1С

Дата запрета изменения данных 1с: «1: 8» ? :: Отвечает специалист 1С

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Как установить даты запрета изменения данных (+ видео)?

15.04.2016

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» релиз 3.0.43.174.

 

Иногда при работе с программой требуется установить запрет изменения каких-либо данных до определенной даты. Например, после сдачи квартальной отчетности в налоговую инспекцию обычно устанавливается запрет изменения тех данных, которые использовались для формирования этой отчетности, то есть данных, включая последний день отчетного периода.

Для того чтобы пользователю была доступна возможность установить или отключить дату запрета изменений, в разделе Администрирование — Поддержка и обслуживание необходимо установить флаг Даты запрета изменения.

Установка даты запрета изменения данных и различные настройки, связанные с ней, выполняются в форме Даты запрета изменения данных, доступ к которой осуществляется по одноименной гиперссылке в разделе Операции – Сервис.

В форме предусмотрена возможность установить или отключить даты запрета изменений для разных организаций и разных групп пользователей. Для этого в поле Установка даты запрета следует выбрать соответствующее значение:

  • Нет запрета изменения данных — в этом случае отключаются все установленные ранее даты запрета;
  • Для всех пользователей — при этом становятся доступными поля Способ указания даты запрета и Дата запрета. В поле Способ указания даты запрета можно указывать значения Общая дата или По объектам. Если выбрано значение По объектам, то становится доступным список, в который можно добавлять организации и настраивать для каждой из них свое значение даты запрета. В списке по умолчанию присутствует элемент <Общая дата>. Значение даты запрета для этого элемента будет использоваться для всех организаций по умолчанию, кроме тех, которые уже содержатся в списке;
  • По пользователям — эту возможность можно использовать, если дату запрета необходимо установить для конкретного пользователя или группы пользователей (для конкретной организации), или разным пользователям (разным организациям) необходимо установить разные значения даты запрета. Помимо полей Способ указания даты запрета и Дата запрета становится доступным список, в который можно добавлять пользователей/группы пользователей и настраивать для каждого из них свое значение даты запрета. В списке по умолчанию всегда присутствует элемент <Для всех пользователей>. Этот элемент нельзя удалить или изменить. Настройки даты запрета, выполненные для этого элемента, будут использоваться для всех пользователей, кроме тех, которые содержатся в списке.

В поле Дата запрета нужно выбрать из списка тип значения даты запрета:

  • Произвольная дата — в этом случае дату можно ввести вручную или выбрать из календаря;
  • Конец прошлого года;
  • Конец прошлого квартала;
  • Конец прошлого месяца;
  • Конец прошлой недели;
  • Предыдущий день.

Для относительных дат (кроме значения Предыдущий день) можно задать количество дней «отсрочки» до установки даты запрета, в течение которых изменение данных все еще будет разрешено. Для этого необходимо включить флаг Разрешить изменение данных до даты запрета и задать количество дней «отсрочки», например, в течение 10 дней после даты запрета.

Если дата запрета изменения данных установлена, то при попытке внести изменения в программу до даты запрета изменения выводится сообщение о невозможности изменения данных. Если в закрытом периоде есть объекты, помеченные на удаление, то их удаление будет невозможно. Если дата запрета изменения не установлена, то ограничения не действуют.

По команде Отчет доступны отчеты, которые позволяют увидеть все даты запрета, установленные для пользователей / групп пользователей (информационных баз) с учетом приоритетов.

Темы: видео 1С , 1СПредприятие 8 , 1С:Бухгалтерия 8

Рубрика: 1С:Предприятие 8 , 1С:Бухгалтерия 8

Поделиться с друзьями:

Подписаться на комментарии

Отправить на почту

Печать

Написать комментарий


Выпущена версия 3. 0.231.1 конфигурации «Налогоплательщик» «1С:Бухгалтерия 8»: как продавцу настроить оплату по QR-кодам через СБП На страницах портала 1С:ИТС опубликованы формы отчетности 24.04.2023 На страницах портала 1С:ИТС опубликованы формы отчетности 24.04.2023 «1С:Бухгалтерия 8»: простая настройка прямых затрат в налоговом учете

Бухгалтерия ред. 3.0 – Учет без забот

Опубликовано 10.02.2020 23:26
Автор: Administrator
Просмотров: 10519

Зачастую доступ к базе данных в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0, в зависимости от структуры организации, имеет большое количество сотрудников. Помимо бухгалтеров в программе могут отражать факты хозяйственной деятельности кладовщики, секретари, менеджеры и другие сотрудники компании. Но что делать, если отчетный период закрыт и данные, переданные в государственные контролирующие органы, изменениям не подлежат? Как объяснить сотрудникам, что любая корректировка или внесение «опоздавших» документов «задним» числом в сданный период влечет за собой пересчет налогов и пересдачу налоговых деклараций? 

