Как внести изменения в штатное расписание в 1с: Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Штатное расписание в 1С ЗУП – неотъемлемая часть работы с персоналом на любом предприятии. Рассмотрим в этой пошаговой инструкции следующие моменты: где оно находится, как согласовать, как настроить, создать, изменить оклад и штатное расписание в программе «1С ЗУП 8.3».

Настройка штатного расписания в 1С ЗУП

Программа 1С ЗУП позволяет гибко настраивать применение штатного расписания. Для этого нужно перейти на панели разделов в «Настройку», нажать ссылку «Кадровый учет», затем в открывшейся форме настроек кадрового учета нажать «Настройка штатного расписания».

Откроется окно, где можно включить или выключить опции: ведение штатного расписания, автоматическую проверку кадровых документов, историю изменений, использование таких возможностей, как «вилка» окладов и надбавок, разряды и категории, бронирование позиций, а также способ отображения надбавок.

Утверждение штатного расписания

Чтобы найти в 1С ЗУП штатное расписание, нужно перейти в разделы «Главное» или «Кадры».

Если ни одна позиция еще не утверждена, то открывшаяся вкладка будет выглядеть так:

Нажмем ссылку «Утвердить штатное расписание». Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В табличную часть «Оплата труда» заносим начисления и показатели оклада, на вкладке «Дополнительно» можно внести текстовую информацию о характере работы, а также указать положенный дополнительный отпуск.

Позицию сохраняем по кнопке «ОК», после чего она встает в строчку нашего документа «Утверждение штатного расписания». Когда все позиции будут занесены, документ необходимо провести — это можно сделать с помощью кнопок «Провести» или «Провести и закрыть».

Из документа по кнопке «Печать» можно распечатать как приказ об утверждении штатного расписания, так и само штатное расписание по унифицированной форме Т-3.

После проведения документа вкладка штатного расписания приобрела другой вид. В таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды. По ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно открыть журнал документов, с помощью которых регистрировались изменения.

Если теперь мы откроем в программе справочник «Должности» (см. разделы «Кадры» и «Настройка»), то увидим, что у должностей, по которым введены позиции штатного расписания, появилась отметка о вводе и его дата. Причем те должности, которые еще не введены в штатное расписание, будут отображаться в справочнике только при установленном флажке «Показывать новые должности».

Редактирование штатного расписания

Если уже введенное в программу штатное расписание требуется отредактировать (например, исправить ошибку), то на вкладке штатного расписания нужно нажать ссылку «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание». Откроется ранее введенный документ, он доступен для внесения необходимых изменений.

Кроме того, из проведенного документа «Утверждение штатного расписания» можно при необходимости ввести новый документ для изменения плановых начислений сотрудников, нажав соответствующую кнопку:

Как изменить штатное расписание и оклады в 1С 8.3 ЗУП

Если необходимо зарегистрировать в 1С ЗУП изменение штатного расписания, то следует нажать ссылку «Изменить текущее штатное расписание»:

Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания». После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.

Кроме того, возможно добавление новых позиций таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».

Если необходимо утверждение нового штатного расписания, нужно воспользоваться ссылкой «Утвердить новое штатное расписание».

Отчеты ЗУП по штатному расписанию

Программа предоставляет хорошие возможности для анализа штатного расписания, его соблюдения, штатной расстановки и т.д. Эти данные выводятся в отчетах, которые можно найти, если в разделе «Кадры» нажать ссылку «Кадровые отчеты».

Для формирования нужного отчета следует нажать соответствующую ссылку, затем в форме отчета указать период и нажать «Сформировать». Не забывайте, что отчеты не сохраняются в программе, а каждый раз формируются исходя из имеющихся проведенных документов.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

 

Штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам предприятия и по сути своей является обязательным. Хотя при этом в трудовом кодексе упоминание о штатном расписании встречается всего дважды. Однако, штатное расписание необходимо как контролирующим органам, так и непосредственно руководству предприятия для оценки текущего положения укомплектованности сотрудниками, расчета фонда оплаты труда, понимания наличия вакантных мест и т.п.

 

Форма штатного расписания была предусмотрена в альбоме унифицированных форм под номером T-3. Сегодня она не является обязательной и носит лишь рекомендательный характер. Немного отойдем в сторону и поговорим об обязательности форм документов.

 

Содержание

 

1. Утверждение форм документов в компании

2. Кто составляет штатное расписание?

3. Кто подписывает и утверждает штатное расписание?

4. Ответственность за отсутствие штатного расписания

5. Зачем нужно ШР?

6. Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

7. Настройка «Зарплаты и кадры» в 1С: Бухгалтерия 8.3

8. Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

9. Итоги создания ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3

10. Заключение

 

 

 

1. Утверждение форм документов в компании

 

На предприятии должны быть утверждены формы документов, которые применяются в организационной деятельности. Если применяются унифицированные формы, значит об этом должно быть указано в приказе. И тогда отходить от этих форм: сокращать поля, убирать слова и менять формулировки нельзя.

 

 

Либо можно разработать свою форму документа, утвердить приказом, и тогда будет применяться именно она. В статье мы будем говорить именно об унифицированной форме штатного расписания Т-3, которая была утверждена постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Эту форму можно дополнить, добавить в неё поля, например, дополнительные подписи других сотрудников, но сокращать и убирать поля, строки, значения из этой формы нельзя.

 

2. Кто составляет штатное расписание?

 

По факту этим должен заниматься экономист по труду, собственно, это указано и в квалификационном справочнике по данной должности. Однако, такой специалист есть не на каждом предприятии.

 

Обычно штатное расписание (ШР) составляет главный бухгалтер или руководитель отдела кадров совместно с руководителем фирмы. В ШР содержатся основные сведения о:

 

• созданных или планируемых структурных подразделениях,
• кодах этих подразделений,
• наименовании должностей,
• количестве штатных единиц,
• размере окладов и тарифных ставок,
• а также наличии и размере надбавок.

 

Здесь же могут содержаться прочие сведения.

 

На что нужно обратить внимание: если в штатном расписании прописаны и оклад, и различные надбавки, то эти надбавки вы обязаны платить работникам регулярно. Поэтому если в компании существуют нерегулярные выплаты, то в штатное расписание они не вносятся.

 

3. Кто подписывает и утверждает штатное расписание?

 

В унифицированной форме стоит руководитель отдела кадров, если такой должности на предприятии нет, то здесь расписывается генеральный директор, а также главный бухгалтер. Если требуется добавить подписи других сотрудников, то можно добавить и их.

 

В случае, когда ШР получилось достаточно объемным и размещается более чем на 1 странице, то необходимо этот документ прошить и поставить печать.

 

 

Вообще в самой форме ставить печать необязательно, но обычно её проставляют сверху таблицы справа. Там, где располагается утверждающая надпись.

 

Штатное расписание утверждается приказом и хранится на предприятии в течение 75 лет. В ШР могут вноситься изменения либо в виде дополнений, либо в виде утверждения нового штатного расписания для того, чтобы было удобно применять его в работе. При этом нумерация идёт сквозным порядком и не начинается заново с каждого нового года.

 

4. Ответственность за отсутствие штатного расписания

 

С одной стороны, форма носит рекомендательный характер, с другой стороны штатное расписание дважды встречается в трудовом кодексе: в статьях 15 и 57. Соответственно Государственная инспекция по охране труда может рассматривать отсутствие штатного расписания как нарушение в области охраны труда и привлекать к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

 

 

Также ШР помогает при решении спорных вопросов, касаемых сокращения штата и наличия вакантных мест.

 

5. Зачем нужно ШР?

 

Штатное расписание может пригодиться в следующих случаях:

 

• для отслеживания организационной структуры;
• для закрепления штатной численности структурных подразделений и единиц по каждой должности;
• для отслеживания системы оплаты труда;
• для установки и закрепления размеров надбавок и прочих выплат;
• для отслеживания вакансий;
• для оптимизации работы и более эффективного использования человеческих ресурсов,

 

а также для обоснования расходования денежных средств, предназначенных для оплаты труда.

 

6. Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

 

Штатное расписание ведется в программе 1С: Зарплата и управление персоналом и предусматривает три способа ведения:

 

1. С использованием ШР, но без ведения истории;
2. Учет без ведения штатного расписания;
3. Учет с использованием штатного расписания и ведением его истории.

 

Если используется вариант учета без ведения ШР, соответственно, будет использоваться только справочник должностей и не будет указано с какого периода он применяется.

 

 

Когда рассматривается учёт с использованием штатного расписания без ведения истории, то в меню кадры появится подраздел «Штатное расписание», где будет возможность указать дату утверждения. Все появляющиеся изменения будут вноситься непосредственно в саму позицию.

 

В последнем варианте, когда учет ведется с использованием ШР и ведением истории, изменения будут выводиться благодаря введению в базу нового документа «Изменение штатного расписания». Там будет инструкция по настройкам. Найти можно в разделе «Кадры, оплата труда» — «Кадровый учет расчетов с персоналом».

 

7. Настройка «Зарплаты и кадры» в 1С: Бухгалтерия 8.3

 

Надо отметить, что в 1С: Бухгалтерия 8 редакция 3.0 учет по зарплате и кадрам не такой широкий, как, например, в специализированный программе 1С: Зарплата и управление персоналом. Мало того, при установке 1 С: Бухгалтерия 8.3, если вы выбираете юридическое лицо, то меню «Зарплата и кадры» устанавливается автоматически.

 

Однако, если вы выберете Индивидуального предпринимателя, то автоматически меню «Зарплата и кадры» не настроится. Для того, чтобы оно появилось необходимо в меню «Главное» выбрать «Функциональность».

 

 

Также попасть в этот раздел можно через меню «Администрирование» — «Функциональность».

 

В открывшемся окне надо будет поставить галочку против «Сотрудники», соответственно эта галочка проставляется только в том случае, если у индивидуального предпринимателя используется труд наемных работников. После этого появится раздел «Зарплата и кадры» в основном меню.

 

 

Но даже в этом случае, при появлении меню «Зарплата и кадры» специализированного раздела «Штатное расписание» не предусмотрено. Поэтому единственный вариант – это создание ШР вручную в приложении Excel на основе отчета в 1С: Бухгалтерия 8.3 «Штатные сотрудники».

 

8. Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

 

Для формирования этого отчета необходимо зайти в меню «Зарплата и кадры» и нажать на раздел «Отчеты по кадрам».

 

 

После этого откроются все отчеты. Туда входят и табель учета рабочего времени, и личные данные сотрудников, и согласия на обработку данных, и список уволенных сотрудников. Нужно кликнуть на ссылку «штатные сотрудники». Если этой ссылки нет, раскрыть «Все отчеты».

 

 

После этого в открывшемся окне необходимо указать организацию и дату, на которую формируется список сотрудников. Затем нажать клавишу «Сформировать».

 

 

Сформируется список сотрудников согласно установленным по умолчанию настройкам.

 

 

И не будет содержать в себе сведения, необходимые для формирования штатного расписания. В настройках можно выбрать нужные сведения.

 

Для этого следует нажать кнопку «Настройки». Выбрать вид «Расширенный», на вкладке Отборы проставить галочки возле «Организация», «Подразделения», «Должность». Убрать галочки с группы И и ИЛИ.

 

 

На вкладке «Поля и сортировка» снять галочки с ненужных сведений, в т.ч. о днях рождениях и контактах.

