовлеченности в документах, которыми они делятся. Пользователи могут видеть, кто обращался к их документу, как часто, сколько времени они потратили на него, как часто они возвращались к нему, а также другие важные показатели вовлеченности .

  Вот визуальный тур по документам Bit, чтобы вы могли увидеть удивительную интерактивность и совместную работу:
  Вот некоторые дополнительные функции, предоставляемые Bit:

  • Быстро создавайте профессионально оформленные документы с помощью готовых шаблонов Bit и профессионально оформленных шаблонов.
  • Библиотека содержимого , позволяющая сохранять изображения, файлы и цифровое содержимое, которое необходимо повторно использовать и часто добавлять в документы.
  • Интеллектуальный поиск позволяет любому пользователю быстро выполнять поиск в рабочих областях, документах и ​​содержимом документов.
  • Рабочие места Smart создаются вокруг проектов, команд, отделов и клиентов, чтобы ваши документы были организованы.
  • Возможность @mention и комментария к общему документу позволяет членам команды эффективно сотрудничать и работать вместе.
  • Общие документы поставляются с опцией включения формы захвата лидов .
  • Все настройки отслеживаемого документа можно редактировать в любое время и обновлять в режиме реального времени вместе с вашей аудиторией.
  • Включает персонализированный брендинг в ваших документах, а также ваш собственный пользовательский   субдомен , чтобы URL-адреса ваших общих документов включали название вашей компании.

  Одной из самых впечатляющих особенностей Bit является то, что он поддерживает совместную работу и может работать с командой любого размера. Товарищи по команде могут совместно работать над документами и легко и плавно перемещать документы Bit через обычные рабочие процессы в вашей компании.

  Например, если у маркетолога появляется идея после анализа конкурентов, он может связаться со своим менеджером, привлечь к документу менеджера по продажам и принять решение о том, как лучше сообщить об этих различиях конкурентов. Они могут сотрудничать и после утверждения могут передать документ Bit команде разработчиков, доработать копию и подготовить окончательную копию для утверждения руководством, юридическим и исполнительным отделом.

  Bit создает документы будущего для вас и вашей команды, поэтому вам не нужно полагаться на несколько инструментов. Это самый разумный способ создавать, управлять и отслеживать документ из одного места.

  Подробнее: Google Docs VS Bit. ai: Discover the Google Docs Альтернатива

  #2 Инструмент совместной работы: Google Docs

  [/vc_column_text]

  Google Docs — это бесплатный облачный. от Google. После создания идентификатора Google или учетной записи Gmail вы можете приступить к работе с Документами Google.

  Одним из преимуществ хранения документов в облаке является то, что вы можете получить к ним доступ с любого устройства. Вы не будете паниковать, если ваш ноутбук выйдет из строя!

  Если вы знакомы с Microsoft Word, Google Docs покажется вам знакомым. У него есть верхняя панель, заполненная всеми вашими кнопками редактирования и форматирования, с которыми вы знакомы.

  Google Docs имеет встроенную функцию совместной работы, упрощающую совместную работу вашей команды или клиентов. Создав документ, вы можете легко поделиться им с другими по электронной почте или по общей ссылке.

  Google предоставляет 15 ГБ облачного хранилища на бесплатном плане . Вы всегда можете перейти на платную учетную запись, если вам нужно больше места для хранения.

  Вы можете одновременно работать над документом со своими товарищами по команде через облако, предоставлять им доступ к редактированию или делать его документом «только для просмотра» и оставлять комментарии в режиме реального времени.

  Документы Google — это отличный инструмент для совместной работы с документами для небольших групп. В больших командах становится сложно управлять разрешениями на доступ к документам и папкам по мере роста вашей команды.

  Подробнее: Вы когда-нибудь хотели отслеживать Документы Google? Сегодня твой счастливый день!

   

  #3 Инструмент для совместной работы: ProofHub

  ProofHub — это инструмент для управления проектами и совместной работы над документами, который помогает командам эффективно управлять задачами. ProofHub поставляется с обширной системой управления файлами, которая позволяет пользователям хранить все свои файлы в централизованном месте.

  Уменьшает хаос и путаницу и оптимизирует повседневный рабочий процесс для команд. ProofHub — это один из лучших инструментов управления файлами с оптимальным соотношением цены и качества, доступных на сегодняшний день для офисных, удаленных и гибридных команд, благодаря простоте использования, высокой функциональности и недорогим планам подписки.

  С помощью ProofHub вы можете загружать файлы и документы с помощью сторонних инструментов, прикреплять файлы и выполнять задания к задачам, обсуждениям, чатам, заметкам, хранить несколько версий одних и тех же файлов, а также проверять и проверять файлы. В двух словах, ProofHub — это типовое программное обеспечение для управления документами и файлами, которое также предоставляет пользователям множество функций для совместной работы и управления.

   

  #4  Инструмент для совместной работы: Microsoft Word

  Кто не слышал о Microsoft Word? Знаменитый редактор существует уже более 3 десятилетий и продолжает оставаться одним из самых популярных редакторов. Word стал второй натурой для большинства пользователей ПК, когда они думают о написании, редактировании и форматировании текстовых файлов. Знаменитая панель инструментов форматирования в виде ленты предоставляет пользователям множество возможностей для редактирования своих документов по своему усмотрению.