Разработчики программы 1С изобрели универсальный инструмент, с помощью которого главный бухгалтер организации (либо другое должностное лицо, на которое возложена ответственность за сохранность и достоверность бухгалтерских и налоговых данных) сможет ограничить доступ сотрудников к закрытому периоду.

Зайдем в раздел «Администрирование» – «Настройки пользователей и прав».

Установим галочку в пункте «Даты запрета изменения» и перейдем по гиперссылке «Настроить».

Дата запрета изменения может распространятся как на всех пользователей, так и на конкретную группу. Можно составить перечень пользователей, которым будет запрещено редактировать данные в закрытом периоде.

Далее следует указать дату запрета. Весь период до этой даты включительно не будет доступен для редактирования.

Нажав на ссылку «Больше возможностей» можно установить автоматическое обновление даты запрета. При наступлении нового периода (года, квартала, месяца и т.д.) дата запрета изменений данных автоматически установится на последний день указанного в настройках периода.

Ситуация, когда внесение документов за отчетный период в программу осуществляется до окончания такого периода, является достаточно редкой. Как правило, «опоздавшие» документы вносятся и после фактического завершения периода. Для того, чтобы у сотрудников была возможность внесения недостающих документов в базу данных после окончания периода, в программе предусмотрена отсрочка установления автоматического запрета изменения данных. Выбрав необходимый период даты запрета изменений, устанавливаем галочку в поле «Вступает в действие с отсрочкой» и указываем допустимое количество дней.

Кроме того, имеется возможность установить запрет на определенные разделы и объекты учета.

Пункт «Общая дата» означает, что дата запрета изменения данных будет распространяться на все разделы бухгалтерского и налогового учета.

Выбрав пункт «По разделам», можно установить определенную дату запрета для каждого раздела.

Если в программе ведется учет данных нескольких организации, то установка запрета изменений для конкретной организации, будет выглядеть следующим образом. В пункте «По разделам и объектам» необходимо выбрать интересующий раздел и нажать на кнопку «Подобрать». Из появившегося списка организаций, выбираем ту, для которой будет действовать дата запрета изменений.

Для того, чтобы снять запрет изменения данных и разрешить пользователям вносить изменения в программу, необходимо удалить установленную ранее дату, либо заменить ее на дату, предшествующую периоду, в который вносятся изменения.

Сброс установленных ранее настроек также может быть осуществлен выбором пункта «Не установлена» в строке дата запрета.

Но прежде чем устанавливать те или иные настройки, необходимо разобраться, на что они влияют. Рассмотрим подробнее, что изменится в программе после установки запрета изменения данных.

Как и прежде любой сотрудник, имеющий доступ к программе, сможет просматривать необходимую ему информацию, открывая документ в закрытом периоде. Но вносить изменения в документ он не сможет по причине неактивности кнопок «Провести и закрыть», «Записать», «Провести».

Стоит заметить, что закрытие документов Х (крестиком) не приводит к их перепроведению, что безусловно является хорошей привычкой при просмотре документов как в прошлых, так и в текущем периоде.

Ведь если данные в документе не менялись, то и перепроводить его каждый раз при закрытии не стоит.

Перед установкой даты запрета изменений проверьте, все ли документы, помеченные на удаление, удалены из программы. После установки запрета, данные документы в закрытом периоде удалить не удастся.

С особым вниманием необходимо отнестись к данным, хранящимся в различных видах справочниках. На такие данные запрет изменений не распространяется. Соответственно, поменяв значение, наименование или другой реквизит справочника, мы рискуем исказить отраженные ранее данные в отчетности.

Что же касается отслеживания оплат по выставленным счетам, то выбор статуса оплаты и отгрузки в закрытом периоде останется возможным.

Также запрет не распространяется на отметки о подписании документов реализации и о получении оригиналов от поставщиков.

Поняв механизм работы настройки даты запрета изменений, можно оптимизировать работу сотрудников организации, закрыв доступ к редактированию данных одним пользователям и предоставить возможность внесения изменений другим.

Автор статьи: Марина Аленина

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Добавить комментарий

Найти данные

Найти данные

Пожалуйста, включите JavaScript в вашем браузере. JavasScript требуется для использования основных функций этого сайта, включая поиск, загрузку данных и размещение данных.

Перейти к основному содержанию

советы по поиску