 

 

Затем нажать клавишу «Закрыть и оформить». Полученную таблицу через кнопку «Дискета» сохранить. Далее открыть его в Excel и сформировать форму штатного расписания на основании полученного отчета о штатных сотрудниках.

 

Самый простой вариант – это открыть форму штатного расписания и перенести туда данные из сформированного отчета.

 

Выбранные настройки можно сохранить, чтобы в будущем быстрее формировать подобный отчет.

 

 

Для этого следует нажать на значок рядом с кнопкой настроек и выбрать «Сохранить вариант отчета». После этого откроется окошко, в котором следует ввести наименование отчета, указать, кому он будет доступен. Если требуется, то ввести описание этого отчета и нажать кнопку «Сохранить».

 

 

Теперь этот вариант с сохраненными настройками будет доступен в Отчетах раздела «Кадры» в меню «Зарплата и кадры».

 

 

Следовательно, при следующем изменение в штатном расписании, можно будет быстро найти и сформировать отчет.

 

9. Итоги создания ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3

 

Когда штатное расписание готово, проверьте еще раз, все ли верно указано. Имейте ввиду, что в фирме могут применяться различные надбавки:

 

• за знание иностранных языков,
• за разъездной характер работы,
• районный коэффициент,
• за выслугу лет и т.п.

 

Помните, что если эти надбавки указаны в ШР, то они являются регулярными и выплачиваются ежемесячно. Далее в 9 графе отмечается сколько всего в месяц получает сотрудник, занимающий эту должность, и если есть какая-то дополнительная информация, ее можно указать в графе 10 «Примечание».

 

После того, как документ распечатан, готовится приказ на утверждение, к которому прилагается сам проект ШР. В тексте приказа должно быть указано: утвердить и ввести в действие с __.__.2020 года штатное расписание с количеством ___ штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере ___. И, соответственно, приложение к приказу — это само штатное расписание.

 

 

Если на предприятии решили изменить, например, оклады сотрудникам, то это изменение должно быть указано в штатном расписании. И, соответственно, вместе с этим должно происходить изменение трудовых договоров, то есть составляются дополнительные соглашения, в которых прописываются изменения условий труда. Нужно учесть, что даже если работники были ознакомлены с приказом об изменении окладов, это не является их согласием на изменение условий труда.

 

Если происходит уменьшение размера оплаты труда, то здесь происходит ухудшение условий для работников. Соответственно, приказ должен быть издан заблаговременно, и работники должны быть уведомлены за 2 месяца до наступления изменений. Следовательно, должны быть предложены все вакантные должности в организации, если работник отказывается трудиться на новых условиях. Если работник согласен, то оформляется дополнительное соглашение.

 

10. Заключение

 

Несмотря на то, что ШР носит рекомендательный характер, по сути, оно является обязательным документом организации. От его составления зависит учет заработной платы, оплата труда работников и расчет налогов и взносов с зарплат. В идеале формированием ШР должны заниматься руководитель и работники бухгалтерии и кадровой службы совместно. В этом случае будут учтены и продуманы все нюансы.

 

И, хотя в 1С: Бухгалтерия отсутствует возможность формирования штатного расписания, в целом сделать это нетрудно. Надо сформировать кадровый отчет «Штатные сотрудники» и на его основе создать штатное расписание компании.

 

Если у вас остались какие-то вопросы о том, как сформировать ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3, задайте их сотрудникам нашей компании.

 

Все про штатное расписание в 1С

Для исключения из штатного расписания штатной единицы выделить курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией и нажать на кнопку «Еще» – «Закрыть выбранные позиции».

Для внесения «локальных» изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры учреждения, предназначен документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания»). Его удобно использовать при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций.

В отличие от документа «Утверждение штатного расписания» этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом «Изменение штатного расписания» не отличается от работы с документом «Утверждение штатного расписания».

По ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» в справочнике «Штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации.

Возможность отражения индексации заработка сотрудников становится доступна, если помимо ведения истории изменений штатного расписания в настройках расчета зарплаты (раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты») установлен флажок

«Выполняется индексация заработка сотрудников».

Основным документом, которым следует регистрировать индексацию заработка на штатном расписании, становится «Изменение штатного расписания».

В справочнике «Штатное расписание» нужно нажать на ссылку «Изменить текущее штатное расписание». При этом откроется документ «Изменение штатного расписания». Для подбора в табличную часть индексируемых позиций нажмите на кнопку «Изменить позицию» и в открывшейся форме выберите необходимые позиции. Далее по кнопке «Заполнить показатели» указываются показатели, значения которых требуется проиндексировать путем их умножения на коэффициент индексации.

После отражения индексации на штатном расписании нужно отразить эту индексацию на плановых начислениях сотрудников, занимающих позиции с проиндексированной оплатой. В противном случае индексация не коснется фактической оплаты труда сотрудников. Для этого следует создать документ

«Изменение плановых начислений» с помощью кнопки «Изменить начисления сотрудников» под табличной частью документа «Изменение штатного расписания». Он автоматически заполнится согласно текущей расстановке сотрудников на указанных в документе позициях и будет по умолчанию установлен флаг «Учитывать как индексацию заработка».

Таким образом, производимую в учреждении индексацию рекомендуется сначала отражать на штатном расписании, а затем на плановых начислениях сотрудников.

Штатное расписание в 1С Предприятие

Штатное расписание в 1С Предприятие

2 февраля 2016

В программе 1С УТП есть возможность  вести штатное расписание организации: создавать, вносить изменения и формировать отчёты. Штатное расписание является детализацией структуры организации по должностям (занимаемым штатным единицам).

Обращаем Ваше внимание, что в программе 1С УТП НЕ производится контроль наличия свободных вакансий при приеме на работу, то есть штатное расписание является только лишь кадровым функционалом.  

Штатное расписание создаётся и в последующем изменяется с помощью документа Изменение штатного расписания. Документы — Штатное расписание — Изменение штатного расписания организаций.

При создании документа Вы указываете количество ставок по каждой должности в каждом подразделении организации, вид и валюту тарифной ставки, график работы. Эти параметры являются обязательными.

Также есть возможность указать максимальную и минимальную тарифную ставку (для дополнительного анализа), основное начисление и способ отражения (тогда при приёме на работу на указанную должность эти параметры будут заполнены автоматически).

В документе также есть печатная форма (см. Рисунок). Выглядит она следующим образом:

Введённые документом данные отображаются в регистре сведений Штатное расписание организации.

Для того чтобы внести изменения в штатное расписание нужно создать новый документ Изменение штатного расписания выбрав в нём нужную должность и подразделение, после чего НОВОЕ количество ставок.

К примеру, в Цех 1 у нас было 2 механика, но с января месяца мы принимаем на работу ещё одного. В таком случае  заполняем документ следующим образом:

Вот как изменилось штатное расписание после введение новой ставки:

Если у Вас обратная ситуация, и штатная единица выбывает из штатного расписания, в таком случае Вам нужно создать новую запись с количеством ставок 0. К примеру, с подразделения Производство выводится штатная единица Начальник цеха:

Кроме того в документе Изменение штатного расписания есть возможность указать надбавки для штатной единицы.

Указываем должность, подразделение, вид надбавки, размер и способ отражения. После этого при приёме на такую должность надбавки для сотрудника будут заполнены автоматически:

Теперь рассмотрим доступные в 1С УТП отчёты по штатному расписанию – это Штатное расписание организаций, Штатная расстановка организаций и Утверждённое штатное расписание организаций. Это меню Отчёта – Штатное расписание.

Отчёт Штатное расписание организации выводит информацию о количестве занятых и вакантных ставок в разрезе должностей:

Отчёт Штатная расстановка организаций, в отличии от предыдущего, выводит информацию о том, кем из сотрудниками заняты должности организации:

Отчёт и Утверждённое штатное расписание организаций выводит уже знакомую нам форму штатки:

Также в программе 1С УТП предусмотрено формирование штатного расписания по данным управленческого учёта. Подробнее об этом см. далее.

Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0

Программа «Зарплата и управление персоналом» функционирует в полноценном режиме при предварительно сформированных и заполненных базовых файлах. Одним из таких наборов данных является штатное расписание предприятия. Изначально в нем содержатся сведения о наименовании должностей, их количественном составе, окладе каждой должности, фонде оплаты труда по категории работников и дате утверждения положения о штатной единице.

Функция корректировки штатного расписания

Доступ к документу «Штатное расписание» открывается после перехода во вкладку «Кадры» и дальнейшей активации непосредственно документа. В командной строке указана опция «Изменить текущее штатное расписание». Функция корректировки предоставляет пользователю возможность добавить запись в штатное расписание, изменить запись, убрать позицию или откорректировать данные об окладе.

Для введения дополнительной строки в штатное расписание выбирают опцию «Добавить позицию». Система предоставит окно с полями и ссылками на базовые справочники, в которых содержатся полные перечни сведений о структурных подразделениях предприятия, должностях, категориях работников. Ввести нужно только сумму плановых начислений. Окончание операции по добавлению записи подтверждается нажатием поля «ОК».

Опция «Изменить позицию» позволяет добавить или убрать количество штатных единиц по какой-либо должности. Чтобы добавить ставку по должности нужно нажать пункт меню «Выбрать». Далее:

в открывшемся окне нужно отметить должность, по которой будет произведена корректировка;

в новой вкладке кликнуть по количественной характеристике «Кол. единиц» и исправить активную запись.

После внесения изменений фонд оплаты труда по должности будет пересчитан в автоматическом режиме.

Пункт «Закрыть позицию» обеспечивает возможности для исключения должности из штатного расписания. После активации функции «Закрыть позицию» программа предлагает полное штатное расписание в режиме корректировки списка. Пользователю необходимо отметить должности, подлежащие удалению из перечня и нажать пункт меню «Выбрать».

Фиксация изменений

Во вкладке «Изменить штатное расписание» будут представлены все записи, в которых были произведены изменения. При этом строки, которые были добавлены, на экране отмечены зеленым цветом, откорректированные записи – синим, а намеченные к исключению – красным. Все корректировки базы данных будут выполнены программой окончательно только после нажатия на поле «Провести». После выполнения всех операций система выведет на экран монитора штатное расписание, в котором будут отражены: все предусмотренные должности с датой ввода каждой записи, новые оклады по каждому пункту штатного расписания, откорректированные суммарные значения ФОТ по количеству сотрудников в разрезе должностей.

Настройки Штатного расписания и его формирование в 1С:Зарплата и управление персоналом, 3.1

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, 3.1 существует два вида настроек Штатного расписания: Простой вариант и сложный, когда ведется история изменений штатного расписания.

Доступ к данным настройкам может получить пользователь базы с полными правами через раздел: Настройка – Кадровый учет – Штатное расписание. При отключении «галочки»: Ведется история изменений штатного расписания, устанавливается простой вариант Штатного расписания, при включении – сложный вариант, с сохранением истории всех изменений Штатного расписания. В этом окне можно видеть и другие параметры настроек Штатного расписания, которые так же важны на начальном этапе, когда программа настраивается под потребности клиента.

Рассмотрим простой вариант.