  Теперь, когда Word доступен онлайн, Microsoft перенесла классический редактор Word в облако, пытаясь конкурировать с появившимися редакторами нового поколения. Word Online предоставляет функции совместной работы, которые позволяют людям редактировать одновременно и забыть о цепочках электронной почты туда и обратно. Пользователи также могут переводить документы на неродной язык одним щелчком мыши.

  Word также предлагает специализированных приложения для Android и iOS , чтобы ваша работа всегда была с вами, куда бы вы ни отправились.

   

  #5  Инструмент для совместной работы: Zoho Docs

  Как и Google Docs, Zoho Docs также предоставляет инструменты для создания документов, электронных таблиц и презентаций прямо в облаке.

  Zoho Docs упрощает создание, хранение, редактирование, совместное использование и совместную работу документов. Помимо ваших документов, электронных таблиц и презентаций, вы даже можете загружать свою музыку, фильмы и другие файлы в облако Zoho и, по сути, взять свой офис куда угодно .

  Облако Zoho предлагает 5 Гб бесплатного места для хранения. Вы даже можете синхронизировать свои компьютеры Windows, Mac или Ubuntu Linux с облаком и наоборот и получать доступ к своим файлам на любом компьютере, как в сети, так и в автономном режиме.

  Пользователи также могут упорядочивать свои файлы по командам, проектам, типам файлов и авторам, что упрощает быстрый доступ к файлам.

  С помощью Zoho Docs вы можете создавать папки для более эффективной организации всех ваших документов. Вы даже можете создавать рабочие группы и обмениваться файлами в частном порядке.

  Пользователи могут устанавливать разрешения, защищать паролем ваши файлы или даже устанавливать таймер истечения срока действия, после которого все теряют доступ к файлу или документу. Zoho Docs также предоставляет возможность общаться с соавторами в режиме реального времени, чтобы упростить редактирование документов.

  Интеграция с другими облачными сервисами, такими как Google Drive и Dropbox, делает предложения Zoho более яркими.

  #6  Инструмент для совместной работы: Confluence

  Atlassian Confluence — это программное обеспечение для совместной работы над документами, позволяющее командам общаться внутри компании.

  Confluence позволяет командам легко создавать, совместно использовать и совместно работать над документами, электронными таблицами, презентациями и изображениями. Отслеживание хода выполнения проекта — это ветерок в Confluence.

  Члены команды могут обмениваться PDF-файлами, документами, изображениями, отслеживать каждую версию и изменения, внесенные на страницу, и подключаться к Jira, чтобы получать информацию о своей работе по разработке с помощью автоматического связывания, быстрого создания задач и отчетов.

  С возможностью добавлять встроенные, файловые и страничные комментарии , вы можете легко оставить отзыв, не теряясь в цепочках электронной почты или сообщениях чата. Члены команды могут прикреплять комментарии к общему файлу, добавлять свои предложения или отзывы, а также редактировать офисные файлы прямо с панели управления Confluence.

  Пользователи имеют возможность организовывать и обмениваться информацией о компании между сотрудниками и клиентами.

  Confluence предлагает два дополнения « power» : календари Confluence и вопросы Confluence.

  Календари Confluence добавляют центральный источник достоверной информации, предлагая единый календарь для всей команды. Календарь позволяет командам отслеживать, кто в отпуске и как долго, какие события или проекты приближаются, и переключаться между четырьмя представлениями календаря, списком, неделей, месяцем и временной шкалой. У пользователей также есть варианты интеграции с Google Calendar, Outlook и iCal. Календари Confluence стоят 10 долларов в месяц для команды из 10 человек.

  Confluence Questions , с другой стороны, позволяет членам команды задавать вопросы, голосовать и совместно отвечать на вопросы. Весь опубликованный контент доступен для поиска, чтобы пользователи не задавали одни и те же вопросы снова. Члены команды могут зарабатывать баллы за ответы на вопросы и даже могут получить статус «эксперта». Игровой аспект делает его интересным и побуждает людей к сотрудничеству и помощи в решении вопросов. Дополнение Confluence Questions также стоит 10 долларов в месяц для 10 пользователей.

  Confluence — отличный инструмент для совместной работы, особенно если ваша команда уже использует Jira и HipChat от Atlassian, поскольку он предназначен для работы с этими платформами.

   

  #7  Инструмент для совместной работы: Dropbox Paper

  Dropbox Paper — это редактор для совместной работы над документами , ориентированный на разработку команд для внутренней совместной работы.

  Он позволяет добавлять мультимедийные материалы вместе с текстом и изображениями для совместной работы и работы над проектами с вашей командой. Добавляйте файлы Dropbox в документ, видео с YouTube, публикации в социальных сетях и многое другое.

  Вы можете легко поделиться документом с кем-либо или добавить соавтора, просто нажав кнопку « поделиться » и пригласив их для просмотра или редактирования документа с помощью пользовательской ссылки. Вы также можете создавать группы и обмениваться документами со своими командами, чтобы никто не остался без внимания.

  Пользователи могут обмениваться файлами индивидуально или путем создания групп, управлять доступом к документам, назначать задачи члену команды с помощью @mentions и оставлять отзывы в режиме реального времени.

  Компания Dropbox paper потратила время на создание пользовательских наклеек, чтобы добавить индивидуальности и юмора в разговоры с товарищами по команде.

  Dropbox paper — это мощная, но легкая альтернатива Google Docs, которая отлично справляется с ролью онлайн-пространства для совместной работы внутри команд.