В разделе Кадры – Штатное расписание создадим новую строку. Укажем все параметры позиции внутри формы. Новое Подразделение можно создать внутри формы, указав, с какого периода Подразделение сформировано. Аналогично из формы можно создать и новую Должность, указав дату, с которой должность была введена в Штатное расписание. Указываем График работы и количество ставок, на вкладке: Дополнительно – отпуск, и сохраняем новую позицию. Если необходимо скорректировать что-то в позиции или её закрыть, все правки делаются в этой же карточке позиции Штатного расписания. При этом история, как изменялись позиции с течением времени, не формируется и не сохраняется.

Рассмотрим сложный вариант.

Когда «галочка»: Ведется история изменений штатного расписания включена, сам справочник Штатное расписание приобретает другой вид. Появляются ссылки: Открыть документ, утвердивший штатное расписание; Утвердить новое штатное расписание; Изменить текущее штатное расписание; Документы, изменившие штатное расписание. Последняя ссылка: Документы, изменившие штатное расписание открывает Журнал всех документов Штатного расписания. Когда в программе включен сложный вариант, тогда утверждение или изменения штатного расписания является документом, следовательно требуется его сохранять и проводить.

Первично создается документ с типом: Утверждение штатного расписания. Через кнопку: Добавить позицию формируются новые строки штатного расписания. По кнопке: Изменить начисления сотрудников попадаем в документ Изменение плановых начислений, программа автоматически отбирает сотрудников, которые отражены в штатном расписании, и увеличивает, либо уменьшает основные начисления на сумму изменений в Штатном расписании.

Кнопка: Изменить начисления сотрудников есть в типе и Утверждение, и Изменение штатного расписания.

Тип: Изменение штатного расписания – этим документом регистрируются все последующие изменения штатного расписания. Кнопки Добавить, Изменить, Закрыть позицию располагаются вверху табличной части документа, выбирать необходимо ту или иную кнопку, в зависимости от характера действий. Перед нажатием кнопок Изменить или Закрыть, предварительно следует выделить ту позицию, с которой производятся действия.
В печатную форму Приказа об утверждении или изменении штатного расписания можно выйти через кнопку Печать соответствующего документа.

Как настроить штатное расписание в 1С?

Настройка штатного расписания в 1С

Сегодня расскажем как правильно провести формирование штатного расписания (далее ШР) и каким образом вести его в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом».

Настройка штатного расписания
Чтобы вести штатное расписание 1С необходимо проделать некоторые операции по настройке функционала.

В принципе это не сложно, надо использовать помощник начальной настройки либо зайти в раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания». В появившимся окне активировать требуемые опции.

При регистрации кадровой документации ПП 1С сам проведет их сверку. Надо установить флаг «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию».

Функция «Ведется история изменений штатного расписания» подключается с целью сохранения правок, которые были внесены, и для формирования приказов об изменении штатного расписания.

Если не активировать эту опцию, то тогда не отобразится хронология изменений, и все данные зафиксируются прямо в справочнике «Штатное расписание».

Чтобы иметь возможность указывать оклад и надбавки — надо подключить опцию, где речь идет о «вилке» окладов/надбавок.
Когда надо ставить разряд, либо категорию, то активируем «В позиции штатного расписания используются разряды и категории».

В ПП 1С внедрен функционал, который будет отражать надбавки при распечатке документа. Надо выбрать подходящий способ: «Месячный размер в рублях», «Тариф, %, коэффициент и т. д.».

Еще один удобный функционал — бронирование позиции ШР и количества ставок перед тем, как оформлять прием сотрудника, либо делать перемещение. Для активации опции надо поставить соответствующую отметку напротив «Использовать бронирование позиций».

Ввод и изменение штатного расписания
Штатное расписание в 1С ЗУП — это список позиций, которые хранятся здесь: «Кадры» – «Штатное расписание». Позиция — это строка, где прописана точная должность в определенном отделе организации с установленными условиями труда, там же проставлено число штатных единиц.

В приказах по приему, переводам и т.п. должность надо будет подбирать из перечня позиций конкретного отдела. Документы программа сама сформирует согласно условиям, которые были ранее обозначены. Причем, есть право менять условия прямо в приказах.

В организациях зачастую происходят перестановки — открывают одни позиции, убирают другие, меняют условия труда и т. п. ПП 1С позволяет вносить эти корректировки и сохранять их.

Есть два варианта работы с ШР. Основной критерий — активирована ли функция «Ведется история изменений штатного расписания».

1. Опция отключена. Позиции заносят в справочник «Штатное расписание», а редактируются в карточке позиции. Стоит обратить внимание на то, что прежние условия не фиксируются, удаляются позиции прямо в карточке.

2. Опция подключена. Когда в 1С сохраняется история изменений, то работаем по следующим документами: «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Они позволяют вносить очередные позиции, редактировать и убирать текущие.

Работа в программе без сохранения истории
Это возможно в том случае, когда во время настройки был убран активатор «Ведется история изменений штатного расписания».

Итак, все по порядку:

1. Перед тем, как формировать ШР надо составить справочники: раздел «Кадры» – «Штатное расписание» –«Подразделения»; и «Кадры» – «Штатное расписание» – «Должности».

2. Чтобы ввести и редактировать данные о позициях — открыть справочник «Штатное расписание».

3. После активации кнопки «Создать» можно вводить позиции — откроется стандартная форма, там и описать позицию.

4. Каждую отдельную позицию возможно скорректировать: ставки, начисления и т.п., либо закрыть ее.

5. Утверждается ШР так: в «Штатное расписание» проваливаемся отдельно в каждую позицию, кликаем в разделе «Позиция утверждена» и ставим число, когда вышел приказ.

Ввод и изменения с сохранением истории
Этот вариант возможен в 1С тогда, когда в шаблоне «Настройка штатного расписания» в подразделе «Ведется история изменений штатного расписания» стоит отметка активации.

1. Если на предприятии оформляют документы по штату с фиксацией истории их создания, то изменять число ставок, исключать позиции и изменять разного рода критерии следует документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».

2. В журнале отобразятся ссылки: «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание», «Утвердить новое штатное расписание», «Изменить текущее штатное расписание», «Документ, изменившие штатное расписание».

3. Чтобы внести позиции и отобразить имеющиеся изменения, проделывают следующие: «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания». Описывают правки, касающиеся нескольких подразделений компании, что в конечном итоге приведет к написанию нового расписания.

4. Изменения, которые вносят, соответствуют тому или иному месяцу и вступают в силу с первого его числа.

5. Первичное заполнение «Утверждение штатного расписания» (до тех пор, пока в ПП не описан весь процесс) осуществляется вручную.

6. Для внесения новой единицы штата надо кликнуть на «Добавить позицию», указать позицию, обозначить отдел, должность, число ставок, рабочий график и т. д.

7. Исключить штатную единицу еще проще — выделить строку с ненужной графой и активировать «Еще» – «Закрыть выбранные позиции».

Для внесения незначительных изменений, которые не отразятся на имеющейся структуре организации, следует использовать следующий алгоритм: раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания».

Этот процесс очень подходит для мелких корректировок, к примеру, в отдельно взятом отделе. Кроме этого, документ дает право регистрации изменений с какой угодно даты. Все остальное проходит, как и в разделе «Утверждение штатного расписания».

Если пройти по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание», то появится возможность видеть все документы, которые так или иначе касаются кадрового делопроизводства компании.

Индексация заработка
Если активируете «Выполняется индексация заработка сотрудников», то отразится индексация зарплаты работника.

Рассмотрим, каким образом можно зарегистрировать индексацию з/п. Лучший помощник в этом — документ «Изменение штатного расписания».

1. В справочнике «Штатное расписание» перейти на «Изменить текущее штатное расписание».

2. Отобразится документ «Изменение штатного расписания». Чтобы подобрать индексируемые позиции жмем «Изменить позицию», появится форма, в ней выбрать нужные позиции.

3. На кнопке «Заполнить показатели» установить показатели, которые надо проиндексировать.

4. Как только индексация будет отражена в ШР, то можно отразить ее и на плановых начислениях сотрудников. Если этого всего не проделать, то индексации по факту не случится.

5. Чтобы подстраховаться от этого — надо проделать следующие: создать «Изменение плановых начислений» — перейти к «Изменить начисления сотрудников» (находится внизу таблицы). Все произойдет само по себе, согласно существующей расстановке специалистов, ПП сам активирует опцию «Учитывать, как индексацию заработка».

Главный итог всего выше описанного: планируемую в компании индексацию, рекомендуем вначале отразить в ШР, а уже потом в плановых начислениях работников.


По большому счету, все, о чем мы писали сегодня, можно проделать самостоятельно. Но, при возникновении сложностей, рекомендуем все же обратиться за консультацией к опытным специалистам МастерСофт.

Как создать план укомплектования персоналом: пошаговое руководство

Отдел кадров часто называют отделом кадров, местом, которое занимается человеческими проблемами, разрешает конфликты и следит за тем, чтобы все ладили. Но специалисты по персоналу также руководствуются политикой и процессами. Подумайте об огромном количестве постоянно меняющихся правил, за которыми они должны следить, и о множестве политик, которые включены в справочник сотрудников любой компании.

Персонал требует стратегического подхода, основанного на данных, и является ключевой частью любого бизнес-плана.Это очень важно для дальнейшего успеха в бизнесе. Вот почему мы составили руководство по составлению кадрового плана для вашего бизнеса.

---

Обзор: Что такое кадровый план?

Если вы хотите, чтобы ваш бизнес работал бесперебойно, вам необходимо убедиться, что у вас есть нужные ресурсы в нужном месте и в нужное время, как краткосрочные, так и долгосрочные. Под ресурсами мы понимаем людей.

В планах укомплектования персоналом рассматриваются потребности вашей организации, ее рост, направленность и долгосрочная стратегия, а также определяется, какие навыки и уровни ресурсов вам понадобятся, чтобы обеспечить достижение бизнес-целей, не нарушая при этом денег.

---

Какова цель кадрового плана?

Ваш кадровый план не начинается и не заканчивается набором нужных людей. Это также влияет на адаптацию, обучение, планирование преемственности, удовлетворенность сотрудников и, в конечном итоге, на развитие бизнеса. Вот основные преимущества для вашего бизнеса.

Улучшите процесс найма

Если вы изо всех сил пытаетесь нанять новых сотрудников, потому что только что осознали, что у вас нет необходимых навыков для достижения бизнес-целей, то ваш процесс найма пострадает. Если у вас есть долгосрочный план укомплектования персоналом, вы можете потратить время:

. Убедитесь, что вы наняли подходящего человека для работы, и не будете мешать кандидатам в процессе.

Улучшите планирование преемственности

Люди уйдут из вашей компании, это неизбежно. Даже если вы делаете все возможное, чтобы сохранить свой персонал, жизнь случается. Кому-то приходится переезжать из города по семейным обстоятельствам, кто-то хочет отправиться в путешествие, а кто-то решает переквалифицироваться. Но к этому нужно быть готовым.

Если у вас есть план управления персоналом, вы можете решить, кто сможет заменить ваших менеджеров, и нужно ли вам их заменить. Может быть, роль устареет из-за смены направления, или вы обнаружите, что можете разделить обязанности между остальной частью команды.

Удержать сотрудников

Для набора и адаптации новых сотрудников требуется время, поэтому отказ от планирования наперед и попыток нанять кого-то, когда вам вчера понадобились эти навыки, поставит вас на задний план. А если вы пытаетесь нанять людей в областях, где не хватает навыков, это будет еще сложнее.

Стратегический план укомплектования персоналом рассматривает направление бизнеса и определяет навыки, которые потребуются для поддержки этой цели. Затем вы можете увидеть, не хватает ли вам каких-либо необходимых навыков, и начать составлять план действий прямо сейчас. Это может быть связано с наймом новых людей или вы можете решить повысить квалификацию и переобучить существующий персонал.

Показав, что вы посвятили себя обучению действующих сотрудников, вы можете поднять моральный дух и улучшить удержание сотрудников.

---

Как разработать план укомплектования персоналом

Разработку плана укомплектования персоналом можно разбить на четыре управляемых этапа, каждый из которых требует от вас доступа к точным, актуальным данным и инструментам анализа персонала, чтобы вы могли осуществлять подбор персонала требуется анализ.

Если вам нужна дополнительная помощь, обратитесь к поставщику программного обеспечения для управления персоналом, чтобы узнать, могут ли они предоставить образец кадрового плана или шаблон кадрового плана для начала работы.

Шаг 1: Установите цели и стратегию

Если у вас нет четкого плана развития бизнеса, а также измеримых целей, то невозможно обеспечить оптимальный уровень укомплектования персоналом и уровень развития сотрудников, а также достичь своих целей.

Как специалист по управлению человеческим капиталом, вам необходимо работать со всеми сферами бизнеса, чтобы создать видение того, как ваш продукт или услуга будут развиваться и меняться через пять и десять лет. Собираетесь ли вы представить совершенно новую линейку продуктов? Собираетесь ли вы перейти от электронной коммерции к созданию физических магазинов в торговых центрах?

Советы по постановке целей и стратегии:

Вместо принятия интуитивных решений вы должны использовать холодные, достоверные данные. Но это начинается с наличия процесса и необходимых инструментов для выполнения работы.

• Решите, какие факторы вы хотите отслеживать: Невозможно узнать, достигаете ли вы своих целей, если у вас нет набора показателей HR, которые нужно отслеживать. Это может включать удержание и текучесть кадров, время приема на работу и количество заполненных ролей.
• Внедрить процесс HR-аналитики: Попытка вручную собрать и проанализировать необходимые данные отнимает много времени и подвержена ошибкам. Если вы внедряете программное обеспечение HR со встроенной функцией анализа трудовых ресурсов, например Workday, вы можете автоматически создавать отчеты, которые покажут вам, достигли ли вы своих целей.

Workday автоматически создает отчеты, которые помогают отслеживать показатели HR.

Шаг 2. Проанализируйте свой текущий ландшафт управления людьми

После того, как у вас есть план, вам нужно подвести итоги своей текущей ситуации с управлением людьми. Вам нужно знать, сколько времени требуется на выполнение определенных задач, чтобы знать, сколько людей вам нужно для выполнения определенных ролей. Также стоит задать себе следующие вопросы:

• Какие навыки у нас есть в компании?
• Как работают мои нынешние сотрудники?
• Кто мои самые эффективные сотрудники?
• Каковы наши ставки вознаграждения в соответствии со средними отраслевыми показателями?
• Какая у нас текучесть кадров?

Советы по анализу вашего текущего кадрового ландшафта:

Наличие точных данных является ключевым моментом, если вы хотите получить точную картину текущей эффективности вашей рабочей силы.

• Централизуйте свои данные: Если вы хотите иметь возможность ответить на эти вопросы, вам нужно убедиться, что ваши данные находятся в одном месте, чтобы вы могли получить точную информацию.
• Создайте опросы сотрудников: Один из лучших способов получить доступ к необходимым данным — создать анонимные анкеты, чтобы понять, что ваши сотрудники думают о своей работе.

Программное обеспечение для управления персоналом, такое как Zenefits, централизует ваши данные, чтобы вы могли получить ответы на свои вопросы и легко поделиться своими мыслями.

Zenefits позволяет анализировать данные на уровне компании и отдела.

Шаг 3: Прогноз оптимального уровня укомплектования персоналом

Прогнозирование оптимального уровня укомплектования персоналом учитывает не только количество сотрудников с определенными навыками, которые вам нужны, но и бюджет, который вам понадобится для управления этим персоналом. Если у вас недостаточно бюджета для найма штатных сотрудников, возможно, вам стоит подумать об использовании подрядчиков или фрилансеров.

Советы по прогнозированию оптимального уровня персонала:

Главное здесь — вооружиться как можно большим объемом внутренней и внешней информации.Предсказать будущее невозможно, даже если у вас есть хрустальный шар, но вы можете использовать данные, чтобы дать свое лучшее предположение.

• Проведите анализ тенденций: Просмотрите исторические данные в вашей системе, чтобы получить информацию о будущем уровне укомплектования персоналом. Изучите, как рост бизнеса в прошлом повлиял на численность персонала, и используйте это в качестве отправной точки при прогнозировании уровней в будущем.
• Взгляните на отраслевые эталоны: Сколько сотрудников у ваших конкурентов? Какое отношение рабочих к текучести? Какие отделы они растут и какие навыки ищут? Какие навыки, по мнению отраслевых аналитиков, будут играть важную роль в будущем? Проведите исследование и посмотрите, что делают другие успешные компании.

Шаг 4: Проведите анализ пробелов

Последний шаг, который вам нужно предпринять при разработке кадрового предложения, — это проанализировать те места, где у вас в настоящее время нет навыков для достижения ваших целей. Этот анализ учитывает не только наличие навыков в вашей компании, но и наличие навыков на рынке, что поможет вам решить, будете ли вы нанимать или повышать квалификацию, чтобы заполнить пробелы.

Советы по проведению анализа пробелов:

Этот шаг включает не только поиск пробелов, но и выяснение того, почему они существуют, и как вы можете:

• Будьте готовы к дублированию: Когда вы проанализировали свои данные , вы можете обнаружить, что у вас избыток определенных навыков.Если возможно, вы можете попытаться переобучить рабочих с этими навыками, но если это невозможно, вам, возможно, придется их отпустить. Проверьте, заключен ли у вас трудовой договор по желанию или вам нужно сообщить им об этом до его расторжения.
• Посмотрите на предыдущие данные об управлении сменами: Иногда нехватка навыков случается только в периоды занятости, например, в Черную пятницу. Вы должны быть в состоянии идентифицировать эти пики и спады с помощью информации о кадровом планировании и управлении сменами в вашей системе управления персоналом. Если нехватка навыков носит временный характер, подумайте о найме сотрудников по контракту в это напряженное время.

---

Пересмотреть, скорректировать и повторить

Вам необходимо регулярно пересматривать план, проверять, соответствует ли он по-прежнему общей бизнес-стратегии, при необходимости повторять шаги с первого по четвертый и корректировать по своему усмотрению. Потом повторить. И повторить еще раз. Мы рекомендуем пересматривать план ежегодно, а также при серьезных изменениях в вашей организации.

Как изменить табельный номер за 1с 8.3. Основные настройки кадрового учета. Штатное расписание

Настройка кадрового учета производится в разделе Настройка — Кадровый учет.

Чтобы проверить настройки кадрового учета, вы можете распечатать их, нажав в самом верху кнопки настроек Настройки кадрового учета :

Уникальность табельных номеров

Контроль уникальности табельных номеров настраивается установкой флажка Контроль уникальности табельных номеров :

Если флажок установлен, программа не позволит создать двух сотрудников с одинаковым табельным номером. Если флажок снят, то уникальность не контролируется.

По умолчанию табельный номер присваивается на основе префикса информационной базы и организации. Таким образом, наличие префиксов обеспечивает уникальность табельных номеров внутри организации.

Подработка

Неполная занятость отмечена флажком Используется неполная занятость :

После этого в кадровых документах появляется возможность указывать количество занятых ставок, иначе этот атрибут в документах вообще не отображается.Кроме того, если этот флажок не установлен, то нет возможности настроить графики неполного рабочего дня.

Использование механизма неполного рабочего дня

Возможность использования механизма неполного рабочего дня появляется после установки флажка Используются неполный рабочий день :

Подработка — это почти наем сотрудника для работы «внутри компании», но без подачи заявления о приеме на работу и трудовом договоре . .. В этом случае сотруднику по месту работы может быть назначено:

• все начисления замененного сотрудника или должности;
• График работы для расчета заработной платы по месту работы.

Поскольку регистрация приема на работу не производится, сотрудник не берет дополнительную штатную ставку.

Сотрудник, работающий неполный рабочий день, проходит через отдельный элемент в документе Расчет заработной платы и взносов , в отчетах о заработной плате, табелях учета рабочего времени.

Базовые штатные настройки

Настройки штатного расписания открываются из формы Настройки персонала по ссылке Настройка штатного расписания .

Штатное расписание

В базовой и ПРОФ версиях 1С: ЗУП 3 можно отказаться от ведения штатного расписания.Для этого в форме настроек штатного расписания можно снять отметку с поля Штатное расписание на стадии строительства. :

Тогда при приеме на работу должность сотрудника будет выбрана из справочника Должности .

Если штатное расписание ведется, то выбор должности будет производиться путем выбора из справочника Штатное расписание (Кадры — Кадры — Кадры).

После переноса данных из 1С: ЗУП 2.5 галочка Кадры ведутся установлен по умолчанию, но может быть отключен.

Ведется история кадровых изменений

Настройка ведения истории штатного расписания производится установкой флажка.

Если история изменений не ведется, то штатное расписание редактируется прямо в справочнике Штатное расписание и сформировать отчет по штатному расписанию можно только в текущий момент.

Если галочка Сохраняется история кадровых изменений установлен, то редактирование позиций штатного расписания происходит по специальным документам Изменение штатного расписания , Утверждение персонала (Человеческие ресурсы — Персонал — Кадровые изменения).В этом случае вы можете распечатать текущее штатное расписание или получить отчет по «штатному расписанию» на любую дату.

Ведение военного учета

Возможность вести военный учет включается установкой флажка Военный учет ведется :

После установки флажка появятся следующие параметры:

• внесение военно-учетных данных в карточку сотрудника;
• классификация должностей по разрядам воинского учета;
• формирование протокола о военном учете.

Правила формирования представительства сотрудников

Правило формирования представления сотрудников настраивается в самом низу формы настроек кадрового учета в блоке Правило формирования представления элементов справочника сотрудников в отчетах и ​​документах :

Эта функция полезна, если сотрудник принят в качестве основного сотрудника и внутреннего сотрудника, работающего неполный рабочий день. Тогда в экранных формах документов и отчетов этого сотрудника можно будет отличить по постфиксу имени.Представление работает там, где отображается ссылка на справочный элемент Сотрудники . .. Сама презентация зависит от выбранных настроек (полное или краткое имя, тип занятости, дополнение и т. Д.):

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 ведется для тех сотрудников, заработная плата которых зависит от количества отработанного времени (временных рабочих).

Есть два способа отслеживать отработанное время:

• Учет отклонений от планового времени. В этом случае фиксируются все прогулы (выходной, отпуск, больничный и т. Д.).). Этот метод учета также отражает внеплановые работы (сверхурочные).
• Этот метод отражает не только внеплановые работы и прогулы, но и отработанное по графику время — постоянная регистрация.

Если интересно где найти табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3, мучить не буду — его там нет. Для расширенного учета заработной платы специально закуплено решение 1С ЗУП 8.3. Мы поговорим об этом.

Первый шаг — текущий год (год расписания).В меню «Настройка» выберите «Производственные календари».

Если календарь ранее не создавался, его необходимо создать и заполнить автоматически, проверяя правильность и, при необходимости, внося изменения.

График работы

После заполнения производственного календаря в 1С ЗУП необходимо сформировать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого зайдите в меню «Настройки» и выберите пункт «График работы сотрудников».

График можно заполнять автоматически, при необходимости корректируя.

График работы может быть установлен для сотрудников с такими документами, как «Наем» и «Передача человеческих ресурсов».

В ZUP есть возможность массово изменять график работы сотрудников.

В таких ситуациях, когда условия рабочего времени сотрудника изменились на определенный период времени (например, сокращенный рабочий день), для них указываются индивидуальные расписания. Настройка индивидуальных графиков находится в меню «Зарплата». Если у сотрудника индивидуальный график на определенный период, программа не будет учитывать основной.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Заработная плата», пункт «Таблицы». В расписании используются обозначения, которые есть в справочнике «Виды использования рабочего времени». Если необходимо указать несколько типов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.

Табель учета рабочего времени можно заполнять автоматически, при необходимости корректируя данные. Некоторые предприятия используют ACS (системы контроля и управления доступом). Все дело в том, что все входы и выходы фиксируются с помощью системы электронного доступа.Эти данные можно загрузить в расписание, избавляя от необходимости вести его вручную.

Для того, чтобы иметь возможность изменять данные в табеле учета рабочего времени относительно рабочего графика, в настройках программы необходимо снять флажок «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае, если в табеле указано рабочее время, например, в выходные дни в соответствии с графиком работы, документ не будет разнесен.

Следует помнить, что если вы ведете и табели учета рабочего времени, и отражающие документы, табель учета рабочего времени будет иметь наивысший приоритет, когда вы получите отработанные часы для расчета заработной платы.

Форма Т-13

В 1С ЗУП 3.1 есть распечатанная форма «Т-13» для просмотра отработанных часов. Вы можете сгенерировать этот отчет из раздела «Заработная плата», выбрав пункт «Отчеты о заработной плате». Нужный вам отчет будет называться «Табель Т-13».

Какие вопросы чаще всего задавали пользователи 1С: Бухгалтерия 8? Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях, специалисты вам ответят.

Вопрос 1: при расчете зарплаты не могу поставить / изменить дату начисления

После обновления до 3 версии.0.54.20 документ «Расчет заработной платы» был изменен, а в поле «Дата документа» по умолчанию установлен последний день месяца, который недоступен для редактирования.

Если все же нужно поставить не последний день месяца, то попробуйте провести администрирование документов.

Снимите флажок «Установить время автоматически».

Другой вариант: Администрирование — Персональные настройки — Дата работы (установите желаемую дату и повторно разместите документ для расчета зарплат и взносов) /

Ошибка исправлена ​​в последней версии:

Вопрос 2: как изменить табельный номер сотрудника «1С: Бухгалтерия 8» (ред.3.0)?

Вам нужно перейти в карточку Сотрудника, нажав кнопку «Еще» -> «Изменить форму». Установите флажок «Таб. Комната ».

После этого поле станет доступно для редактирования.

В появившемся поле нажмите« Да ».

Вопрос 3: как списать аванс сотруднику в 1С: Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)?

В программе реализованы два способа начисления аванса:

— фиксированная сумма;

— процент от заработной платы (процент от всех запланированных начислений сотрудникам).

Аванс — это платеж, а не начисление.

Таким образом, расчет и выплата аванса на заработную плату в виде фиксированной суммы или суммы в процентах от заработной платы (включая все плановые начисления сотрудников) производится с использованием документов: Выписка в кассу (раздел Заработная плата и персонал — Зарплата — Ведомости в кассу ) или Выписка в банк.

Вопрос 4: как добавить валютный счет в 1С: Бухгалтерия 8 (ред.3.0)?

Ответ: Для добавления валютного счета в программу сначала необходимо добавить в справочник валют иностранную валюту … Только после этого в плане счетов отобразится счет 52, а в справочнике «Банковские счета» можно будет создать счет в иностранной валюте.

Добавление валютного счета:

1. Меню: главное — Организации.
2. Выберите необходимую организацию, дважды щелкнув по ней левой кнопкой мыши (или нажав кнопку «F2»).
3. Перейдите по гиперссылке «Банковские счета».
4. Новая кнопка.
5. Введите БИК банка и номер валютного счета.
6. Поле «Валюта счета» автоматически определяется в программе на основе введенного номера валютного счета.
7. Кнопка «Написать и закрыть».

Вопрос 5: где указать размер комиссии банка-эквайера в «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0)?

При приеме оплаты платежными картами от покупателей в программе 1С: Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) необходимо учитывать условия обслуживания банка-эквайера. Чтобы отразить размер комиссии банка, необходимо сделать следующее:

1. Меню: Продажи — Розничные продажи — Отчет о розничных продажах .
2. На вкладке «Безналичный расчет» в справочнике «Виды платежей» укажите размер комиссии обслуживающего банка: фиксированная процентная ставка или плавающая, в зависимости от суммы транзакций.
3. Секция банковских и кассовых операций по платежным картам создает ячейку типа платежей.

Отправить эту статью мне на почту

Табельный номер в 1С — это специальный цифровой или символьно-цифровой код, который однократно присваивается сотруднику, принятому на работу. Большинство организаций склонны использовать кадровую систему с использованием этих номеров. На протяжении всего периода работы сотрудника штатная численность не меняется. В случае увольнения сотрудника и его возвращения обратно в организацию на практике ему будет присвоен тот же номер, что и ранее. Это позволяет избежать ненужной путаницы. Следует отметить, что трудовое законодательство не устанавливает порядок присвоения номера и организация может утвердить его самостоятельно, по своему усмотрению. Все эти моменты следует зафиксировать в документе, отражающем кадровую политику организации.

Кроме того, номера могут присваиваться не только тем сотрудникам, которые находятся в штате, но и временным сотрудникам, внешним работникам, работающим неполный рабочий день, и сезонным рабочим.

Наличие номеров помогает облегчить работу специалистов разных отделов организации.По табельному номеру делаются различные отметки, влияющие на расчет заработной платы … Кроме уникального номера, можно легко найти всю необходимую информацию, касающуюся отпусков, отгулов, больничных, данные о заработной плате каждого сотрудника и т. Д. . Также важной особенностью использования чисел является то, что они помогают отслеживать время, затрачиваемое сотрудником на рабочее место.

Если у вас есть вопросы по табельному номеру в 1С, задавайте их в комментариях под статьей, наши специалисты постараются на них ответить.

Рассмотрим, как присваиваются табельные номера в 1С, на примере конфигурации «Бухгалтерия». Для этого перейдите в раздел программы «Ссылки» и выберите справочник «Сотрудники». Откроется список всех сотрудников, в котором будет отдельная графа с табельным номером.

Номера в программе присваиваются автоматически при создании нового сотрудника. Создадим нового сотрудника. Пока элемент не будет сохранен, «Tab. число »будет пустым.

После регистрации позиции новому сотруднику будет присвоен табельный номер по порядку. В этом примере мы сразу наняли сотрудника, используя одноименный документ.

Если в карточке сотрудника нет надписи «Таб. номер », то, скорее всего, он просто скрыт и вам нужно включить его видимость. Для этого в форме сотрудника нажмите кнопку «Еще» и выберите пункт «Изменить форму».

Напротив поля «Таб.номер », после чего поле отобразится в форме. Чтобы изменить табельный номер, нужно открыть карточку определенного сотрудника, поставить курсор в поле и начать изменение, после чего программа выдаст следующее сообщение.

Нажмите «Да» и установите требуемый табельный номер. Затем вам нужно сохранить изменения. Следует помнить, что при изменении табельного номера вручную может быть нарушена последовательная нумерация, поскольку система автоматической нумерации работает следующим образом — новая запись имеет значение на единицу больше максимального.Например, если мы изменим табельный номер с KP00-00009 на KP00-00015, то при автоматическом создании следующий табельный номер будет иметь значение KP00-00016.

Команда опытных программистов 1с:

От 5 минут реакции на срочные задачи, даже в выходные и праздничные дни.

30+ программистов с опытом работы в 1С до 20 лет.

Делаем видеоинструкцию по выполненным задачам.

Живое общение через любые удобные для клиента мессенджеры

Мониторинг выполнения ваших задач через специально разработанное нами приложение

Официальные партнеры фирмы 1С с 2006 года.

Опыт успешной автоматизации от небольших фирм до крупных корпораций.

99% клиентов довольны результатом

Здравствуйте, дорогие наши партнеры, друзья и случайные посетители нашего сайта. Сегодня я хочу поговорить с вами об еще одном интересном и важном изменении в программе 1С Бухгалтерия 8.3, которое для многих из вас осталось незамеченным. А именно: знаете ли вы, что теперь для того, чтобы распечатать «Табель учета рабочего времени», не нужно покупать отдельную программу или скачивать форму в Интернете.Теперь этот документ поможет вам сделать Бухгалтерию 8.3!

Посмотрим, где его найти и как оно заполнено в программе.

В разделе «Заработная плата и кадры» в меню «Кадровый учет» откройте «Отчеты по кадрам».

В открывшемся окне выберите отчет «Табель учета рабочего времени»

В отчете есть возможность выбрать конкретный отдел. Если флажок «Отдел» не установлен, то расписание будет создано для всех отделов.Каждое деление находится на отдельном листе.

В этом случае информация о сотрудниках заполняется согласно производственному календарю и документам, внесенным в программы «Больничный» и «Отпуск».

По умолчанию программа не заполняет данные о сотрудниках, подписывающих документ. Чтобы распечатать информацию о подписавших, используйте кнопку «Настройки».

В этом случае введенные данные будут отражены в Таблице для всех отделов.

Кроме того, программа имеет возможность создавать расписание только для выбранных сотрудников. Для этого в настройках отчета установите соответствующий флажок и выберите из списка сотрудников тех, кому вы хотите распечатать документ:

Это все, что я хотел вас сегодня представить. ИЗСледите за обновленными статьями на нашем сайте. Присоединяйтесь к нашим социальным группам. сети и будьте всегда в курсе всех изменений в программе … Работайте в 1С Бухгалтерия с удовольствием.

5 шагов к оптимальному кадровому плану

Твердый кадровый план требует выявления пробелов между потребностями и существующими ресурсами.

Когда вашему бизнесу предстоит значительный рост, очень важно опередить потребность в талантах. Кадровый план, подкрепленный методическим процессом, помогает гарантировать, что в вашей организации есть нужные люди с нужными навыками для достижения ваших растущих бизнес-целей.

Твердый план должен выходить за рамки изменений в подсчете сотрудников, чтобы определить новые навыки и знания, необходимые вашему бизнесу, оставаясь чувствительным к взаимосвязи между внутренними и внешними потребностями.

Вот пять шагов для создания кадрового плана, который поможет вашей организации не отставать от ее потенциала и амбиций.

1. Определите свои цели

Проще говоря, кадровый план должен поддерживать бизнес-план. Каков план роста организации? Нужен ли персонал для работы в новом офисе или торговой точке? Надеется ли он увеличить количество своих продавцов, чтобы поддержать значительный рост продаж? Намеревается ли он предложить дополнительное обслуживание клиентов или внутреннюю поддержку для повышения их удовлетворенности?

Эти цели обычно изложены в стратегическом плане бизнеса, поэтому сначала посмотрите на него, чтобы согласовать стратегию развития талантов и желаемые результаты.

2. Определите факторы, влияющие на доступность персонала

Затем определите факторы, которые могут повлиять на доступность персонала. Крупные национальные организации должны сначала изучить соответствующие данные Бюро статистики труда США, которое предоставляет полезные статистические данные по таким темам, как количество вакансий, уровень безработицы и затраты на рабочую силу.

Как крупным, так и малым компаниям следует изучить сходные статистические данные для своего штата или местного региона.Эту информацию можно получить в местных палатах, деловых изданиях и отраслевых ассоциациях. В качестве бонуса эти организации часто синтезируют данные, чтобы дать обзор событий на рынке. Это может включать новые предприятия или другие более крупные работодатели, увеличивающие наем или увольнение сотрудников. Все эти внешние факторы влияют на количество имеющихся талантов.

3. Определение функциональных потребностей организации

Имейте в виду, что не все требования к персоналу требуют найма со стороны. Некоторые потребности вашей организации в талантах можно удовлетворить внутри. Другие могут быть удовлетворены путем привлечения консультантов, фрилансеров или независимых подрядчиков. Вот почему разумно оценить конкретные навыки и способности, которые вам нужны, и выяснить, есть ли у каждой группы, отдела или подразделения эти возможности внутри компании или под рукой.

Спросите, помогает ли обучение, наставничество или другое развитие нынешним сотрудникам продвинуться на новые или освободившиеся должности.Если да, то как могло бы выглядеть это развитие? С другой стороны, действительно ли эти навыки и персонал необходимы на неопределенный срок, в долгосрочной перспективе? Или потребности организации более конкретны и краткосрочны, как, например, для конкретного проекта, инициативы, требующей набора навыков, не найденных внутри компании, или временных затрат, которые просто не поддаются выполнению для существующего персонала?

4. Проведите анализ пробелов

По сути, анализ пробелов сравнивает то, что у вас есть в настоящее время, с тем, что вам нужно. Разница — или пробел — вот что нужно восполнить. Выявлены ли пробелы в результате недостатков в обучении и развитии? Если да, включите в свой план дополнительную подготовку по соответствующим функциям или должностям. Связаны ли эти перерывы с большой нагрузкой в ​​периоды высокого сезонного спроса? Если да, наймите временных работников или обратитесь к подрядчикам.

Анализ пробелов — это не совсем то же самое, что общее определение функциональных потребностей, и постановка ряда вопросов, подобных приведенным выше, позволит вам не только определить пробелы, но и потенциальные решения для их устранения.

5. Создайте план

Последний шаг — свести всю эту информацию в реальный, действенный план развития талантов. Ваш кадровый план должен резюмировать всю оценку и анализ, проведенный на предыдущих четырех этапах, с изложением процесса принятия решений. План должен охватывать все соответствующие группы, отделы и подразделения. Для более крупных организаций все это упражнение может быть разбито на подразделения, а в конце подпланы объединены.

Создание действительно качественного кадрового плана включает в себя организационное руководство, менеджеров по найму и руководителей отдела кадров.Это усилия всей организации, которые мало чем отличаются от составления бюджета и даже частично совпадают с ним. Таким образом, четкое взаимодействие между функциями и отделами является ключом к разработке плана, учитывающего потребности всех и работающего для всех.

Будьте в курсе последних тенденций в сфере кадров и аналитики для руководителей отдела кадров: подпишитесь на нашу ежемесячную электронную новостную рассылку.

Теги: Управление людьми и рост Кадровое планирование Вовлеченность сотрудников и производительность Управление производительностью Малый бизнес Средний бизнес Крупный бизнес Исследования и выводы Статьи HR Финансы

График работы

сотрудников: передовой опыт на 2021 год

В этом руководстве вы изучите семь шагов для создания беспроигрышного графика работы сотрудников и управления им; тот, который приносит пользу как вашим сотрудникам, так и вашей организации.

Составление расписания сотрудников сложно. Это жонглирование, заключающееся в прогнозировании потребностей в рабочей силе, управлении запросами и предпочтениями сотрудников и обеспечении покрытия смены. На этом все не заканчивается: планирование сотрудников также включает в себя управление затратами на рабочую силу, соблюдение правил соответствия и при этом максимальную производительность.

Таким образом, график сотрудников служит важной точкой связи между организацией и ее почасовыми сотрудниками. Вот почему эффективное планирование сотрудников помогает улучшить их впечатления, улучшить удержание и удовлетворенность сотрудников.В определенных секторах, таких как производство, график работы имеет важное значение для удовлетворения производственных потребностей или других важных бизнес-целей.

Согласно нашему отчету об исследовании почасовых рабочих, 87 процентов почасовых работников считают, что контроль над своим графиком работы чрезвычайно важен, а 55 процентов заявили, что они бросили бы свою работу, если бы им не хватало контроля над своим графиком.

Это означает, что качество, с которым расписание сотрудников планируется, публикуется и доводится до сведения, напрямую влияет на удовлетворенность сотрудников, «неявки» и, в конечном итоге, на текучесть кадров.Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени. Неудивительно, что это так. Согласно недавнему исследованию, опубликованному в American Sociological Review, «постоянная нестабильность рабочего графика связана с психологическим стрессом, плохим качеством сна и несчастьем».

87 процентов

сказали, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

55 процентов

сказали, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

Помимо затрат, связанных с текучестью кадров, расписание сотрудников влияет на многие другие аспекты деятельности, включая затраты на рабочую силу, производительность и соответствие отраслевым нормам, внутренней политике, а также трудовому законодательству. Планирование персонала вручную часто неэффективно и обременительно для сложных операций (но может хорошо работать для малых предприятий). Когда «большая тройка» американских производителей автомобилей перешла от ручного к автоматизированному составлению расписания сотрудников, они увидели значительный рост эффективности и контроля затрат, сэкономив 800 долларов на сотрудника на расходах на рассмотрение жалоб и 1 доллар.5 миллионов ненужных сверхурочных в течение первого года реализации.

Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.

Bersin от Deloitte

Здесь мы расскажем о семи проверенных шагах, которые вы можете предпринять, чтобы оптимизировать и улучшить процесс планирования работы сотрудников. Мы понимаем, что не существует универсального подхода, поэтому включайте только те меры, которые лучше всего подходят для рабочего процесса планирования сотрудников вашей организации.

---

Шаг 1.

Определение потребностей в рабочей силе

Во-первых, четко определите, какие трудовые ресурсы необходимы для достижения производственных целей.Поскольку все основано на основном графике, который соответствует вашим производственным целям, планирование рабочей силы имеет важное значение для правильного выполнения. Вам нужно:

Карта потребностей в зависимости от ролей и местоположения

Важно определить точные ресурсы, необходимые для каждой должности, в зависимости от местоположения и продолжительности смены. Например, супервизору могут понадобиться четыре оператора и два других квалифицированных специалиста с 6:30 до 15:00. для выполнения производственных задач за первую смену. Есть бесчисленное множество способов определить местоположение (например,g., отделы или линии), поэтому убедитесь, что вы четко и последовательно классифицируете местоположения. Вы можете организовать ресурсы для каждой роли разными способами, например, в виде сетки на доске, в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

Определите исторические тенденции

Просмотр данных за прошлые периоды планирования может помочь вам предвидеть потребности и справедливо планировать сотрудников. Быстрый анализ вашего производства или истории объемов может показать, что ваш бизнес имеет тенденцию иметь больше потребностей в определенные дни недели или в пик сезона, оправдывая решение о назначении большего количества сотрудников в этот период времени для поддержки спроса.Использование прошлого опыта для прогнозирования ваших кадровых потребностей поможет в планировании как более загруженных, так и более медленных периодов в течение года.

Определите необходимые квалификации

Это необходимый шаг для каждой смены. Если у вас есть процесс отбора людей на смену, вы получите нужных сотрудников в нужное время. Например, предположим, что вам нужно всего четыре оператора для смены поворота, но по крайней мере один должен пройти обучение работе с определенной машиной.Наличие плана по квалификации доступных сотрудников до того, как вы их составите, гарантирует, что у вас есть нужные сотрудники, запланированные в нужное время.

Объедините время и посещаемость

Использование технологии для отслеживания времени и посещаемости повышает эффективность процессов планирования рабочей силы за счет автоматизации. Если на вашем рабочем месте не используется программное обеспечение для учета рабочего времени, вы можете попробовать добавить эту функцию в службу программного обеспечения для планирования рабочего времени вашего сотрудника.

---

Шаг 2. Оценка пула рабочих

Как только вы точно поймете, сколько труда вам нужно, пора оценить, соответствуют ли ваши текущие трудовые ресурсы этим потребностям.Помимо почасовой оплаты, на этом этапе вам может потребоваться учесть любые ресурсы, не связанные с персоналом.

Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при оценке:

План впереди

Предстоящий праздник или длинные выходные могут повлиять на ваш доступный трудовой запас. Заблаговременное планирование этих изменений избавит вас от попыток заполнить пропущенные смены в последнюю минуту.

Анализируйте и распределяйте ресурсы

Если приближается напряженный сезон и вы прогнозируете значительное увеличение потребностей в ресурсах, оцените, что вам понадобится, по роли, местоположению и доступности.Дайте себе дополнительное пространство сверх ожидаемого спроса, чтобы убедиться, что вы можете выделить достаточно ресурсов.

Включить все ресурсы в расписание

Например, если на складе есть вилочные погрузчики для использования своим персоналом, оборудование должно быть добавлено к сменам в рабочем графике, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.

Программное обеспечение для планирования персонала

Точное прогнозирование потребностей в ресурсах имеет важное значение, но может быстро усложняться, когда речь идет о не связанных с персоналом ресурсах, почасовых потребностях в работниках и колебаниях спроса.В сложных средах планирования огромным подспорьем является технология планирования рабочей силы. Такие инструменты, как Планировщик спроса Shiftboard, используют сложные алгоритмы для прогнозирования ресурсов на основе исторических моделей.

---

Шаг 3. Определение правил планирования

Стаж, сверхурочная работа, местонахождение и сертификаты — общие факторы, которые необходимо отразить в почасовом графике. Правила планирования, основанные на этих факторах, также могут быть уникальными для вашей организации, поэтому четкие рекомендации чрезвычайно важны.Чтобы избежать путаницы, перед назначением смен убедитесь, что все менеджеры понимают политику или правила.

Соблюдение законов о безопасности, занятости и труде

Убедитесь, что сотрудники не работают дольше, чем разрешено законом, правилами профсоюзов или руководящими принципами управления утомляемостью. Вам также необходимо будет отслеживать и соблюдать любые внутренние или внешние ограничения сверхурочной работы.

Стаж

Присваивается ли сотрудникам статус стажа на определенные смены? Эти рекомендации также необходимо будет отразить при составлении расписания.

Обучение и сертификация

Требуется ли для определенных смен персонал, прошедший специальную подготовку? Если это так, установите правила, гарантирующие, что только люди с текущими сертификатами будут рассматриваться для назначения во время этих смен.

---

Шаг 4: Назначьте смены сотрудников

Теперь, когда график вашего сотрудника составлен, все понимают правила и вы уверены, что сможете удовлетворить свои потребности в ресурсах, пришло время заполнить открытые смены.Места и время должны быть определены уже на этом этапе. Как только они появятся, вы можете сосредоточиться на том, чтобы привлечь нужных людей в нужное место в нужное время.

На этом этапе полезно обдумать свой подход. Ваши смены назначаются менеджерами, запрашиваются персоналом или что-то среднее? Распространенным подходом является планирование сверху вниз, когда менеджеры создают расписание и назначают смены, которые удовлетворяют потребности в ресурсах с минимальным участием сотрудников. Этот подход часто используется в статических, повторяющихся еженедельных расписаниях.

Планирование снизу вверх, когда сотрудники записываются на открытые смены, которые они имеют квалификацию для работы, является дополнительным подходом к планированию сверху вниз. Эта стратегия самообслуживания может значительно сократить время планирования для менеджеров. Хотя не во всех случаях практично, восходящее планирование увеличивает удовлетворенность и удержание сотрудников, предоставляя им больше автономии в отношении своих графиков работы.

Независимо от того, какой подход вы выберете, при создании расписания сотрудников полезно учитывать, как распределяются смены.Чтобы добиться максимальных результатов, учитывайте следующие ключевые критерии:

Квалификация

Используйте определенные критерии навыков и компетенций, чтобы гарантировать, что все сотрудники, назначенные в смену, соответствуют предъявляемым к ней требованиям. Назначение сотрудников с просроченными полномочиями может представлять значительный юридический риск и большие штрафы. Перед назначением на смену важно убедиться, что у сотрудников хорошая репутация.

Правила планирования

Применить все определенные правила планирования. Возможно, вам придется учитывать правила стажа, сверхурочной работы или другие правила, уникальные для вашей организации или отрасли.

Эффективность сотрудников

Иногда вам нужны ваши лучшие люди на работе, но определить их бывает сложно. Это особенно верно в больших или сложных организациях, где сотрудники выполняют несколько ролей. Отслеживайте рейтинги производительности, чтобы знать, кого планировать, когда это наиболее важно.

Наличие

Проблемы с доступностью сотрудников — от заявок на отпуск до отпусков различного рода — являются главной движущей силой изменения графика. Во время пандемии работодатели также должны учитывать просьбы сотрудников об изменении расписания из-за колебаний школьного расписания для детей, ухода за близкими с COVID-19, а также когда они подверглись заражению и должны быть помещены в карантин.Использование инструмента, который показывает вам доступность в режиме реального времени — например, тех, которые доступны в наборе инструментов Shiftboard — может иметь решающее значение для того, чтобы сотрудники были довольны, при этом создавая эффективный график.

Настройки

Когда вы принимаете во внимание предпочтения сотрудников, вы сокращаете количество запросов на изменение. Что еще более важно, вы повышаете удовлетворенность сотрудников, снижая количество прогулов и текучести кадров.

Конфигурация расширенного профиля

Вероятно, у вас есть обширная информация о ваших сотрудниках, которую вам нужно использовать при планировании и составлении отчетов.Эта информация часто включает роль, уровень должности, учетные данные, стаж, ставки заработной платы и предпочтения доступности для каждого сотрудника. Если вы используете программное обеспечение для планирования работы сотрудников, убедитесь, что оно поддерживает данные вашего профиля.

Автоматизация назначения смен

Назначение смен обычно является наиболее трудоемкой частью процесса планирования. Подбирать людей по позициям вручную сложно, а уточнить все детали — непросто. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может помочь. Ищите возможность автоматически назначать смены на основе множества правил. Дополнительные функции, такие как смена смены и автоматическое заполнение в режиме ожидания, также часто чрезвычайно полезны.

Некачественное расписание персонала может иметь серьезные последствия для непрерывной работы, даже если это не выглядит так, как на поверхности. В средах с высокими ставками разработайте формальный процесс проверки затрат, соответствия и других ключевых факторов.

Опубликуйте и сообщите расписание, чтобы все знали, где и когда его найти.Решения для онлайн-планирования гарантируют, что каждый будет иметь доступ к своим расписаниям в любое время и в любом месте — и они будут уведомлены о любых изменениях.

---

Шаг 5. Управление изменениями расписания

Недавние мировые события доказали, что все может измениться в одно мгновение, а это значит, что планирование никогда не прекращается. Независимо от того, насколько безупречно ваше расписание на момент публикации, оно обязательно изменится с момента публикации до тех пор, пока оно не перестанет быть активным.

Эффективное управление изменениями означает быстрое и эффективное реагирование на изменения.Это также требует общения с вашими сотрудниками в режиме реального времени. Внимательно следите за следующими распространенными причинами изменения расписания:

Качели спроса

В течение периода планирования потребности в рабочей силе могут увеличиваться или уменьшаться. Резервные пулы, состоящие из частично занятых или временных сотрудников, которые могут работать в короткие сроки, являются популярным решением для управления скачками. С другой стороны, падение спроса может быть более серьезным. Если у вас есть значительный и гибкий резервный пул, вы можете укомплектовать последние 10–15% потребностей обычного графика с помощью дополнительного персонала.Это обеспечивает буфер как для увеличения, так и для снижения спроса.

Изменения в доступности сотрудников

Доступность часто является основной причиной изменений в расписании сотрудников. Многие организации требуют, чтобы сотрудники определяли подходящую замену после публикации графика. Это может привести к неоднозначным результатам в зависимости от размера и сложности организации. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников, которое обеспечивает возможность смены смены, позволяет сотрудникам размещать и принимать открытые смены в режиме реального времени.Менеджеры могут настроить этот рабочий процесс для автоматической обработки изменений или запроса утверждения. Это жизненно важная функция для сотрудников, которым может потребоваться изменение расписания, связанное со здоровьем.

Неявка сотрудников

Реагировать на ситуацию в последнюю минуту — это стресс. Списки звонков и текстовые сообщения не помогут быстро найти подписку в последнюю минуту. Создайте пул «горячего резерва», состоящий из небольшого числа очень гибких сотрудников, которые могут подключиться в любой момент. Эти пулы часто включают сотрудников, занятых неполный рабочий день, временных рабочих и даже сотрудников, работающих полный рабочий день, которые жаждут возможности сверхурочной работы.

Средства связи

Целенаправленная коммуникация в реальном времени также жизненно важна для эффективного управления изменениями. Популярность смартфонов делает обмен текстовыми сообщениями важным инструментом для связи с сотрудниками, поэтому мобильный доступ может быть важен для вас. Сочетание возможностей программного обеспечения для планирования и мобильных технологий — отличный способ улучшить общение. Тем не менее, вы хотите, чтобы и менеджеры, и сотрудники имели круглосуточный доступ к своим расписаниям, чтобы они могли мгновенно взаимодействовать и настраиваться на лету.

интеграции

Если вы используете разные технологии для управления сотрудниками и их расписаниями, интеграция между системами имеет важное значение. На многих рабочих местах расписание является ключом к повседневной работе. Программное обеспечение для планирования персонала может быть интегрировано с системами управления заработной платой и человеческим капиталом для автоматизации бизнес-процессов. Убедитесь, что ваши технологические интеграции хорошо работают в вашей организации.

Сотрудники, имеющие возможность управлять своим расписанием в режиме реального времени, в 6 раз более довольны, чем те, у кого нет.

Абердин Групп

---

Шаг 6: Измерение, изучение и корректировка

Конец периода планирования одной смены означает, что скоро начнется новый период. Такие точки перехода часто служат триггерами для расчета заработной платы и многочисленных операционных отчетов.

В эти переходные моменты критически важно отступить, чтобы оценить эффективность планирования рабочей силы за предыдущий период. В этих периодических обзорах должны участвовать заинтересованные стороны из сфер бизнеса, человеческих ресурсов и финансов.Обязательно включите в свой обзор следующие области:

Точность прогнозирования

Сравнение прогнозируемой потребности в ресурсах с фактической — ключевой момент. Как планировщик, у вас есть уникальная перспектива. Используйте его для анализа отклонений и совместной работы в вашей организации, чтобы повысить точность прогнозов. Кажущееся незначительным улучшение может иметь большое влияние на ваш бизнес.

Оценка ресурсов

Очень важно отслеживать и измерять состояние ваших пулов трудовых ресурсов.При проверке доступности сотрудников учитывайте период времени и ожидаемый спрос. Например, заметив резкое увеличение количества совпадающих запросов на отпуск, вы сможете заранее скорректировать расписание. Кроме того, мониторинг пулов ресурсов, привязанных к критически важным ролям, поможет вам всегда наполнять их лучшими специалистами. Если вы используете программное обеспечение для планирования сотрудников, у вас есть богатый источник данных, от рейтингов навыков до данных о посещаемости.

Процессы планирования рабочей силы

Проверяйте ключевые процессы с другими составителями графиков, руководством и сотрудниками и регулярно проверяйте любые идеи по улучшению. В посменной рабочей среде график оказывает значительное влияние на производительность и моральный дух сотрудников. Отзывы сотрудников откроют возможности, которые трудно увидеть с точки зрения планирования.

Аналитика и отчетность

Правильное программное обеспечение для планирования соберет данные, необходимые для оценки и анализа. Благодаря новому пониманию ваших данных вы можете полностью оптимизировать процесс планирования.

---

Шаг 7. Оптимизация с помощью технологий

Программное обеспечение

для составления расписания персонала превосходно делает процесс составления расписания сотрудников более эффективным для управления — особенно во время постоянных изменений, вызванных непредвиденными событиями.Это также помогает обеспечить соблюдение многих правил и положений, влияющих на рабочие места, работающие посменно.

Настраиваемое программное обеспечение для составления расписания сотрудников имеет надежные функции, которые значительно улучшают процесс составления расписания:

• При определении потребностей в рабочей силе и пробелов особенно полезны инструменты прогнозирования спроса.
• Интегрированная функция учета рабочего времени исключает ручную обработку.
• При создании графиков работы сотрудников мгновенный доступ к информации профиля сотрудника гарантирует, что в расписание будут включены только квалифицированные и имеющие на это право люди.
• Инструменты двусторонней связи в режиме реального времени и автоматическое назначение смен помогают составителям графиков эффективно управлять ежедневными изменениями расписания.
• Возможности аналитики и отчетности позволяют в реальном времени получать информацию о том, что работает, а что нет, поэтому процесс планирования постоянно оптимизируется.
• Составление графика сменной работы может быть трудным и трудоемким, но технологии могут помочь вам сделать его более эффективным и простым в управлении.
• Узнайте больше о том, как программное обеспечение для составления расписаний сотрудников Shiftboard позволяет осуществлять стратегическое планирование.

Формула расчета потребности в персонале | Малый бизнес

Хайди Карденас Обновлено 24 марта 2019 г.

Расчет потребности в персонале является частью планирования человеческих ресурсов, процесса анализа и выявления нехватки и излишка кадров. Для оценки и прогнозирования потребностей в кадрах используются различные формулы, основанные на исторических и оценочных данных компании, таких как объемы продаж и производства. Планирование человеческих ресурсов фокусируется на укомплектовании организации нужным количеством персонала с необходимыми навыками, когда это необходимо для достижения бизнес-целей в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Практический метод

Практический метод расчета потребностей в персонале основан на общей организационной структуре. Например, если организация настроила свою структуру так, чтобы один операционный менеджер приходился на пять линейных супервайзеров, то краткосрочное укомплектование персоналом будет включать сохранение того же количества супервайзеров при текучести кадров. Долгосрочное укомплектование персоналом будет включать планирование пяти супервайзеров на каждого добавленного менеджера. Эмпирическое правило расчета не является точным и не основано на глубоком анализе, оно основано на сохранении организационной структуры.

Использование метода Delphi

Метод Delphi — это метод прогнозирования человеческих ресурсов, который использует данные группы экспертов для анализа истории укомплектования персоналом и планирования укомплектования персоналом. Группа старших менеджеров, бизнес-консультантов или группа связанных деловых людей, знакомых с кадровой историей организации, отвечает на вопросы о кадровом обеспечении, и их ответы собираются и используются группой для индивидуального рассмотрения.

Группа не собирается вместе физически, но координируется фасилитатором, который раздает анкеты, собирает ответы и возвращает информацию участникам панели для дальнейшего рассмотрения, пока не будет уточнено кадровое прогнозирование потребностей.Эксперты хранятся анонимно друг от друга, чтобы предотвратить предвзятость и групповое мышление, а также получить максимально объективную и точную информацию.

Понимание методов соотношений

В прогнозировании человеческих ресурсов используются два различных метода соотношений: коэффициенты укомплектования персоналом и коэффициенты производительности. Коэффициенты укомплектованности кадрами используются для прогнозирования потребности в найме на основе установленной организационной формы. Например, если в компании есть административный пул из пяти секретарей на каждые 20 старших менеджеров, это соотношение используется для оценки набора секретарей.

Коэффициенты производительности используют оценки единиц, произведенных на одного сотрудника, и применяют их к прогнозам продаж для потребностей в найме. Компания, которая продает 2 миллиона виджетов в год и нанимает 25 производственных рабочих, должна нанять больше производственных рабочих, если ожидается рост продаж, или должна, по крайней мере, содержать штат из 25 производственных рабочих для обеспечения текущих продаж.

Статистический регрессионный анализ

Статистический регрессионный анализ сравнивает взаимосвязи в исторических данных для прогнозирования потребностей в персонале. Валовые продажи в год за последние пять лет и укомплектованность персоналом за это время анализируются как достаточные или недостаточные для поддержки продаж в следующие пять лет.

Для чего используется анализ тенденций в HR? | Работа

Чтобы максимизировать свою прибыль, компании должны нанять достаточно персонала, чтобы выполнять имеющуюся работу, не перегружаясь. Компании могут использовать количественные или качественные методы для прогнозирования спроса на рабочую силу. Количественные методы, такие как анализ тенденций, основаны на бизнес-данных, а не на субъективном управленческом суждении.Анализ тенденций позволяет компаниям рассчитать оптимальное количество сотрудников, которые им потребуются в будущем.

Что такое анализ тенденций?

Анализ тенденций связывает исторические модели занятости с будущим спросом на рабочую силу. Менеджеры отображают тенденции, которые повлияли на количество сотрудников, например, производительность компании или изменения в отраслевом секторе, за определенный период. Они используют эти данные для определения продолжающихся тенденций, которые повлияют на количество сотрудников, необходимых в будущем.Например, если бизнес растет на пять процентов каждый год в течение шести лет, менеджеры могут ожидать, что эта тенденция сохранится. Прогнозируется, что любое увеличение количества сотрудников за предыдущие шесть лет продолжится и в будущем.

Преимущества анализа тенденций

Анализ тенденций основан на бизнес-данных, что делает его менее субъективным, чем качественные измерения, такие как оценка руководства. Без объективных данных вклад менеджеров может быть омрачен желанием достичь поставленных целей за счет прибыльности.Это может привести к переоценке потребностей компании в рабочей силе. В более крупных компаниях анализ тенденций можно использовать для дифференциации потребностей в рабочей силе в разных местах. Например, розничной сети потребуется разместить больше сотрудников в загруженных магазинах, чем в тихих местах.

Недостатки анализа тенденций

Анализ исторических тенденций не обязательно может предсказать оптимальное количество сотрудников, необходимое для будущего. Другие факторы могут повлиять на спрос на рабочую силу.Например, внедрение новых технологий может сделать производство товаров или услуг менее трудоемким. Соответственно, для обеспечения того же уровня продаж или обслуживания клиентов в будущем потребуется меньшее количество сотрудников. В небольших компаниях анализ тенденций может быть менее точным, чем в крупных компаниях, из-за непропорционального воздействия небольших колебаний на бизнес-показатели.

Другие способы прогнозирования спроса на рабочую силу

Потребности в персонале можно рассчитать с помощью анализа соотношений и оценочного прогнозирования.Анализ соотношения связывает уровни укомплектования персоналом с конкретными видами деятельности. Например, если компания знает, что в прошлом она использовала четырех производственных операторов для производства 100 единиц продукции в неделю, она может спрогнозировать необходимое количество производственных операторов на основе среднего количества единиц, которое ей необходимо производить каждую неделю в будущем. При субъективном анализе для определения потребности в рабочей силе используется управленческий опыт, а не количественное прогнозирование. В компаниях, которые используют количественные методы, оценочное прогнозирование часто используется для определения контекста и уточнения статистических данных.

Ссылки

Автор биографии

Линн Макдональд имеет опыт в области управления человеческими ресурсами, обучения, организационного развития и права. Макдональд получил юридическое образование в Университете Данди в 1990 году и имеет дипломы в области управления персоналом и юридической практики. Она является научным сотрудником Chartered Institute of Personnel & Development.

Вовлечение сотрудников для повышения вовлеченности на рабочем месте

Не всегда необходимо убеждать сотрудников соглашаться с принятыми вами решениями.Однако, если сотрудники не согласны с изменениями или решениями, как вы мотивируете их прилагать усилия к работе? Вы должны установить «поддержку» или понимание того, что решение необходимо для успеха вашей организации, и что они должны принять его и продолжать участвовать.

class = «cye-lm-tag»>

Подкуп сотрудников

Когда сотрудники принимают решения или изменения, они с большей вероятностью будут продуктивны при выполнении задач или при внесении изменений.

class = «cye-lm-tag»>

Подкуп не обязательно означает получение 100% согласия от каждого сотрудника.Вам не нужны сотрудники, которые готовы штамповать все, что выходит из углового офиса. Покупка — это необходимая поддержка всего, что было реализовано.

class = «cye-lm-tag»>

Разница между согласием и поддержкой заключается в том, что для поддержки решения не требуется согласия. Вероятно, найдутся сотрудники, которые не согласны с решениями, но они должны быть в состоянии их поддержать. Поддержка требует принятия решения и способности продолжать работать в меру своих возможностей.

class = «cye-lm-tag»>

Члены команды должны верить, что руководство учитывает интересы акционеров и сотрудников. они, вероятно, поддержат изменения.

class = «cye-lm-tag»>

Убеждены ли ваши сотрудники в принятии решения, может зависеть от трех аспектов: характера руководящей команды, факторов, лежащих в основе решения, и преимуществ решения для всех заинтересованных сторон. Вы должны рассказать своим сотрудникам об особенностях и преимуществах изменений.

class = «cye-lm-tag»>

Продам с бай-ином

По мере того, как вы разрабатываете изменения или принимаете решения, которые повлияют на вашу рабочую силу, вам следует подумать о том, как вы будете сообщать о причинах своего решения.Продавать свои решения не всегда необходимо, но это отличный помощник для решений, которые могут вызвать разногласия.

class = «cye-lm-tag»>

Если вы уже сообщили о причине решения, вы можете сообщить своим сотрудникам, как это повлияет на них. Решения иногда сопровождаются как хорошими, так и плохими новостями, поэтому хороший подход — подготовиться к тому, чтобы перевесить плохие новости преимуществами, создаваемыми этим решением.

class = «cye-lm-tag»>

Если решение изначально приводит к увеличению объема работы для сотрудников, но со временем снижает рабочую нагрузку, вам сначала удастся обеспечить поддержку для некоторой дополнительной работы. Сотрудники обычно принимают решения и поддерживают их, когда видят, насколько они выгодны.

class = «cye-lm-tag»>

Будьте внимательны, прежде чем вносить какие-либо изменения или решения. Если вы не можете найти какие-либо особенности или преимущества решения, которые перевешивают опасения сотрудников, лучше, если возможно, пересмотреть это решение.

class = «cye-lm-tag»>

Количество символов в предложении сотрудника

Характер лидерства в организации — ключевой компонент заинтересованности.Если руководство обычно плохо обращается с людьми, отрицает отпуск, кричит, оскорбляет или крадет заслуги за достижения, сотрудники не будут участвовать в решениях, потому что нет доверия.

class = «cye-lm-tag»>

С другой стороны, если лидеры относятся к людям справедливо и достойно, люди, скорее всего, будут верить, что принимаемые решения полезны для всех участников.

class = «cye-lm-tag»>

Обнародовать причину решения

Изменения, которые влияют на работу, распорядок, процессы, льготы, компенсацию или баланс между работой и личной жизнью людей, будут встречаться с сопротивлением, если для этого нет веской причины. Когда есть приемлемая причина, она должна быть доведена до сведения каждого затронутого или вовлеченного человека.

class = «cye-lm-tag»>

Например, в 2018 году United Airlines попыталась внедрить изменение бонуса, при котором несколько случайных сотрудников получали большие бонусы вместо всех сотрудников, получающих бонусы. Реакция сотрудников была серьезной, и United Airlines отказалась от этой инициативы. Этого досадного фиаско можно было бы избежать, если бы руководство включило затронутых сотрудников в процесс принятия решений.

class = «cye-lm-tag»>

Если у вас есть хороший послужной список в принятии решений, и вы ищите мнения или информируете своих сотрудников, когда это возможно, люди с большей вероятностью примут участие в изменениях, которые вы считаете необходимыми, без каких-либо проблем.

class = «cye-lm-tag»>

Как участие сотрудника влияет на вовлеченность

Вовлеченность сотрудников — это процесс создания среды, в которой люди активно сосредоточены на своей работе и заинтересованы в ней. Это не требует от вас увлекательной работы; иногда работа — это просто работа.Но люди должны чувствовать, что их присутствие и вклад имеют значение.

class = «cye-lm-tag»>

Если они согласятся с направлением компании и реализуемыми изменениями, у вас появятся сотрудники, которые будут более вовлечены в свою работу. Вовлеченные сотрудники работают усерднее и лучше относятся к клиентам, если знают, что их руководство поддерживает их и заботится о них.

class = «cye-lm-tag»>

Если вы заметили жалобу сотрудника, отведите его в сторону и послушайте. Иногда просто жаловаться.Однако у сотрудника может быть веская причина жаловаться на что-то. Вы можете узнать что-то, чего не знали, и то, как вы справляетесь с одним возражающим, может повлиять на реакцию других.

class = «cye-lm-tag»>

Сотрудники должны знать, что они могут высказаться, если видят что-то, что требует решения. Слушание ваших людей может не повлиять на результат, но позволяет сотрудникам знать, что к ним будут прислушиваться, если они сочтут, что существует проблема.